Cosa potrebbe cambiare l’email nel prossimo futuro?

Se sei al passo con la tecnologia, sai che persino tecnologie di cinque anni fa probabilmente sono ormai obsolete. L’e-mail ha compiuto 50 anni nel 2021 e quindi è comprensibile che opinionisti e guru della tecnologia abbiano proclamato che l’e-mail è morta da quasi due decenni. Nel 2015, John Brandon di Inc. prevedeva con sicurezza che le e-mail sarebbero scomparse entro il 2020. Nel 2009, il blogger Millennial Alex Berger di VirtualWayfarer.com spiegava che le generazioni precedenti a quella dei Millennial avevano implementato l’e-mail in un mondo diverso, ma i Millennial l’avevano spostata nell’elenco delle specie in via di estinzione.

Eppure l’email è ancora viva e vegeta. Secondo Statista, nel 2020 sono stati inviati 306,4 miliardi di e-mail al giorno e si prevede che questo numero salirà a 376,4 miliardi entro il 2025. Anche il numero di utenti e-mail in tutto il mondo è destinato ad aumentare, passando da poco più di 4 miliardi nel 2020 a 4,6 miliardi nel 2025. L’e-mail rimane il cavallo di battaglia delle comunicazioni elettroniche: non è un sistema brillante o nuovo, ma vecchio e affidabile. È anche un’opzione a bassa larghezza di banda per chi si trova dalla parte sbagliata del divario digitale.

Tuttavia, l’e-mail non è più la linfa vitale della comunicazione in molti luoghi di lavoro. È stata invasa da spam, pubblicità e avvisi dei social media che ostacolano più che mai il lavoro. Con strumenti nuovi e migliori tra cui scegliere, molte aziende si adoperano per cambiare l’e-mail, mettendola in secondo piano. Non la stanno eliminando del tutto, ma la stanno trasformando in una semplice scelta tra le tante disponibili per le comunicazioni in ufficio. Analizziamo i problemi delle e-mail e le nuove soluzioni per cambiare l’email che iniziano ad emergere sul lavoro.

Perché l’e-mail sta perdendo terreno

Sicuramente un certo rifiuto delle e-mail è dovuto a semplici preferenze generazionali. Gli appartenenti alla Gen Z, nati tra la fine degli anni ’90 e l’inizio del 2010, hanno iniziato a lavorare. I lavoratori della Gen Z sono i primi a essere cresciuti con tantissime opzioni di comunicazione digitale, dai messaggi di testo ai social media, per questo tendono a passare facilmente da un’opzione di comunicazione all’altra e l’e-mail non è sempre in cima alla loro lista.

Ulteriori problemi con l’e-mail includono:

• Inefficienza. In una conversazione e-mail, soprattutto tra più partecipanti, è facile perdersi tra i CC e i CCN, rispondere alla persona sbagliata o perdersi del tutto informazioni importanti.
• Spreco di tempo. Un tipico impiegato può ricevere centinaia di e-mail al giorno, tra cui solo una manciata sono importanti; le altre possono essere di qualsiasi tipo, dalla pubblicità allo spam. Smistare le e-mail per trovare e rispondere ai messaggi più importanti richiede tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività.
• Riduzione della produttività. Un dipendente che controlla le e-mail non è poi così diverso da un topolino che spinge una leva per prendere un pezzo di formaggio. Secondo Psychology Today, le notifiche e-mail rilasciano una scarica di dopamina, la sostanza chimica del cervello responsabile del piacere. Ma portano anche a uno stato di eccitazione elevata, che può impedirci di lavorare bene.

Opzioni alternative per cambiare l’e-mail

È altamente improbabile che l’e-mail scompaia a breve. Tuttavia il mondo si sta spostando verso il lavoro remoto e ibrido e, secondo un sondaggio di Statista del 2021, il 66% dei leader delle aziende sta riprogettando gli spazi di lavoro per supportare team ibridi a lungo termine. In un’epoca in cui non possiamo semplicemente andare in corridoio per parlare con un collega faccia a faccia, sono essenziali strumenti migliori e più efficienti per la comunicazione asincrona. Questi includono:

• Messaggi di testo o messaggi diretti in-app
• Registrazioni video, in particolare quelle di durata pari o inferiore a cinque minuti
• Screenshot con markup
• Piattaforme di collaborazione come Slack

Queste soluzioni risolvono molti dei problemi delle e-mail, migliorando l’organizzazione e semplificando il lavoro, eliminando lo scompiglio causato dai messaggi spam e dalla pubblicità costante e favorendo la collaborazione. Su una piattaforma come Slack è possibile personalizzare i canali per progetti o team specifici e persino creare incontri virtuali aperti a tutti per discussioni informali. Ciò non significa che dovrai cambiare l’e-mail del tutto, ma potrai integrarla direttamente nella piattaforma.

Mettiamo insieme i pezzi: possiamo cambiare l’e-mail?

Nonostante quasi due decenni di previsioni avverse, l’e-mail non dà segni di essere in punto di morte. Ma le esigenze delle aziende stanno cambiando, soprattutto adesso che i datori di lavoro si impegnano a creare una cultura più forte per i team da remoto e ibridi. Non è ancora arrivato il momento di cambiare le e-mail, ma semplicemente di integrarle con strumenti più recenti, dalla messaggistica di testo alle piattaforme di collaborazione, per offrire ai lavoratori delle alternative, risolvendo al contempo alcune delle problematiche delle e-mail.