El manual de Slack para equipos de Recursos Humanos

Ha llegado el momento del equipo de RR. HH.

Reconozcámoslo: el mundo empresarial en su totalidad está en plena transformación, pero quienes están bajo más presión son las grandes empresas globales. Empresas como la tuya.

Tienes que hacer frente a muchas cosas:

• Nuevos modelos de negocio y procesos enfocados en el cliente
• Transformación digital en toda la empresa
• Nuevos sistemas y tecnologías
• Nuevos competidores y elementos disruptivos

En este entorno de cambio, el éxito suele deberse a una sola cosa: el grado de información, coordinación y compromiso que inculques a tus empleados. Por eso hay tantas grandes empresas que recurren a sus directivos de RR. HH. para que desempeñen un papel fundamental a la hora de materializar en acciones concretas su estrategia empresarial.

La transformación tiene lugar en el seno de los propios agentes de la transformación

Si bien RR. HH. está sirviendo de guía en todo ese proceso de transformación empresarial, la propia especialidad y el departamento de RR. HH. están experimentando su particular transformación, de igual magnitud:

• La batalla por el talento nunca ha sido tan feroz.
• Una fuerza de trabajo multigeneracional está cambiando la forma de trabajar.
• Las nuevas normativas exigen enfocar de nuevas maneras la contratación, las retribuciones, la privacidad, la diversidad, los incentivos y la información de los empleados.
• La nueva tecnología de RR. HH. está aquí para ayudar con el cambio, pero a su vez crea sus propios desafíos de gestión de cambios.

En momentos así, los directivos de RR. HH. que están más a la vanguardia van más allá de los retos más obvios de la empresa, y replantean la dinámica fundamental del trabajo de RR. HH. Están analizando los siguientes aspectos:

• La forma que tienen los equipos de RR. HH. de colaborar, comunicarse y compartir conocimiento
• Cómo se desarrollan y se comunican las estrategias, políticas y decisiones
• Cómo los flujos de trabajo de RR. HH. trascienden departamentos y disciplinas
• Cómo colaboran los equipos móviles y repartidos por diferentes ámbitos geográficos

¿Qué es lo que observan? Que las herramientas de colaboración existentes no están a la altura. Por sí solos, el correo electrónico, las reuniones y las teleconferencias no bastan para ofrecer a las personas la manera de trabajar que quieren y necesitan hoy en día. Los trabajadores actuales buscan alternativas que les ofrezcan la misma experiencia que las aplicaciones de chat que utilizan en su tiempo libre.

Así que buscan herramientas de colaboración en tiempo real, pero si no hay una plataforma de colaboración estándar para la empresa, lo que ocurre es que la información permanece aislada e inaccesible. Las conversaciones se producen en un lugar (o en muchos) y el trabajo, en otro. Por no hablar de los posibles riesgos de seguridad.

Los equipos de RR. HH. tienen a su alcance una mejor manera de trabajar

Los departamentos de RR. HH. de las empresas más grandes e innovadoras del mundo están recurriendo a Slack no solo para agilizar y automatizar su propia actividad, sino también, en colaboración con los directivos de TI y de las distintas áreas de negocio, para impulsar el cambio en toda la empresa. De eso precisamente trata esta guía: de cómo los departamentos de RR. HH. que usan Slack son más productivos, tienen un mayor impacto en la empresa, crean culturas de trabajo más participativas y agilizan el cambio.

Hoy en día, el trabajo de RR. HH. abarca más equipos repartidos geográficamente, más trabajo móvil y más colaboración con otros departamentos, todo ello utilizando más sistemas y aplicaciones. Y ahí es justamente donde Slack destaca: en convertir toda esa maraña de complejidad en algo que las personas pueden manejar.

La experiencia del empleado y la misión de RR. HH.

La experiencia del empleado (EX, por sus siglas en inglés), al igual que ocurrió con la del cliente, está adquiriendo cada vez más importancia en la agenda corporativa de empresas.

