Intégration numérique : Astuces pour un onboarding réussi

Repenser les méthodes en période de mutation

Au début du mois de mars 2020, avant que les confinements n’aient été décrétés, il était clair que nos procédures d’intégration n’étaient pas adaptées à la crise sanitaire émergente. L’équipe chargée de l’efficacité organisationnelle de Slack a dû concrétiser immédiatement, avec l’aide des différents bureaux régionaux, notre idée de passer un jour à un modèle d’intégration numérique.

La première chose à faire ? Identifier des responsables au sein de chaque bureau régional et les former à l’intégration des nouveaux salariés, pour que ces derniers n’aient pas à se déplacer à San Francisco. Ayant déjà accueilli les nouveaux salariés pour leur premier jour, les responsables des bureaux régionaux étaient les mieux à même de prendre le relais et ils ont accepté de relever le défi.

Ces responsables régionaux ont été ajoutés à des canaux pour que l’équipe chargée de l’efficacité organisationnelle puisse les former rapidement. « Nous n’aurions jamais pu y arriver sans Slack, déclare Halimah Jones, partenaire de l’Efficacité organisationnelle en charge du programme d’intégration des nouveaux collaborateurs de Slack. Chacun avait accès à toutes les informations partagées sur le canal et pouvait prendre connaissance des conversations et des ressources disponibles. »

Supprimer le superflu pour ne garder que l’essentiel

Avant que l’équipe puisse commencer à créer du contenu spécifique pour l’intégration numérique, elle a dû modifier considérablement la documentation existante. Jusqu’alors, l’intégration comprenait plus de 20 heures de cours en salle, avec un formateur et divers intervenants. Halimah Jones profitait de ces sessions pour faire connaissance avec chaque nouveau collaborateur personnellement. Mais il n’était pas possible de convertir simplement ces sessions en 20 heures de visioconférence sur Zoom.

L’équipe de l’efficacité organisationnelle a passé en revue un à un le contenu de chaque session d’intégration pour n’en garder que l’essentiel. La configuration des ordinateurs portables pour chaque nouveau collaborateur devait continuer à avoir lieu le premier jour, mais les instructions étaient transmises via Zoom, avec l’aide de notre équipe technologique. Quelques-uns de nos formateurs appréciés avaient déjà enregistré leurs présentations plusieurs semaines à l’avance, n’ayant pu intervenir en personne. Nous avons donc pu rapidement faire appel à eux pour présenter les instructions en direct. Les sessions de questions-réponses se déroulaient ensuite sur les canaux de Slack, Halimah Jones répondant aux éventuelles questions.

Les présentations qui n’entraînaient généralement que peu de questions, comme nos séminaires sur la sécurité et la conformité juridique, ont été remplacées par des enregistrements que chaque nouveau collaborateur pouvait visionner à la demande.

Pour suivre les progrès de chacun, l’équipe de l’efficacité organisationnelle a créé une liste de tâches couvrant les cinq jours de formation à destination des nouveaux collaborateurs. Cette liste leur permet non seulement de savoir ce qui les attend chaque jour, mais aussi quelles tâches ils doivent effectuer tout au long du processus d’intégration numérique.

Au bout du compte, ces 20 heures de formation en personne ont été réduites à environ trois heures de formation sur Zoom. Elles se concentrent sur la culture de Slack, en particulier les commentaires et la collaboration, ainsi que sur la façon dont notre culture imprègne notre utilisation de Slack. Ces sessions interactives insufflent un sentiment d’unité et d’appartenance aux nouveaux collaborateurs. Pour l’équipe de l’efficacité organisationnelle, c’est fondamental. C’est pourquoi nous continuons à dispenser ces sessions en ligne à nos nouveaux salariés. Et pour les personnes qui ne pouvaient pas suivre les sessions en ligne, des enregistrements étaient disponibles.

À la fin de chaque semaine, les responsables de chaque bureau et de l’équipe de l’efficacité organisationnelle se réunissaient sur le canal #replanning-covid-2020-onboarding pour discuter de ce qui fonctionnait et ne fonctionnait pas, et de la façon dont ils pouvaient faire évoluer l’expérience en conséquence. Après un mois d’expérimentation, la nouvelle procédure d’intégration numérique était à peu près stable.

Ce que nous conserverons lorsque nous retournerons (enfin) au bureau

Toute période de mutation rapide doit être suivie d’une période de réflexion. Après un mois passé à modifier rapidement nos outils et un autre mois à s’habituer au nouveau monde du travail, l’équipe de l’efficacité organisationnelle s’est rendu compte que plusieurs points fonctionnaient très bien et devaient être conservés.

