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Ressources humaines propulsées par Slack

Comment Slack aide les équipes RH à renforcer leur impact commercial.

L’heure est aux ressources humaines

Soyons réalistes, le monde de l’entreprise dans sa globalité évolue à un rythme soutenu. Toutefois, la pression liée au changement se fait davantage sentir chez les grandes multinationales. C’est le cas de la vôtre.

Vous êtes confronté à :

  • De nouveaux modèles d’entreprise et processus orientés clients.
  • Une transformation numérique à l’échelle de l’entreprise.
  • De nouvelles technologies et de nouveaux systèmes.
  • De nouveaux concurrents et éléments perturbateurs.
  • Face à tant de changement, la réussite dépend généralement d’une seule chose : l’efficacité dont vous faites preuve pour maintenir vos employés informés, en harmonie et engagés.
  • C’est pourquoi tant de grandes entreprises se tournent vers leurs responsables RH et les considèrent comme des partenaires essentiels à la concrétisation de la stratégie de l’entreprise.

Facteurs qui opèrent le changement

Tandis que les ressources humaines guident ce changement commercial, la fonction de RH, et plus largement l’ensemble du service RH, sont en train de vivre un changement radical :

La recherche de talents n’a jamais été aussi acharnée.
Une main d’œuvre multigénérationnelle modifie la configuration du travail.
Les nouvelles réglementations s’accompagnent de nouvelles approches en matière de recrutement, de rémunération, de protection de la vie privée, de diversité, d’avantages et de données sur les employés.
Bien qu’elle vienne en renfort, la nouvelle technologie RH apporte son propre lot de défis en matière de gestion du changement.

Dans le contexte actuel, les responsables RH les plus progressistes sont nombreux à vouloir « creuser » les défis de l’entreprise les plus évidents en vue de reconsidérer la dynamique fondamentale des activités RH. Ils se penchent notamment sur :

  • La façon dont les équipes collaborent, communiquent et partagent leurs connaissances.
  • La façon dont les stratégies, les politiques et les décisions sont conçues et communiquées.
  • La façon dont les flux de travail RH parcourent les services et les fonctions.
  • La façon dont les équipes dispersées et mobiles travaillent ensemble.

Que voient les employés ? Les outils collaboratifs dont ils ont hérité ne suivent pas le rythme. À eux seuls, les e-mails, réunions et conférences ne correspondent plus à la façon dont les personnes ont envie et besoin de travailler aujourd’hui. Les employés modernes recherchent des alternatives similaires à l’expérience qu’ils vivent avec les applications de messagerie électronique qu’ils utilisent dans un cadre personnel.

Ils recherchent donc des outils collaboratifs en temps réel, en sachant pertinemment que lorsqu’il n’existe pas de plateforme collaborative au sein de l’organisation, les informations sont cloisonnées et ne peuvent pas être consultées. Les conversations ont lieu à un ou plusieurs endroits et le travail concret s’effectue à un autre endroit.

Sans parler des risques potentiels en matière de sécurité.

Il existe un meilleur moyen de fonctionner pour les ressources humaines

Slack est l’application d’entreprise qui connaît l’évolution la plus rapide de l’histoire. Les responsables RH, ces personnes qui comprennent le mieux le travail et l’engagement des employés, ont joué un rôle clé dans cette évolution.

Les services RH de certaines entreprises les plus étendues et innovantes du monde se tournent vers Slack à la fois pour rationaliser et automatiser leur propre fonction, mais également pour favoriser le changement à l’échelle de l’entreprise, en partenariat avec des responsables de l’informatique et d’autres branches d’activité.

Le présent guide traite de la façon dont les services RH propulsés par Slack vont encore plus loin, ont une plus grande influence sur l’entreprise, créent des cultures du travail plus engagées et accélèrent le changement.

Les activités RH actuelles exigent une meilleure répartition des équipes, un travail davantage mobile et une collaboration renforcée entre les différents services, tout en exploitant des systèmes et des applications supplémentaires. C’est là tout l’intérêt de Slack : transformer toute cette complexité en quelque chose de gérable.

L’expérience des employés et la mission des ressources humaines

De la même manière que l’expérience client a attiré l’attention des conseils d’administration de tous les secteurs, l’expérience des employés a envahi le programme de l’entreprise.

