La automatización de procesos como clave de la eficiencia

Según el estudio Claves estratégicas para una España 5.0, elaborado por la consultora PwC, se prevé un aumento de más de 200.000 nuevos trabajadores tecnológicos durante la presente década. Y la automatización de procesos es uno de los principales impulsores de estos avances que, lejos de eliminar empleos, llega para modificar las operativas tradicionales.

De esta manera, ¿en qué consiste exactamente la automatización de procesos? Y, sobre todo, ¿en qué ámbitos se pueden implementar estos avances? Lo cierto es que la tecnología se está aplicando en todos los sectores, aunque a diversos ritmos, por lo que las preguntas que cabe hacerse en este contexto giran en torno a cuáles son los procesos que se pueden mejorar, cómo hacerlo y qué ventajas se pueden obtener.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

La automatización de procesos en el ámbito empresarial se explica por sí sola con su denominación, pero se entiende mucho mejor si ponemos el foco en su propósito principal: optimizar los flujos de trabajo para hacerlos más eficientes. Hablamos de facilitar el desempeño de todo tipo de profesionales, eliminando funciones repetitivas para centrar los esfuerzos en tareas estratégicas.

De este modo, la productividad en las organizaciones se ve notablemente incrementada, ya que las acciones manuales y repetitivas que se llevan a cabo a diario en cualquier empresa son innumerables. Teniendo esto en cuenta, la automatización de procesos se puede aplicar a diversas secciones en una misma empresa y a un sinfín de tareas. No obstante, es cierto que todavía existen trabajos que dependen exclusivamente del ser humano.

¿Qué tareas no se pueden automatizar en una empresa?

Pese al avance de las tecnologías, todavía quedan diversas tareas que no pueden resolverse mediante la automatización de procesos, principalmente, porque no se trata de acciones manuales y tampoco son repetitivas. Por ejemplo, es posible que, en tu día a día, estés lidiando con la toma de decisiones estratégicas, con cuestiones creativas o con otras funciones que requieren de manera inevitable de la intervención humana.

¿Cuáles son los procesos que se automatizan de forma habitual?

Por otra parte, nos encontramos con acciones manuales que, por lo general, siguen los mismos patrones o que requieren de instrucciones mínimas para llevarse a cabo. Es aquí donde entra la automatización de procesos para reducir, en la medida de lo posible, la interacción de la mano de obra, aunque obteniendo resultados iguales o superiores.

Estos son algunos ejemplos de tareas que se pueden cubrir gracias a la tecnología:

• Gran parte de las acciones de atención al cliente.
• Gestión de inventarios.
• Facturación.
• Análisis y monitoreo de datos.
• Determinadas gestiones de recursos humanos.
• Diversas tareas de marketing.
• Algunos segmentos de la cadena de producción.

Cómo implementar la automatización de procesos en un negocio

A la hora de digitalizar un negocio, es importante tener en cuenta un proceso de implementación. Hablamos de efectuar una serie de inversiones, por lo que conviene tomar las decisiones adecuadas en cada caso, con el fin de aplicar la automatización de procesos de modo que genere una reducción de costes y, por supuesto, un incremento de los beneficios.

Análisis de situación

En primer lugar, resulta fundamental llevar a cabo un estudio detallado de la situación y el contexto presente de la organización. De aquí podrás extraer conclusiones en relación con los recursos disponibles para hacer frente a la automatización de procesos, además de determinar cuáles son las principales necesidades que conviene cubrir en la empresa, tanto en un plano más general como en cada departamento en particular.

Establecimiento de prioridades

Una vez que se han diagnosticado todos los procesos susceptibles de automatización, es muy posible que haya que establecer una serie de prioridades. Teniendo en cuenta los costes de cada herramienta que pretendes implementar y las necesidades más destacables del análisis anterior, es importante clarificar cuáles son las principales soluciones que se precisan en la organización.

Estudio de mercado y selección de herramientas

Teniendo claras las necesidades que pretendemos cubrir, llega el momento más complejo a la hora de aplicar la automatización de procesos: decidir cuál es la herramienta más adecuada del mercado para mejorar cada una de estas tareas. Y es que cada vez son más las ofertas en este sentido, y no todas resultan útiles para cualquier ámbito.

Implantación de la automatización de procesos

Aunque una de las principales premisas a la hora de escoger estas herramientas debe ser la facilidad de aplicación y uso, en muchos casos es recomendable realizar el proceso de automatización de manera paulatina.

La formación de los usuarios es esencial para sacar el máximo partido a las prestaciones de cada software; de lo contrario, ¿cómo podrían encargarse de optimizar cada proceso?

Ventajas de la automatización de procesos en el ámbito empresarial

Atendiendo a su definición y a los éxitos de ventas que presentan en general las herramientas diseñadas a estos efectos, parece evidente que la automatización de procesos ofrece una serie de ventajas prácticamente irrechazables para cualquier empresa.

Sin embargo, ¿cuáles son los principales beneficios de su implantación en los negocios?

• Mayor acierto en la toma de decisiones: gracias al aumento en la cantidad y la calidad de los datos, además de la facilidad a la hora de procesarlos, existe más capacidad de previsión.
• Más eficiencia: si hay algo a lo que aspira cualquier organización, es a generar más producción invirtiendo menos recursos. Este es, precisamente, el principal objetivo de la automatización de procesos
• Reducción de costes: como consecuencia del beneficio anterior, los costes de los procesos se ven reducidos en mayor o menor medida, lo que permite reinvertir los recursos en adoptar nuevas mejoras que generen un crecimiento exponencial.
• Aumento de la satisfacción del cliente: cuando se mejora la calidad, se reducen los plazos y se flexibilizan los pagos, aumenta la fidelización y el usuario se convierte en prescriptor de la marca.
• Ahorro de tiempo: las tareas que antes de la automatización de procesos eran repetitivas dejan de ocupar tiempos que pueden emplearse en cuestiones de mayor relevancia.

¿Cómo puede ayudarte Slack en la automatización de procesos?

Slack es una herramienta que reúne todas estas ventajas gracias a la automatización de procesos comunicativos. La interacción entre los miembros de un equipo, los directivos e, incluso, los clientes resulta fundamental a la hora de llevar a cabo cualquier proyecto con éxito. Si además de esto es posible integrar herramientas de automatización externas, la optimización es una evidencia.

Por ello, con Slack, las tareas rutinarias se convierten en flujos de trabajo automatizados para que puedas ahorrar tiempo y mantener la concentración en aquellos puntos más estratégicos de tus proyectos.