Le bien être au travail à l’heure du digital

Comment les grandes transformations du travail, et notamment tous les aspects de la transformation digitale, vont-ils impacter le bien-être ? En effet, cette notion de bien-être au travail est redéfinie voire remise en question au fur et à mesure de toutes les transformations du travail et encore plus depuis la crise sanitaire, où les modes de travail ont été complètement bousculés, repensés. Les entreprises et leurs salariés ont dû, très vite, s’adapter au contexte sanitaire tout en continuant à maintenir l’activité et le télétravail a concerné près d’un salarié sur trois (31 %) à temps complet ou partiel a fin de l’année 2020, sur de 3,6 jours par semaine en moyenne, selon le quatrième baromètre annuel sur le télétravail du CSA pour Malakoff Humanis. Bien avant le premier confinement et les adaptations rapides qu’il a nécessité, la transformation digitale était de toute façon un enjeu majeur pour les entreprises. 

Le bien-être au travail englobe à la fois le ressenti du salarié au travail, la satisfaction qu’il peut éprouver à accomplir son travail, son épanouissement, son intégrité, sa santé physique et mentale mais également le sentiment d’utilité et de sens. 81% des salariés considèrent que le bien-être au travail est un enjeu prioritaire, d’après une étude IFOP de juin 2020. L’institut précise que ce chiffre « a bondi de 25 points en deux ans ». 

Le bien-être est également l’un des facteurs de la qualité de vie au travail, inscrit dans L’ANI (Accord National Interprofessionnel) depuis 2013. De plus, il doit faire partie des négociations annuelles obligatoires au sein des entreprises, selon la Loi Rebsamen de 2015. 

Déjà en 2016, une étude Sodexo montrait que 86 % des entreprises constatent des gains de productivité après avoir mis en place des outils pour la qualité de vie au travail. 

Dans le cadre d’une transformation digitale, qu’advient-il de ce bien-être au travail ? Comment peut-elle y contribuer ? Et quels sont les points de vigilance sur lesquels travailler, particulièrement sur tous les aspects de télétravail ?

 

Quels sont les apports positifs de la transformation digitale ?

 

La transformation digitale des entreprises augmente la productivité et favorise l’innovation. Avec la crise, la digitalisation a contribué à une plus grande souplesse et à une vraie adaptation de l’économie, permettant à certains secteurs de continuer à fonctionner à distance. 

Elle apporte également de nombreux avantages aux collaborateurs. L’adoption de nouveaux outils facilite le travail et le quotidien sans faire l’impasse sur l’utilité et le sens de la mission, à condition de bien avoir accompagné le processus, pour que le collaborateur sache dans quelle direction il va. Bien accompagnée, la transformation digitale peut donc être un vrai vecteur de bien-être au travail.

D’ailleurs, « 80% des français estiment que les technologies numériques ont un impact positif sur la qualité de leur travail et de leur bien-être professionnel, selon Opinion Way.

Les outils qui accompagnent la digitalisation permettent d’apporter de la valeur ajoutée aux collaborateurs. De plus en plus, les outils collaboratifs utilisés par les entreprises permettent de fluidifier les process, de délester progressivement les collaborateurs de tâches à faible valeur ajoutée, de mieux organiser les journées et la gestion de projet, de mieux communiquer avec son manager, son équipe ou ses collègues, pour maintenir la cohésion d’équipe.

 

La digitalisation permet plus de transversalité et réinvente le travail pour plus de fluidité

Impliquant systématiquement des modes de travail plus transversaux et l’adoption d’outils collaboratifs, la digitalisation permet plus de transversalité entre les équipes. Elle permet de décloisonner et d’éviter les silos. 

 

Cette plus grande transversalité évite également l’isolement des collaborateurs.

La digitalisation, avec cette transversalité permise notamment par les outils collaboratifs, permet donc de perpétuer le lien et la cohésion d’équipe. 

 

 

 

Un plus grand accès à la connaissance

La digitalisation a permis de dématérialiser les documents en entreprise et de faciliter l’accès à la donnée. En tant qu’outil collaboratif complet, Slack permet non seulement les échanges du quotidien mais permet aussi l’accès à une grande base de connaissances nourrie de tout le travail de l’entreprise au quotidien.

 

Cette base de connaissances se renouvelle en permanence au fur et à mesure de l’avancement des missions ou des échanges des collaborateurs. Cet accès à l’information est précieux, puisqu’avant la digitalisation, cet accès était plus opaque et bien sûr, moins immédiat.

 

Cette accessibilité aux informations rejoint la plus grande facilité d’accès à ses supérieurs hiérarchiques permise par Slack : la somme de ces nouveautés permises par l’outil contribue à plus de transparence vis-à-vis du collaborateur.