Aujourd’hui, les responsables RH reconnaissent que le fait de proposer une expérience client optimale permet d’améliorer considérablement la capacité de l’entreprise à attirer des employés, les fidéliser et susciter un engagement de leur part.

Les entreprises qui déploient Slack constatent des effets immédiats et durables sur l’expérience client.

Simplifier le travail et le rendre plus productif et plus plaisant permet de libérer l’énergie que les personnes souhaitent y consacrer. Une énergie qui est trop souvent dissipée par des processus et des systèmes frustrants.

Quant aux responsables RH, une collaboration plus intelligente et une automatisation des processus leur permettent, ainsi qu’à leurs équipes, de rester axés plus facilement sur l’expérience client dans son ensemble.

Comment les responsables utilisent Slack en vue de renforcer leur influence

Slack est une nouvelle sorte de plateforme collaborative qui est organisée en espaces de travail et en canaux de conversations. Elle rassemble les personnes et les informations pertinentes au moment opportun.

Dites adieu aux réunions rébarbatives et aux flux d’e-mails inefficaces : avec Slack, les collaborations ouvertes, le partage de connaissances en toute simplicité et la cohérence sont inévitables.

Les responsables RH utilisent Slack dans quatre objectifs :

  • Améliorer le fonctionnement des ressources humaines avec l’ensemble de l’entreprise
    Cela implique d’améliorer le processus d’intégration des nouveaux employés, la communication, la gestion des suggestions faites aux employés, l’examen des performances, les évolutions, les promotions, les mutations et les changements apportés à l’entreprise.
  • Optimiser le travail au sein du service RH
    Il s’agit d’intégrer des logiciels RH clés en vue d’accélérer la prise de décisions, de centraliser les connaissances, de permettre à tout le monde de rester informé et d’avoir la main sur le travail en toutes circonstances.
  • Renforcer l’engagement et la cohérence des employés
    Il s’agit de promouvoir une expérience moderne pour les employés, une transparence stratégique et une culture positive fondée sur un environnement inclusif.
  • Améliorer la collaboration à l’échelle de l’organisation tout entière
    Il s’agit de collaborer avec des responsables informatiques et commerciaux en vue de renforcer la collaboration, le partage de connaissances, la prise de décisions, la conformité et la gestion des données à travers l’ensemble de l’entreprise.

Dans tous ces domaines, le simple fait de passer d’une information cloisonnée et d’une communication fragmentée à une plateforme collaborative influence considérablement l’efficacité, la productivité et le bonheur au travail.

Ces profonds changements permettent d’améliorer sensiblement le travail dans tous les endroits où la plateforme Slack est déployée. Consultons quelques exemples.

Slack renforce l’efficacité de vos logiciels RH

Slack améliore l’efficacité de votre plateforme logicielle RH, ainsi que celle des outils de productivité et des outils RH préférés de votre équipe.

Nos collaborations et intégrations étroites avec des logiciels tels que Workday, Peoplesoft, Oracle, ADP et SuccessFactors permettent à vos équipes de faire bénéficier Slack directement de tout le potentiel de ces outils et d’un large éventail d’applications spécialisées de RH et de productivité. Cela signifie que vos employés peuvent :

  • Rechercher des fichiers dans les applications
  • Partager des données avec d’autres équipes
  • Organiser les notifications et les mises à jour

En somme, les tâches quotidiennes des employés peuvent être réalisées plus facilement et directement depuis Slack (par exemple, trouver des réponses immédiates à des questions concernant la rémunération, les avantages ou encore, le statut des demandes de congés).

Pour obtenir d’autres exemples, recherchez le hashtag integrations dans le présent guide.

Thème 1

Accélérer le recrutement et l’embauche

Slack accélère la recherche de nouveaux talents tout en protégeant les données et les conversations sensibles.

Simplifier les offres d’emploi

Avant la publication d’une offre d’emploi, créez un canal privé afin d’aborder la portée, la fourchette salariale, l’intitulé, etc. avec des responsables du recrutement, des responsables de service et des recruteurs.

Travaillez ensuite tous ensemble sur la description finale du poste, et dès qu’elle est prête, épinglez votre document ou publiez-le sur le canal. Une fois l’offre d’emploi publiée, utilisez le canal pour aborder le calendrier relatif à la première vague de présentation des candidats.

L’automatisation et les flux de travail intégrés simplifient le recrutement.

