Travail à distance : bonnes pratiques pour booster la productivité

Si 2020 est considérée comme l’« année du travail à distance », la crise sanitaire a marqué le début d’un changement profond des modes de travail de la population active. Le télétravail a continué d’augmenter en 2022. En effet, Enterprise Technology Research estimait que la part des actifs en télétravail complet devait doubler d’ici fin 2021. Ces chiffres ne montrent pas de signe de ralentissement pour les années à venir.

Puisque le télétravail est très certainement voué à s’installer, comment pouvez-vous vous assurer que tout se déroule efficacement ? Voici quelques bonnes pratiques qui permettront à vos collaborateurs à distance d’être plus connectés, productifs et engagés.

Les paramètres d’un télétravail efficace

Le télétravail offre énormément d’avantages mais il peut également être un obstacle à l’efficacité. Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à surmonter ces obstacles.

Définir des attentes et des paramètres clairs dès le départ

Lorsque les salariés sont en télétravail, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle peut parfois être floue. En définissant des attentes et des paramètres clairs dès le départ, vous évitez les frustrations et les désaccords. Cela permet de coordonner tout le monde autour des mêmes objectifs malgré la distance. De plus, en définissant clairement les plages horaires de travail et de disponibilité, vous réduisez le taux de stress. Une étude récente menée par TINYpulse a montré que 86 % des salariés qui travaillent à distance ont, à un certain moment, connu de grandes difficultés liées au burnout. Le télétravail doit être extrêmement bien défini sur les points suivants :

• L’endroit et le moment où la communication s’effectue
• Le planning et la disponibilité
• La façon dont la performance est mesurée
• La façon dont les commentaires et la reconnaissance sont transmis
• Le calendrier et les échéances
• Les flux de travail
• Les objectifs et les missions

Privilégier la communication claire et les contrôles réguliers

Pour les collaborateurs à distance, l’excès de communication n’existe pas. Lorsque vous ne pouvez pas collaborer en personne (passer une tête dans le bureau d’un collègue ou avoir une discussion lors de la pause café), il est essentiel de trouver d’autres manières efficaces de communiquer. Un outil de communication collaboratif comme Slack permet d’organiser des visioconférences avec votre équipe, des réunions individuelles avec votre responsable et d’exploiter un logiciel de gestion de projet pour le suivi des flux de travail. Privilégier cette communication claire et régulière permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et d’avoir les mêmes objectifs, tout en tissant des liens plus forts entre les différentes équipes en télétravail. Cela crée un climat de confiance et stimule la motivation des collaborateurs.

Adopter la vidéo

Saviez-vous que 93 % de la communication était non verbale ? En effet, seulement 7 % de ce que nous exprimons se fait de façon verbale. C’est un vrai un problème pour les entreprises en télétravail qui n’utilisent que les audioconférences, les appels audio et les e-mails. Le meilleur substitut aux entretiens individuels pour des collaborateurs en télétravail est la réunion vidéo. Grâce à la vidéo, nous pouvons repérer des détails non verbaux et intégrer le langage corporel de l’interlocuteur, ce qui nous permet d’assimiler davantage d’informations que lorsque nous nous contentons d’écouter ou de lire. De plus, la possibilité de partager un écran lors de visioconférences permet aux équipes à distance de collaborer, de contribuer aux projets et de suivre les flux de travail en temps réel.

Mettre en place des outils de communication collaborative

Utiliser les outils de communication collaboratifs vous permet d’accéder aux informations dont vous avez besoin pour effectuer vos tâches, collaborer plus efficacement sur les projets et rester connecté à vos collaborateurs. Slack a été précisément conçu dans cette optique. En tant que plateforme de messagerie par canaux, Slack conserve toutes vos conversations, fichiers et même applications tierces (Zoom et Google Hangouts, par exemple) de façon centralisée et accessibles depuis n’importe où. C’est extrêmement flexible et pratique. Slack autonomise également les salariés à distance en leur offrant les possibilités suivantes :

• Créer des canaux pour une équipe ou un projet spécifique
• Créer des canaux partagés avec des fournisseurs et des prestataires
• Épingler des fichiers ou des messages importants dans un canal afin que tout le monde puisse rapidement trouver des informations essentielles
• Démarrer un appel vidéo ou audio avec n’importe quel membre de votre espace de travail, et ce, directement depuis la plateforme
• Définir un statut ou utiliser Ne pas déranger pour limiter sa présence aux heures de travail

Rendre le télétravail plus efficace grâce à Slack

Intégrer Slack dans votre ensemble d’outils de télétravail vous permet de travailler plus intelligemment et avec moins d’efforts. Réduisez les processus inefficaces et les goulots d’étranglement afin de stimuler la collaboration et la productivité grâce à un outil conçu pour répondre aux besoins des équipes à distance et s’adapter à leur flux de travail.