Slack-Tipps für das digitale Onboarding neuer Mitarbeitender

Methoden inmitten des Wandels überdenken

Anfang März 2020, lange bevor die meisten Lockdown-Anordnungen erlassen wurden, war klar, dass unsere Onboarding-Methoden in einer sich entwickelnden Pandemie nicht tragfähig waren. Für das Organizational Effectiveness (OE)-Team von Slack musste die Idee, das Onboarding eines Tages größtenteils auf ein Online- oder Remote-Modell umzustellen, zusammen mit der Hilfe lokaler Büros sofort umgesetzt werden.

Der erste Schritt? Führungskräfte aus allen Büros identifizieren und sie für das Onboarding vor Ort schulen, sodass keine neuen Mitarbeitenden eine Reise nach San Francisco riskieren müssen. Büroleiter:innen, die bereits Mitarbeitende an ihrem ersten Tag in ihrem örtlichen Büro empfangen haben, waren eine naheliegende Wahl und konnten sofort einspringen.

Diese lokalen Führungskräfte wurden in die Channels aufgenommen, wo das OE-Team sie schnell auf den neuesten Stand brachte. „Das war etwas, das wir nur mit Slack erreichen konnten“, sagt Halimah Jones, eine OE-Partnerin, die das Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende bei Slack leitet. „Alle konnten alle im Channel geteilten Informationen sehen und sich über die Gespräche und verfügbaren Ressourcen informieren.“

Behalte das Wesentliche bei und kürze, wo du kannst

Bevor das Projekt-Team Inhalte für das digitale Onboarding erstellen konnte, musste es das vorhandene Material erst einmal gründlich überarbeiten. Unser vorheriges Onboarding bestand aus mehr als 20 Unterrichtsstunden mit Ausbilder:innen und verschiedenen Gastredner:innen und Halimah Jones lernte alle neuen Mitarbeitenden persönlich kennen. Eine neue Version konnte jedoch nicht einfach in 20 Stunden Zoom-Video umgewandelt werden.

Das OE-Team ging die Onboarding-Inhalte Sitzung für Sitzung durch und behielt nur das Wichtigste bei. Die Einrichtung des Laptops für alle neuen Mitarbeitenden musste noch am ersten Tag erfolgen, aber der Unterricht wurde über Zoom mithilfe unseres Business Technology-Teams durchgeführt. Einige unserer beliebten Gastredner:innen hatten ihre Sitzungen zuvor für die Wochen aufgezeichnet, in denen sie nicht persönlich anwesend sein konnten. So konnten diese schnell anstelle des Live-Unterrichts verwendet werden. Fragen und Antworten wurden dann in Slack-Channels gestellt, wobei Halimah Jones nach Bedarf antwortete.

Sitzungen, die in der Regel nur wenige Fragen beinhalteten, wie z. B. unsere Sicherheitsseminare und Seminare zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wurden durch Aufzeichnungen ersetzt, die sich alle neuen Mitarbeitenden jederzeit ansehen können.

Zur besseren Übersicht über die Fortschritte aller Beteiligten hat das OE-Team eine Fünf-Tage-Checkliste für neue Mitarbeitende erstellt. Die Mitarbeitenden wussten so nicht nur, was sie jeden Tag erwartete, sondern konnten auch sehen, welche Aufgaben sie zu jedem Zeitpunkt des Prozesses zu erledigen hatten.

Am Ende wurden die 20 Stunden Präsenzunterricht auf etwa drei Stunden Zoom-Sitzungen reduziert. Diese konzentrieren sich auf die Kultur von Slack – insbesondere auf Feedback und Zusammenarbeit und darauf, wie unsere Kultur in die Verwendung von Slack bei Slack eingebettet ist. Diese interaktiven Sitzungen vermitteln den neuen Mitarbeitenden ein Gefühl der Verbundenheit und Zugehörigkeit. Für unser OE-Team ist das von größter Bedeutung. Aus diesem Grund finden diese Sitzungen für unsere neuen Mitarbeitenden auch weiterhin digital statt. Für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, standen Aufzeichnungen der Sitzungen zur Verfügung.

Am Ende jeder Woche versammelten sich die Führungskräfte jedes Büros und das OE-Team im Channel #replanning-covid-2020-onboarding (#neuplanung-onboarding-corona-2020), um das zu besprechen, was funktioniert hat und was nicht, und wie sie die Erfahrung entsprechend verbessern können. Nach gut einem Monat des Experimentierens haben wir uns auf eine recht stabile neue Version des digitalen Onboardings geeinigt.

Dinge, die wir auch nach unserer (möglichen) Rückkehr ins Büro beibehalten werden

Auf jede Phase des schnellen Wandels sollte eine Selbstreflexion folgen. Nach einem Monat der schnellen Umstellung und einem weiteren Monat der Eingewöhnung in die neue Normalität hat das OE-Team festgestellt, dass einige Dinge recht gut funktionieren und wahrscheinlich langfristig beibehalten werden.

