Effizientes Arbeiten durch Workflow-Software

Ergebnisse einer Befragung von mehr als 1.400 Wissensarbeitnden durch Slack im letzten Herbst:

• 31 % derjenigen, die geantwortet haben, waren „sehr zufrieden“ mit ihren aktuellen Kommunikationstools
• 76 % von ihnen sagten, sie wünschen sich in Zukunft noch mehr Tools

Cassie Wallender ist Chief Product Officer und Mitbegründerin von Invio, einer Softwareplattform für klinische Studien mit Sitz in Seattle. Als UX-Designerin für digitale Tools im Medizinbereich ist sie für die Auswahl von Workflow-Software herausragend geeignet. Sie entwickelt nicht nur intuitive und auf diverse Bedarfe ausgerichtete Tools für die Invio-Benutzer:innen, sondern wählt gemeinsam mit ihrem Team auch externe Produkte aus, die ihnen bei der Produktion der internen Software von Invio helfen.

Hier teilt Wallender wichtige Fragen, die Führungspersonen stellen sollten, wenn sie neue Workflow-Software in die alltäglichen Abläufe ihrer Organisation integrieren.

1. Wer wählt die Software aus und nutzt sie?

Die beiden ersten Dinge, die zu berücksichtigen sind, so Wallender, sind die an der Entscheidung beteiligten Personen und diejenigen, die in Zukunft mit der implementierten Lösung leben müssen. Wünschenswert sind „Mitglieder diverser Branchen, beruflicher Hintergründe, Perspektiven, Altersgruppen und Persönlichkeiten“, sagt sie, sodass sich bei der Auswahl ein breiteres Feld an vorgeschlagenen Optionen ergibt. So ist es wahrscheinlicher, dass die Lösung den Menschen tatsächlich bei ihrer Arbeit hilft.

„Bei Unternehmenssoftware gibt es ehrlich gesagt eine Diskrepanz, denn die Person, die die Kaufentscheidung trifft, ist oft nicht die bemitleidenswerte Truppe, die das Tool dann täglich nutzen muss“, sagt Wallender. „Aber bei der Auswahl von Workflow-Software, die auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist, solltest du etwas wählen, das von Grund auf im Hinblick auf die Benutzererfahrung entwickelt wurde und die Mitarbeitenden dort abholt, wo sie sich gerade befinden.“

Wichtig ist es, Workflow-Software auszuwählen, die für die Menschen entwickelt wurde, die sie auch benutzen. Bei einem Team von 15 Personen brauchst du keine überladene Programm-Suite voller Funktionen, die am Ende niemand verwendet. Andererseits darf ein Unternehmen von 5.000 Mitarbeitenden auch keine großartige Teamleistung erwarten, wenn nur ein rudimentäres Gerüst zur Verfügung steht.

„Trello ist sehr viel leichter und schneller, was gut ist, wenn ein Unternehmen am Anfang steht“, so Wallender. „Aber es verfügt nicht über die Masse an Funktionen, die Asana hat. Andererseits ist Asana für Menschen in einer anderen Situation auch zu viel.“

2. Ist die Workflow-Software sowohl intuitiv als auch funktional?

„Wenn ich Software kaufe, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Unternehmen Benutzerfreundlichkeit als Priorität empfinden“, erzählt Wallender. „Allzu schnell wird etwas, das auf den ersten Blick gut aussieht, mit etwas verwechselt, das funktional ist.“

Unzählige Lösungen haben eine tolle Benutzeroberfläche, passen aber nicht zu dem, was die Personen in deiner Branche tatsächlich automatisiert, in der Cloud gespeichert oder kommunikationstechnisch verbessert haben möchten. So ein Engpass kann für die Produktivität eher hinderlich sein, als Workflows zu verbessern.

Zugleich ist das firmeneigene Content-Management-System, das dein Unternehmen vor 10 Jahren programmiert hat, vielleicht seinerzeit im Hinblick auf den Bedarf des Unternehmens entwickelt worden, aber inzwischen hassen andere Unternehmenskund:innen es, weil es so wenig intuitiv ist.

