Manual do Slack para equipes de RH

Chegou a vez do RH

Vamos ser francos: o mundo dos negócios está mudando rapidamente, mas nenhuma empresa sofre mais pressão para mudar do que as grandes empresas internacionais. Igual ao seu caso.

Você tem lidado com:

• Novos modelos de negócios e processos centralizados no cliente.
• Transformação digital em toda a empresa.
• Novas tecnologias e sistemas.
• Novos concorrentes e processos disruptivos.

Diante de tanta mudança, o sucesso geralmente depende do quão bem você mantém seus funcionários informados, coordenados e engajados. É por isso que muitas empresas grandes estão recorrendo a seus líderes de RH como parceiros fundamentais para transformar a estratégia corporativa e colocá-la em ação.

Mudança gera mudança

Embora o RH esteja ajudando a guiar toda a mudança corporativa, o setor e o departamento de RH também estão sofrendo uma mudança igualmente drástica:

• A batalha por talentos nunca foi tão acirrada.
• Uma força de trabalho com diferentes gerações está mudando o modo de trabalhar.
• Novos regulamentos exigem novas abordagens de contratação, pagamento, privacidade, diversidade, benefícios e dados de funcionários.
• A nova tecnologia de RH está aqui para ajudar, mas ela apresenta seus próprios desafios para o gerenciamento de mudanças.

Em tempos assim, muitos dos líderes de RH mais progressitas estão analisando o que está por trás dos desafios mais óbvios da empresa para reconsiderar a dinâmica fundamental do trabalho de RH. Eles estão analisando como:

• As equipes de RH colaboram, se comunicam e compartilham conhecimento.
• As estratégias, políticas e decisões são elaboradas e comunicadas.
• Os fluxos de trabalho de RH transcendem departamentos e setores.
• Equipes dispersas e móveis trabalham juntas.

O que eles observam? As ferramentas de colaboração do passado não estão mais acompanhando as tendências. E-mails, reuniões e teleconferências não são o suficiente para o modelo de trabalho que as pessoas querem e precisam atualmente. Os trabalhadores modernos estão buscando alternativas que ofereçam a mesma experiência que os apps de bate-papo que usam no tempo livre.

Assim, eles estão buscando ferramentas de colaboração em tempo real, mas, se não há uma plataforma de colaboração padrão para a organização, as informações ficam isoladas e inacessíveis. As conversas ocorrem em um só lugar (ou em vários), e o trabalho de verdade é feito em outro local. Sem falar nos possíveis riscos de segurança.

Há um jeito melhor para o RH trabalhar

Os departamentos de RH em algumas das maiores e mais inovadoras empresas do mundo estão buscando o Slack não só para simplificar e automatizar seu setor, mas também para impulsionar a mudança em toda a empresa, em parceria com o departamento de TI e os líderes de negócio. Este guia trata disso: como os departamentos de RH impulsionados pelo Slack fazem mais, afetam mais significativamente os negócios, criam culturas de trabalho mais engajadas e aceleram a mudança.

O trabalho atual do RH envolve mais equipes distribuídas, trabalho móvel e colaboração entre departamentos, e todos estão usando mais sistemas e aplicativos. É aí que o Slack mostra toda a sua arte ao transformar essa complexidade em algo que as pessoas podem administrar.

Experiência do funcionário e missão do RH

Assim como a experiência do cliente capturou a atenção dos executivos de todos os setores, a experiência do funcionário está acrescentando mais um item à agenda corporativa.

Atualmente, os líderes de RH reconhecem que oferecer uma ótima experiência do funcionário melhora substancialmente a capacidade da empresa de atrair, reter e engajar funcionários.

As empresas que implementam o Slack veem efeitos imediatos e duradouros na experiência do funcionário.

Tornar o trabalho mais simples, produtivo e prazeroso libera a energia que as pessoas querem trazer para o trabalho — a mesma energia que frequentemente é dissipada por processos e sistemas frustrantes.

Com uma colaboração mais inteligente e a automação dos processos, fica mais fácil para os líderes de RH e suas equipes manter o foco no panorama geral da experiência do funcionário.

Como os líderes de RH usam o Slack para aumentar seu impacto

O Slack é um novo tipo de plataforma de colaboração que se organiza por workspaces e canais. Ele reúne as pessoas e as informações certas no momento certo. Dê adeus a reuniões redundantes e conversas ineficientes por e-mail. O Slack torna a colaboração aberta, o compartilhamento de conhecimento fácil e o alinhamento inevitável.

