Meeting-Arten: Kenne die Unterschiede und optimiere deine Besprechungen

Die Zukunft der Arbeit entwickelt sich auch mehr als zwei Jahre, nachdem wir uns weltweit in Lockdowns zurückziehen mussten, weiter. Remote-Arbeit war, laut einer PwC-Umfrage aus dem Jahr 2021, ein weit reichender Erfolg, und mehr als die Hälfte der Arbeitgeber berichten, dass sie langfristig erweiterte Remote-Optionen anbieten möchten. Wir haben aber seither viel dazugelernt, vor allem hinsichtlich einer reibungsloseren Führung von Remote- und Hybrid-Teams. Eine der größten Erkenntnisse ist, dass Meetings eine enorme Zeitverschwendung sein können.

Unabhängig davon, ob deine Mitarbeitenden remote, im Büro oder an beiden Orten tätig sind: Meetings gibt es nach wie vor. Damit sie möglichst effektiv sind, kann es hilfreich sein, den Unterschied zwischen einem formellen und einem informellen Meeting zu kennen und zu wissen, wann welches einzusetzen ist.

Informelle gegenüber formellen Meetings

Ein formelles Meeting ist das, was dir vermutlich zuerst in den Sinn kommt. Oft wird ein Protokoll erstellt, das einer bestimmten Struktur folgt und formell abgefasst wird. Üblicherweise leitet eine Person das Gespräch. Vielleicht gibt es auch Regeln, wer wann und wie lange sprechen darf. Oft wird ein Protokoll erstellt, das einer bestimmten Struktur folgt und formell abgefasst wird.

In einem formellen Meeting gibt es normalerweise Zeitabschnitte für bestimmte Blöcke, und der Plan wird vorab verteilt. Zum Beispiel können die Hauptredner:innen etwa jeweils 30 Minuten vortragen, danach gibt es Breakout-Sitzungen in kleinen Gruppen, und anschließend kommen alle wieder zusammen, um die Ergebnisse zu besprechen.

Diese Struktur mag zwar etwas altmodisch sein, aber die meisten formellen Meetings bedienen sich heutzutage überwiegend moderner elektronischer Kommunikationstools.

Beispiele für formelle Meetings umfassen unter anderem:

• Vorstandssitzungen
• Meetings vom Projekt-Team oder der Abteilung
• Quartals-Meetings
• Ausschusssitzungen
• Regierungsdebatten

Ein informelles Meeting sieht unter Umständen ganz und gar nicht wie ein herkömmliches Meeting aus. Meistens ist es wesentlich lockerer oder flexibler. So findet es etwa nicht im Konferenzraum oder über eine Videokonferenz statt, sondern vielleicht im Pausenraum, einem Büro oder sogar in einer nahegelegenen Bar oder einem Restaurant. Spezielle Vorschriften gibt es kaum, aber die Gruppe kann natürlich bestimmte Regeln vereinbaren, etwa mündliche Abstimmungen.

Ein informelles Meeting kann einen losen Plan haben, aber üblicherweise fühlen die Teilnehmenden sich wohler dabei, „ohne Drehbuch“ vorzugehen. Allgemein können sich alle zu jeder Zeit zu Wort melden, und Brainstorming ist verbreitet. Informelle Meetings finden normalerweise innerhalb eines bestimmten Zeitfensters statt, können aber je nach Entwicklung der Dinge länger oder auch kürzer andauern.

Beispiele für informelle Meetings umfassen unter anderem:

• Schulungssitzungen
• Meetings zum Lösen von Problemen
• Besprechungen nach formellen Meetings
• Gespräche über anstehende Veränderungen

Im Prinzip hat ein formelles Meeting einen strukturierten Zeitplan und eine Agenda mit festen Regelungen sowie eine:n offizielle:n Protokollant:in. Ein informelles Meeting hat keinen so strikten Plan und weniger Regelungen. Allgemein konzentrieren sich formelle Meetings eher auf eine:n oder einige wenige Hauptredner:innen, und die Teilnehmenden sind meist passiv. Informelle Meetings sind oft Diskussionen, an denen alle teilnehmen und bei denen jede bzw. jeder einmal im Mittelpunkt steht.

Übrigens können wöchentliche Projekt-Team-Meetings, konkret oder allgemein, sowohl formell als auch informell ablaufen. Meistens funktionieren sie informell besser. Eine formelle Struktur kann dagegen bei Meetings, in denen es viele Präsentationen gibt, geeigneter sein. Wenn zum Beispiel das Entwicklungs-Team ein finalisiertes Webseiten-Layout präsentiert, kann es besser sein, das Meeting formell zu gestalten, damit es nicht ausufert.

Pro und Contra jedes Meeting-Typs

Jeder Meeting-Typ hat seine Daseinsberechtigung, aber sie sind nicht eins zu eins austauschbar.

