Slack 101 : intégration des nouveaux collaborateurs

Au cours de sa première semaine, chaque nouveau salarié participe donc à deux séances d’une heure pour découvrir comment nous utilisons notre propre logiciel pour travailler efficacement.

Même ceux qui se considèrent comme des experts trouvent de nouvelles façons d’exploiter tout le potentiel de Slack. Nous avons décidé de partager quelques conseils tirés de ces séances pour que chaque entreprise puisse aider ses collaborateurs à se lancer, qu’elle fasse ses premiers pas avec Slack ou que le déploiement soit achevé.

Au cours de la première séance, les collaborateurs apprennent à naviguer parmi les canaux, à faire des recherches spécifiques et à paramétrer l’application Slack en fonction de leurs besoins.

Naviguer dans les canaux

Chez Slack, chaque utilisateur est membre de quatre canaux essentiels.

Le premier est un canal d’annonces générales où nous discutons peu et qui ne compte chaque semaine que quelques messages importants relatifs à toute l’entreprise. Par défaut, le nom de ce canal est #général, mais vous pouvez le modifier : chez Slack, il s’appelle #annonces-international. Il existe également des canaux consacrés aux annonces régionales où sont regroupées les informations propres à chaque site ou pays (#annonces-paris, par exemple). À chaque salarié de rejoindre celui qui le concerne.

Les deux derniers canaux qui concernent l’ensemble de notre entreprise sont propres aux start-ups éditrices de logiciels. Il s’agit du canal #publié, qui présente les nouvelles fonctionnalités disponibles pour les utilisateurs, et du canal #publié-interne, où nous annonçons les fonctionnalités bêta prêtes à être testées par tous ceux qui le souhaitent.

Selon l’équipe à laquelle ils appartiennent, les salariés de Slack rejoignent d’autres canaux après avoir été ajoutés à leur groupe d’utilisateurs officiel dans Slack.

Les conventions d’appellation des canaux sont capitales : elles permettent à chacun de trouver des informations en s’appuyant sur des modèles prévisibles. Nous utilisons les préfixes suivants pour des dizaines de canaux :

• #équipe-* (pour que les membres de chaque équipe puissent communiquer entre eux, par exemple : #équipe-ios)
• #triage-* (pour signaler et gérer les problèmes aussi bien en matière de logiciels que de RH)
• #aide-* (pour demander de l’aide sur ces canaux, répartis par équipe et par fonction)
• #fonc-* (pour organiser toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel par projet)
• #lanc-* (pour organiser les lancements de toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel)

Lorsqu’une personne a besoin d’aide, elle peut toujours se tourner vers sa propre #équipe-*. Si elle n’obtient pas de réponse, elle peut lancer le Quickswitcher et saisir #aide- pour trouver l’équipe la plus à même de lui répondre.

Effectuer des recherches dans un canal

Lorsque l’on fait partie d’un canal Slack très actif, il est absolument essentiel de pouvoir y retrouver des informations. Pour commencer, le plus simple est d’utiliser le raccourci clavier commande-F (Ctrl-F sur Windows et Linux) pour lancer une recherche dans le canal actuel. Il est possible de filtrer les résultats par message ou fichier, et même d’affiner par type de fichier, par exemple pour retrouver des images.

Il existe de nombreux critères de recherche supplémentaires, mais la plupart des personnes utilisent contient:favoris, contient:(réaction émoji) et des critères de date. Dans le cadre de la formation des nouveaux collaborateurs, un exercice intéressant consiste à leur demander de rechercher un message, un fait ou un fichier publié bien avant leur arrivée. Par exemple, vous pouvez leur demander l’origine du nom de votre entreprise (si la réponse est enfouie dans vos archives Slack, comme c’est le cas chez nous).

Communiquer de façon polie avec ses collègues

Nous aimons utiliser des émojis dans Slack, mais juste pour agrémenter nos messages. Nous ne les utilisons pas pour remplacer les mots d’une phrase, car cela complique et ralentit la lecture en plus de fausser les recherches si de nombreux mots sont remplacés par des émojis. Ils sont donc les bienvenus, mais seulement en fin de message ou isolés.

Nous demandons à tout le monde de définir un statut personnalisé pour prévenir les collègues en cas d’absence, de congé prolongé ou de maladie.

Nous invitons nos collaborateurs à modifier les paramètres par défaut de la fonctionnalité Ne pas déranger et à utiliser ce mode en journée lorsqu’ils ont besoin de se concentrer sur leur travail, sans distraction. Chacun sait ainsi qui est occupé et ne peut donc pas répondre rapidement aux éventuelles questions.

Autres conseils importants

Les nouveaux utilisateurs doivent se familiariser avec l’ensemble des options disponibles dans les préférences. Il est particulièrement recommandé d’essayer les divers paramètres de la barre latérale dans la liste des canaux/paramètres avancés pour trouver la meilleure combinaison.

Pour clore la première journée de formation, nous rappelons aux utilisateurs l’utilité d’ajouter aux favoris les messages importants, ainsi que les personnes qu’ils contactent souvent par messages directs et les canaux les plus importants pour les retrouver plus facilement dans la barre latérale.

Dans l’article Slack 102, vous trouverez plus d’informations sur la façon de gérer un canal Slack très actif durant votre journée, des conseils de savoir-vivre pour faciliter le travail en équipe et une présentation de tous les paramètres qui vous aideront à travailler efficacement.