人事チーム向けの Slack ハンドブック

人事がカギを握る時代

経営環境が急速に変化する今、その中で最も厳しい圧力を受けているのが大規模なグローバル企業です。

こうした企業は以下のような変化やニーズに直面しています。

• 新しいビジネスモデルと顧客中心型のプロセス
• ビジネス全体のデジタル変革
• 新たなテクノロジーとシステム
• 新たな競合と撹乱要因

こうした大きな変化に際して成功を収めるための要件は、突き詰めれば 1 つです。従業員の間でいかに情報を共有し、その方向性を揃え、やる気を引き出すかです。事業戦略を実際のアクションへと実現化していくうえでの主要パートナーとして、大企業が人事部門のリーダーたちに頼る理由はここにあります。

変革ドライバー自体にも訪れる変革の波

ただ、人事がこうした企業変革を促進する役割に携わる一方で、人事のあり方と人事部門自体も、以下のような状況を受けて劇的に変わりつつあります。

• 人材争奪戦の激化
• 人材の多世代化によって変わりゆく仕事のカタチ
• 新規制によって求められる採用、給与、個人情報保護、多様性、福利厚生、従業員データへの新しいアプローチ
• 新たな人事支援テクノロジーの出現で表面化した変革管理面の課題

こうした時代において、革新的な人事部門の責任者の多くは、目に見える明白な課題だけでなくその奥深くに潜む問題に目を向け、以下のような人事業務の基礎となるダイナミクスを再考しているのです。

• 人事チームのコラボレーション、コミュニケーション、知識共有はどうあるべきか
• 戦略やポリシーの作成、および意思決定をどのように行い、伝えるか
• 部門やチームの枠を越えた人事ワークフローをいかに構築するか
• 地理的に分散したチームや移動中のチームメンバーとどう連携するか

では、その実情とは一体どんなものなのか？旧来のコラボレーションツールは今の時代に合うものではありません。メール、ミーティング、電話会議といった方法では、現代の従業員が希望し必要とする働き方は実現できません。「今」の人材に必要なのは、彼らがプライベートで使用しているチャットアプリと同等の使用感を提供してくれるようなツールです。

そのため、リアルタイムのコラボレーションツールが必要となるわけですが、組織全体のデフォルトのコラボレーションプラットフォームが存在しない状況では、情報が分断され、検索不可能となってしまいます。会話の進行はこっち、実際の業務はあっち、という具合にそれぞれがまったく別の場所で行われる事態が発生してしまい、セキュリティ面でのリスクも高まります。

よりよい人事業務のあり方を求めて

最も革新的な世界最大規模の企業でも、その人事部門において、人事業務の効率化や自動化に加え、IT や事業部門のリーダーとのコラボレーションで全社的な変革を推進するため、Slack の活用を進めています。本ガイドではまさにその点に焦点を置き、人事部門が Slack を活用していかに業務を効率化し、事業に対するインパクトを拡大し、従業員が積極的に参画する文化を創り出し、変革を推進しているかを紹介していきます。

以前に比べて、現代の人事部門では、チームメンバーの分散、モバイル型の業務プロセス、ほかの部門とのコラボレーションが進み、使用するシステムやアプリケーションの数も増加しました。それに伴い、人事業務のあり方もまた変化を迫られています。そんな時代にこそ、Slack のもたらすパワーが役立ちます！複雑な環境を、人間が管理可能な状態へと変える力が Slack には備わっています。

従業員体験と人事のミッション

顧客体験があらゆる業界の経営陣の注目を集めたのと同様に、従業員体験（EX）もまた、企業の主要な課題として重要視されています。

今日の人事部門のリーダーは、人材を惹きつけ、従業員を維持し、そのやる気を引き出すうえで、優れた EX の提供が肝要であることを認識しています。

Slack を導入する企業では、こうした EX の改善に関し、即時的かつ長期的な影響が見られています。

業務をよりシンプルに、より快適に、より効率的にすることで、社員は面倒なプロセスやシステムでエネルギーを削がれることがなくなり、仕事にもっと集中できるようになります。

そして人事部門のリーダーたちにとっても、コラボレーションの進化とプロセスの自動化で生まれた時間とエネルギーを EX 全体像としての管理に費やせるようになります。

人事部門責任者によるビジネスへの影響力を高めるための Slack 活用方法

Slack は、ワークスペースとチャンネルで構成される新たなカタチのコラボレーションプラットフォーム。業務に必要なメンバーや情報を適切なタイミングで 1 か所に集めます。無駄に長い会議や効率の悪いメールでのやり取りはもう必要なし！Slack ならオープンなコラボレーションとスムーズな知識共有が実現し、共通認識が自然と生まれます。

