Handbuch von Slack für HR-Teams

Die Zeit der HR

Seien wir ehrlich: Die gesamte Geschäftswelt verändert sich schnell. Der größte Veränderungsdruck lastet dabei allerdings auf großen, globalen Unternehmen. So wie deinem.

Du siehst dich mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

• Neue Geschäftsmodelle und kundenorientierte Prozesse
• Digitale Transformation im gesamten Unternehmen
• Neue Technologien und Systeme
• Neue Wettbewerber und Disruptoren

Bei solch einschneidenden Umwälzungen kommt es oft darauf an, wie gut die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert, abgestimmt und motiviert gehalten werden können. Deshalb wenden sich viele große Unternehmen als erfolgskritische Partner bei der Umsetzung von Geschäftsstrategien an ihre HR-Verantwortlichen.

Veränderungen halten aber auch in diesem Bereich Einzug, der normalerweise Veränderungsprozesse vorantreibt.

Während der HR-Bereich dabei hilft, all diese Veränderungen im Unternehmen zu begleiten, verändern sich das Personalwesen und die HR-Abteilung selbst genauso dramatisch:

• Der Kampf um Talente war noch nie so intensiv.
• Eine generationenübergreifende Belegschaft verändert die Gestaltung der Arbeit.
• Neue Vorschriften erfordern neue Ansätze in den Bereichen Personalbeschaffung, Bezahlung, Datenschutz, Vielfalt, Sozialleistungen und Mitarbeiterdaten.
• Neue HR-Technologie soll hier helfen, schafft aber ihre eigenen Herausforderungen im Bereich Change Management.

In Zeiten wie diesen blicken viele der fortschrittlichsten HR-Verantwortlichen unter die Oberfläche der offensichtlicheren Herausforderungen des Unternehmens, um die grundlegende Dynamik der Personalarbeit zu überdenken. Sie analysieren:

• Wie HR-Teams zusammenarbeiten, kommunizieren und Wissen teilen
• Wie Strategien, Richtlinien und Entscheidungen getroffen und kommuniziert werden
• Wie sich HR-Arbeitsabläufe abteilungs- und fachübergreifend gestalten
• Wie verteilte und mobile Teams zusammenarbeiten

Was zeigt sich ihnen bei dieser Betrachtung? Sie sehen, dass ältere Tools für die Zusammenarbeit nicht mithalten können. E-Mails, Meetings und Telefonkonferenzen allein sind nicht genug, um die Art und Weise zu unterstützen, wie Menschen heute arbeiten wollen und müssen. Moderne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen nach Alternativen mit der Art von Erfahrung, die sie von den in ihrer Freizeit genutzten Chat-Apps gewohnt sind.

Sie suchen also nach Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit. Wenn es hierbei jedoch keinen unternehmensweiten Standardplattform für Zusammenarbeit gibt, werden Informationen isoliert, verstreut und sind nicht durchsuchbar. Unterhaltungen finden an einem Ort (oder an vielen) statt und die eigentliche Arbeit wird an einem anderen erledigt. Ganz zu schweigen von den potenziellen Sicherheitsrisiken.

Für die Arbeit des HR-Bereichs gibt es jedoch eine bessere Lösung.

Personalabteilungen in einigen der größten und innovativsten Unternehmen weltweit verlassen sich auf Slack, um nicht nur ihre eigene Disziplin zu optimieren und zu automatisieren, sondern auch (in Partnerschaft mit Führungskräften aus IT und Fachbereichen) Veränderungen im gesamten Unternehmen voranzutreiben. Genau darum geht es in diesem Leitfaden: Wie können Personalabteilungen mit Slack mehr erreichen, einen größeren Beitrag für das Unternehmen leisten, eine engagiertere Arbeitskultur schaffen und Veränderungen beschleunigen?

Die heutige Personalarbeit umfasst mehr verteilte Teams, mobileres Arbeiten und mehr Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen – all das mit mehr Systemen und Anwendungen. Und genau das ist es, was Slack ausmacht: all diese Komplexität in etwas zu verwandeln, das der Mensch bewältigen kann.

Mitarbeitererfahrung und die HR-Mission

So wie die Kundenerfahrung die Aufmerksamkeit der Vorstandsetagen in allen Branchen auf sich zieht, so rückt auch die Mitarbeitererfahrung auf der Unternehmensagenda immer mehr in den Vordergrund.

