Tableau de bord gestion de projet : Comment le créer ?

Pour gagner en visibilité sur vos projets et ne pas être noyé sous les feuilles de calculs et les différents rapports, le tableau de bord de gestion de projet est idéal. Ce dernier vous permet de visualiser les indicateurs de performance de votre choix et de suivre avec précision l’évolution du projet. Dans cet article, nous vous guidons dans la compréhension des atouts d’un dashboard et nous vous expliquons les étapes incontournables de sa création.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de projet ?

Un tableau de bord de projet, ou « dashboard, » est un outil incontournable pour tout chef de projet. En effet, ce dernier doit prendre de nombreuses décisions et considérer un grand volume d’informations. Le tableau de bord est ainsi décisif, car il permet de centraliser et visualiser ces informations.

Qu’il s’agisse de mots-clés ou de taux de satisfaction client, les indicateurs de performance vont favoriser la prise de décision. La pertinence d’un tableau de suivi de projet s’illustre aussi lorsqu’il s’agit de communiquer avec les différentes parties prenantes du projet. En effet, à tout instant, tout le monde peut avoir une vision globale du projet, des objectifs, des risques afférents et de son avancement.

Les tableaux de bord de projet sont généralement conçus à l’aide de logiciels spécialisés. Ils possèdent l’avantage de présenter les informations de manière claire, précise et attrayante.

Quel est l’intérêt de mettre en place un tableau de bord dans la gestion de projet ?

Mettre en place un tableau de bord répond à de nombreux enjeux de la gestion de projet:

• Faciliter le management : Le tableau de bord peut servir à assurer la gestion de ressources de projet telles que les ressources humaines, techniques et financières ainsi que les processus métier pour faciliter le management de projet;
• Suivre les progrès de l’équipe : Idéal pour permettre à chacun de visualiser l’avancement des tâches, le dashboard va favoriser un processus d’amélioration continue ;
• Communiquer avec les tiers : Qu’il s’agisse de clients, de partenaires ou de sous-traitants, la mise à disposition d’un tableau de bord centralisé est indispensable pour une transparence en entreprise maximale.

Ainsi, le tableau de bord va permettre de mieux gérer le projet et de coordonner les différents acteurs pour obtenir un résultat optimal en respectant les délais et en utilisant au mieux les ressources allouées.

Ses principaux atouts sont au nombre de quatre :

• Visualisation claire du projet : Le dashboard est parfait pour visualiser rapidement l’ensemble des informations clés d’un projet, qu’il s’agisse des étapes, des tâches, des délais ou du budget ;
• Communication efficace : Puissant outil de communication interne, le tableau de bord va permettre d’éviter tout malentendu en fournissant à chacune des parties prenantes un niveau d’information suffisant ;
• Plus grande réactivité : L’identification rapide des problèmes et la gestion des risques permettent de déployer des actions correctives rapidement et de s’assurer que le projet reste sur la bonne trajectoire ;
• Aide à la prise de décision : Accéder à des informations nombreuses et pertinentes est utile pour que le chef de projet prenne les bonnes décisions durant le projet et améliore les processus à l’avenir.

Quelles sont les étapes pour créer un tableau de bord pour une gestion de projet réussie ?

Pour concevoir un modèle de tableau de bord efficace, il est nécessaire de suivre certaines bonnes pratiques. Elles vous garantissent de n’omettre aucune étape et de construire pas à pas un dashboard clair et performant.

Définir les objectifs du tableau de suivi de projet

La première étape est d’identifier les objectifs du dashboard pour assurer le suivi du projet. Pour ce faire, vous devez répondre à certaines questions qui vont permettre de cadrer le processus. Vous pouvez notamment vous poser les interrogations suivantes :

• « À qui se destine ce tableau de bord ? »;
• « Quelle forme doit-il prendre ? »;
• « Quelles informations doit-il contenir ? »;
• « Quels sont les objectifs à atteindre ? ».

Bien définir vos besoins est indispensable pour vous assurer que le tableau de bord de gestion de projet réponde pleinement aux attentes par la suite.

Identifier les indicateurs clés de performance (KPI)

Au cœur du tableau de bord, nous retrouvons bien évidemment les indicateurs de performance. Ils sont importants, car ce sont eux qui vont permettre de suivre et d’évaluer la progression et l’efficacité du projet.

Ces KPIs peuvent être le budget à respecter, des échéances de temps, l’utilisation des ressources ou bien encore le pourcentage d’achèvement.

Rassembler les données essentielles

Une fois que les KPIs sont listés, vous devez collecter les informations nécessaires afin d’alimenter votre dashboard. Ces données peuvent être obtenues de différentes manières. Selon la situation et les moyens à votre disposition, il est possible de recourir à la saisie manuelle de données ou des exports CSV.

Les informations peuvent provenir de bases de données que vous utilisez déjà, d’une nouvelle collecte de données mise en place dans le cadre du projet ou de mises à jour régulières de données existantes.