Hoy en día, los directivos de RR. HH. reconocen que ofrecer una gran experiencia del empleado mejora drásticamente la capacidad de la empresa a la hora de atraer, retener y lograr el compromiso de los empleados.

Las empresas que adoptan Slack ven efectos inmediatos y duraderos en la experiencia del empleado.

Hacer que el trabajo sea más sencillo, más productivo y más agradable da rienda suelta a la energía que la gente quiere aportar al trabajo, una energía que con demasiada frecuencia se disipa a causa de procesos y sistemas frustrantes.

Además, a los directivos de RR. HH. y a sus equipos, una colaboración y una automatización de procesos más inteligentes les facilita la tarea de centrarse en el contexto general de la experiencia del empleado.

Cómo usan Slack los directivos de RR. HH. para aumentar su impacto

Slack es un nuevo tipo de plataforma de colaboración, que se organiza en espacios de trabajo y canales. Reúne la información y las personas adecuadas, en el momento adecuado. Di adiós a las reuniones innecesarias y a las ineficientes e interminables cadenas de correos electrónicos: Slack hace que la colaboración sea abierta, que el intercambio de conocimientos sea fácil y que la coordinación se produzca de forma natural.

Los líderes de Recursos Humanos utilizan Slack para mejorar cuatro áreas principales:

• La forma que tiene el equipo de RR. HH. de trabajar con toda la empresa
  Entre otras cosas, mejora la incorporación de nuevos empleados, la comunicación, la formación, la gestión de las opiniones de los empleados, las evaluaciones del rendimiento, los aumentos, los ascensos, los traslados y los cambios de trabajo.
• Trabajar dentro del departamento de RR. HH
  Slack se integra con el software de RR. HH. para agilizar la toma de decisiones, centralizar el conocimiento, mantener a todo el mundo al tanto de todo y dar apoyo al trabajo que se realice desde cualquier lugar.
• Compromiso y coordinación de los empleados
  Se trata de promover una experiencia actualizada para los empleados, la transparencia estratégica y una cultura positiva e inclusiva en el lugar de trabajo.
• Colaboración en toda la organización
  Consiste en asociarse con directivos empresariales y de TI para mejorar la colaboración, el intercambio de conocimientos, la toma de decisiones, el cumplimiento normativo y el manejo de datos en toda la empresa.

En todas estas áreas, simplemente pasar de un sistema de información aislada y comunicaciones fragmentadas a unos canales y una plataforma de colaboración abierta tiene un efecto fundamental en la eficiencia, la productividad y la felicidad en el trabajo.

Estos son los cambios profundos que ayudan a mejorar el trabajo de manera tangible allí donde se adopta Slack. Veamos algunos ejemplos.

Slack hace que tu software de RR. HH. sea más eficaz

Slack amplía las capacidades de tu plataforma de software de RR. HH. y las herramientas de productividad y RR. HH. que use tu equipo. Nuestras sólidas alianzas e integraciones con software como Workday, PeopleSoft, Oracle, ADP y SuccessFactors permiten que tus equipos pueden llevar estas herramientas (además del de una amplia gama de aplicaciones especializadas de RR. HH. y productividad) directamente a Slack. Eso da a tus empleados la capacidad de:

• Buscar archivos en todas las aplicaciones
• Compartir datos con otros equipos
• Organizar notificaciones y actualizaciones

En resumidas cuentas: las cosas que las personas hacen cada día —como encontrar respuestas inmediatas a preguntas acerca de las nóminas, los incentivos y las solicitudes de vacaciones— se pueden hacer más fácilmente desde Slack. Busca más ejemplos de integraciones en esta guía.

Tema 1: Agilizar los procesos de contratación

Slack agiliza la búsqueda de nuevos talentos a la vez que protege los datos y las conversaciones confidenciales.

Simplificar la publicación de anuncios

Antes de que se publique una oferta de trabajo, crea un canal cerrado para que los gerentes de contratación, jefes de departamento y encargados de la selección determinen sus competencias, franja salarial, cargo, etc. A continuación, colabora en la descripción final del trabajo y, cuando esté listo, fija el documento o nota al canal con una chincheta. Una vez fijado, utiliza el canal para abordar los plazos de la primera ronda de presentaciones de candidatos.