人事部門の責任者は Slack を活用し、以下の 4 つの主要な領域を改善しています。

• 人事部門と全社間のコラボレーションのあり方
  研修、コミュニケーション、トレーニング、従業員のフィードバック管理、業績評価、昇給、昇進、異動、職種変更などを改善。
• 人事部門内の業務
  主要人事ソフトウェアとの連携により、意思決定のスピードアップ、知識の集約、スムーズな情報共有、あらゆる場所からの業務サポートを実現。
• 従業員のエンゲージメントと共通認識
  今日の環境に見合った従業員体験、戦略的な透明性、ポジティブでインクルーシブな職場文化を促進。
• 全社的なコラボレーション
  IT 部門や事業部門の責任者との連携により、事業全体でのコラボレーション、知識の共有、意思決定、コンプライアンス、データスチュワードシップを向上。

以上の 4 つの領域すべてにおいて、情報やコミュニケーションが分断された「サイロ化状態」からチャンネルとオープンな「コラボレーションプラットフォーム」へと切り替えるだけで、仕事場の効率性、生産性、そして働きやすさに大きな効果が表れます。

この大幅な変化により、Slack が導入されるすべての部署や部門において、業務に明らかな改善が見られるようになります。では、実際にその例を見てみましょう。

Slack で既存の人事ソフトウェアをさらに有効活用

Slack の導入で、既存の人事ソフトウェアプラットフォームやチームで日々使用する生産性向上ツールの持つ力をさらに増大させましょう。Slack は、Workday、PeopleSoft、Oracle、ADP、SuccessFactors などのソフトウェアと密接に連携し、インテグレーションを提供します。こうしたツールのほかにも、さまざまな人事・生産性向上アプリを Slack から直接活用できるため、例えば以下のような作業もずっと簡単になります。

• 複数のアプリで横断的にファイルを検索
• ほかのチームとデータを共有
• 通知や更新を整理

要するに、いつもの業務が Slack から直接簡単に行えるように（給与、福利厚生、休暇申請の状況などの質問への回答がすぐに見つかるなど）なるのです。本ガイドでは、インテグレーションの事例を紹介しています。

テーマ 1 : 人材募集と採用のプロセスのスピードアップ

Slack の活用で、機密性の高いデータや会話を保護しながら、新たな人材探しのプロセスを効率化することができます。

求人広告を簡素化する

採用リクエストを公式に提出する前に、採用責任者、部門責任者や採用担当者間で求人のスコープ、給与体系や役職などについて話し合うためのプライベートチャンネルを作成します。そのあと、最終的な募集職種を共同で決定し、準備ができたらドキュメントをチャンネルにピン留め、または投稿します。投稿したあとは、そのチャンネルを活用して最初の候補者グループについて話し合いましょう。

プロセス全体を通じて候補者を追跡

多くの人事チームでは、求人を公開したあとに追加で複数のプライベートチャンネルを立ち上げます。そのうちの 1 つは、採用責任者、人事ビジネスのパートナー、採用担当者、ソーサーが有望な候補者の履歴書を共有して面接プロセスを整理し、採用通知を確定するためのチャンネルです。社内の応募者追跡システムは Slack と連携しているため、候補者が面接段階に進んだ際、面接担当者がフィードバックを提供した際、採用通知が受諾された際など、採用プロセスの主要な節目にはチャンネルに自動で通知が届きます。

その他にも、面接官グループ用のプライベートチャンネルがあります。ここでは、候補者の履歴書と来社予定をアップロードしたり、募集職種の内容をピン留めしたり、面接後のフィードバックをまとめたりできます。

コラボレーションが 1 か所に集約されるため、採用に関する質の高い意思決定を迅速に行うことができ、候補者に対してもよりタイムリーな対応が可能となります。

インテグレーション

テーマ 2 : 新入社員研修を効率化

新入社員を温かく、適切な態度で歓迎し、重要な情報へのアクセス方法を明確に示すことで、新しい職場環境にも慣れやすく、業務に集中して取り組めるようになるうえ、その持てる生産性を十分に発揮できるようなレベルによりすばやく到達できるようになります。

入社初日を受信トレイが空の状態でスタートし、そのあとすぐに大量の cc や転送メールが押し寄せるといった状況に陥ってしまう — よくある光景ですよね。Slack なら、新入社員たちは、自分の担当職務に関連した会話が集まるチャンネルを確認することから、仕事を開始できるようになります。例えば Slack の #ようこそチャンネルは、新入社員が質問したり、ほかの新入社員とつながったりするスペースとして役立ちます。チャンネル上部に会社のミッションや主要なポリシーなどの重要情報をピン留めすれば、参照もしやすくなります。