Heute erkennen HR-Führungskräfte, dass die Bereitstellung einer großartigen Mitarbeitererfahrung die Fähigkeit ihres Unternehmens, Mitarbeiter zu gewinnen, zu halten und zu motivieren, drastisch verbessert.

Unternehmen, die Slack implementieren, sehen unmittelbare und dauerhafte Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung.

Wenn man die Arbeit einfacher, produktiver und angenehmer gestaltet, wird die Energie freigesetzt, die die Menschen in ihre Arbeit einbringen wollen – Energie, die allzu oft durch frustrierende Prozesse und Systeme vergeudet wird.

Für HR-Führungskräfte bedeutet dies, dass eine intelligentere Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung es ihnen und ihren Teams erleichtert, sich auf das Gesamtbild der Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren.

Wie HR-Führungskräfte Slack nutzen, um einen größeren Beitrag zu leisten

Slack ist eine neue Art von zentraler Plattform für Zusammenarbeit, die in Workspaces und Channels organisiert ist. Die Plattform bringt die richtigen Personen und Informationen zur richtigen Zeit zusammen. Überflüssige Meetings und ineffiziente E-Mail-Ketten gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Durch Slack wird die Zusammenarbeit offen, der Wissensaustausch einfach und die Abstimmung vorprogrammiert.

HR-Führungskräfte verwenden Slack zur Verbesserung von vier Schlüsselbereichen:

• Die Zusammenarbeit des HR-Bereichs mit dem gesamten Unternehmen
  Dazu gehören besseres Onboarding, Kommunikation, Schulung, Management von Mitarbeiter-Feedback, Leistungsbewertungen, Gehaltserhöhungen, Beförderungen sowie Abteilungs- und Stellenwechsel.
• Die Arbeit innerhalb des HR-Bereichs
  Die Integration mit der zentralen HR-Software beschleunigt die Entscheidungsfindung, zentralisiert das Wissen, hält alle auf dem Laufenden und unterstützt die Arbeit von überall.
• Mitarbeiterengagement und Ausrichtung
  Förderung einer modernen Mitarbeitererfahrung, strategischen Transparenz und einer positiven, integrativen Arbeitskultur.
• Zusammenarbeit in der gesamten Organisation
  Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der IT und dem Management zur Verbesserung der Zusammenarbeit, des Wissensaustauschs, der Entscheidungsfindung, der Compliance und der Datenverwaltung im gesamten Unternehmen.

In all diesen Bereichen hat der einfache Wechsel von Informationssilos und fragmentierter Kommunikation zu Channels und einer offenen Plattform für Zusammenarbeit einen großen Einfluss auf Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Diese tiefgreifenden Änderungen tragen dazu bei, die Arbeit messbar zu verbessern, egal wo Slack eingesetzt wird. Hier ein paar Beispiele:

Slack macht HR-Software effektiver

Slack verstärkt die Leistungsfähigkeit deiner HR-Softwareplattform und der beliebtesten HR- und Produktivitätswerkzeuge deines Teams. Unsere engen Partnerschaften und die tiefe Integration mit Software wie Workday, Peoplesoft, Oracle, ADP und SuccessFactors ermöglichen es Teams, diese Tools sowie eine große Auswahl an spezialisierten HR- und Produktivitätsanwendungen direkt in Slack einzubinden. Das bedeutet, dass deine Mitarbeiter Folgendes tun können:

• Suchen nach Dateien in allen Apps
• Teilen von Daten mit anderen Teams
• Organisieren von Benachrichtigungen und Aktualisierungen

Kurz gesagt: Die Dinge, die Menschen jeden Tag tun, können direkt in Slack leichter erledigt werden (z. B. sofortige Antworten auf Fragen zu Themen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und dem Status von Urlaubsanträgen). Weitere Beispiele für Integrationen findest du im gesamten Guide.

Thema 1: Beschleunigung der Personalbeschaffung und Einstellung

Slack beschleunigt die Suche nach neuen Talenten und schützt gleichzeitig sensible Daten und Unterhaltungen.

Stellenausschreibungen vereinfachen

Bevor eine Stellenausschreibung veröffentlicht wird, kann ein geschlossener Channel erstellt werden, um Umfang, Gehalt, Titel usw. zwischen Personalverantwortlichen, Abteilungsleitern und Personalberatern zu besprechen. Anschließend kann gemeinsam an der endgültigen Stellenausschreibung gearbeitet und diese nach Abschluss im Channel geteilt oder angepinnt werden. Abschließend kann der Channel genutzt werden, um den Zeitplan für die erste Runde der Vorstellungsgespräche zu planen.