Haz el seguimiento de los candidatos durante todo el proceso

Cuando se anuncia una vacante, muchos equipos de RR. HH crean canales cerrados adicionales. Uno de esos canales tiene como finalidad que el gerente de contratación, el socio comercial de RR. HH., el encargado de la selección y otros miembros del equipo compartan currículums destacados, organicen entrevistas y concreten ofertas. Como tu sistema de seguimiento de candidatos se integra con Slack, recibes actualizaciones automáticas en el canal en momentos clave, como por ejemplo cuando el candidato avanza en el proceso de entrevista, cuando un entrevistador envía sus comentarios, cuando se envía una carta de oferta y cuando la oferta es aceptada.

El otro canal cerrado es para el panel de entrevistadores. Aquí, subirás los currículums de los candidatos y los horarios de las entrevistas, fijarás la descripción del puesto y recopilarás los comentarios después de la entrevista.

Este punto único de colaboración se traduce en decisiones de contratación más rápidas y acertadas y en una mayor capacidad de respuesta ante los candidatos.

Integraciones

Tema 2: Simplificar la orientación de nuevos empleados

Al darles a los nuevos empleados un recibimiento cordial y profesional, además de fácil acceso a la información importante, los nervios del primer día de trabajo dejan paso a una voluntad de compromiso. También les ayuda a alcanzar la máxima productividad rápidamente.

Los nuevos empleados, en lugar de llegar al trabajo el primer día y encontrarse una bandeja de entrada vacía —que enseguida se llena con un torrente de correos electrónicos reenviados—, empiezan a explorar los canales que contienen conversaciones que les son relevantes. Por ejemplo, el canal #bienvenida en Slack les sirve para hacer preguntas, conocer a otros recién contratados y encontrar la información más importante de la empresa, incluidas la misión y las políticas clave, que estarán fijadas con una chincheta en la parte superior del canal.

Puedes crear canales únicos para cada tanda de nuevos empleados (por ejemplo, #nuevos-empleados-oct18) para formar minicomunidades privadas de apoyo mutuo. Además, a medida que los empleados se vayan poniendo al día, Slack está ahí para ayudarles. Por ejemplo, pueden buscar cualquier tema o palabra clave relacionados con el trabajo que están haciendo y encontrar todos los archivos y conversaciones relevantes, además de expertos en la materia.

Integraciones
Además de integrarse con tus principales plataformas de RR. HH., Slack se integra también con una amplia gama de aplicaciones relacionadas con la incorporación de nuevos empleados, entre las que se incluyen:

Cómo empezar a usar Slack

A menudo, corresponde a RR. HH. la labor de enseñarles a los nuevos empleados a utilizar las herramientas de colaboración elegidas por la empresa. Con Slack, no puede ser más fácil: Como es tan intuitivo, la formación solo te llevará unos minutos: utiliza los materiales que te proporcionamos, muéstrales los canales a los que tendrán acceso y déjales que exploren Slack por su cuenta. A partir de ahí, el equipo de soporte y el Centro de Ayuda del propio Slack toman el relevo. Estamos aquí para ti y para tu equipo.

Tema 3: Dar apoyo a los empleados de manera más eficiente

Tus equipos de RR. HH. pueden utilizar Slack para agilizar y automatizar la forma de dar soporte a todos los empleados, desde el modo en que comunicas los beneficios y gestionas las revisiones de rendimiento hasta la forma en que manejas el seguimiento del tiempo y las solicitudes de vacaciones. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer:

Dejar que los empleados busquen ellos mismos lo que necesitan

Los canales son un lugar que nos permite buscar fácilmente lo que queremos, lo que implica que los empleados y contratistas de cada país se mantengan al tanto de las políticas y comunicados que les son pertinentes. En lugar de que RR. HH. responda a innumerables preguntas sobre el seguro médico de la empresa, los empleados pueden buscar sus propias respuestas y filtrar los resultados por canal, rango de fechas e incluso por quién los ha publicado.

