Plan de management de projet : Les 5 étapes pour le réussir

Pour remplir l’ensemble des objectifs de projets complexes et ambitieux, il est nécessaire de poser un cadre clair afin de débuter les projets sur des bases solides. Pour ce faire, la mise en place d’un plan de management de projet est pertinente. Cinq étapes suffisent pour définir les objectifs, planifier les ressources et assurer une communication optimale. Découvrez comment maximiser les chances de réussite de tous vos projets grâce à un plan parfaitement défini et exécuté.

Qu’est-ce qu’un plan de management de projet ?

Le plan de management de projet est un document qui centralise l’ensemble des actions permettant de remplir les objectifs d’un projet. Grâce à lui, les étapes de planification, d’exécution, de contrôle et de clôture se déroulent de manière optimale.

Il s’agit en quelque sorte d’une feuille de route à destination des acteurs du projet : le chef de projet, les collaborateurs de l’équipe projet et les autres parties prenantes.

Quelle est l’utilité d’un plan de management de projet ?

Le plan de gestion de projet sert à assurer le succès d’un projet. Véritable guide ou référentiel de base pour l’équipe, ce plan fournit un cadre pratique pour l’atteinte des objectifs.

En outre, le plan de management de projet a plusieurs utilités :

• Planifier efficacement : En détaillant les objectifs et les tâches et en évaluant les risques potentiels, il permet de bien organiser le projet ;
• Aligner les objectifs : La conception d’un document de référence permet d’aligner les parties prenantes sur des objectifs afin de garantir une bonne coordination ;
• Communiquer clairement : Le partage d’informations fluidifie la communication interne et renforce la cohésion d’équipe du projet ;
• Allouer les ressources : En planifiant efficacement, il sera plus simple d’assurer la gestion de ressources de projet et d’identifier les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires et de les allouer de manière optimale ;
• Gérer la qualité : Le plan permet la gestion des tâches, de définir dès le départ les normes de qualité, puis de suivre l’évolution des tâches et leur adéquation avec ces normes tout au long du projet ;
• Améliorer les process : Il est possible d’analyser ce qui a fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné afin de mettre en place les bonnes pratiques pour améliorer la gestion de projets.

Comment mettre en place un plan de management de projet efficace ?

Si vous souhaitez élaborer un plan de management, il est indispensable de suivre certaines étapes. Elles vous permettent de construire pas à pas un plan pertinent.

Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :

• Commencez par identifier les objectifs, les enjeux, le périmètre et les métriques du projet. Ensuite, définissez les rubriques à insérer dans le plan ;
• Identifiez l’ensemble des parties prenantes, mais aussi leurs responsabilités et leur niveau d’implication ;
• Concevez le plan et commencez à le remplir avec les informations contenues dans le cahier des charges. Les livrables doivent être décrits en détail ;
• Ajoutez ensuite la structure organisationnelle. Elle comprend notamment l’organigramme des tâches et des ressources, mais aussi le planning ;
• Avec les membres de l’équipe et les parties prenantes, affinez le plan en ajoutant des descriptions ou des fiches pour chaque tâche. Faites valider l’ensemble du plan et affinez-le en fonction des retours jusqu’à obtenir une version finale exploitable.

Quels sont les éléments à intégrer au plan d’un projet ?

Votre plan, pour être efficace, doit comporter un certain nombre d’éléments et présenter une structure favorisant une bonne lisibilité des informations.

Présentation générale du projet

Dans cette première partie, présentez le projet et définissez avec une grande précision sa portée, les objectifs à atteindre et ses critères de réussite. Il faut s’assurer que les objectifs soient clairs et mesurables pour tous.

Organisation du projet

Cette deuxième partie porte sur l’organisation des tâches du projet. Il est indispensable d’y lister l’ensemble des parties prenantes. Pour ne pas être confronté à des tensions ou des malentendus, les rôles, les responsabilités, les relations hiérarchiques et le plan de communication interne et externe doivent être inclus.

Planification du projet

Essentielle à la réussite du plan, cette partie intègre tous les éléments liés à la planification. Il est donc nécessaire d’y trouver un plan complet comprenant les tâches, les dépendances entre les tâches, les jalons et les échéances. Un diagramme de Gantt peut être ajouté pour garantir une bonne visualisation des étapes.

Pilotage des ressources et des risques

Dans la suite du plan, vous devez détailler la gestion des risques, la gestion des coûts et la gestion de la qualité. Tous ces éléments doivent être détaillés en amont du projet pour garantir sa réussite.

Gestion des modifications

Des ajustements peuvent être nécessaires en cours d’exécution. Pour cette raison, il est essentiel d’inclure une partie sur les modifications intégrant des processus d’approbation, de documentation et de communication liées à ces éventuels changements.

Qui est responsable de la création du plan de projet ?

Le chef de projet supervise le projet et coordonne les actions. Par conséquent, il est responsable de la création du plan de management ; il possède en effet toutes les informations nécessaires à sa réalisation.

Bien entendu, il peut arriver que le chef de projet fasse intervenir les membres de l’équipe projet ou d’autres parties prenantes si cela s’avère nécessaire. Chacun a la possibilité d’apporter son savoir-faire pour réaliser un plan efficace. Ainsi, les collaborateurs peuvent partager leur avis sur la définition des tâches à réaliser ou l’estimation de leur durée de réalisation. Le client ou les fournisseurs peuvent eux aussi faire part de leurs préférences ou de leurs attentes.

Si c’est bien le chef de projet qui crée le plan, ce dernier a tout intérêt à rassembler le maximum d’informations et de retours de partenaires. Cela lui permet de concevoir collectivement un plan performant et de renforcer l’implication des différents acteurs.

À quel moment faut-il créer le plan de management de projet ?

Le plan de projet est incontournable pour cadrer le projet et maximiser ses chances de réussite. Il est donc tout naturel de le préparer et de le concevoir dès le début de la phase de planification. En tant que document principal du projet, il va fournir une véritable ossature et garantir l’atteinte des objectifs.

Le moment idéal est donc de le créer dès que l’idée du projet est validée par les parties prenantes et avant que ne commence la phase d’exécution. De cette manière, les objectifs, les attentes et les besoins seront clairement définis et tous les acteurs pourront être alignés.

Vous posez ainsi des bases solides qui vont permettre une exécution optimale du projet, le respect des délais ainsi que la prise en compte des exigences de l’ensemble des parties prenantes.

Partir sur des bases solides

Le plan de management de projet est un élément essentiel de la réussite de votre projet. Que ce dernier soit de taille modeste ou de grande envergure, le plan va permettre de clarifier les besoins et les objectifs. Ce faisant, vous fournissez à vos interlocuteurs les outils et la structure nécessaires à la réussite du projet.

Ajoutons pour conclure que le plan doit conserver une partie d’agilité. N’hésitez pas à l’ajuster en fonction des évènements et des nouvelles informations qui vous parviennent. Un projet parfaitement mené est donc l’association d’une réflexion solide en amont et d’une certaine flexibilité lors de l’exécution de ce plan.