Cómo aumentar la productividad gracias a la automatización del flujo de trabajo

Aunque pueda parecer algo muy innovador, la automatización del flujo de trabajo viene acompañando a los seres humanos casi desde sus primeros pasos. Los egipcios ya utilizaban sistemas de poleas y palancas para mover grandes bloques de piedra en la construcción de las pirámides. Más tarde, la máquina de vapor y las líneas de montaje revolucionaron la fabricación, aumentando la eficiencia y la productividad hasta cuotas insospechadas

En la actualidad, la automatización digital ha llevado este concepto a un nuevo nivel, permitiendo que las empresas optimicen sus procesos y liberen el potencial creativo de sus empleados. Cientos de herramientas, ahora impulsadas por IA, nos permiten no solo hacer más en menos tiempo, sino que también delegar parte de nuestro trabajo a las máquinas para así poder dedicar nuestro valioso tiempo a pensar, crear, innovar y dedicarnos a aquello que es más importante.

A continuación te explicamos qué es y cómo funciona la automatización de flujos de trabajo. También veremos qué ventajas ofrece, ejemplos de automatización o qué herramientas puedes utilizar para automatizar tus flujos de trabajo.

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo o workflow automation consiste en emplear la tecnología para transformar un proceso manual en uno automático, ya sea total o parcialmente. El objetivo es conseguir un resultado de la misma o mayor calidad, en un tiempo igual o menor, sin la necesidad de intervención humana.

Aunque tenemos asociada la automatización con procesos digitales, su definición va más allá. En realidad, cualquier tarea repetitiva que siga un patrón predecible y lógico puede ser candidata a la automatización. Al seguir una serie de pasos lógicos que suceden en un marco donde se cumplen las mismas reglas, podemos programar una máquina o software para que realice estas tareas de forma autónoma.

¿Cómo funciona la automatización de flujo de trabajo?

Antes de automatizar cualquier tarea, el primer paso es analizar si el proceso que queremos automatizar es adecuado para ello. Esto implica evaluar si la tarea es repetitiva, si sigue un patrón predecible y si puede ser ejecutada sin intervención humana. Una vez identificado un proceso adecuado, el siguiente paso es diseñar el flujo de trabajo, definiendo claramente los pasos, las reglas y las condiciones que el sistema debe seguir. Para ello debemos:

1. Comprender: el flujo de trabajo que sigue el proceso, desgranando todos los pasos que deben darse para su correcta ejecución de principio a fin, identificando disparadores, ineficiencias del proceso o criterios de calidad y finalización.
2. Visualizar: podemos diseñar el flujo de trabajo de manera visual, por ejemplo, empleando diagramas de flujo o mapas mentales. Esto nos ayudará a visualizar mejor el proceso y a identificar posibles áreas de mejora o simplificación.
3. Datos externos: debemos identificar si el proceso interactúa con información que proviene de otros procesos o actores, ya que esto puede afectar a la forma en que diseñemos la automatización. Por ejemplo, si necesitamos datos de un sistema externo, debemos asegurarnos de que nuestra automatización pueda acceder a ellos de manera eficiente.
4. Tecnología: una vez que tengamos una visión clara del proceso, podemos comenzar a identificar qué partes pueden ser automatizadas y qué herramientas o tecnologías serían las más adecuadas para hacerlo.
5. Implementar: Diseñado el flujo de trabajo, es hora de implementar la automatización utilizando las herramientas o tecnologías seleccionadas. Esto puede implicar la programación de scripts, la configuración de software especializado o la integración de diferentes sistemas.
6. Probar y optimizar: antes de poner en marcha la automatización, es necesario realizar pruebas para asegurarse de que funciona correctamente y produce los resultados esperados. Basándose en los resultados de estas pruebas, se pueden hacer ajustes y refinamientos para optimizar el proceso.

Ventajas de automatizar flujos de trabajo

• Aumento de la eficiencia y calidad: la automatización permite realizar tareas repetitivas de manera más rápida y precisa, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesarios para completarlas.
• Reducción de errores: al eliminar la intervención humana, se minimiza la posibilidad de errores causados por fatiga o distracción.
• Mayor productividad: es posible obtener los mismos o mejores resultados en una menor cantidad de tiempo. Es decir, que la productividad aumenta
• Ahorro de costes: a largo plazo, la automatización puede reducir costes en la mano de obra para tareas repetitivas.
• Innovación y creatividad: al no tener que dedicar tiempo a tareas repetitivas, los empleados pueden liberar recursos mentales y temporales para crear e innovar.
• Mejora de la toma de decisiones: la automatización puede proporcionar datos más precisos y en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas.
• Mayor satisfacción del empleado: al liberar a los trabajadores de tareas repetitivas y monótonas, estos pueden enfocarse en actividades más importantes, lo que puede aumentar la satisfacción laboral.
• Escalabilidad: gracias a la automatización, las empresas pueden escalar su negocio y adaptarse a los cambios del mercado de forma sostenible.