Os líderes de RH usam o Slack para melhorar quatro áreas principais:

• O jeito que o RH trabalha com toda a empresa
  Incluindo melhor integração, comunicação, treinamento, gerenciamento de feedback dos funcionários, avaliações de desempenho, aumentos, promoções, transferências e mudanças de trabalho.
• O trabalho dentro do departamento de RH
  Integrando os principais softwares de RH para acelerar a tomada de decisões, centralizar o conhecimento, manter todos atualizados e permitir o trabalho remoto.
• O engajamento e a coordenação dos funcionários
  Promovendo uma experiência moderna para os funcionários, uma transparência estratégica e uma cultura de ambiente de trabalho positiva e inclusiva.
• A colaboração em toda a organização
  Formando uma parceria com os líderes de negócios e de TI para melhorar a colaboração, o compartilhamento de conhecimento, a tomada de decisões, a conformidade e a gestão de dados em toda a empresa.

Em todas essas áreas, a simples mudança de informações isoladas e comunicações fragmentadas para canais e uma plataforma de colaboração aberta tem um grande impacto na eficiência, produtividade e felicidade no trabalho.

Essas mudanças profundas ajudam a melhorar o trabalho de maneira comensurável, independentemente de onde o Slack for implementado. Vamos conferir alguns exemplos.

O Slack torna seu software de RH mais eficaz

O Slack aumenta a eficiência da sua plataforma de software de RH e as ferramentas preferidas de produtividade e RH da sua equipe. Nossas parcerias e integrações com softwares, como Workday, Peoplesoft, Oracle, ADP e SuccessFactors, permitem que suas equipes levem a eficiência dessas ferramentas, além de uma ampla gama de apps especializados de RH e produtividade, diretamente para o Slack. Assim, sua equipe pode:

• Pesquisar arquivos entre os apps
• Compartilhar dados com outras equipes
• Organizar notificações e atualizações

Em suma, tudo o que as pessoas fazem diariamente pode ser feito de modo mais fácil diretamente no Slack (por exemplo, encontrar respostas imediatas para perguntas sobre questões como folha de pagamento, benefícios e o status de pedidos de folga). Procure outros exemplos de integração neste guia.

Tema n.º 1: acelerar o recrutamento e a contratação

O Slack acelera a busca por novos talentos e protege dados e conversas confidenciais.

Como simplificar a divulgação de uma vaga

Antes de publicar uma abertura de vaga, crie um canal privado para discutir o escopo, a faixa salarial, o cargo etc. entre os gerentes de contratação, os líderes de departamento e os recrutadores. Depois, colabore na descrição final da vaga e, quando estiver pronto, fixe ou poste o documento no canal. Assim que publicado, use o canal para discutir os cronogramas da primeira rodada de apresentações de candidatos.

Acompanhe os candidatos por todo o processo

Após a publicação de uma vaga, muitas equipes de RH criam outros canais privados: um deles é para que o gerente de contratações, o parceiro de negócios de RH, o contratante e o recrutador compartilhem currículos de destaque, organizem entrevistas e finalizem ofertas. Como seu sistema de acompanhamento de candidatos se integra ao Slack, você recebe atualizações automatizadas dos principais acontecimentos no próprio canal. Por exemplo, quando o candidato avança no processo de entrevista, um entrevistador envia feedback, uma proposta de emprego é enviada ou a proposta é aceita.

Outro canal privado é dedicado para seu painel de entrevista. Nele, você fará upload dos currículos dos candidatos e dos cronogramas do local, fixará a descrição do trabalho e reunirá o feedback pós-entrevista.

Esse ponto único de colaboração permite tomar decisões de contratação melhores e mais rápidas e oferecer agilidade no retorno aos candidatos.

Integrações

Tema n.º 2: simplificar a integração de novos funcionários

Dar as boas-vindas aos novos contratados, com acesso liberado a informações importantes, transforma o nervosismo do primeiro dia de trabalho em motivação centrada em objetivos. Isso também possibilita que alcancem a produtividade máxima num piscar de olhos.

Em vez de ter, no primeiro dia de trabalho, uma caixa de entrada vazia, seguida por uma tormenta de e-mails encaminhados, as novas contratações começam explorando os canais com conversas relevantes para seu cargo. Um canal #boas-vindas, por exemplo, é um espaço onde os novos funcionários podem fazer perguntas, conhecer outras pessoas recém-contratadas e encontrar as informações mais importantes da empresa, incluindo a missão e as principais políticas, que podem ser fixadas no topo do canal.

