Manual de Slack para los equipos de RR. HH.

Protagonismo de los equipos de RR. HH. en estos tiempos

Seamos realistas, el mundo empresarial completo está cambiando vertiginosamente, pero ninguna compañía se encuentra bajo tanta presión en materia de cambios como las grandes empresas globales. Empresas similares a la tuya.

Tienes que hacer frente a diversos factores:

• Nuevos modelos empresariales y procesos orientados a los clientes.
• Transformación digital en todas las empresas.
• Tecnologías y sistemas nuevos
• Nuevos competidores y procesos disruptivos

Frente a tanto cambio, el éxito suele ser el resultado de una sola cosa: la capacidad de mantener a los empleados informados, coordinados y motivados. Por esta razón, muchas de las grandes empresas recurren a sus directivos de RR. HH. como asociados indispensables a la hora de convertir en acciones su estrategia de negocio.

Cambio que afecta a los propios impulsores del cambio

Si bien los equipos de RR. HH. contribuyen a guiar este proceso de transformación corporativa, su actividad y departamento también están experimentando una marcada transformación:

• La batalla por el talento nunca ha sido tan feroz.
• Una fuerza laboral multigeneracional está cambiando la forma de trabajar.
• Las nuevas normativas imponen nuevos enfoques en términos de contratación, salarios, privacidad, diversidad, prestaciones y datos de los empleados.
• La nueva tecnología de recursos humanos está aquí para facilitar el proceso, pero crea sus propios desafíos de administración de cambios.

En momentos como este, muchos de los directivos de RR. HH. más progresistas analizan en profundidad los desafíos más evidentes de las empresas para replantearse la dinámica esencial del trabajo de RR. HH. Analizan cómo:

• Colaboran, se comunican y comparten conocimientos los equipos de RR. HH.
• Se diseñan y se comunican las estrategias, las políticas y las decisiones.
• Recorren los flujos de trabajo de RR. HH. los departamentos y las disciplinas.
• Trabajan juntos los equipos móviles o con dispersión geográfica.

¿Qué están notando? Las herramientas de colaboración antiguas no están en sintonía con la realidad de RR. HH. El correo electrónico, las reuniones y las llamadas en conferencia por sí solos no son suficientes para brindar el modo de trabajo que las personas desean y necesitan actualmente. Los trabajadores modernos buscan alternativas que les ofrezcan experiencias similares a las aplicaciones de chat que usan fuera del trabajo.

Por lo tanto, están buscando herramientas de colaboración en tiempo real, pero ante la ausencia de una plataforma de colaboración estándar que pueda utilizarse para la organización, la información queda aislada y no puede consultarse entre departamentos. Las conversaciones transcurren en uno o varios lugares, pero el trabajo real se realiza en otro. Por no mencionar los riesgos de seguridad potenciales que implica esta situación.

Hay una mejor forma de trabajar para RR. HH.

Los departamentos de RR. HH. de algunas de las empresas más grandes y más innovadoras del mundo están adoptando Slack no solo para simplificar y automatizar su propia actividad, sino para impulsar la transformación en toda la empresa, junto con los directivos de TI y otras áreas de negocio. De eso se trata precisamente esta guía: cómo los departamentos de RR. HH. que aprovechan las ventajas de Slack son más productivos, tienen un mayor impacto en la empresa, crean culturas de trabajo más participativas y agilizan la transformación.

Hoy en día, el trabajo del departamento de RR. HH. abarca equipos distribuidos geográficamente, más trabajo móvil y más colaboración con otros departamentos, todo ello con un mayor uso de sistemas y aplicaciones. Y allí es donde Slack se luce: al convertir toda esa complejidad en algo que las personas puedan manejar.

Experiencia del empleado y misión de los equipos de RR. HH.

Del mismo modo que ocurrió en su momento con la experiencia del cliente que captó la atención de las salas de juntas de todos los sectores, hoy en día la experiencia del empleado (EX).