Suivre les candidats tout au long du processus

Lorsqu’une offre est publiée, de nombreuses équipes RH créent deux ou plusieurs canaux privés :

L’un des canaux privés vise à permettre au responsable du recrutement, au partenaire commercial RH, au recruteur et au chargé de sourcing de partager des CV, d’organiser des entretiens et de finaliser des offres d’emploi.

Étant donné que votre système de suivi des candidatures s’intègre à Slack, des mises à jour automatiques vous sont proposées dans le canal aux étapes importantes, comme lorsqu’un candidat progresse dans le processus d’entretien, lorsqu’un recruteur soumet un avis, lorsqu’une proposition d’embauche est envoyée ou lorsque l’offre est acceptée.

Un autre canal privé est réservé à votre jury d’entretien. Elle vous permet d’importer des CV de candidats et des plannings internes, d’épingler la description du poste et de rassembler des avis post-entretiens.

Cet unique point de collaboration permet d’accélérer et d’améliorer les décisions d’embauche, mais aussi de faire preuve d’une meilleure réactivité vis-à-vis des candidats.

Tout commence par le regroupement de l’ensemble des informations de recrutement dans un même endroit consultable, puis par la transparence du recrutement pour toutes les personnes concernées.

Intégrations

Thème 2

Rationaliser le processus d’intégration des nouveaux employés

Réserver aux nouveaux employés un accueil chaleureux et professionnel en leur offrant un accès transparent aux informations importantes permet de susciter leur engagement et de faire disparaître leur nervosité. Cela leur permet également d’atteindre rapidement leur meilleur niveau de productivité.

Au lieu de commencer leur premier jour dans l’entreprise avec une boîte de réception vide, puis rapidement envahie par une pluie d’e-mails transférés, les nouveaux employés commencent par découvrir les canaux de conversations qui sont pertinents pour leur fonction.

Un canal #bienvenue est mis à leur disposition pour poser des questions, rencontrer d’autres nouveaux employés et trouver des informations clés sur l’entreprise : la mission de l’entreprise et les politiques essentielles qu’il convient d’épingler en haut du canal.

Vous pouvez créer des canaux uniques pour chaque nouveau groupe d’employés (par exemple, #nouveaux-employés-oct18) afin de créer des micro-communautés privées de soutien mutuel. À mesure que les employés poursuivent leur intégration, Slack est là pour les aider.

Ils peuvent par exemple rechercher tout sujet ou mot-clé relatif au travail qu’ils effectuent, puis trouver tous les fichiers, conversations et experts en la matière qui leur sont pertinents.

Intégrations
Outre son intégration avec vos plateformes RH de base, Slack s’intègre à un large éventail d’applications liées à l’intégration des nouveaux employés, et notamment :

Les entreprises qui utilisent Slack atteignent le meilleur niveau de productivité de leurs employés 24 % plus vite que les autres entreprises.

Étude IDCLa valeur commerciale de Slack, 2017

L’intégration avec la plateforme Slack elle-même
Il incombe souvent aux ressources humaines de montrer aux nouveaux employés comment utiliser les outils collaboratifs choisis par l’entreprise. Avec Slack, rien de plus simple. Grâce à son intuitivité, la formation ne prend que quelques minutes : utilisez les ressources d’intégration que nous proposons, montrez-leur les canaux auxquels ils vont avoir accès, puis laissez-les découvrir la plateforme par eux-mêmes. C’est ensuite la propre équipe d’assistance et le propre centre d’assistance de Slack qui prennent le relais.

Nous sommes là pour vous et vos collaborateurs.

Thème 3

Apporter un meilleur soutien aux employés

Vos équipes RH peuvent utiliser Slack pour rationaliser et automatiser la façon dont elles soutiennent l’ensemble des employés, et notamment la façon dont elles communiquent les avantages, gèrent les évaluations de performance ou encore, traitent le suivi du temps et les demandes de congés.

Voici ce que vous pouvez notamment faire :

Offrir un libre-service aux employés

avec une destination de ressources facile à parcourir, afin de maintenir tout le monde informé des politiques et des annonces importantes qui sont pertinentes pour les employés et les entrepreneurs de chaque pays.

Au lieu de répondre à la multitude de questions des ressources humaines concernant l’assurance maladie de votre entreprise, les employés peuvent aller chercher les réponses par eux-mêmes et filtrer les résultats par canal, date, période ou même par personne ayant publié le contenu.

