Che cos’è uno strumento di collaborazione lavorativa e quali vantaggi offre?

Secondo un rapporto condotto da Assolombardia, il numero medio di lavoratori in smart working in Italia è aumentato in seguito alla pandemia, passando dal 4,8% nel 2019 al 39,9% nel 2020. Ciò significa che le aziende sono state costrette ad adottare qualche forma di strumento di collaborazione lavorativa per facilitare la comunicazione tra i team. Il risultato? Impossibile tornare indietro: è altamente improbabile che queste tecnologie scompaiano dal contesto lavorativo.

In quest’ottica, non è possibile comprendere tale progresso senza dare valore alla figura dello strumento di collaborazione lavorativa. Sapere in cosa consiste e quali sono le caratteristiche e i vantaggi che le applicazioni di questo tipo possono offrire, oltre a studiare la convenienza di utilizzarle in qualsiasi azienda, può fare la differenza tra l’evoluzione o la staticità di qualsiasi realtà.

Che cos’è esattamente uno strumento di collaborazione lavorativa?

Quando parliamo di strumenti di collaborazione lavorativa, ci riferiamo a software progettati per ottimizzare il lavoro di gruppo. L’obiettivo principale di queste applicazioni è garantire l’efficienza nell’organizzazione e nella gestione dei progetti, consentire lo sviluppo simultaneo dei compiti e facilitare sistemi di comunicazione fluidi. Ma quali sono gli aspetti che questo tipo di tecnologia deve soddisfare?

Elementi chiave di uno strumento di collaborazione lavorativa

Se è vero che ogni strumento di collaborazione lavorativa ha le sue caratteristiche e offre soluzioni particolari, in generale tutti hanno utilità comuni per rispondere all’utente.

Pertanto, elementi come calendari condivisi, strumenti di comunicazione (chat o videoconferenza), possibilità di condividere file, pianificazione e mappe concettuali per guidare il team sono tutti fattori essenziali nello sviluppo di uno strumento del genere.

Perché gli strumenti di collaborazione lavorativa sono indispensabili per il lavoro da remoto

Come abbiamo detto, lo smart working è già una realtà inarrestabile per la maggior parte dei settori e sarebbe impossibile senza uno strumento di collaborazione lavorativa, che connette i dipendenti per lo sviluppo di progetti comuni. Tuttavia, esso viene applicato anche al lavoro in presenza, in quanto facilita la comunicazione e il monitoraggio dei processi.

Vantaggi di uno strumento di collaborazione lavorativa

Al di là della definizione del concetto e degli elementi comuni che si possono trovare in questo tipo di software, la vera rilevanza di uno strumento di collaborazione lavorativa sta nei vantaggi che può offrire a livello aziendale. Sappiamo già che queste soluzioni sono incentrate sul lavoro in team, ma quali sono i reali benefici della loro implementazione in un’azienda?

Creare flussi di lavoro efficienti automatizzando i processi

Uno dei punti chiave dell’efficienza è l’automazione di tutti i tipi di compiti, soprattutto quelli ripetitivi, che la tecnologia può svolgere più velocemente dell’uomo. Ad esempio, la possibilità di utilizzare servizi cloud o di tenere riunioni in videoconferenza elimina la necessità di spostarsi e i problemi di programmazione che ostacolano i processi.

Rendere i team più flessibili

La flessibilità è uno dei vantaggi più apprezzati dai dipendenti e, grazie al lavoro da remoto, adesso è sempre più una realtà. Tuttavia, senza la disponibilità di strumenti di collaborazione lavorativa, la connessione tra team e lo sviluppo efficiente di processi comuni sarebbero impossibili, poiché le distanze sono enormi.

Mantenere i dati al sicuro

Uno dei principali argomenti addotti dalle aziende al momento di affidarsi a uno strumento collaborativo è la sicurezza dei dati. Se si considera la possibilità di concedere e controllare l’accesso alle informazioni e agli strumenti stessi, nonché di limitarlo quando necessario, è perfettamente comprensibile optare per questo tipo di soluzione.