En la actualidad, los directivos de RR. HH. reconocen que ofrecer una buena experiencia del empleado, mejora significativamente la posibilidad de tu empresa de atraer, conservar y motivar a los empleados.

Las empresas que implementan Slack ven efectos inmediatos y duraderos en la experiencia del empleado.

Hacer que el trabajo sea más simple, más productivo y más agradable libera la energía que la gente quiere infundir al trabajo, una energía que se disipa con demasiada frecuencia debido a procesos y sistemas frustrantes.

Y, en el caso de los directivos de RR. HH. y sus equipos, una colaboración y una automatización de procesos más inteligentes les permite centrarse en el panorama completo de EX con mayor facilidad.

Cómo usan Slack los directivos de RR. HH. para aumentar su impacto

Slack es una nueva forma de plataforma de colaboración, organizada en espacios de trabajo y canales. Reúne a las personas y la información adecuadas en el momento adecuado. Despídete de las reuniones excesivas y las cadenas de correo electrónico poco eficientes: con Slack la colaboración es abierta, el intercambio de conocimientos es sencillo y la coordinación forma parte de la rutina.

Los directivos de RR. HH. usan Slack para mejorar cuatro áreas principales:

• El funcionamiento de RR. HH. en toda la empresa
  Se centra en la optimización del proceso de incorporación de empleados, la comunicación, la capacitación, la administración de comentarios de los empleados, las evaluaciones de desempeño, los aumentos salariales, los ascensos laborales, los traslados de personal y los cambios de puesto, entre otros aspectos.
• Trabajar dentro del departamento de RR. HH.
  La integración de Slack con los principales software de recursos humanos contribuye a agilizar la toma de decisiones, centralizar el conocimiento, mantener a todo el mundo informado y permitir el trabajo remoto.
• La coordinación y la participación de los empleados
  Se trata de fomentar una experiencia de empleado moderna, una transparencia estratégica y una cultura de lugar de trabajo positiva e inclusiva.
• La colaboración en toda la organización
  A través del trabajo conjunto con directivos empresariales y de TI se busca mejorar la colaboración, el intercambio de conocimientos, la toma de decisiones, el cumplimiento normativo y la administración de datos en toda la empresa.

En todas estas áreas, la simple transición de silos de información y comunicaciones fragmentadas a los canales y una plataforma de colaboración abierta tiene un impacto decisivo en la eficiencia, la productividad y la satisfacción en el trabajo.

Esos cambios abismales ayudan a mejorar el trabajo sensiblemente dondequiera que se implemente Slack. Veamos algunos ejemplos.

Slack optimiza el rendimiento del software de RR. HH.

Slack amplía la eficacia de tu plataforma de software de RR. HH. actual y de las herramientas favoritas de recursos humanos y productividad de tu equipo. Nuestras consolidadas alianzas y amplias integraciones con distintos software, como Workday, Peoplesoft, Oracle, ADP y SuccessFactors, permiten que tus equipos aprovechen estas herramientas (además de la gran variedad de aplicaciones específicas para RR. HH. y productividad) directamente en Slack. En concreto tus empleados pueden:

• Buscar archivos entre plataformas
• Compartir datos con otros equipos
• Organizar las notificaciones y la información

En pocas palabras, las tareas que las personas hacen todos los días se pueden hacer más fácilmente en Slack (como encontrar al instante respuestas a preguntas sobre cosas como la nómina, las prestaciones y el estado de las solicitudes de tiempo libre). Busca más ejemplos de integraciones en esta guía.

Tema 1: Agilizar los procesos de selección y contratación de personal

Slack agiliza la búsqueda de nuevos talentos a la vez que protege los datos y las conversaciones confidenciales.

Simplifica la publicación de anuncios

Antes de que se publique una vacante, crea un canal privado para debatir sobre el alcance, la banda salarial, el cargo, etc. entre los gerentes de contratación, los jefes de departamento y los encargados de selección de personal. A continuación, colabora en la descripción final del trabajo y, cuando todo esté listo, fija el documento con un pin o publícalo en el canal. Una vez publicado, usa el canal para organizar el cronograma de la primera ronda de presentaciones de los candidatos.