Verfolgung der Kandidaten während des gesamten Prozesses

Nachdem eine Stelle ausgeschrieben wurde, erstellen viele HR-Teams zusätzliche geschlossene Channels: In einem davon können Personalverantwortliche, Ansprechpartner aus dem Fachbereich, und Personalvermittler aussagekräftige Lebensläufe teilen, Vorstellungsgespräche organisieren und Angebote erstellen. Da dein Tracking-System für Bewerberinnen und Bewerber in Slack integriert ist, wirst du im Channel automatisierte Updates bei Erreichung wichtiger Meilensteine erhalten, z. B. wenn die Kandidatin oder der Kandidat im Bewerbungsprozess voranschreitet, wenn ein Interviewer Feedback gibt, wenn ein Angebotsschreiben versendet wird und wenn das Angebot angenommen wird.

Ein weiterer geschlossener Channel ist für das Bewerbungspanel. Hier können Bewerbungsunterlagen und Zeitpläne hochgeladen, die Stellenbeschreibung angepinnt und nach dem Vorstellungsgespräch Feedback eingeholt werden.

Dieser zentrale Ort der Zusammenarbeit führt zu schnelleren und besseren Einstellungsentscheidungen sowie zu einer schnelleren Reaktionsfähigkeit gegenüber Kandidaten.

Integrationen

Thema 2: Optimiere das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten einen herzlichen, professionellen Empfang mit klarem Zugang zu wichtigen Informationen, was ihre anfängliche Nervosität in fokussiertes Engagement verwandelt. Gleichzeitig hilft es ihnen, schnell ihre volle Produktivität zu erreichen.

Anstatt am ersten Arbeitstag von einem leeren Posteingang, gefolgt von einem Strom weitergeleiteter E-Mails, begrüßt zu werden, können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Channels mit Unterhaltungen erkunden, die für ihre Rolle relevant sind. Beispielsweise bietet ihnen ein Channel #willkommen in Slack einen Ort, an dem sie Fragen stellen, andere neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treffen und die wichtigsten Informationen finden können, die z. B. die Unternehmensmission und die wichtigsten Richtlinien, die im Channel angepinnt werden.

Du kannst für jede Gruppe neu eingestellter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z. B. #neue-mitarbeiter-okt18) einzigartige Channels erstellen, um geschlossene Mini-Communitys für die gegenseitige Unterstützung zu etablieren. Und während sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter auf den aktuellen Stand bringen, ist Slack für sie da. So können sie beispielsweise nach jedem Thema oder Keyword suchen, das mit ihrer Arbeit zu tun hat, und alle relevanten Dateien, Gespräche und Experten finden.

Integrationen
Zusätzlich zur Integration in deine zentralen HR-Plattformen kann Slack mit einer Vielzahl von Onboarding-Anwendungen integriert werden, darunter:

Onboarding für Slack selbst

Es liegt oft an der Personalabteilung, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu zeigen, wie sie die vom Unternehmen gewählten Tools für Zusammenarbeit nutzen können. Mit Slack könnte das nicht einfacher sein. Da die Bedienung so intuitiv ist, dauert die Schulung nur wenige Minuten: Verwende die von uns bereitgestellten Onboarding-Materialien, zeige ihnen die Channels, auf die sie Zugriff haben, und lasse sie diese erkunden. Von dort aus übernimmt das Support-Team von Slack und das Support-Center die Arbeit. Wir sind für dich und deine Mitarbeiter da.

Thema 3: Effizientere Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Deine HR-Teams können mit Slack die Art und Weise, wie sie Mitarbeiter unterstützen, optimieren und automatisieren – von der Kommunikation von Sozialleistungen und Verwaltung von Leistungsbeurteilungen bis hin zum Umgang mit Zeiterfassung und Urlaubsanfragen. Hier sind einige der Dinge, die du tun kannst:

Self-Service für Mitarbeiter

Einfach zu durchsuchende Channels, um alle über wichtige Richtlinien und Ankündigungen zu informieren, die für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Auftragnehmer in jedem Land relevant sind. Anstatt unzählige Fragen zum Krankenversicherungsplan zu stellen, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst nach den passenden Antworten suchen und die Ergebnisse nach Channel, Datumsbereich oder sogar nach Verfasser filtern.