新入社員グループそれぞれに独自のチャンネルを作成して（例 : #新入社員-2018年10月）、お互いにサポートし合えるプライベートなミニコミュニティを作るのも名案です。また、新入社員が環境に慣れてきた段階でも、Slack が役立ちます。業務に関連するトピックやキーワードを検索すれば、関連するファイル、会話、対象ジャンルに詳しい担当者がすぐに見つかります。

インテグレーション
人事業務のコアとなるプラットフォーム以外にも、Slack は以下をはじめとする研修関連のアプリ多数と連携しています。

Slack への導入

新入社員に社内で定められたコラボレーションツールの使い方を教えるのは、人事部門の役割となるのが一般的ですが、Slack を使えばこのプロセスも大幅にシンプルに。直感的に使えるので、研修もわずか数分程度で完了します。Slack 提供の研修資料を使い、アクセス可能なチャンネルを教えたあとは、自由に試してもらいましょう。そのあとは、わからない点があれば Slack のサポートチームとヘルプセンターにおまかせください。いつでも活用のためのサポートを提供します。

テーマ 3 : 従業員を効率的にサポート

福利厚生関連情報の伝達からパフォーマンス評価の実施、勤務時間や休暇申請の管理まで、人事部門のあらゆる従業員サポート業務の効率化や自動化に Slack が役立ちます。例えば、こんな使い方もできます。

従業員がいつでも自分で参照できる情報源を確立

検索しやすいチャンネルにより、各国の従業員や契約会社に対して重要なポリシーや関連する通知をもれなく継続的に伝えることができます。従業員それぞれが回答を検索し、検索結果をチャンネルやデータ範囲、投稿者別にフィルターで絞り込めるので、人事部門が会社の医療プランについての無数の質問に何度も答えなくてはいけないといった事態がなくなります。

自動リマインダーを設定

タイムリーに通知を送信することで、福利厚生プログラムの認知度も高まり、参加率も改善。1 人ひとりを追跡して参加を呼びかける必要はもうありません。

人事・福利厚生 FAQ を作成

人事関連の質問は何回も繰り返されることが多いものです。Slack チャンネルを使えば、どこで回答が見つかるか、従業員にもわかりやすく伝えることができます。従業員が自己解決できるよう、関連チャンネルに FAQ をピン留めしておきます。

学習と人材開発を管理

対象となるテーマの専門家や、学習面の担当者、管理面での関係者を一同に集めることで、学習開発戦略を加速。学習プログラムの設計、展開、追跡を共同で進めることができます。Slack を活用すれば、学習者とのコミュニケーションや進捗の追跡も簡単です。

ひとたび人事関連知識を共有するためのハブを確立すれば、従業員全員への効果的かつ効率的なコミュニケーションがスピーディに、簡単に実現します。人事チームのメンバーが、新たな福利厚生プランの作成や学習プログラムの設計など、より戦略的なタスクに割り当てられる時間も増えます。

インテグレーション

テーマ 4 : 従業員エンゲージメントを改善・追跡

従業員のやる気を育み、全力で仕事に取り組める環境を創り出すことこそが、人事関連の課題の中で最も重要なものと言えるでしょう。Slack なら、人事部門が従業員エンゲージメントを監視・改善しながら、従業員が望む「より連帯感のある働き方」を提供することが可能になります。

人事部門で役立つ戦略をいくつかご紹介します。

「エグゼクティブに何でも聞こう（AMA）」チャンネルを作成し、従業員全員を経営陣との対話へ招くことで、透明性とオープンな議論を推進。透明性は重要です。Kelton Research 委託の調査では、ナレッジワーカーの 80% が、組織内での意思決定についてもっと情報提供が欲しいと回答しています。

エンゲージメント調査を定期的に Slack で実施して、従業員の参加を促し、結果を報告。Kelton の調査では、従業員の 91% がもっと同僚とのつながりを深めたいと答えています。エンゲージメント調査を行うことで、職場でそうしたつながりが持てているかどうかを確認できます。

従業員リソースグループを推進し、共通の趣味や関心を通じてコミュニティの創出を奨励。多様性推進グループ、ボランティアプログラム、スキルアップのためのクラブなどは、従業員の士気向上と定着率改善に役立ちます。こうしたコミュニティ構築をサポートする取り組みが必要です。Slack なら、共通の興味を持つ人を見つけてコミュニティを作るのも簡単です。