Seguimiento de los candidatos durante todo el proceso

Después de que se publica un rol, muchos equipos de RR. HH. crean canales privados adicionales: uno se reserva para que el gerente de contratación, el socio comercial de RR. HH., el encargado de selección de personal y el buscador de talentos compartan los currículums más destacados, organicen las entrevistas y concreten las ofertas. Dado que tu sistema de seguimiento de candidatos se integra con Slack, recibes actualizaciones automatizadas en el canal durante las etapas clave, como cuando el candidato avanza en el proceso de entrevistas, cuando el entrevistador envía comentarios, cuando se envía la carta de oferta y cuando se acepta la propuesta.

Otro canal privado se usa para tu panel de entrevistas. Aquí, subirás los currículums de los candidatos y los horarios de las entrevistas en el lugar, fijarás la descripción del puesto con un pin y unificarás los comentarios después de las entrevistas.

Este punto único de colaboración resulta en mejores decisiones de contratación y más rápidas, así como en una mayor capacidad de respuesta frente a los candidatos.

Integraciones

Tema 2: Optimizar la incorporación de nuevos empleados

Al dar a los nuevos empleados una cálida bienvenida profesional y un acceso sencillo a la información importante, el nerviosismo del primer día de trabajo se transforma en motivación centrada en los objetivos. También los ayuda adaptarse al nuevo puesto para alcanzar un nivel de máxima productividad rápidamente.

En lugar de encontrarse el primer día de trabajo con una bandeja de entrada vacía que en poco tiempo se llena con cataratas de correos electrónicos reenviados, los nuevos empleados empiezan a explorar los canales que tienen conversaciones relacionadas con su rol. Por ejemplo, un canal #bienvenida les brinda un lugar para hacer preguntas, conocer a otros empleados nuevos y encontrar la información más importante de la empresa, incluida la misión de la empresa y las políticas clave que fijaste con un pin en la parte superior del canal.

Puedes crear canales exclusivos para cada promoción de nuevas contrataciones (por ejemplo, #nuevos-empleados-oct18) para formar minicomunidades privadas de apoyo mutuo. Y a medida que los empleados se ponen al día, Slack está ahí para ayudarlos. Por ejemplo, pueden buscar cualquier tema o palabra clave relacionada con el trabajo que estén haciendo y encontrar todos los archivos pertinentes, las conversaciones y los expertos en la materia.

Integraciones
Además de integrarse con tus principales plataformas de recursos humanos, Slack se integra con una amplia gama de aplicaciones relacionadas con la incorporación de personal, entre ellas:

Orientación sobre el uso de Slack

A menudo, el equipo de RR. HH. debe encargarse de enseñar a los nuevos empleados cómo usar las herramientas de colaboración elegidas por la empresa. Con Slack, este proceso no podría ser más fácil. Su uso es tan intuitivo, que la capacitación solo toma unos minutos: usa los materiales de orientación que proporcionamos, muéstrales los canales a los que tendrán acceso y deja que exploren. A partir de ahí, el propio equipo de Asistencia y el Centro de ayuda de Slack se ocuparán del resto. Estamos aquí para ayudarte a ti y a tu equipo.

Tema 3: Apoyar a los empleados de manera más eficiente

Tus equipos de RR. HH. pueden usar Slack para optimizar y automatizar la forma de dar apoyo a todos los empleados. Esto incluye todos los aspectos, desde cómo comunicas las prestaciones y administras las evaluaciones de desempeño hasta cómo manejas el seguimiento de las horas y las solicitudes de vacaciones. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer:

Permitir el autoservicio de empleados

Los canales donde se puede buscar fácilmente permiten que todo el mundo se mantenga informado sobre las políticas y los anuncios que son importantes para los empleados y los contratistas de cada país. En lugar de que RR. HH. responda innumerables preguntas sobre el plan médico de tu empresa, los empleados pueden buscar sus propias respuestas y filtrar los resultados por canal, intervalo de fechas o incluso quién publicó la información.