Automatische Erinnerungen einrichten

Mit rechtzeitigen Benachrichtigungen verstehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorsorgeprogramme des Unternehmens besser und nehmen verstärkt daran teil – ohne Zeit mit der Suche nach passenden Ansprechpartnern zu verschwenden.

FAQs zu Personalfragen und Sozialleistungen zu erstellen

Im HR-Bereich werden die gleichen Fragen wieder und wieder gestellt. Mit Slack-Channels wissen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wo sie nach Antworten suchen müssen. Pinne FAQs an relevante Channels, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Fragen selbst beantworten können.

Lernen und Entwicklung verwalten

Die Zusammenführung von Fachexperten mit Weiterbildungsprofis und Stakeholdern aus dem Management forciert die internen Aus- und Weiterbildungsstrategien. Das Entwerfen, Bereitstellen und Verfolgen von Lernprogrammen wird zu einer gemeinschaftlichen Aufgabe. Dabei macht es Slack einfach, mit den Lernenden zu kommunizieren und ihre Fortschritte zu verfolgen.

Sobald es einen zentralen Ort für den Wissensaustausch in der Personalabteilung gibt, ist es auch viel einfacher und schneller, mit allen Mitarbeitern effizient und effektiv zu kommunizieren. Das gibt deinem Team die Möglichkeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Erstellung neuer Leistungspläne oder die Gestaltung eines ganz neuen Weiterbildungsprogramms.

Integrationen

Thema 4: Verbesserung und Verfolgung des Engagements

Die vielleicht wichtigste HR-Herausforderung ist die Förderung engagierter Mitarbeiter, die ihr ganzes Potenzial in ihre Arbeit einbringen. Slack hilft Personalabteilungen, das Engagement der Mitarbeiter im Blick zu behalten und zu verbessern sowie den Mitarbeitern gleichzeitig das zu geben, was sie wollen: Eine vernetzte Art zu arbeiten.

Hier sind nur einige der Taktiken, die dem HR-Bereich zur Verfügung stehen:

Erstellung von Channels für Fragen an die Führungsetage um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Interaktion mit Führungskräften einzuladen, Transparenz zu schaffen und einen offenen Dialog zu fördern. Transparenz ist wichtig. In einer im Auftrag von Kelton Research durchgeführten Umfrage gaben 80 % der Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter an, dass sie mehr darüber erfahren möchten, wie Entscheidungen in ihren Unternehmen getroffen werden.

Durchführung regelmäßiger Umfragen zum Engagement per Slack, um die Mitarbeiterbeteiligung zu fördern und über die Ergebnisse zu berichten. Laut der Kelton-Umfrage geben 91 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, dass sie gern eine engere Verbindung zu ihren Kolleginnen und Kollegen hätten. Mit der Erfassung des Engagements kann beurteilt werden, ob sie das von ihrer Arbeit bekommen.

Förderung von Mitarbeiter-Ressourcengruppen, um Menschen mit gemeinsamen Affinitäten und Interessen zu ermutigen, Communitys zu gründen. Gruppen mit gemeinsamen Interessen, Freiwilligenprogramme und Clubs für die berufliche Weiterentwicklung verbessern die Motivation und die Mitarbeiterbindung. Du brauchst eine Möglichkeit, um dies zu unterstützen und zu ermöglichen. Mit Slack ist es spielend einfach, sich gegenseitig zu finden und Gemeinschaften zu organisieren.

Durchführung von Anerkennungsprogrammen mit Slack zur Förderung der Beteiligung und öffentlichen Belohnung von Spitzenleistungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Durch öffentliche Anerkennung fühlen sich Mitarbeiter geschätzt und einbezogen.

Die heutigen digitalen Arbeitsabläufe können für eine gewisse Abschottung sorgen. Ein gemeinsamer Ort für die Zusammenarbeit ist ein wirkungsvoller Weg, um die Verbindungen und Beziehungen zu fördern, die zu glücklicheren und motivierteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen.

Integrationen

Wie bei Trivago das Engagement verfolgt wird

Das Talent- und Organisationsteam von Trivago, einem der am schnellsten wachsenden Unternehmen Deutschlands, ist bestrebt, die Stimmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verfolgen. Jede Woche bittet ein Slack-Bot die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, anonym auf Fragen und Aussagen wie „Ich verstehe, welchen Beitrag meine Arbeit zum Unternehmen leistet“ oder „Ich bin zufrieden damit, wie oft ich anerkannt werde“ zu antworten.