Establecer recordatorios automatizados

Con estas alertas, los empleados tienen un conocimiento más profundo de los programas de incentivos y participan más en ellos, sin perder tiempo yendo detrás de la gente.

Crear preguntas frecuentes sobre RR. HH. y los beneficios para empleados

Al equipo de RR. HH. se les hacen las mismas preguntas una y otra vez. Con los canales de Slack, tus empleados saben dónde encontrar las respuestas que buscan. Fija las preguntas frecuentes a los canales correspondientes para que las personas puedan encontrar las respuestas que buscan.

Gestionar el aprendizaje y desarrollo

Al reunir a los expertos en la materia con profesionales del aprendizaje y grupos de interés en temas de gestión, se agilizan tus estrategias de aprendizaje y desarrollo. Diseñar, implementar y realizar un seguimiento de programas de aprendizaje se convierte en un ejercicio colaborativo. Además Slack hace que sea fácil comunicarse con los que están recibiendo formación y realizar un seguimiento de su progreso.

Una vez que tienes un lugar central para compartir el conocimiento de RR. HH., comunicarse con todos los empleados de manera eficiente es mucho más fácil y rápido. Esto le da tiempo a tu equipo para concentrarse en tareas más estratégicas, como la creación de nuevos planes de beneficios para empleados o el diseño de un nuevo programa de aprendizaje.

Integraciones

Tema 4: Promover el compromiso y llevar un seguimiento del mismo

Tal vez el reto más importante en el área de RR. HH. sea el de fomentar el compromiso y el rendimiento de los empleados en el trabajo. Slack ayuda a los departamentos de RR. HH. a hacer un seguimiento del compromiso de los empleados y a mejorarlo, a la vez que les da a los trabajadores lo que quieren; es decir, una forma más conectada de trabajar.

Estas son solo algunas de las tácticas a disposición de RR. HH.:

Crear canales de preguntas a ejecutivos (Ask Me Anything, AMA) para invitar a todos los empleados a interactuar con los altos directivos, promoviendo la transparencia y el diálogo abierto. La transparencia es importante. En una encuesta encargada a Kelton Research, el 80 % de los trabajadores del conocimiento indicaron que querían tener más información acerca de cómo se tomaban las decisiones en sus organizaciones.

Realizar encuestas de compromiso periódicas usando Slack para invitar a los empleados e informar sobre los resultados. Según la encuesta de Kelton, el 91 % de los empleados quiere sentirse más cerca de sus compañeros de trabajo. Hacer un seguimiento del grado de compromiso te ayuda a ver si su trabajo les está dando esa cercanía.

Promover grupos de recursos para los empleados animando a las personas con afinidades e intereses comunes a crear comunidades. Los grupos de diversidad, los programas de voluntariado y los clubes de desarrollo profesional aumentan la moral y la retención de los empleados. Necesitas tener una forma de darles apoyo para que lo hagan. Slack hace que sea fácil que la gente conecte y se organicen comunidades.

Poner en marcha programas de reconocimiento a los empleados utilizando Slack para promover la participación y premiar el buen rendimiento y a los empleados de forma pública. Dar un reconocimiento público hace que tus empleados se sientan valorados, aumentando su compromiso.

Los flujos de trabajo digitales de hoy en día pueden hacer que la gente se sienta aislada. Un espacio de colaboración compartido es una gran forma de promover las conexiones y relaciones que hacen que los empleados estén más felices y comprometidos.

Integraciones

En Trivago llevan un seguimiento del compromiso de los empleados

El equipo de talento y organización de Trivago, una de las empresas de más rápido crecimiento en Alemania, quiere estar al tanto de lo que piensan sus empleados. Cada semana, un bot de Slack les pide a los empleados que respondan de forma anónima a preguntas y a afirmaciones como "Entiendo la contribución de mi trabajo a la organización" o "Estoy satisfecho con la frecuencia con la que se me da reconocimiento".