Configurar recordatorios automatizados

Con alertas oportunas, los empleados comprenden mejor tus programas de prestaciones y participan más en ellos, sin que pierdas tiempo solicitándoselo a cada uno una y otra vez.

Crear preguntas frecuentes sobre RR. HH. y prestaciones

En RR. HH., las mismas preguntas se responden una y otra vez. Con los canales Slack, tus empleados saben dónde buscar las respuestas. Al fijar las preguntas frecuentes con un pin en los canales correspondientes, las personas pueden responder sus propias preguntas.

Administrar la capacitación y el desarrollo

Al reunir a los expertos en la materia con los profesionales de capacitación y a los interesados en cuestiones de administración, se agilizan tus estrategias de capacitación y desarrollo. El diseño, la implementación y el seguimiento de programas de aprendizaje se convierte en un ejercicio de colaboración. Y Slack hace que sea fácil comunicarse con quienes reciben la capacitación y supervisar su progreso.

Una vez que tienes un lugar centralizado para el intercambio de conocimientos de RR. HH., es mucho más fácil y rápido comunicarse con todos los empleados de manera eficaz. Eso alivia la carga de trabajo de tu equipo y le permite centrarse en tareas más estratégicas, como crear nuevos planes de prestaciones o diseñar un programa de capacitación completamente nuevo.

Integraciones

Tema 4: Aumentar y supervisar la participación

Tal vez el desafío más importante del equipo de RR. HH. es fomentar la participación de los empleados para que den lo mejor de sí mismos en el trabajo. Slack ayuda a los departamentos de RR. HH. a supervisar y mejorar la participación de los empleados, a la vez que les proporciona lo que desean: una forma más conectada de trabajar.

Observa a continuación algunas tácticas que puede aprovechar tu equipo de RR. HH.:

Crear canales de preguntas a ejecutivos (por ejemplo, Pregúntame lo que sea) para invitar a todos los empleados a interactuar con los ejecutivos sénior y así fomentar la transparencia y el diálogo abierto. La transparencia es importante. En una encuesta realizada por Kelton Research, el 80 % de los trabajadores del conocimiento expresaron que desean conocer más detalles sobre cómo se toman las decisiones en sus organizaciones.

Realizar encuestas de participación periódicas a través de Slack para invitar a los empleados a participar y para informar los resultados. Según la encuesta de Kelton, el 91 % de los empleados manifiesta el deseo de sentirse más cerca de sus colegas. El seguimiento de la participación te ayuda a comprobar si su trabajo está cubriendo esta necesidad.

Promover grupos de recursos para empelados animando a las personas con afinidades e intereses en común a crear comunidades. Los grupos de diversidad, los programas de voluntariado y los clubes de desarrollo profesional mejoran la moral y la tasa de conservación de empleados. Necesitas una forma de brindarles apoyo y permitirles que lo hagan. Slack hace que sea fácil para las personas encontrarse y organizar comunidades.

Contar con programas de reconocimiento de empleados con Slack para promover la participación y recompensar los desempeños y los empleados más destacados en público. El reconocimiento público hace que los empleados se sientan valorados y motivados.

En la actualidad, los flujos de trabajo digitales pueden estar aislados. Un espacio de colaboración compartido es una formidable manera de promover las conexiones y las relaciones que resultan en empleados más felices y participativos.

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Seguimiento de la participación en Trivago

El equipo de Talento y Organización de Trivago, una de las empresas de más rápido crecimiento de Alemania, quiere estar al tanto de las opiniones de sus empleados. Cada semana, un bot de Slack pide a los empleados que respondan de forma anónima a algunas preguntas y afirmaciones, como «Entiendo cómo mi trabajo contribuye a la organización» o «Estoy satisfecho con la frecuencia con la que se me reconoce».