Quelles bonnes pratiques pour allier bien-être et digitalisation ?

La transformation digitale d’une entreprise implique un changement de process mais également d’outils, soit vers une transformation totale, soit via une transition plus lente. Dans tous les cas, beaucoup d’entreprises initient un change management bien structuré pour pouvoir suivre les équipes, prendre la température du changement et observer les réactions.

 

Conserver le sens 

 

En effet, cette transformation digitale ne se fait pas sans l’adhésion des collaborateurs. Le recueil de leurs besoins est précieux, en amont du projet de digitalisation de certains process, car ils seront les premiers utilisateurs en première ligne des outils qui seront mis en place.

Le collaborateur d’une entreprise a besoin de trouver du sens à son travail, de comprendre à quoi sert sa mission, en quoi elle contribue au projet global de l’entreprise, quels sont ses objectifs et les moyens d’y arriver. Et au-delà, comprendre en quoi ce projet ou ses objectifs pourront être modifiés ou ajustés avec la transformation digitale.

 

Il est donc naturel qu’il s’approprie pleinement les nouveaux moyens et outils qui seront instaurés au sein de l’entreprise transformée. 

 

Accompagner le changement : l’expérience de l’employé comme préoccupation majeure 

 

Faire adopter le changement nécessite de susciter l’adhésion, pour que l’adoption des nouveaux process et des outils soit plus simple.

 

 

Rester à l’écoute des collaborateurs 

 

Pour maintenir le bien-être des salariés de la digitalisation et après, il est important que la question soit bien réfléchie en amont.

A ce titre, des baromètres d’entreprise et des sondages réguliers en interne peuvent être très efficaces pour sonder le moral des salariés.

 

Open Agora, disponible sur l’app directory de Slack, explique dans cet article comment mener des sondages auprès de ses salariés pour « prendre la température » et détecter éventuellement des signaux de risques.

                                                   L’application Open Agora Polls

Conserver le lien humain 

 

Peut-on encore parler de « vie de bureau » aujourd’hui ? On entend par ce terme, toutes les interactions informelles que permet un quotidien partagé avec des collègues. Des échanges spontanés, d’où naissent parfois de brillantes idées ! Sans annuler ces moments d’échanges informels, les outils collaboratifs peuvent aider à maintenir ce type de liens, en attendant de retrouver, pour beaucoup d’employés, une vie de bureau plus normale. 

 

Les relations informelles et amicales sont indispensables à beaucoup de salariés. 75 % des personnes ayant un bon ami au travail sont prêtes à relever de nouveaux défis et à prendre des initiatives. En parallèle, 50 % des collaborateurs souhaitent faire partie d’une équipe dans laquelle règne la collaboration.

 

Aider les Ressources Humaines, garantes du bien-être, à mieux travailler en mode collaboratif 

 

Si le bien-être au travail est la somme de nombreux éléments à la fois formels et informels, il reste la responsabilité des ressources humaines. Une fonction qui, elle aussi, en plus de suivre la digitalisation de l’entreprise, digitalise son propre métier. Slack met à disposition des ressources humaines de nombreux articles, conseils et applications pour accompagner leurs collaborateurs au quotidien.

Parmi les outils intégrés sur Slack, les ressources humaines peuvent par exemple compter sur Workday : cette solution réunit la Finance, les Ressources Humaines, la Paie, la Planification et les dépenses, sous un seul système agile en cloud. Sans quitter la plateforme Slack, il est possible d’échanger rapidement avec son responsable pour des demandes de congés, d’être notifié pour recevoir ou donner du feed-back sur un travail effectué, trouver des informations sur l’organigramme de son entreprise…

Et bien sûr, comme avec toutes les applications abritées dans Slack, il est possible de concevoir ses propres notifications personnalisées.

                                                         L’application Workday 

 

Prendre soin des collaborateurs 

 

Les entreprises ne manquent pas d’idées pour faciliter le quotidien. Certaines disposent même de crèches d’entreprise ou encore d’une conciergerie de luxe pour tous les petits services du quotidien.

 

Or, dans de nombreuses entreprises, le télétravail a pris une place significative voire totale depuis 2020, et du coup, certaines initiatives pour favoriser le bien-être des salariés doivent être repensées. Lorsque le travail se fait principalement à distance, comment continuer à porter ce bien-être sous toutes ses formes ?

 

Le confinement a été source de créativité. Outre un équipement en matériel informatique adéquat et en mobilier de bureau permettant de garder une bonne posture de travail, les entreprises peuvent proposer aujourd’hui des services en ligne à leurs employés, : cours de sport en ligne, livraison de repas sains… Pourquoi ne pas proposer, par exemple, des spectacles culturels en ligne comme ceux de l’opéra de Paris ou même offrir des abonnements à des « box » pour préparer soi-même les repas sains et équilibrés, très en vogue en ce moment ?