É possível criar canais exclusivos para cada leva de novas contratações (por exemplo, #novas-contratações-out18) para criar minicomunidades privadas de apoio mútuo. Enquanto os funcionários estiverem se atualizando, o Slack estará lá para ajudar. Por exemplo, eles podem pesquisar tópicos ou palavras-chave relacionadas ao trabalho que estão realizando e encontrar todos os arquivos e conversas relevantes, além dos especialistas no assunto.

Integrações
Além da integração com as principais plataformas de RH, o Slack também incorpora uma ampla gama de apps de integração, incluindo:

A integração ao Slack

Geralmente, fica a cargo da equipe de RH mostrar aos novos funcionários como usar as ferramentas de colaboração escolhidas pela empresa. Com o Slack, isso não poderia ser mais fácil. Como ele é muito intuitivo, o treinamento leva poucos minutos. Use os materiais de integração que fornecemos, mostre os canais aos quais eles terão acesso e deixe que eles explorem. Depois disso, a equipe de suporte do Slack e a Central de Ajuda tomarão as rédeas. Estamos aqui para ajudar você e sua equipe.

Tema n.º 3: apoiar os funcionários com mais eficiência

As equipes de RH podem usar o Slack para simplificar e automatizar a maneira como prestam suporte a todos os funcionários, incluindo comunicação dos benefícios, gerenciamento das avaliações de desempenho, monitoramento de horários e pedidos de férias. Veja abaixo o que pode ser feito:

Permitir o autoatendimento do funcionário

Com canais fáceis de pesquisar, todos podem ficar por dentro de políticas importantes e comunicados relevantes para funcionários e fornecedores de cada país. Em vez de o RH responder às dúvidas sobre o plano de saúde da empresa, os funcionários podem pesquisar pelas respostas e filtrar os resultados por canal, intervalo de datas ou até mesmo por quem postou.

Definir lembretes automatizados

Com alertas pontuais, seus funcionários entenderão melhor os programas de benefícios e participarão mais deles, sem perder tempo procurando as pessoas.

Fazer uma seção de perguntas frequentes de RH e benefícios

No RH, as mesmas perguntas são feitas muitas vezes. Com os canais do Slack, seus funcionários sabem onde achar as respostas. Fixe as perguntas frequentes nos canais relevantes para que as pessoas possam encontrar respostas às perguntas que tiverem.

Gerenciar o aprendizado e o desenvolvimento

Reunir os especialistas no assunto, profissionais de aprendizado e as partes interessadas no gerenciamento acelera as estratégias de aprendizado e desenvolvimento. O planejamento, a implementação e o monitoramento de programas de aprendizado se tornam um exercício colaborativo. Além disso, o Slack facilita a comunicação com os alunos e o monitoramento do progresso deles.

Assim que você tiver um lugar central para compartilhar o conhecimento do RH, será muito mais fácil e rápido se comunicar eficientemente com todos os funcionários. Isso libera sua equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas, como criar novos planos de benefícios ou desenvolver um programa de aprendizagem completamente novo.

Integrações

Tema n.º 4: aumentar e monitorar o engajamento

Talvez o desafio mais importante do RH seja estimular os funcionários engajados a trazer toda a sua personalidade para o trabalho. O Slack ajuda os departamentos de RH a monitorar e aumentar o engajamento de funcionários e, ao mesmo tempo, oferecer a eles o que querem: um jeito de trabalhar mais conectado.

Veja abaixo algumas táticas à disposição do RH:

Criar canais de perguntas destinadas a altos executivos e convidar todos os funcionários a interagir com eles, promovendo transparência e diálogo aberto. A transparência é importante. Em uma pesquisa encomendada com a Kelton Research, 80% dos trabalhadores do conhecimento disseram que queriam saber mais sobre como as decisões são tomadas nas organizações onde trabalham.

Conduzir pesquisas de engajamento com frequência usando o Slack para convocar a participação de funcionários e apresentar os resultados. De acordo com a pesquisa da Kelton, 91% dos funcionários querem se sentir mais próximos dos colegas. Monitorar o engajamento ajuda você a comprovar se o trabalho proporciona isso.

Promover grupos de pesquisa de funcionários incentivando pessoas com afinidades e interesses em comum a criar comunidades. Grupos de diversidade, programas de voluntariado e clubes de desenvolvimento pessoal aumentam o moral e a retenção de funcionários. Você precisa de um jeito para apoiar e empoderá-los. No Slack, as pessoas se acham e organizam comunidades com facilidade.