Formelle Meetings

Vorteile:

• Struktur
• Vorhersehbarkeit
• Protokoll

Nachteile:

• Wenig flexibel
• Unterdrücken Kreativität
• Keine Abweichungen vom Plan

Informelle Meetings

Vorteile:

• Kreativität
• Brainstorming
• Flexibilität

Nachteile:

• Fehlende Struktur
• Unvorhersehbarkeit
• Kein formelles Protokoll

Produktivität gegenüber Innovation

Wenn du dich für einen Meeting-Typ entscheidest, denke an die Ziele für dein Meeting. Formelle Meetings eignen sich normalerweise am besten für:

• Informationsweitergabe
• Protokollierte Abstimmungen
• Gastredner:innen

Informelle Meetings eignen sich gewöhnlich am besten für:

• Brainstorming
• Problemlösung
• Kreativitätsförderung
• Erfassen von Feedback

Aber was ist mit Produktivität und Innovation? Ist dafür ein bestimmter Meeting-Typ besser geeignet? Wie so oft im Leben lautet die Antwort: Es kommt darauf an.

Man könnte argumentieren, dass formelle Meetings besser für die Produktivität sind, da sie einem festgelegten Plan folgen. Informelle Meetings sind häufig besser für Innovation, denn sie lassen Raum für Interaktion und Kreativität. Wenn du aber nicht die richtigen Tools verwendest und nicht den bewährten Methoden für den jeweiligen Meeting-Typ folgst, können beide ganz schnell aus dem Ruder laufen. Genau so können beide Methoden Produktivität und Innovation fördern, wenn ihre Potenziale bestmöglich ausgenutzt werden.

Bewährte Methoden und Tools für jeden Meeting-Typ

Welche Tools solltest du also für jeden Meeting-Typ nutzen? Und welche sind bewährte Verfahren? Sehen wir sie uns an.

Formelle Meetings

Formelle Meetings sind am effektivsten, wenn du bestimmten bewährten Methoden folgst:

• Sende die Agenda vorab an alle Teilnehmenden, damit sie wissen, was sie erwartet
• Lege Parameter und Erwartungen fest, z. B. dafür, wie lange jede Person sprechen darf oder wie Stimmabgaben erfasst werden
• Bestimme eine:n erfahrene:n Protokollführer:in
• Sende innerhalb von ein paar Tagen nach dem Meeting ein Exemplar des Protokolls und verwendete Dokumente an alle Teilnehmenden

Je nach deinen individuellen Bedürfnissen gibt es z. B: folgende gebräuchliche Tools und Hilfsmittel:

• Videokonferenz-Software (unbedingt vorher ausprobieren)
• Notizblöcke und Stifte oder Software für Notizen
• Software für Bildschirmfreigabe
• Stoppuhr oder Timer

Informelle Meetings

Zwar gibt es dafür keine strengen Vorschriften, doch auch hier ist es wichtig, bewährten Methoden zu folgen, damit informelle Meetings effizient und sinnvoll verlaufen.

• Lose Agenda. Stelle grob dar, weshalb ihr das Meeting macht und was besprochen wird, auch wenn das noch einmal gemeinsam zu Beginn des Meetings erarbeitet wird.
• Moderator:in/Zeitmesser:in. Auch wenn das Meeting informell ist, lohnt es sich bei mehreren Teilnehmenden und diversen Themen, eine Person zu bestimmen, die für Ordnung sorgt. So kann z. B. die Redezeit auf 5 Minuten begrenzt werden. Der/die Zeitmesser:in kann dann Bescheid geben, wenn es so weit ist.
• Vereinbarte Regelungen. Wenn du eine Abstimmung durchführen oder zu einer Entscheidung kommen möchtest, einigt euch vorab darüber, wie das ablaufen soll. Wird per Handzeichen abgestimmt oder schriftlich oder per Umfrage? Reicht eine einfache Mehrheit aus, oder soll jemand ein Vetorecht haben? Es hilft, Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, wenn ihr euch ein paar Minuten Zeit für diese Dinge nehmt.
• Notizen. Für informelle Meetings ist kein formelles Protokoll nötig, aber das bedeutet nicht, dass du keine Aufzeichnungen machen solltest. Notizen sind eine schriftliche Dokumentation, auf die sich anschließend jede und jeder beziehen kann. Lege fest, wer Notizen macht, oder besser noch: Führe deine informellen Meetings über ein aufgezeichnetes Video oder einen Chat.

Welche Tools und Hilfsmittel du nun genau benötigst, hängt davon ab, welchen Zweck du mit dem informellen Meeting verfolgst. Allgemein sind vermutlich aber folgende Dinge nötig:

• Video-Konferenz-Software (vorab ausprobieren)
• Notizen-Software oder Papier und Stifte
• Software für Zusammenarbeit wie eine Plattform zum Teilen von Aufgaben
• Tools zum Teilen von Dokumenten (oder physische Dokumente, wenn sich alle im selben Raum befinden)

Alles auf einen Blick

Zwar weist der Trend gegenwärtig in die Richtung, dass es insgesamt weniger Meetings gibt, aber es ist unmöglich, sie ganz abzuschaffen. Ein Verständnis für die unterschiedlichen Meeting-Typen, dafür, wann welches geeignet ist, und welche bewährten Methoden du jeweils zur Verfügung hast, kann viel dazu beitragen, dass deine Meetings in jedem Fall höchst effizient und produktiv verlaufen. Wenn du aus beiden Meeting-Typen möglichst viel Nutzen ziehen möchtest, probiere doch mal eine äußerst anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit wie Slack aus.