Réunion informelle et formelle : différences et avantages

Plus de deux ans après la crise sanitaire et le confinement qui en a découlé, la manière de travailler continue de se réinventer. Le télétravail a connu un franc succès, comme le montre une enquête de PwC de 2021, et plus de la moitié des employeurs prévoient de proposer des options de télétravail étendues sur le long terme. Mais nous avons tiré de nombreux enseignements en matière de gestion d’équipes en télétravail et hybrides, l’un des plus importants étant que les réunions peuvent représenter une perte de temps énorme.

Que vos collaborateurs soient en télétravail, au bureau ou les deux, les réunions ont toujours leur importance. Pour en tirer pleinement parti, il est utile d’apprendre à faire la différence entre les réunions formelles et informelles, et de savoir quand y recourir.

Réunions formelles et informelles

Quand on parle de réunion, on pense généralement au type formel en premier. Ces réunions sont très protocolaires, avec un ordre du jour défini. C’est généralement une personne qui mène les discussions. Parfois, des règles définissent l’ordre et la durée des interventions. Une personne prend souvent des notes pour le procès-verbal, qui doivent respecter une structure et un langage formel spécifiques.

Dans les réunions formelles, le temps est généralement divisé en blocs et un programme est distribué à l’avance. Les principaux intervenants peuvent par exemple parler pendant 30 minutes, puis suivent des petites sessions en groupe, et, enfin, tous les participants se regroupent pour discuter des résultats.

Si une telle structure peut paraître obsolète, la plupart des réunions formelles aujourd’hui s’appuient très largement sur des outils de communication électronique modernes.

Voici quelques exemples de réunions formelles :

• Réunion de conseil d’administration
• Réunion d’équipe ou de département
• Réunion sur les résultats trimestriels
• Réunion de comité
• Débats à l’Assemblée nationale

Une réunion informelle est très différente, et est généralement plus flexible. Elle peut se dérouler dans une salle de pause, un bureau, ou même dans un bar ou un restaurant, au lieu d’une salle de conférence. Elles sont moins protocolaires, même si les participants peuvent par exemple se mettre d’accord sur un vote à voix haute.

Une réunion informelle n’a pas d’ordre du jour particulièrement strict, et les participants sont libres d’en dévier. Ils peuvent intervenir quand ils le souhaitent et échangent souvent leurs idées. Une réunion informelle se déroule généralement dans un intervalle de temps défini, mais peut durer plus ou moins longtemps en fonction du déroulement des débats.

Voici quelques exemples de réunions informelles :

• Session de formation
• Réunion pour résoudre un problème
• Discussions à la suite d’une réunion formelle
• Discussions sur des changements à venir

En bref, une réunion formelle dispose d’un programme structuré et d’un ordre du jour précis, et l’un des participants est officiellement désigné pour la prise de notes. Une réunion informelle est moins protocolaire, et son ordre du jour est plus flexible. En général, les réunions formelles se focalisent sur un ou plusieurs intervenants clés, et les participants jouent un rôle plus passif. Les réunions informelles sont souvent plus axées sur des discussions collaboratives, et chaque participant intervient à tour de rôle.

Les réunions d’équipe hebdomadaires, comme celles parlant des projets en cours, peuvent être formelles ou informelles. Dans la plupart des cas, il est plus pratique qu’elles soient informelles. Une approche formelle est mieux adaptée aux réunions impliquant des présentations. Par exemple, si l’équipe de développement présente une version finalisée d’un nouveau site, il vaut mieux adopter une approche formelle pour une telle réunion.

Avantages et inconvénients des deux types de réunion

Chaque type de réunion a son utilité, mais elles ne sont pas interchangeables.

Réunions formelles

Avantages :

• Structure
• Prévisibilité
• Procès-verbal officiel

Inconvénients :

• Manque de flexibilité
• Créativité limitée
• Adaptation impossible

Réunions informelles

Avantages :

• Créativité
• Sessions de réflexion
• Flexibilité

Inconvénients :

• Manque de structure
• Caractère imprévisible
• Pas de procès-verbal officiel

Productivité ou innovation

Lorsque vous devez choisir quel type de réunion organiser, gardez vos objectifs à l’esprit. Généralement, les réunions formelles sont mieux adaptées dans les cas suivants :

• Transmission d’informations
• Votes officiels
• Interventions de la part d’invités

Les réunions informelles sont mieux adaptées dans les cas suivants :

• Sessions de réflexion
• Résolution des problèmes
• Incitation à la créativité
• Recevoir des commentaires et retours

Qu’en est-il de la productivité et de l’innovation ? Un type de réunion est-il plus adapté que l’autre ? Comme bien souvent, cela dépend.