El equipo de Talento y Organización analiza todas las respuestas para generar temas que luego se tratan en las reuniones generales de la empresa. El equipo también hace el seguimiento de los resultados del indicador Net Promoter Scores de los empleados de Trivago y muestra capturas de pantalla de los comentarios a los gerentes.

«Si comunicamos un cambio importante y observamos un descenso en la puntuación, eso nos da una idea de su aceptación», explica Anitta Krishan, exdirectora de Base Organizativa de la compañía. «En los resultados se ve perfectamente la curva de administración de cambios».

Slack mejora la eficacia de toda la organización

Hasta ahora, hemos visto cómo una plataforma de colaboración en tiempo real, que se integra con otro software laboral, mejora el impacto y la eficacia del departamento de RR. HH. Pero los directivos de RR. HH. también nos muestran cómo puede Slack mejorar el rendimiento de todos los departamentos. Trabajan con los colegas de TI y otras áreas de negocio para promover una toma de decisiones más rápida, una colaboración transparente, una transferencia de conocimientos más sencilla y trabajo en equipo más eficiente entre departamentos y equipos distribuidos geográficamente.

Los empleados que consideran que la información se comparte de forma clara y colaborativa se sienten más a gusto en el trabajo. Pero solo el 26 % de los trabajadores describe su oficina como «conectada». Tus empleados quieren esto

• 1 de cada 4 manifiesta que no está satisfecho con el modo en que se comparte la información en el trabajo.
• Aquellos que se comunican mediante los programas de mensajería del lugar de trabajo tienen un 50 % más de probabilidades de describir su oficina como conectada (representan un 32 % en comparación con el 22 % que no usan dichos programas).
• El 31 % de los trabajadores del conocimiento considera que mejorar la comunicación y las herramientas ayudaría a crear un entorno óptimo de trabajo colaborativo.

Estos son algunos ejemplos:

• Los equipos de ventas y marketing usan Slack para poner en marcha campañas y hacer un seguimiento de las oportunidades, integrándolo con herramientas como Salesforce, Marketo y Drift.
• Los equipos de atención al cliente integran Slack con herramientas como Zendesk, Groove y Twitter para que el servicio sea colaborativo.
• Los equipos de administración de proyectos de todos los departamentos usan Slack para vincular su software de proyectos, como Trello, Asana, Documentos de Google, Workfront, Dropbox y decenas más.
• Los equipos de desarrollo usan Slack para agilizar el desarrollo de software, al integrarlo con herramientas como GitHub, JiraCloud, Glitch y ScrumBot.

En resumen, no hay un departamento o una disciplina que no se beneficie de la reducción de cadenas de correo electrónico, reuniones y llamadas en conferencia gracias a la adopción de una mejor manera de colaborar.

Equipos de RR. HH. más rápidos y colaborativos gracias a Slack

Los directivos de RR. HH. y Slack tienen la misma meta: dar rienda suelta a todo el potencial de las personas en el trabajo. Esta guía muestra solo algunas de las tantas maneras en que los equipos de RR. HH. usan Slack para tener un mayor impacto en sus empresas, y cómo estos equipos lideran una iniciativa más amplia hacia un trabajo más abierto y colaborativo en toda la empresa.

Nos encantaría tener la oportunidad de hablar contigo sobre cómo te puede ayudar Slack a:

• Optimizar la incorporación de nuevos empleados
• Agilizar los procesos de selección y contratación de personal
• Apoyar a los empleados de manera más eficiente
• Aumentar y supervisar la participación
• Mejorar la eficacia de toda la organización
• Y también a superar otros retos de colaboración o intercambio de conocimientos que debas enfrentar.

Nuestra experiencia con algunos de los directivos de RR. HH. más vanguardista del mundo nos da la confianza de que podemos ayudarte a hacer las cosas mejor... y a hacer mejores cosas.

¡Estamos listos para comenzar cuando quieras!