Herramientas para automatizar flujos de trabajo

El avance tecnológico ha propiciado que, incluso personas que no tienen muchos conocimientos, puedan automatizar flujos de trabajo digitales con facilidad. En la actualidad existen muchos softwares que proporcionan interfaces intuitivas y funciones de arrastrar y soltar para crear automatizaciones sin necesidad de escribir código.

Por un lado, podemos optar por un programa que ya ofrezca las funcionalidades que necesitamos para automatizar nuestros procesos. Por ejemplo, si queremos automatizar el envío de correos electrónicos, podríamos utilizar herramientas como MailChimp o SendGrid. O si necesitamos automatizar la creación y envío de facturas, así como otras tareas relacionadas con la contabilidad, podríamos optar por softwares como Quipu o Holded.

Por otro lado, existen plataformas de automatización que nos permiten crear flujos de trabajo personalizado s conectando diferentes aplicaciones y servicios. Algunas de las más populares son, Zapier, FTTT o Microsoft Power Automate. Es aquí donde también entra en juego Slack, que aunque inicialmente nació como una plataforma de comunicación empresarial, poco a poco se ha ido convirtiendo en un centro de productividad y automatización.

Ejemplos de automatización de flujos de trabajo con Slack Workflows

Gracias a la integración con numerosas aplicaciones y servicios, Slack permite crear flujos de trabajo automatizados que pueden acceder a toda la información que necesitamos desde un solo lugar, agilizando procesos y mejorando la productividad del equipo.

Más allá de las opciones predefinidas que ofrece la plataforma, Slack permite a los usuarios crear sus propios flujos de trabajo personalizados a través del Creador de flujos de trabajo. Puedes empezar desde cero o utilizar algunas de las plantillas prediseñadas que ofrece Slack. Estas plantillas cubren una amplia gama de casos de uso comunes, como la gestión de solicitudes, la aprobación de gastos o la organización de reuniones.

Como si de un puzle se tratara, Slack permite a los usuarios construir sus propios flujos de trabajo personalizados combinando diferentes piezas o acciones. Estas piezas pueden incluir desencadenantes (como recibir un mensaje o una mención), acciones (como enviar un mensaje o actualizar una base de datos) y condiciones (como comprobar si un usuario pertenece a un canal específico). Por ejemplo:

• Enviar recordatorio: puedes configurar un flujo de trabajo que envíe automáticamente un recordatorio a un canal específico o a un usuario en particular a una hora determinada.
• Gestión de solicitudes: crea un flujo de trabajo que permita a los empleados enviar solicitudes (por ejemplo, de vacaciones o de equipo) a través de un formulario en Slack. El sistema puede notificar automáticamente al responsable y seguir el proceso de aprobación.
• Onboarding de nuevos empleados: automatiza el proceso de bienvenida para nuevos miembros del equipo. Cuando se añade un nuevo usuario a Slack, el flujo de trabajo puede enviar mensajes de bienvenida, proporcionar enlaces a recursos importantes y notificar a otros departamentos.

Además, con la incorporación de la IA generativa, los usuarios pueden crear flujos de trabajo automatizado con tan solo introducir una descripción en lenguaje natural. Por ejemplo, un usuario podría escribir “Quiero crear un flujo de trabajo que envíe una notificación al equipo de ventas cada vez que se cierre un trato importante”. La IA interpretará esta solicitud y generará automáticamente el flujo de trabajo correspondiente, ahorrando tiempo y esfuerzo en la configuración manual.

De esta forma, Slack se ha convertido en una herramienta poderosa no solo para la comunicación, sino también para la automatización de procesos empresariales. Al combinar la facilidad de uso con la potencia de la IA y la flexibilidad de las integraciones, Slack permite que cualquier empresa pueda optimizar sus flujos de trabajo, aumentar su productividad y liberar tiempo de tareas repetitivas que a su vez se puede invertir en tareas de mayor impacto.