Courrier électronique : quelles sont les alternatives à l'e-mail ?

Vous avez suivi les évolutions technologiques ces dernières années ? Alors vous savez qu’une technologie âgée de cinq ans devient bien souvent obsolète. L’e-mail a fêté son cinquantenaire en 2021. Il est donc compréhensible que les spécialistes et les pontes de la technologie proclament sa mort depuis près de 20 ans. En 2015, John Brandon, de Inc., a prédit avec certitude la fin des e-mails d’ici 2020. En 2009, Alex Berger, blogueur de la génération Y chez VirtualWayfarer.com, a expliqué que les générations antérieures à la sienne avaient adopté les e-mails dans un monde bien différent du nôtre. Aujourd’hui en revanche, les personnes issues de la génération Y les ont ajoutés à la liste des espèces en voie de disparition.

Pourtant, les e-mails sont bel et bien vivants. D’après Statista, en 2020, 306,4 milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour, et ce nombre devrait atteindre les 376,4 milliards d’ici 2025. Le nombre d’utilisateurs actifs des e-mails dans le monde va également augmenter, passant d’un peu plus de 4 milliards en 2020 à 4,6 milliards en 2025. Ainsi, l’e-mail conserve son statut de valeur sûre pour les communications électroniques : ce n’est pas une solution révolutionnaire ni récente, mais ancienne et fiable. En outre, c’est une option qui demande peu de bande passante pour les personnes qui ne bénéficient pas d’une bonne connexion.

Néanmoins, dans bon nombre d’entreprises, l’e-mail a perdu son statut d’indispensable des communications. Envahies par les courriers indésirables, la publicité et les alertes des réseaux sociaux, les messageries électroniques ralentissent le travail. Grâce à un choix d’outils récents plus efficaces, de nombreuses entreprises ont relégué les e-mails au second plan. Il ne s’agit pas de les faire disparaître complètement, mais d’en faire un choix parmi d’autres pour les communications de bureau. Voyons de plus près les problèmes liés aux e-mails ainsi que les nouveaux outils qui commencent petit à petit à les remplacer au travail.

Pourquoi les e-mails n’ont plus la cote

Il est vrai que le rejet des e-mails s’explique parfois par de simples préférences d’âge. La génération Z, née entre la fin des années 1990 et le début des années 2010, a commencé à entrer sur le marché du travail. C’est la première génération à avoir grandi avec d’innombrables options de communication numérique, des SMS aux réseaux sociaux. En général, ces travailleurs ont beaucoup moins de difficultés à passer d’une option de communication à une autre, et les e-mails ne figurent pas toujours en tête de leur liste.

Les e-mails posent en effet les défis suivants :

• Inefficacité. Dans un fil d’e-mails, en particulier lorsqu’il implique plusieurs participants, il est facile de se perdre dans les destinataires en Cc et en Cci, de répondre à la mauvaise personne, ou tout simplement de passer à côté d’informations essentielles.
• Perte de temps. Un salarié de bureau reçoit des centaines d’e-mails par jour. Seule une poignée d’entre eux sont vraiment importants, tandis que les autres contiennent de la publicité, ou encore du courrier indésirable. Trier ces nombreux e-mails pour trouver les informations importantes et y répondre prend du temps, lequel pourrait être consacré à d’autres tâches.
• Baisse de productivité. Un salarié qui consulte ses e-mails n’est pas si différent d’une souris qui pousse un levier pour obtenir du fromage. D’après Psychology Today, les notifications d’e-mails provoquent une poussée de dopamine, la molécule responsable du plaisir. Mais elles provoquent aussi un état d’excitation accrue, qui peut nuire à la productivité.

Quelles options pour remplacer les e-mails

L’e-mail n’est donc pas près de rendre son dernier souffle. Toutefois, le monde se tourne vers le travail hybride et à distance. D’après une enquête menée par Statista en 2021, 66 % des dirigeants d’entreprises sont en train de repenser le travail afin de soutenir les équipes hybrides à long terme. À une époque où il ne suffit plus d’aller frapper à une porte pour échanger avec un collègue en face à face, des outils plus efficaces sont essentiels pour la communication asynchrone. Ceux-ci comprennent :

• Les messages écrits ou les messages directs intégrés aux applications
• Les vidéos enregistrées, notamment celles d’une durée de cinq minutes ou moins
• Les captures d’écran avec annotations
• Les plateformes collaboratives telles que Slack

Ces solutions sont capables de résoudre la majorité des problèmes liés aux e-mails : elles favorisent une meilleure organisation et rationalisent la communication, réduisent le nombre de courriers indésirables et les publicités permanentes et renforcent la collaboration. Grâce à une plateforme comme Slack, vous avez la possibilité de personnaliser les canaux en fonction de projets ou d’équipes spécifiques, et même de créer une pause-café virtuelle pour les discussions informelles. Et cerise sur le gâteau : inutile de se passer des e-mails, il suffit de les intégrer directement dans la plateforme.

Trouver la bonne combinaison

En conclusion, nous sommes loin de dire adieu aux e-mails, bien que leur mort soit annoncée depuis près de 20 ans. Néanmoins, les besoins des entreprises évoluent, en particulier à l’ère où les employeurs s’efforcent de proposer une culture d’entreprise plus solide pour les équipes hybrides et à distance. Intégrer les e-mails à des outils plus récents, comme les messageries instantanées ou les plateformes de collaboration, est la clé pour offrir aux salariés davantage d’options tout en répondant à la plupart des défis posés par l’e-mail.