Conduzir programas de reconhecimento de funcionários usando o Slack para promover a participação e recompensar ótimos desempenhos e funcionários em público. O reconhecimento público faz com que os funcionários se sintam valorizados e envolvidos.

Os fluxos de trabalho digitais modernos podem ser excludentes. Ter um espaço de colaboração compartilhado é um jeito eficaz de promover vínculos e relacionamentos que resultam em funcionários mais felizes e engajados.

Integrações

Monitoramento do engajamento na trivago

A equipe de Talentos e Organização da trivago, uma das empresas da Alemanaha que mais cresce, gosta de ficar por dentro das opiniões dos funcionários. Todas as semanas, um bot do Slack pede que os funcionários respondam anonimamente a perguntas e declarações, como "Eu entendo a contribuição do meu trabalho na organização" ou "Estou feliz com a frequência com que sou reconhecido".

A equipe de Talentos e Organização revisa todas as respostas para gerar pautas para as reuniões gerais da empresa. Ela também monitora a pontuação de NPS dos funcionários da trivago e mostra capturas de tela dos comentários para os gerentes.

“Se nós comunicarmos uma mudança importante e percebermos uma queda na pontuação, isso nos dará uma ideia de como os talentos se sentiram”, explica Anitta Krishan, ex-líder da base organizacional. "É possível observar a curva de gerenciamento de mudanças nos resultados."

O Slack aumenta a eficácia de toda a organização

Até agora, nós vimos como uma plataforma de colaboração em tempo real, que se integra a outros softwares de trabalho, melhora os resultados e a eficiência do departamento de RH. Mas os líderes de RH também estão mostrando como o Slack pode aumentar o desempenho de todos os departamentos. Eles estão trabalhando com o departamento de TI e colegas do setor para promover tomadas de decisões mais rápidas e ter uma colaboração transparente, transferência de conhecimento mais simples e melhor trabalho em equipe entre departamentos e equipes distribuídas.

Funcionários que acham que as informações são compartilhadas de modo claro e colaborativo são mais felizes no trabalho. No entanto, apenas 26% deles descrevem o escritório onde trabalham como “conectado”. É o que os funcionários querem:

• 1 em 4 diz estar insatisfeito com o modo como as informações são compartilhadas no trabalho.
• Aqueles que se comunicam usando os programas de mensagens instantâneas do trabalho têm 50% mais probabilidade de descrever o ambiente como conectado (32% em comparação a 22% para não usuários).
• 31% dos trabalhadores do conhecimento acreditam que ter comunicação e ferramentas melhores ajudaria a criar um ambiente de trabalho colaborativo ideal.

Alguns exemplos:

• Equipes de vendas e marketing usam o Slack para realizar campanhas e monitorar oportunidades, integrando-o a ferramentas, como Salesforce, Marketo e Drift.
• Equipes de suporte ao cliente integram o Slack a ferramentas como o Zendesk, o Groove e o Twitter para tornar o serviço colaborativo.
• Equipes de gerenciamento de projetos de todos os departamentos usam o Slack para unir softwares de projetos, incluindo Trello, Asana, Google Docs, Workfront, Dropbox e dezenas de outros apps.
• Equipes de desenvolvimento usam o Slack para acelerar o desenvolvimento de software, integrando ferramentas como GitHub, JiraCloud, Glitch e ScrumBot.

Em suma, não há departamento ou setor que não se beneficie da redução das conversas por e-mail, reuniões e teleconferências com um jeito melhor de colaborar.

O Slack capacita um RH mais rápido e colaborativo

Os líderes de RH e o Slack têm a mesma missão: liberar o potencial total das equipes no trabalho. Este guia mostra apenas algumas das várias maneiras com que as equipes de RH usam o Slack para ter um impacto maior nas empresas e lideram um caminho mais amplo para um trabalho mais aberto e colaborativo em toda a empresa.

Será um prazer conversar com você sobre como o Slack pode ajudar a:

• Agilizar a integração dos novos contratados
• Acelerar o recrutamento e a contratação
• Prestar suporte mais eficiente aos funcionários
• Aumentar e monitorar o engajamento
• Aumentar a eficácia de toda a organização
• Ou superar outros desafios de colaboração ou compartilhamento de conhecimento

Nossa experiência com alguns dos líderes de RH mais inovadores do mundo nos dá a confiança de que podemos ajudar você a ter processos e resultados melhores.

Estamos prontos para você.