Slack のはじめ方 — ワークスペース作成者編
このガイドでは、Slack ワークスペースの作成や新しいワークスペースの管理について知っておきたい情報を詳しくご紹介しています。
Tip : Slack を初めて利用する場合には、Slack って何？から Slack の仕組みの概要を掴んでおきましょう。既存のワークスペースに参加するには、Slack のはじめ方 — 新メンバー編を参照してください。
ステップ 1 :ワークスペースを作成する
まず、「ワークスペースを作成する」ページに移動して、メールアドレスを入力します。 表示されるメッセージに従うだけで簡単に作成できますが、Slack のワークスペースを作成するでも作成手順をステップ別に説明していますので、ぜひ確認してみてください。
ワークスペースの作成者であるあなたがワークスペースのプライマリーオーナーとなります。 新しいワークスペース管理の基本はこのガイドの後半で説明しますが、まずは Slack での自分自身の設定を完了しましょう。
ステップ 2 :ワークスペースの設定と権限を管理する
ワークスペースへメンバーを招待する前に、ワークスペースの設定や権限について理解しておくことをおすすめします。ワークスペースの設定を表示するには、以下の手順に従うか、ブラウザで my.slack.com/admin/settings にアクセスしてください。
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デスクトップの画面左上にある ワークスペース名をクリックして ワークスペースメニューを開きます。
- メニューから「設定と管理」を選択し、その後「ワークスペースの設定」をクリックします。
「設定」と「権限」タブには、ワークスペースについて設定できる内容とメンバーに関して管理できる権限の一覧が含まれています。以下のような内容を変更することができます。
ステップ 3 :ワークスペースの Slack の基盤を整える
ワークスペースの設定と権限を確認しましたので、次は、Slack に参加するメンバーのサポートとなる基盤を作っていきます。
チャンネルを整理する
チャンネルとは、Slack でのコミュニケーションの中心となる場所です。ワークスペースの会話のほとんどがここで行われます。チャンネルは、メッセージ、ツール、ファイルを一つに集めてチームで共有する場所です。チャンネルをすっきり整理された状態に保てるよう、チャンネル名のガイドラインを作成し、新メンバーがワークスペースに参加する際に自動で追加されるデフォルトのチャンネルを設定することをおすすめします。
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チャンネル名のガイドラインを作成する
ワークスペースのメンバーがチャンネル名を付ける際に参考にできるルールを考えてみましょう。探している情報をメンバーが最も効率的に見つけられ、話題が本題から逸れないようにするには、どんな命名規則が必要でしょうか？
まずは、部署ごと (例 : #デザイン・#経理・#人事) や オフィスの所在地ごと (例 : #san-francisco・#東京・#ロンドン) などの大まかなトピックのチャンネルを作成します。
その他のヒントや詳細はチャンネル名のガイドラインを作成するを参照してください。 -
新メンバーがデフォルトで参加するチャンネルを設定する
ワークスペースの作成時に設定するチャンネルに加え、#general チャンネルと #random チャンネルが用意されています。これらのチャンネルはワークスペースのデフォルトのチャンネルで、新メンバーはワークスペースに参加すると同時に全員自動で追加されます。#general チャンネルは、全社で共有したい情報を伝える会社のアナウンスチャンネルとして使用することをお勧めします。
他にもメンバー全員に参加してもらいたいチャンネルがある場合には、対象のチャンネルをデフォルトのチャンネルに設定することができます。新しいメンバーがワークスペースに参加すると、#general と #random に加え、他にデフォルトとして設定したチャンネルに追加されるようになります。
有料プランの機能
Slack のフリープランは無期限で使うことができますが、有料プランではさらに多数の機能をご用意しています。その中でも特に人気のあるのが、以下の機能です。
- シングルサインオンを有効にすると、メンバーは G Suite や Okta のような ID プロバイダから Slack に簡単にアクセスできるようになります。
- ユーザーグループ : グループ登録されたメンバー全員に @メンション機能を利用して一括で通知を送信できる機能です。例えばマーケティングチームでユーザーグループを作成し、@マーケティングをつけてメッセージを送信すれば、マーケティングチーム全員に通知を一斉に届けることができます。
