Alternative zur E-Mail: Warum wir neue Kommunikation brauchen

Wenn du dich in letzter Zeit über Technologie informiert hast, weißt du, dass selbst fünf Jahre alte Technologie oft schon veraltet ist. Im Jahr 2021 wurde die E-Mail 50 Jahre alt. Vielleicht ist es daher verständlich, dass Fachleute und Technik-Gurus seit fast zwei Jahrzehnten verkünden, dass die E-Mail tot sei. Im Jahr 2015 hat John Brandon von Inc. zuversichtlich vorausgesagt, dass die E-Mail bis zum Jahr 2020 verschwunden sein würde. Im Jahr 2009 hat der Millennial-Blogger Alex Berger von VirtualWayfarer.com erklärt, dass die Generationen vor den Millennials die E-Mail zu schätzen wussten, die Millennials sie jedoch auf die Liste der bedrohten Arten gesetzt hätten.

Doch die E-Mail ist immer noch sehr präsent. Laut Statista wurden im Jahr 2020 täglich 306,4 Milliarden E-Mails verschickt, und diese Zahl wird bis 2025 voraussichtlich auf 376,4 Milliarden ansteigen. Auch die Zahl der aktiven E-Mail-Benutzer:innen weltweit wird voraussichtlich steigen, von knapp über 4 Milliarden im Jahr 2020 auf 4,6 Milliarden im Jahr 2025. Die E-Mail bleibt das Arbeitstier der elektronischen Kommunikation: nicht glänzend oder neu, sondern alt und zuverlässig. Außerdem ist sie eine Option mit geringer Bandbreite für diejenigen, die auf der dunklen Seite der digitalen Kluft leben.

In vielen Arbeitsbereichen ist die E-Mail jedoch nicht mehr das Hauptmedium der Kommunikation. Sie wurde von Spam, Werbung und Social-Media-Benachrichtigungen überschwemmt, wodurch es schwerer denn je ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Angesichts neuerer, besserer Tools, die zur Auswahl stehen, schieben viele Unternehmen die E-Mail auf die Reservebank. Sie schaffen sie nicht ganz ab, sondern machen sie nur zu einer von mehreren Möglichkeiten für die Bürokommunikation. Sehen wir uns die Probleme mit der E-Mail und die Alternativen zu E-Mails, die sie zunehmend ersetzen, an.

Warum die E-Mail in Ungnade gefallen ist

In der Tat ist ein Teil der Ablehnung gegenüber der E-Mail auf verschiedene Präferenzen der einzelnen Generationen zurückzuführen. Die Generation Z, die zwischen den späten 1990er und den frühen 2010er Jahren geboren wurde, tritt nun in das Berufsleben ein. Sie ist außerdem die erste Generation, die mit unzähligen Möglichkeiten der digitalen Kommunikation aufgewachsen ist – von Textnachrichten bis zu sozialen Medien. Mitarbeitende der Generation Z wechseln in der Regel problemlos zwischen verschiedenen Kommunikationsoptionen, wobei die E-Mail nicht immer ganz oben auf ihrer Liste steht.

Weitere Herausforderungen im Zusammenhang mit der E-Mail sind:

• Ineffizienz: In einem E-Mail-Thread, insbesondere bei mehreren Beteiligten, kann man leicht den Überblick über die CCs und BCCs verlieren, der falschen Person antworten oder wichtige Informationen völlig übersehen.
• Verlorene Zeit: Typische Mitarbeitende im Büro erhalten täglich bis zu Hunderte von E-Mails. Eine Handvoll davon ist wichtig, der Rest ist Werbung bis hin zu Spam. Aus diesen E-Mails die relevanten herauszusuchen und zu beantworten, kostet Zeit, die für andere Aufgaben verwendet werden könnte.
• Geringere Produktivität: Mitarbeitende, die die E-Mails prüfen, unterscheiden sich nicht so sehr von einer Ratte, die einen Hebel betätigt, um Käse zu bekommen. Laut Psychology Today sorgen E-Mail-Benachrichtigungen für einen Dopamin-Schub – der für das Vergnügen zuständigen Botenstoff im Gehirn. Allerdings führen sie auch zu einem Zustand erhöhter Erregung, was sich negativ auf die Produktivität auswirken kann.

Alternativen zu E-Mails

Ein baldiges Verschwinden der E-Mail ist äußerst unwahrscheinlich. Allerdings werden weltweit vermehrt Remote- und Hybrid-Arbeit praktiziert: Laut einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2021 gestalten 66 % der Führungskräfte ihre Arbeitsumgebungen so um, dass sie langfristig hybride Teams unterstützen. In einer Zeit, in der wir nicht mehr einfach in ein anderes Büro gehen können, um mit Kolleg:innen von Angesicht zu Angesicht zu sprechen, sind bessere und effizientere Tools für die asynchrone Kommunikation unerlässlich. Dazu gehören:

• Textnachrichten oder In-App-Direktnachrichten
• Aufgezeichnete Videos; insbesondere solche mit einer Länge von fünf Minuten oder weniger
• Screenshots mit Markierungen
• Plattformen für die Zusammenarbeit wie z. B. Slack

Viele Schwächen der E-Mail werden durch diese Lösungen behoben. Sie sorgen für eine bessere Organisation und Optimierung, durchbrechen das Durcheinander von Spam und ständiger Werbung und bieten eine bessere Unterstützung für die Zusammenarbeit. Auf einer Plattform wie Slack kannst du Channels für bestimmte Projekte oder Teams einrichten und sogar eine virtuelle Kaffeeküche für Gespräche abseits der Arbeit schaffen. Zudem musst du nicht ganz auf E-Mails verzichten, sondern kannst sie direkt in die Plattform integrieren.

Alles auf einen Blick

Obwohl seit fast zwei Jahrzehnten vorhergesagt, hat die E-Mail noch lange nicht ausgedient. Doch die Anforderungen der Unternehmen ändern sich – insbesondere da Arbeitgeber eine stärkere Kultur für Remote- und Hybrid-Teams schaffen möchten. Durch die Integration von E-Mail in neuere Tools, von Textnachrichten bis hin zu Plattformen für die Zusammenarbeit, kannst du deinen Mitarbeitenden Optionen bieten und gleichzeitig einige Herausforderungen lösen, die die E-Mail mit sich bringt.