El equipo de talento y organización revisa todas las respuestas para ver los temas que deben tratarse en las reuniones generales de la empresa. El equipo también hace un seguimiento del indicador Net Promoter Scores de los empleados de Trivago y muestra capturas de pantalla de los comentarios a los gerentes.

“Si comunicamos un cambio importante y observamos un descenso en la puntuación, eso nos da una idea de su aceptación”, explica Anitta Krishan, antigua directora de la base organizativa. "En los resultados se ve perfectamente la curva de gestión del cambio".

Slack tiene un efecto positivo en los lugares de trabajo

De momento, hemos observado que una plataforma de colaboración en tiempo real que se integra con otro software de trabajo contribuye a mejorar los resultados y la eficiencia del departamento de RR. HH. Sin embargo, los directivos de RR. HH. también están demostrando de qué forma Slack puede mejorar el rendimiento de todos los departamentos. Trabajan con compañeros del equipo de TI y de varias áreas de negocio distintas para promover una toma de decisiones más rápida, una colaboración transparente, una transferencia de conocimientos más sencilla y un mejor trabajo en equipo entre departamentos y equipos dispersos.

Los empleados que sienten que la información se comparte de una manera clara y colaborativa son más felices en el trabajo. Sin embargo, solo el 26 % de los trabajadores considera que su oficina está “conectada”. Tus empleados lo quieren:

• 1 de cada 4 dice no estar satisfecho con la forma en que se comparte la información en el trabajo.
• Los que se comunican por medio de programas de mensajería en el trabajo tienen un 50 % más de probabilidades de describir su oficina como "conectada" (conforman el 32 %, en comparación con el 22 % de los que no usan esas herramientas de comunicación).
• El 31 % de los trabajadores del conocimiento cree que mejorar la comunicación y las herramientas contribuiría a crear un entorno de trabajo colaborativo ideal.

Aquí van un par de ejemplos:

• Los equipos de ventas y marketing utilizan Slack para realizar campañas y hacer un seguimiento de las oportunidades, integrándolo con herramientas como Salesforce, Marketo y Drift.
• Los equipos de atención al cliente integran Slack con herramientas como Zendesk, Groove y Twitter para hacer que el servicio sea colaborativo.
• Los equipos de gestión de proyectos de todos los departamentos utilizan Slack para interconectar su software de proyectos, incluidos Trello, Asana, Documentos de Google, Workfront, Dropbox y muchos más.
• Los equipos de desarrolladores utilizan Slack para agilizar el desarrollo de software, integrándolo con herramientas como GitHub, JiraCloud, Glitch y ScrumBot.

En resumen, no hay ni un departamento o área de negocio que no se vea beneficiado al reducir las cadenas de correo electrónico, las reuniones y las teleconferencias, introduciendo a cambio una manera más eficiente de colaborar.

Slack hace posible que RR. HH. sea más rápido y colaborativo

Los directivos de RR. HH. y Slack nos dedicamos a lo mismo: a que las personas den rienda suelta a todo su potencial en el trabajo. Esta guía muestra solo unos cuantos usos que los equipos de RR. HH. pueden dar a Slack para producir un efecto positivo en sus empresas y liderar un movimiento mucho más amplio que les lleve hacia un trabajo más abierto y colaborativo en toda la empresa.

Nos gustaría tener la oportunidad de hablar contigo para contarte de qué forma te puede ayudar Slack. Entre otras cosas podrás:

• Simplificar la incorporación de nuevos empleados
• Agilizar los procesos de contratación
• Dar apoyo a los empleados de manera más eficiente
• Promover el compromiso y llevar un seguimiento del mismo
• Mejorar la eficacia en toda la organización
• Y también a hacer frente a cualquier otro reto de colaboración o intercambio de conocimientos que se te presente.

Nuestra experiencia con algunos de los directivos de RR. HH. más innovadores del mundo nos da la seguridad de que podemos ayudarte a hacer las cosas mejor (y a hacer mejores cosas).

Así que... ¡cuando quieras!