1. Die Onboarding-Checkliste hat großen Anklang bei den neuen Mitarbeitenden, Führungskräften und OE-Mitarbeitenden gefunden. Schritte, die vorher nur angedacht waren, werden nun definitiv umgesetzt. Mithilfe der Checkliste werden alle daran erinnert, ihre Unterlagen auszufüllen und all die lästigen Aufgaben der ersten Woche zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen.
2. Unsere lokalen Onboarding-Büroleiter:innen sind neue Ressourcen, die wir langfristig beibehalten werden. Sie stehen über Geschlossene Channels mit dem OE-Team in Kontakt und geben wichtiges Feedback von neuen Mitarbeitenden, damit alle den Prozess weiter verbessern können.
3. Die Sitzungen mit unseren dynamischsten Gastredner:innen sind nach wie vor ein großer Erfolg und werden möglicherweise wieder als Live-Unterricht über Zoom anstelle von Aufzeichnungen angeboten.
4. Sitzungen über die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen, die in der Regel weniger interaktiv sind, werden wahrscheinlich als Videos zum selbstgesteuerten Lernen beibehalten.
5. Anstelle eines zentralisierten operativen Prozesses, der in San Francisco stattfindet, ist unser Onboarding nun eher ein Hub-and-Spoke-Modell. Jedes Büro kann den lokalen Support für neue Mitarbeitende organisieren.

Wie deinem eigenen Unternehmen das digitale Onboarding gelingt

Die vergangenen Monate haben Unternehmen jeder Größe ein hohes Maß an Flexibilität und Veränderung abverlangt. Wir wollten jedoch eine Liste der Lektionen zusammenstellen, die wir im Laufe der Jahre gelernt haben und die du bei der Umstellung deines Unternehmens auf digitales Onboarding vielleicht übernehmen möchtest.

1. Wir richten einen speziellen Slack-Workspace für neue Mitarbeitende ein, der vom Unternehmens-Workspace getrennt ist. Hier können unsere Recruiter:innen und das OE-Team Fragen beantworten und Erinnerungen an neue Mitarbeitende vor ihrer ersten Woche verschicken. Neue Mitarbeitende können sich auch untereinander austauschen, ihre Kolleg:innen kennenlernen und ihre neuen Fähigkeiten in Slack ausprobieren – ganz ohne Druck. Alles in Slack zu erledigen bedeutet auch, dass es keine dienstlichen E-Mails mehr gibt. Auf diese Weise gewöhnen sie sich daran, an ihrem neuen Arbeitsplatz keine E-Mails zu verwenden.
2. Nimm alle live auf Zoom durchgeführten Onboarding-Sitzungen auf, die du im Laufe der Woche durchführst, und poste sie in deinen für neue Mitarbeitende eingerichteten Slack-Channels. Mitarbeitende, die nicht teilnehmen konnten, können den Stoff zu einem geeigneten Zeitpunkt nachholen, und alle in der Gruppe können später problemlos auf das Material zurückgreifen.
3. Sammle Feedback aus Umfragen, die in Slack mit Qualtrics gesendet wurden. Umfrageergebnisse können in Geschlossenen Channels gepostet werden, wo dein Onboarding-Team das Feedback überprüfen und einarbeiten kann.
4. Richte einen Support-Channel im Triage-Stil für neue Mitarbeitende ein und verwende das 🔴/🔵/⚪-Emoji-System, um die Dringlichkeit zu kennzeichnen. Eine Beispielnachricht: 🔴 @Sarah in München kann keine Verbindung zu ihrem Netzwerk herstellen und braucht so schnell wie möglich IT-Support. Ab dem Moment können sich alle im Channel einbringen, um das Problem zu lösen.
5. Wenn du ein Onboarding-Programm betreust, solltest du deine Benachrichtigungen auf die höchste Stufe für alle Nachrichten in bestimmten Channels stellen (z. B. einen Hilfe- oder Triage-Channel), um bei Problemen den Überblick zu behalten.
6. Schau dir den Workflow-Builder an. Mithilfe dieser Slack-Funktion kannst du interaktive Nachrichten erstellen, die ausgelöst werden, wenn eine Person einem bestimmten Channel beitritt oder eine Aktion verwendet (letztere findest du über das Blitzsymbol neben dem Nachrichtenersteller). Für neue Mitarbeitende wird sich die daraus resultierende Erfahrung wie ein Lerngespräch zwischen ihnen und einem Bot anfühlen.

Sinnvolle Anlaufstellen, auch auf unbekanntem Terrain

Dank ständiger Neubewertungen und schneller Feedback-Zyklen hat das OE-Team von Slack das Beste aus einer schwierigen Situation gemacht. Wir hoffen, dass dir unsere bisherigen Lektionen dabei helfen werden, dein Onboarding-Programm reibungslos zu gestalten und deine neuen Mitarbeitenden zu unterstützen, egal wo sie sich befinden.

Und trotz all dieser Veränderungen schätzt Stewart Butterfield immer noch alle paar Wochen seine „Meet the CEO“-Fragestunde. Die neuen Mitarbeitenden können ihn noch immer alles Mögliche fragen, nur dass es jetzt live über Zoom geschieht.