1. La checklist d’intégration est très appréciée des nouveaux collaborateurs, des responsables et de l’équipe de l’efficacité organisationnelle. Certaines étapes auparavant implicites sont à présent explicites. La checklist aide à ne pas oublier de remplir les documents nécessaires et à effectuer au bon moment toutes les tâches fastidieuses de la première semaine.
2. Les responsables régionaux de l’intégration sont une nouvelle ressource que nous allons conserver. Ils échangent avec l’équipe de l’efficacité organisationnelle dans des canaux privés et transmettent les commentaires critiques des nouveaux collaborateurs pour que chacun puisse continuer à améliorer le processus.
3. Les sessions présentées par nos intervenants les plus enthousiastes sont toujours appréciées et reviendront peut-être sous la forme de présentations organisées en direct sur Zoom au lieu d’enregistrements.
4. Les sessions sur la sécurité et le respect de la vie privée, généralement moins interactives, continueront probablement à être dispensées sous la forme de vidéos, pour un apprentissage autonome.
5. Notre processus d’intégration n’est plus centralisé à San Francisco et ressemble aujourd’hui davantage à un modèle en étoile. Chaque bureau régional a les moyens de fournir l’aide nécessaire aux nouveaux salariés.

Comment reproduire cela dans votre propre entreprise

Les derniers mois ont obligé les entreprises, quelle que soit leur taille, à faire preuve de souplesse et à évoluer. Aussi, nous avons souhaité dresser la liste des leçons que nous avons tirées au fil des ans et que vous pouvez adopter au sein de votre propre entreprise pour mettre en place un processus d’intégration numérique.

1. Nous avons créé un espace de travail Slack spécifique, distinct de l’espace de travail de l’entreprise, réservé aux nouvelles recrues. Dans cet espace, nos recruteurs et l’équipe de l’efficacité organisationnelle peuvent répondre aux questions des nouveaux collaborateurs et leur envoyer des rappels avant leur première semaine. Les nouveaux salariés peuvent également échanger ensemble, faire connaissance les uns avec les autres et tester leurs nouveaux pouvoirs dans Slack, sans aucune pression. Effectuer toutes les tâches dans Slack permet également de supprimer complètement les e-mails professionnels, et habitue les nouveaux salariés à ne pas utiliser les e-mails dans leur nouvelle fonction.
2. Enregistrez toutes les sessions d’intégration dispensées en direct sur Zoom durant la semaine, et republiez-les sur vos canaux Slack réservés aux nouveaux collaborateurs. Les personnes qui n’ont pas pu participer aux sessions peuvent ainsi rattraper leur retard au moment qui leur convient, et tous les membres du groupe peuvent facilement s’y reporter ultérieurement.
3. Rassemblez tous les commentaires issus des enquêtes envoyés dans Slack à l’aide de Qualtrics. Les résultats des enquêtes peuvent être publiés dans des canaux privés, où votre équipe d’intégration peut prendre connaissance des commentaires et les implémenter.
4. Créez un canal d’assistance de type triage pour les nouveaux collaborateurs, en utilisant le système d’émojis 🔴/🔵/⚪ pour indiquer l’urgence du message, par exemple : 🔴 @Brenda à New York n’arrive pas à se connecter au réseau et a besoin d’aide dès que possible. Toute personne participant au canal peut alors intervenir pour résoudre le problème.
5. Si vous supervisez un programme d’intégration, réglez vos notifications sur le plus haut niveau pour tous les messages de certains canaux (canaux d’aide ou de triage, par exemple) afin de suivre les divers problèmes.
6. Servez-vous du Générateur de flux de travail. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de Slack pour créer des messages interactifs dès qu’une personne rejoint un canal spécifique ou utilise un raccourci (accessible via l’icône en forme d’éclair à côté de la fonction de rédaction de message). Pour les nouveaux collaborateurs, l’expérience ressemble à une discussion pédagogique entre eux et un bot.

Des points de contact significatifs, même en territoire inconnu

Grâce aux cycles de commentaires rapides et de réévaluation constante, l’équipe de l’efficacité organisationnelle de Slack est parvenue à se sortir d’une situation difficile. Nous espérons que les leçons que nous avons tirées jusqu’ici vous aideront à continuer à dispenser vos programmes d’intégration et à soutenir vos nouveaux salariés, où qu’ils se trouvent.

Et malgré tous ces changements, Stewart Butterfield apprécie toujours autant les sessions de questions-réponses « À la rencontre du PDG » organisées régulièrement. Les nouveaux salariés continuent à lui poser toutes les questions qu’ils souhaitent, sauf que maintenant, ils le font via Zoom.