Slack で従業員表彰プログラムを作成して、参画の拡大と従業員の優れたパフォーマンスを公に称える機会創出を実現。公の場で褒められるということが、社員にとっては自信につながり、モチベーションを高めてくれます。

デジタル化された現在のワークフローには、人と人のつながりを感じにくい面もあります。つながりや関係を強化し、従業員の満足度を高めるうえで、共通のコラボレーションスペースが大きな役割を果たします。

インテグレーション

trivago がエンゲージメントを追跡

ドイツで最も急成長を遂げる企業の 1 つ、trivago の人事・組織担当チームでは、社員センチメント（心理）調査で従業員の本音に耳を傾けます。Slack ボットが毎週、従業員に「自分の仕事が組織にどうに貢献しているかを理解している」、「自分の働きが認められる頻度に満足している」などの質問や内容を送信し、匿名で回答を求めます。

人事・組織担当チームがすべての回答を確認し、同社の全員参加ミーティングのためのテーマを創り出します。同チームでは、trivago の従業員ネットプロモータースコアも追跡しており、コメントのスクリーンショットを管理職に提示しています。

「大規模な改革を公表し、スコアがガタ落ちしたら、従業員の感情がわかるでしょう」と話すのは、同社の前 Organizational Foundation Lead の Anitta Krishan さん。「変更管理の支持率は、結果からわかるのです」。

Slack で組織全体の効率性を向上

ここまでは、ほかの業務ソフトウェアと連携するリアルタイムのコラボレーションプラットフォームがいかに人事部門の影響力と効率性を高めるかを中心に説明してきました。ですが、人事部門の責任者の方々からは、Slack によってすべての部門のパフォーマンスを向上させることができるというご意見もいただいています。IT 部門や事業部門の責任者と共同で、意思決定の迅速化や、透明性の高いコラボレーション、知識共有の簡素化、そして複数の部門や分散したチームの壁を越えたチームワークの改善を実践しているのです。

情報が明確かつ平等に共有されていると感じる職場での従業員満足度は高い傾向にあります。ただし、職場でのつながりが保たれているとする従業員は全体の 26% に過ぎません。従業員の以下のニーズに応える必要があります。

• 4 人に 1 人が、職場での情報の共有に満足していないと答えています。
• 職場のメッセージングプログラムをコミュニケーションに使っている従業員は、そうでない従業員に比べて、オフィスでのつながりが保たれていると回答する傾向が 50% 高い（32%、後者は 22%）ことが判明しています。
• 31% のナレッジワーカーが、コミュニケーションとツールの改善が理想的なコラボレーションを実現する職場環境の創出につながると考えています。

以下にいくつか例をご紹介します。

• 営業・マーケティングチームでは、Slack を Salesforce、Marketo や Drift などと連携させて活用し、キャンペーンの実施や商機を追跡。
• カスタマーサポートチームは、Slack を Zendesk、Groove や Twitter などのツールと連携させてチーム内外で協力してサービスを提供。
• 全部門のプロジェクト管理チームでは、Trello、Asana、Google ドキュメント、Workfront、Dropbox など多数のプロジェクト管理ソフトウェアと連携させて Slack を活用。
• 開発者チームは、ソフトウェア開発のスピードアップに GitHub、Jira Cloud、Glitch や ScrumBot などのツールと連携させて Slack を活用。

つまり、永遠に続くメールのやり取り、ミーティングや電話会議を減らし、コラボレーションのためのよりよい環境を導入すれば、あらゆる部署や分野にメリットが生まれるということになります。

Slack で人事業務をよりスピーディに、コラボレーションを強化

人事部門の責任者と Slack は、共に同じ任務を背負っています。それは、職場で働く人材の潜在力を最大限に引き出すという目標です。本ガイドでは、事業に大きなインパクトを与えながらよりオープンなコラボレーションを実現できる職場を会社全体で創り出すうえで、人事部門が Slack をどのように活用できるかいくつか例をご紹介しました。

以下のようなテーマで Slack を活用する方法を説明する機会をいただければ幸いです。

• 新入社員研修を効率化
• 人材募集と採用のプロセスの迅速化
• 従業員を効率的にサポート
• 従業員エンゲージメントを改善、追跡
• 組織全体の効果を向上
• コラボレーションや知識共有面でのその他の課題に対応

Slack は、世界で最も進歩的な企業の人事部門責任者の方々と協働してきたこれまでの経験から、業務やプロセスの改善につながるソリューションをお届けできると自負しています。

ぜひお問い合わせください。