Si les ressources humaines sont garantes du bien-être au travail, toutes ces petites initiatives en faveur du bien-être au quotidien peuvent être le fruit d’une concertation entre les ressources humaines, la direction générale, la communication interne les Chief Happiness Officer… et les salariés eux-mêmes !

 

Garantir le bien-être mais aussi bien identifier les risques

 

Parmi les missions des Ressources Humaines, identifier les risques psychosociaux est un enjeu fort du moment, en raison des répercussions de la crise sanitaire notamment.

 

En effet, certaines conséquences de la crise sanitaire, comme le passage en télétravail, ne sont pas sans conséquences, même si ce mode de travail présente des aspects très positifs.  

 

Après une phase de télétravail « forcé » lors du premier confinement au printemps 2021 (41 % des salariés au mois de mai, selon une étude Malakoff Humanis), beaucoup d’entreprises ont choisi de le généraliser. 

 

Mode de travail plébiscité, source de productivité et de confort sur certains aspects (par exemple : le temps de transport inexistant), il n’est pas pour autant un modèle idéal en soi : en effet, il supprime le contact humain et des habitudes de vie en collectivité nécessaires au bien-être pour beaucoup salariés. 

 

Un baromètre IFOP du mois de décembre 2020 montrait ainsi que 83 % des salariés préfèrent l’échange en face à face aux visioconférences. 

 

Et selon un baromètre Malakoff Humanis paru en février 2021, « 59 % des salariés (77 % pour les 18-24 ans) disent aller au bureau d’abord pour partager un moment de convivialité avec leurs collègues ».

 

Cela soulève de nouveaux défis managériaux : 

• Identifier les points critiques du télétravail avec les équipes 
• Donner autant que possible le choix aux collaborateurs sur les modes de travail qui leur conviennent le mieux, à l’issue de la crise 
• Leur proposer des outils collaboratifs qui leur facilitent la vie et le travail

 

Pour l’heure, et après une année compliquée d’adaptation constante des entreprises et des salariés, c’est le modèle hybride qui semble se dessiner comme compromis idéal, en travaillant au bureau au moins 3 jours par semaine pour 63 % des salariés du baromètre IFOP.

 

Une menée par Slack, dans le cadre de son Future of Forum, montrait déjà que seulement 12% des salariés souhaitent travailler au bureau à temps plein et 16% à distance (à plein temps également). 72% plébiscitent en revanche un modèle qui mêle les deux possibilités, soit une forte majorité. 

 

 

Les entreprises doivent donc être à l’écoute de tous les signaux de mal-être potentiel et construire un mode d’organisation qui mêle les 2 possibilités, en sollicitant les salariés autant que possible sur cette organisation.

 

 (Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles), il est important de « développer une posture d’écoute des salariés sur les facteurs organisationnels reconnus comme ayant un impact en matière de risques psycho sociaux : : la définition des tâches, le sens du travail, la répartition de la charge de travail, les relations entre les collègues et avec la hiérarchie… »

 

L’INRS a mis en place un grand nombre de ressources en ligne de ressources en ligne pour aider les entreprises. Il est important que ces dernières collectent des données et mettent en place leurs propres indicateurs de risques, pour prévenir toutes les conséquences des risques psychosociaux. 

 

En parallèle, les entreprises peuvent initier des actions complémentaires à cette veille et cette écoute des signaux. Par exemple, des initiatives pour améliorer le quotidien et la santé des salariés, ainsi que leur confort. 

 

En résumé, la digitalisation peut apporter de nombreux aspects à l’entreprise et de vraies améliorations. Pour qu’elle ne remette pas en question le bien-être, il faut qu’elle allie deux conditions : apporter une vraie valeur ajoutée et ne pas compromettre les acquis fondamentaux pour les salariés. Ces derniers doivent pouvoir être protégés, entretenir une communication spontanée et saine avec leurs collègues, conserver une autonomie même dans le cadre de nouveaux outils et de nouveaux processus, continuer à trouver du sens à leurs missions.

Si l’outil collaboratif Slack apporte de nombreuses possibilités en répondant à tous ces enjeux de communication, d’organisation plus efficace du travail et de préservation du bien-être même à distance, l’entreprise ne doit bien sûr pas tout miser sur l’outil sans avoir réfléchi à cette question bien en amont de sa transformation. Et dans le cadre d’une transformation accélérée, elle ne doit pas hésiter à rectifier certains changements pour améliorer réellement le quotidien au travail.