- ゲストメンバー : アクセスできるチャンネルを限定して、特定のユーザーをワークスペースに招待できる機能です。契約社員やベンダーの担当者など、メールでやり取りしている人をゲストメンバーとしてチームに招待するといいでしょう。
- 共有チャンネルを使うと、異なる複数のオーガナイゼーションがそれぞれの Slack ワークスペースを離れることなく 1 つのチャンネル内で共同作業を行うことができます。
ステップ 4 : メンバーをワークスペースに招待する
基本的なワークスペースの設定が完了したところで、実際にワークスペースへメンバーを招待していきます。
デフォルトでは、ワークスペースメンバーなら誰でもワークスペースにメンバーを招待できます。ワークスペースのオーナーとワークスペース管理者は、メンバーの招待送信権限を制限することができます。
Slack ワークスペースに新規メンバーを招待する方法には、以下の 2 種類があります。
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招待メールを送信する
招待したい人のメールアドレスと氏名を入力します。招待を受けた人が招待を受諾すると、ワークスペースにそのメンバーが表示されるようになります。
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メールアドレスを使った新規登録
メールでの新規登録を有効にしているワークスペースの場合、承認済みのドメイン (会社のウェブサイトなど) のメールアドレスを持つユーザーが、自分でアカウントを作成し、自動でワークスペースに参加することができます。
招待されたメンバー
ワークスペースに招待されたものの、まだ招待を受諾していないメンバーに対しても、チャンネルへ追加するほか、メンションやダイレクトメッセージを送信することができます。こうした場合には、対象のメンバーにメール通知が送信されます。メール経由で Slack メッセージに返信することもできます。
招待されたメンバーが招待を受諾すると、追加されたチャンネルと自分宛てのダイレクトメッセージが表示され、Slack で会話を続けられるようになります。
ステップ 5 : ワークスペースで利用するアプリやツールを連携させる
作業に必要なツールを Slack に連携させれば、1 か所からまとめて作業ができ、作業ごとにいちいちサービス間で切り替える手間を省くことができます。
ワークスペースにアプリを追加する
自分が使っているサービスのアプリを見つけたい時は、Slack App ディレクトリにアクセスしてください。支払いや経理支援ソフトウェア、プロジェクト管理ツールやカレンダーまで、あらゆるアプリが見つかります。App ディレクトリをチェックして、Slack 専用に作られた 1,500 点以上のアプリからニーズに合ったものを選択しましょう。インストールしたいアプリが見つかったら、Slack にインストール手順が表示されますので、それに従えば簡単にセットアップができます。
ワークスペースのメンバーは、Slack デスクトップアプリの左サイドバーの (App) をクリックして、アプリを検索したり、最近使用したアプリを確認したり、使用したいインストール済みアプリを表示することができます。
カスタムアプリを作成する
App ディレクトリにある既製のアプリを利用せず、社内のツールを Slack に連携させるカスタムアプリをチームで独自に作ることも可能です。まずは、以下のテーマから始めてみましょう。
- 業務に利用している既存の内部ツールを Slack ワークスペースに連携させて活用することができます。
- 外部サービスからの通知を Slack で直接受け取るようにすれば、コミュニケーションを一箇所に集中させることができます。
- 様々な異なるシステムからの情報やデータを Slack にまとめれば、システムの枠を超えて複雑に交差するワークフローをよりシンプルにすることができます。
Tip : 独自のアプリを作成するには、技術的な専門知識も必要になります。詳細は内部インテグレーションを利用して Slack をカスタマイズするを参照してください。また、最初に Slack API に関するドキュメンテーションも確認してみましょう。
さて次は？
- 検索機能の使い方や Slack コールを使ったミーティングの開催方法などは Slack を仕事に活用する を参照してください。
- Slack のヘルプセンターを検索してみましょう。わからない点はいつでもサポートチームにお問い合わせください。Slack のサポートチームは年中無休、24 時間体制で対応しています。
- Slack で業務を進めるために知っておきたいポイントについては、Slack 101 をチェックしてみましょう。