Définir des rappels automatiques
afin que vos collaborateurs n’aient pas besoin de rester à l’affût des délais relatifs aux formalités administratives importantes.

Grâce aux alertes opportunes, vos employés comprennent mieux vos programmes d’avantages et y participent plus, sans que vous perdiez du temps à leur courir après.

Créer des FAQ dédiées aux RH et aux avantages
et les épingler aux canaux pertinents afin que les employés puissent trouver les réponses à leurs questions par eux-mêmes.

Dans le domaine des ressources humaines, les mêmes questions reviennent très souvent. Avec les canaux Slack, vos employés savent où chercher les réponses.

Gérer la formation et le développement
en concevant des programmes d’apprentissage, en les déployant et en assurant leur suivi de manière collaborative.

Rassembler des experts en la matière, des professionnels de la formation et des partenaires de gestion permet d’accélérer vos stratégies en matière de formation et développement. De plus, Slack facilite la communication avec les apprenants et permet de suivre leur progression.

Dès lors que vous disposez d’un endroit centralisé destiné au partage de connaissances en matière de ressources humaines, il devient bien plus simple de communiquer avec l’ensemble des employés de manière efficace et performante. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, telles que la création de nouveaux forfaits en matière d’avantages, ou la conception d’un tout nouveau programme d’apprentissage.

Intégrations

 

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous avez de plus en plus de processus et de personnes dans la chaîne de valeur. Et les choses ont naturellement tendance à ralentir. Une des façons de rester aussi proche que possible de l’état d’esprit d’une startup est de maintenir coûte que coûte l’efficacité des communications et la rapidité des livraisons. Et c’est à ce moment-là que Slack devient incontournable.

Lee JonesResponsable de la stratégie d’image de l’employeur et de la présence sur les médias sociaux, trivago

Thème 4

Améliorer et suivre l’engagement

Le défi des ressources humaines le plus important de tous est probablement de susciter de l’engagement de la part des employés afin qu’ils s’investissent corps et âme dans le travail.

Slack aide les services RH à contrôler et à améliorer l’engagement des employés tout en offrant aux travailleurs ce qu’ils souhaitant : une façon de travailler davantage connectée.

Voici quelques tactiques qui sont à la disposition des RH :

Créer des canaux de questions-réponses avec des cadres de façon à inviter tous les employés à interagir avec des cadres supérieurs, en encourageant la transparence et le dialogue ouvert.

La transparence est essentielle. Une récente enquête menée par Kelton Research a révélé que 80 % des travailleurs du savoir ont affirmé qu’ils souhaitaient en savoir plus à propos de la façon dont les décisions sont prises dans leur organisation.

Mener régulièrement des enquêtes sur l’engagement en utilisant Slack de façon à encourager la participation des employés et à documenter les résultats.

91 % des employés affirment vouloir se sentir plus proches de leurs collègues, selon l’enquête menée par Kelton Research. Suivre l’engagement des employés vous permet de voir s’ils y parviennent dans le cadre de leur travail.

Promouvoir les groupes d’employés en encourageant les personnes qui ont des affinités ou des centres d’intérêt en commun à créer des communautés et des clubs. Slack facilite les rencontres entre les personnes et la création de communautés.

Les groupes de diversité, les programmes de bénévolat et les clubs de développement professionnel améliorent le moral de l’équipe et favorisent la conservation des employés. Il vous faut un moyen de les appuyer et de les concrétiser.

Mettre en œuvre des programmes de reconnaissance des employés à l’aide de Slack en vue d’encourager la participation et de récompenser publiquement les meilleures performances et les meilleurs employés.

Une reconnaissance publique permet aux employés de se sentir valorisés et impliqués.

Les flux de travail numériques d’aujourd’hui peuvent avoir tendance à s’isoler. Un espace collaboratif partagé constitue un moyen efficace d’encourager les connexions et les relations qui permettent aux employés d’être plus heureux et plus engagés.

Intégrations

Essentiel, l’outil Slack nous a vraiment aidé à évoluer et à nous sentir toujours connectés les uns aux autres malgré la distance entre certains bureaux et certaines équipes.

Lisa Madokorospécialiste de la culture d’entreprise, Shopify

Un engagement suivi par Slack chez trivago

L’équipe Talent et Organisation de trivago, l’une des entreprises qui connaît la croissance la plus rapide d’Allemagne, aime prendre la température régulièrement concernant le ressenti de ses employés.