Créer le dashboard du projet

L’étape suivante est celle de la conception du tableau de bord à proprement parler. Il peut être créé avec un logiciel de type Excel ou, de préférence, avec des outils de gestion de projet.

Les logiciels de travail collaboratif sont notamment pertinents, car ils vont permettre de :

• Gagner du temps : Déchargez vos collaborateurs des tâches à faible à valeur ajoutée grâce aux fonctions d’automatisation ;
• Gérer votre équipe : Un tel outil vous permet de centraliser et de gérer les tâches du projet et de répartir la charge de travail des membres de votre équipe ;
• Suivre la performance : Suivez les objectifs fixés et optimisez la gestion des ressources humaines, techniques et financières ;
• Communiquer efficacement : Partagez des rapports complets et limpides avec tous les acteurs du projet.

En résumé, ces outils spécialisés vous offrent l’opportunité de concevoir des tableaux de bord attrayants et professionnels tout en bénéficiant de nombreux avantages supplémentaires.

Quel que soit le support utilisé, privilégiez une lecture aisée des informations. Placez les données les plus importantes en haut à gauche du dashboard et mettez à profit des éléments visuels tels que les couleurs, des graphiques ou des jauges pour faciliter la communication interne.

Mettre à jour régulièrement le tableau de bord

Un tableau de bord de gestion de projet n’est jamais figé. N’oubliez pas de réaliser des mises à jour régulières pour qu’il conserve sa pertinence. De plus, efforcez-vous de vérifier si les informations affichées sont compréhensibles pour tous les acteurs du projet, tels que les partenaires ou les collaborateurs.

Plus les données du dashboard seront précises et intelligibles, plus le pilotage sera efficace. Vous pourrez notamment identifier dans les meilleurs délais les opportunités, les risques et les problèmes liés à l’avancement du projet.

Quelles informations doivent figurer dans le tableau de bord de gestion de projet ?

Les informations figurant dans le dashboard dépendent de nombreux facteurs tels que son envergure, les objectifs fixés et les besoins identifiés en amont. Toutefois, il est possible de lister un certain nombre d’éléments qui peuvent être intégrés à votre tableau de bord de gestion de projet :

• Statut du projet : Un indicateur simple et compréhensible doit permettre de suivre à tout moment le statut du projet sous forme de pourcentage d’achèvement ou d’état de la progression des étapes du projet ;
• Ressources financières : Des KPIs évaluant le budget alloué et son éventuel écart ou dépassement ;
• Ressources humaines : La répartition des charges de travail, les tâches à réaliser et le niveau d’engagement des collaborateurs doivent être suivis avec précision ;
• Calendrier prévisionnel : Une représentation des étapes du projet et des jalons est incontournable. Cela peut être représenté sous forme de calendrier ou de diagramme de Gantt ;
• Risques potentiels : Afin de limiter les risques et les problèmes qui pourraient survenir, il est important de lister et suivre les risques envisagés ;
• Retours d’informations : Cette section du dashboard permet aux collaborateurs de donner leur avis sur le projet et de vous suggérer des améliorations ;
• Objectifs et livrables : Enfin, la liste des objectifs et des livrables attendus ainsi que les niveaux d’achèvement de chacun est importante pour garder le cap.

L’important est de personnaliser votre tableau de bord selon la situation particulière du projet. N’hésitez pas à échanger avec les différents acteurs du projet pour sélectionner conjointement les informations à intégrer au dashboard.

Qui est responsable de la création du tableau de bord ?

Dans la plupart des cas, c’est le chef de projet qui est en charge de la création du tableau de bord. Ce dernier étant responsable de la création du planning projet, de la coordination et de la gestion du projet, il est naturel qu’il conçoive le dashboard. D’autant que ce dernier va permettre de centraliser et d’analyser des données nombreuses et variées qui aident le chef de projet dans son travail.

Toutefois, il arrive que d’autres acteurs prennent part à la création du tableau de bord, comme des collaborateurs ou de tierces parties. En effet, certains éléments du dashboard peuvent tirer profit des compétences des différents acteurs du projet. Les membres de l’équipe peuvent ainsi collecter des informations et les mettre à jour. De la même manière, un analyste de données peut parfois créer le tableau de bord du projet.

Quels que soient le ou les responsables de la conception du tableau de bord, l’important est de favoriser la communication de toutes les parties prenantes. Le dashboard doit nécessairement répondre aux attentes et aux besoins du chef de projet bien entendu, mais aussi des collaborateurs et parfois du client et de partenaires.

Le tableau de bord de gestion de projet : un incontournable de la performance

Pour résumer, la conception d’un tableau de bord est un élément essentiel de la réussite du projet. Il permet en effet de visualiser clairement les informations, de suivre l’avancée du projet et de prendre les bonnes décisions.

Pour créer le tableau de bord idéal, il est indispensable de réunir les parties prenantes pour bien définir les objectifs du dashboard et les différents indicateurs de performance qu’il est nécessaire d’intégrer. Une fois réalisé, il permettra de favoriser une communication fluide et garantira une meilleure performance.