Accogliere talento e innovazione

La tecnologia ha portato a un cambiamento di paradigma nei modelli di lavoro, che sono passati dalla centralità alla flessibilità dell’ubicazione geografica dei dipendenti. Questo moltiplica le possibilità per le imprese quando si tratta di trovare talenti, poiché chiunque può lavorare per l’azienda senza doversi recare presso la sua sede.

Sviluppare la formazione continua tra i dipendenti

L’applicazione di nuovi strumenti e tecnologie comporta la necessità di una formazione costante per gli utenti. In tal senso, i team che lavorano con questo tipo di software imparano due volte: da un lato, acquisiscono nuove competenze per gestire ogni strumento di collaborazione lavorativa e, dall’altro, scambiano conoscenze attraverso di essi.

Ridurre i tempi di attesa grazie all’immediatezza

La comunicazione è stata probabilmente uno degli ostacoli più importanti per raggiungere l’efficienza nello sviluppo di tutti i tipi di processi. Ora, con la realizzazione di uno strumento di collaborazione lavorativa, i ritardi nelle risposte sono ridotti al minimo grazie all’immediatezza delle interazioni.

Esaminare le prestazioni del team

Il monitoraggio dei progetti è un altro dei vantaggi che si possono trovare in uno strumento di collaborazione lavorativa. In questi ambienti, ogni movimento viene registrato, il che consente di individuare gli aspetti da migliorare e di identificare le competenze di ciascun dipendente per metterle al servizio del team.

Migliorare il rapporto con i clienti

Il coinvolgimento del cliente in un progetto è sempre positivo e uno strumento di collaborazione lavorativa lo può facilitare. Dopo tutto, la comunicazione rimane il fattore chiave nella conversazione tra il team e il cliente per il quale si sta sviluppando il progetto.

Esempi per illustrare il concetto di strumento di collaborazione lavorativa

È molto probabile che si stia già utilizzando uno strumento di collaborazione lavorativa, o simile, dando praticamente per scontati tutti i vantaggi che abbiamo appena citato. Per capire la portata di questi software nello sviluppo dei processi, è sufficiente fare alcuni esempi delle principali tecnologie che rispondono a queste caratteristiche:

• Google Calendar: uno strumento progettato per programmare eventi in date specifiche. Dalle videochiamate alla consegna di ordini, fino all’uso personale.
• Google Drive: il servizio di cloud storage che consente di condividere e modificare contemporaneamente tutti i tipi di file da parte dei membri autorizzati.
• Asana: uno strumento progettato per la pianificazione e la gestione efficiente dei progetti.
• Trello: simile al precedente, offre una dashboard completamente grafica che mostra lo stato esatto di un progetto, a chi corrisponde ogni compito e quali sono le date di completamento.
• Dropbox: un altro spazio di archiviazione cloud che consente di condividere e modificare i documenti da parte del team.
• Skype: uno degli strumenti più comuni per le videoconferenze, che consente di organizzare riunioni indipendentemente dall’ubicazione geografica dei membri del team.

Slack, lo strumento di collaborazione lavorativa per l’integrazione dei team

Come si è visto, la comunicazione tra i membri di un team è il cardine di qualsiasi strumento di collaborazione lavorativa. Tuttavia, è bene notare che quando parliamo di comunicazione non ci riferiamo a un dialogo piatto, bensì alla possibilità di condividere file in tutti i tipi di formato. Slack facilita lo sviluppo di progetti di gruppo grazie a questa funzionalità.

Allo stesso tempo, l’integrazione di servizi esterni, tra i tanti, permette di riunire in Slack una moltitudine di software appositamente progettati per il team work.

Slack è lo strumento di collaborazione lavorativa da utilizzare per mantenere il team connesso e aumentare l’efficienza dei progetti: non più tempo perso a passare da una finestra all’altra ma immediata disponibilità di ciò che serve quando serve.