Chaque semaine, un Slackbot demande aux employés de répondre de façon anonyme à des questions et affirmations de type « Je sais comment mon travail contribue à l’organisation » ou « J’apprécie la fréquence à laquelle on me témoigne une reconnaissance ».

L’équipe Talent et Organisation examine toutes les réponses en vue de générer des thèmes pour les réunions générales de l’entreprise. L’équipe contrôle également le « Net Promoter Score » des employés et affiche des captures d’écran des commentaires adressés aux responsables.

« Si nous décidons de communiquer sur un changement important et que nous constatons une baisse du score, cela nous donne une idée claire de l’état d’esprit de nos talents », explique Anitta Krishan, Directrice de la Base organisationnelle de l’entreprise. « En fait, vous pouvez constater l’évolution de la courbe de gestion du changement à travers les résultats. »

Impact

Slack renforce l’efficacité de toute l’organisation

Jusqu’à présent, nous avons constaté à quel point une plateforme collaborative en temps réel intégrée à d’autres logiciels professionnels était capable de renforcer l’impact et l’efficacité du service RH.

Néanmoins, les responsables RH démontrent également la mesure dans laquelle Slack est capable d’améliorer les performances de chaque service.
Ils travaillent avec des collègues de l’informatique et d’autres branches d’activité en vue de promouvoir une prise de décisions plus rapide, une collaboration transparente, un transfert facile des connaissances et un meilleur travail d’équipe au sein des services et des équipes réparties sur plusieurs sites.

Les employés qui estiment que les informations sont partagées d’une façon claire et collaborative sont plus heureux au travail. Toutefois, seuls 26 % des travailleurs affirment que leur bureau est « connecté ».

Ce que veulent vos employés :

  • 1 travailleur sur 4 affirme qu’il n’est pas satisfait de la façon dont les informations sont partagées au travail.
  • Ceux qui communiquent via des applications de messagerie professionnelle sont 50 % plus enclins à affirmer que leur bureau est connecté (32 % contre 22 % qui n’en utilisent pas).
  • 31 % des travailleurs du savoir pensent qu’une meilleure collaboration et de meilleurs outils contribueraient à la création d’un environnement de travail collaboratif idéal.

Quelques exemples :

  • Les équipes des ventes et du marketing utilisent Slack pour mener des campagnes et suivre des opportunités en intégrant la plateforme à des outils tels que Salesforce, Marketo ou Drift.
  • Les équipes d’assistance client intègrent Slack à des outils tels que Zendesk, Groove et Twitter en vue de rendre le service plus collaboratif.
  • Les équipes de gestion de projet de tous les services utilisent Slack pour regrouper leurs logiciels de gestion de projet tels que Trello, Asana, Google Docs, Workfront, Dropbox et bien plus encore.
  • Les équipes de développement utilisent Slack pour accélérer le développement logiciel en intégrant la plateforme à des outils tels que GitHub, JiraCloud, Glitch et ScrumBot.

En somme, tout service et toute fonction bénéficient d’une réduction des chaînes d’e-mails, des réunions et des visioconférences grâce à un meilleur moyen de collaborer.

Slack est propice à des ressources humaines plus rapides et collaboratives

Les responsables RH et Slack ont un objectif commun : libérer tout le potentiel des employés au travail.

Ce guide ne présente que certaines des nombreuses façons dont les équipes RH utilisent Slack en vue d’exercer une plus grande influence dans leurs entreprises et d’aboutir à un travail plus ouvert et collaboratif à l’échelle de l’entreprise.

Nous saisissons cette opportunité pour vous informer de la façon dont Slack peut vous aider à :

  • Rationaliser le processus d’intégration des nouveaux employés
  • Accélérer le recrutement et l’embauche
  • Apporter un meilleur soutien aux employés
  • Améliorer et suivre l’engagement
  • Renforcer l’efficacité de toute l’organisation.
  • Ou relever tout autre défi de collaboration ou de partage de connaissances auquel vous êtes confronté.

Notre expérience avec certains des responsables RH les plus progressistes au monde nous conforte dans l’idée que nous sommes en mesure de vous aider à faire les choses au mieux et à faire de meilleures choses.

Si vous êtes prêt, nous le sommes aussi.

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