Das Talent- und Organisations-Team prüft alle eingereichten Antworten, um darüber Themen für die internen All-Hands-Meetings zu finden. Ebenso verfolgt das Team Net Promoter Scores (NPS) und sammelt Screenshots von Kommentaren für die Manager.

„Wenn wir eine große Veränderung kommunizieren und daraufhin einen Einbruch in diesen Werten beobachten, vermittelt uns das einen Eindruck von der Stimmungslage unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, erklärt Anitta Krishan, ehemalige Leiterin im Bereich Organizational Development. „Im Verlauf der Ergebnisse lässt sich tatsächlich die Change-Management-Kurve nachvollziehen.“

Slack verbessert die Effektivität der gesamten Organisation

Bisher haben wir gesehen, wie eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit, die in andere Betriebssoftware integriert ist, die Wirkungskraft und Effizienz der HR-Abteilung verbessert. HR-Führungskräfte zeigen aber auch, wie Slack die Leistung aller anderen Abteilungen verbessern kann. Sie arbeiten mit Kollegen aus der IT und den einzelnen Geschäftsbereichen zusammen, um schnellere Entscheidungen, eine transparente Zusammenarbeit, einen einfacheren Wissenstransfer und eine bessere Teamarbeit zwischen Abteilungen und verteilten Teams zu fördern.

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass Informationen auf klare und kollaborative Weise weitergegeben werden, sind bei der Arbeit zufriedener. Aber nur 26 % der Arbeiter beschreiben ihren Arbeitsplatz als verbunden. Deine Mitarbeiter wollen das:

• Einer von vier Befragten gibt an, unzufrieden mit der Art und Weise zu sein, wie Informationen am Arbeitsplatz weitergegeben werden.
• Diejenigen, die über Messaging-Programme kommunizieren, beschreiben ihren Arbeitsplatz mit 50 % höherer Wahrscheinlichkeit als verbunden (32 % gegenüber 22 % für Nicht-Nutzer).
• 31 % der Wissensarbeiter glauben, dass eine bessere Kommunikation und bessere Tools dazu beitragen würden, eine ideale kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen.

Ein paar Beispiele:

• Teams aus Vertrieb und Marketing verwenden Slack, um Kampagnen durchzuführen und Geschäftsgelegenheiten zu verfolgen, und integrieren es mit Tools wie Salesforce, Marketo und Drift.
• Teams im Kunden-Support integrieren Slack mit Tools wie Zendesk, Groove und Twitter, um ihren Service gemeinschaftlich zu gestalten.
• Projekt-Management-Teams in allen Abteilungen verwenden Slack, um ihre Projektsoftware miteinander zu verknüpfen, einschließlich Trello, Asana, Google Docs, Workfront, Dropbox und viele weitere.
• Entwickler-Teams verwenden Slack, um die Software-Entwicklung durch die Integration mit Tools wie GitHub, JiraCloud, Glitch und ScrumBot zu beschleunigen.

Kurz gesagt: Es gibt es keine Abteilung oder Disziplin, die nicht davon profitiert, E-Mail-Ketten, Meetings und Telefonkonferenzen mit einer besseren Möglichkeit zur Zusammenarbeit zu reduzieren.

Slack unterstützt eine schnellere und kollaborativere HR

HR-Führungskräfte und Slack befassen sich mit denselben Dingen – der Freisetzung des vollen Potenzials der Menschen an ihrem Arbeitsplatz. Dieser Leitfaden zeigt nur eine Handvoll der vielen Möglichkeiten auf, wie HR-Teams Slack nutzen, um einen größeren Beitrag für ihr Unternehmen zu leisten und gleichzeitig den Weg zu einer offeneren, gemeinschaftlicheren Arbeit im gesamten Unternehmen ebnen.

Wir würden uns freuen, wenn wir mit dir darüber sprechen könnten, wie Slack dich bei diesen Herausforderungen unterstützen kann:

• Optimierung des Onboardings neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Beschleunigung der Personalbeschaffung und Einstellung
• Effizientere Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Verbesserung und Verfolgung des Engagements
• Stärkung der Effektivität der gesamten Organisation
• Oder bei der Bewältigung aller sonstigen Herausforderungen in Sachen Zusammenarbeit oder Wissensaustauschs, vor denen du stehst.

Unsere Erfahrung mit einigen der fortschrittlichsten HR-Verantwortlichen der Welt gibt uns die Gewissheit, dass wir helfen können, die Dinge besser zu machen.

Wir sind bereit, wenn du es bist.