On pourrait dire que les réunions formelles sont plus productives, puisqu’elles suivent un planning défini. Les réunions informelles sont généralement mieux adaptées à l’innovation, car elles laissent une certaine place aux interactions et à la créativité. Mais si vous n’utilisez pas les bons outils et ne suivez pas les meilleures pratiques pour chaque type de réunion, vous pouvez rapidement perdre le fil. De la même manière, chaque type de réunion peut favoriser la productivité et l’innovation si vous en tirez pleinement parti.

Meilleures pratiques et outils pour chaque type de réunion

Quels sont les outils adaptés à chaque type de réunion, et quelles sont les bonnes pratiques à suivre ?

Réunions formelles

Pour des réunions formelles efficaces, il convient de suivre quelques bonnes pratiques :

• Envoyez l’ordre du jour à l’avance à tous les participants pour qu’ils s’y préparent.
• Définissez les aspects organisationnels, notamment la durée de prise de parole des intervenants, ou encore la manière dont les votes sont comptabilisés.
• Désignez une personne expérimentée pour prendre des notes en vue du procès-verbal officiel.
• Envoyez une copie du procès-verbal et de tous les documents importants à tous les participants dans les quelques jours qui suivent la réunion.

Exemples d’outils, en fonction de vos besoins :

• Logiciel de visioconférence (assurez-vous de le tester au préalable)
• Blocs-notes et stylos, ou logiciel de prise de notes
• Logiciel pour le partage d’écran
• Chronomètre

Réunions informelles

Même si l’aspect protocolaire est moins strict, il est important de suivre les bonnes pratiques pour que vos réunions informelles restent efficaces.

• Ordre du jour souple. Présentez les raisons pour lesquelles vous organisez la réunion et les points qui y seront abordés. Vous pouvez le faire de manière collaborative au début de la réunion.
• Personne en charge de la modération et du chronométrage. Même pour une réunion informelle, il peut être utile de désigner quelqu’un pour modérer son déroulement, surtout s’il y a de nombreux participants et de points à aborder. Vous pouvez par exemple accorder à chaque intervenant 5 minutes pour parler. La personne en charge du chronométrage avertira l’intervenant lorsque son temps de parole sera bientôt écoulé.
• Conventions convenues. Si vous prévoyez d’organiser un vote ou de prendre des décisions, convenez dès le début des modalités. Le vote sera-t-il à main levée, par écrit ou par scrutin ? Les décisions sont-elles prises à la majorité, ou y a-t-il un droit de veto ? Prenez un moment pour convenir de ces différentes modalités.
• Prise de notes. Si les réunions informelles ne nécessitent pas de procès-verbal officiel, vous pouvez tout de même prendre des notes. Les notes servent de point de référence pour les participants. Désignez quelqu’un pour la prise de notes, ou organisez vos réunions informelles en vidéo ou par chat.

Les outils dont vous avez besoin dépendront de l’objectif de votre réunion informelle. En général, vous aurez besoin des outils suivants :

• Logiciel de visioconférence (testez-le au préalable)
• Blocs-notes et stylos, ou logiciel de prise de notes
• Logiciel de collaboration, comme une plateforme de partage des tâches
• Outils de partage de documents (ou des documents physiques, si tous les participants sont dans la même pièce)

Trouver la bonne combinaison

Si la tendance actuelle est plutôt à la réduction du nombre de réunions, il est impossible de s’en passer. Il est important de bien comprendre les différents types de réunion, la manière de les utiliser et les bonnes pratiques à suivre, pour garantir qu’elles seront efficaces et productives. Une plateforme de collaboration personnalisable comme Slack est parfaitement adaptée pour tirer pleinement parti de ces deux types de réunion.