„Nur, weil es sich um Unternehmenssoftware handelt, ist die Benutzererfahrung nicht automatisch schrecklich“, sagt Wallender. „Es kommt mir vor wie ein ungeschriebenes Gesetz. Es ist schwer, aber nicht unmöglich, Kund:innen großartige Benutzererfahrungen zu bieten.“

Ideal ausgewogen ist es laut Wallender dann, wenn etwas intuitiv ist und nicht entwickelt wurde, um es an eine Unternehmensleitung zu verkaufen, sondern um die Treue der Menschen zu gewinnen, die es verwenden.

„Wer es benutzt, soll sich am besten gleich in das Produkt verlieben und denken: ‚Meine Güte, ohne das hier könnte ich gar nicht arbeiten‘“, sagt sie über die ideale Workflow-Lösung. „Je besser die Benutzererfahrung ist, die wir denjenigen bieten können, die die Software tagtäglich verwenden müssen, desto öfter hört die Person, die weiter oben die Entscheidung getroffen hat: ‚Invio ist einfach großartig. Es erleichtert mir die Arbeit so sehr, sieh nur, wie viel produktiver ich jetzt bin.‘“

3. Kannst du die Software testen, bevor du eine Verpflichtung eingehst?

„Wenn dir ein Probeabo oder eine Pilotphase zur Verfügung steht, bedeutet das so viel wie: ‚Wir möchten, dass du erlebst, wie die Software funktioniert, bevor du etwas unterschreibst‘, und das sagt einiges über das Unternehmen aus“, findet Wallender. „Wenn sie nämlich nicht möchten, dass du es vorher erlebst, gibt es dafür vielleicht einen Grund.“

Überdies sei das Testen der Software in Echtzeit, so ergänzt sie ‒ also das tatsächliche Durchlaufen des Workflows und das Ausprobieren durch echte Mitarbeitende ‒ auch für deine Bilanz entscheidend.

„Ich rate unbedingt dazu, dass du dir nicht nur eine Demoversion ansiehst, sondern eine Testinstanz nutzt, in die du richtig eintauchen und bei der du die eigenen Workflows durchlaufen und mit den Funktionen herumspielen kannst, bevor du dich zu etwas verpflichtest“, sagt sie. „Setze ein paar Fachleute daran, die Software gründlich zu evaluieren, bevor du das ganze Team an die Nutzung bindest, denn die Umstellungskosten sind wirklich hoch, vor allem, wenn das Team dann größer wird.“

4. Gibt es ein Supportsystem, das du neben der neuen Software implementieren kannst?

Umstellungen bei der Workflow-Software gehen oft mit unzähligen individuellen Hindernissen technischer Art und jeder Menge Feedback von Mitarbeitenden einher. Bereite dich darauf vor, wirklich jede Frage beantworten zu können, bevor du implementierst.

„In einer kleinen Firma wie unserer heißt das System ‚Schreibe Cassie eine E-Mail‘“, scherzt Wallender. „Cassies Handy wächst aber nicht mit. Daraus muss dann eine Support-E-Mail werden, die eine Trello-Karte erstellt, oder vielleicht auch bloß eine Support-E-Mail, auf die ein Team zugreifen kann. Dann lässt du Zendesk oder ein derartiges System in deine Website integrieren, dazu ein Ticketing-System und abgestufte Supportebenen und Eskalationsregeln.“

5. Bist du wirklich bereit, es wieder rückgängig zu machen, wenn die Lösung nicht funktioniert?

Die Abläufe der Entscheidungsfindung zu archivieren, sagt Wallender, also was du mit der ausgewählten Workflow-Software bewirken möchtest, welche Optionen du ausprobiert hast, wie das Feedback von den damit arbeitenden Teams war, kann sowohl befreiend als auch effizient sein.

„Mach dich bereit, Dinge zu verändern. Erschaffe eine Kultur, in der du Abläufe modifizieren kannst. Nur weil etwas heute auf eine bestimmte Art und Weise getan wird, muss das nicht ewig so bleiben“, sagt sie. „Allerdings verursacht jeder Wechsel auch Kosten, die du einberechnen musst. Wenn deine Dokumentation zeigt du alle zwei Wochen die Systeme änderst, läuft etwas ganz und gar schief.“