Organizzazione efficiente del lavoro: come aumentare la produttività e il benessere

Secondo il rapporto Business Transformation Index 2023, il 42% delle aziende non riesce a raggiungere gli obiettivi nei tempi previsti e il 40% non è capace di rispettare il budget. Questi sono chiari sintomi di una mancanza di previsione, gestione e organizzazione del lavoro.

Pianificare e organizzare il lavoro in modo efficiente è fondamentale per la produttività, il benessere dei dipendenti e il successo dei progetti. Inoltre, anche se a volte è un compito complesso, vale la pena impiegare qualche ora per decidere come gestire correttamente le risorse disponibili. D’altra parte, sarà la fortuna a decidere se il caos, l’improvvisazione e gli scarsi risultati si impadroniranno del progetto.

Vuoi sapere quanto è importante avere una buona organizzazione del lavoro e quali sono i punti chiave per migliorarla? Di seguito trovi un’analisi.

Cosa si intende per organizzazione del lavoro?

L’organizzazione del lavoro è il processo di gestione delle risorse e del tempo disponibili per raggiungere gli obiettivi prefissati. Questo include la pianificazione di come, quando e da chi saranno eseguiti i compiti necessari per raggiungere gli obiettivi.

Da un lato, i team leader devono gestire le risorse materiali e umane per adempiere in modo tempestivo agli obblighi nei confronti dei clienti. Dall’altro, anche i dipendenti devono assumersi le proprie responsabilità e gestire il proprio tempo in modo efficiente.

In breve, la definizione di una metodologia di lavoro è essenziale per aumentare la produttività e funzionare come una macchina ben oliata. Al contrario, l’impatto della disorganizzazione del lavoro, sia a livello individuale che di gruppo, può portare i team e anche i risultati agli estremi.

In che modo la mancanza di organizzazione influisce sul lavoro?

L’impatto negativo della mancanza di organizzazione in un team si ripercuote su tutti i settori:

• Salute mentale: secondo un rapporto di InfoJobs, 1 problema di salute mentale su 2 è legato al lavoro e la sindrome del burnout è spesso la causa principale. L’organizzazione e la buona distribuzione delle risorse svolgono un ruolo essenziale nella prevenzione di questa realtà. 
• Mancanza di risorse: a volte le aziende citano la mancanza di risorse come causa della bassa produttività. Sei sicuro di gestire in modo efficiente tutte le risorse umane e materiali disponibili?
• Demotivazione: secondo la società di consulenza Hays, fino al 40% dei lavoratori è demotivato e una delle cause principali è lo stress dovuto a un carico di lavoro inadeguato. Una buona gestione delle risorse potrebbe migliorare questa situazione?
• Ambiente di lavoro malsano: anche se non è tangibile come altri aspetti, la creazione di un buon clima nell’ambiente di lavoro è fondamentale per la soddisfazione e il rendimento dei dipendenti. Mancanza di delega, scarsa gestione e distribuzione iniqua dei compiti sono alcune delle cause più comuni di un ambiente di lavoro malsano. 
• Opportunità perse: senza una gestione efficiente dei progetti in corso è impossibile crescere e intraprendere nuove iniziative. La mancanza di organizzazione può compromettere in modo significativo le opportunità presenti e future dell’azienda. 
• Mancato rispetto di scadenze e obiettivi: sono stati condotti innumerevoli studi per capire perché le aziende non riescono a raggiungere i loro obiettivi strategici. Diversi modelli di lavoro collimano: la struttura o l’organizzazione dell’azienda, le buone pratiche di gestione o la scarsa gestione del cambiamento sono alcune delle ragioni principali. 
• Svantaggio competitivo: la concorrenza in tutti i settori e nelle nicchie di mercato è enorme. Senza organizzazione, è impossibile far fronte ai competitor.
• Prestazioni economiche: la disorganizzazione del lavoro si ripercuote in ultima analisi sulle prestazioni economiche.

E una buona organizzazione?

Un’organizzazione efficiente del lavoro trasforma gli aspetti negativi in positivi. Fa pendere l’ago della bilancia dal lato in cui dove tutti vorremmo essere.

• Benessere: una buona gestione di tempo, risorse, obiettivi e compiti porta a un miglioramento del benessere. A loro volta, quando i lavoratori sono felici, sono più produttivi dell’88%. 

• Ottimizzazione del tempo: “Il tempo è al tempo stesso la più preziosa e la più effimera delle nostre risorse”. Questa citazione di John Randolph si riferisce all’importanza di sfruttare al meglio il tempo a disposizione. Solo con una buona organizzazione del lavoro è possibile fare di più in meno tempo. 

• Impegno: i dipendenti che si impegnano maggiormente nei loro compiti, all’interno dell’azienda e nel raggiungimento degli obiettivi sono quelli che percepiscono un valore maggiore per il loro tempo e il loro lavoro come professionisti.

• • Ambiente di lavoro: in un sondaggio condotto da Amazon e IPSOS, il 73% dei partecipanti considera l’ambiente di lavoro un fattore determinante per la propria soddisfazione. Una buona organizzazione offre le condizioni giuste per questo obiettivo.

• Riduzione dell’assenteismo: la sindrome del burnout è già la causa più forte di assenteismo nel mondo del lavoro. L’ottimizzazione della gestione del lavoro riduce lo stress e la pressione e aumenta il benessere. 

• Fidelizzazione e attrazione dei talenti: una buona gestione porta alla nascita di un’azienda in cui le persone di talento vogliono lavorare. Questo permette di rafforzare il marchio e di continuare ad attrarre nuovi talenti.
• Produttività: secondo uno studio Gallup, la produttività è trasversale all’organizzazione. L’aumento delle prestazioni porta a un miglioramento delle vendite, della redditività e della soddisfazione dei clienti.

Punti chiave per un’organizzazione efficace del lavoro

Raggiungere un’organizzazione ottimale del lavoro può essere difficile, soprattutto nelle grandi organizzazioni. Tuttavia, non è impossibile: migliaia di aziende riescono a oliare i propri macchinari in modo efficiente. Quali sono i punti chiave da tenere a mente?

• Pianificazione, gestione del tempo e priorità: è necessario implementare una metodologia di gestione dei progetti che permetta di organizzare i compiti in modo semplice, di identificare quanto tempo può richiedere ogni compito e quali sono i più importanti. Hai sentito parlare di metodologie agili?
• Comunicazione e lavoro in team: la comunicazione interna è un altro aspetto fondamentale. Il lavoro in team senza una comunicazione fluida non è possibile. È necessario assicurarsi che sia tale.
• Catena di comando e delega: d’altra parte, è necessario che i manager passino dalla direzione alla guida e dalla supervisione alla fiducia. Inoltre, la catena di comando e la struttura organizzativa devono essere chiare.
• Standardizzazione dei processi: la gestione ottimale non è sufficiente. Per raggiungere l’eccellenza, è necessario scomporre i processi, standardizzarli e trovare costantemente punti di miglioramento.
• Automazione: fare di più in meno tempo non è solo una questione di organizzazione. Utilizza la tecnologia a tuo vantaggio per automatizzare i processi, risparmiare tempo e investire in modo intelligente le risorse più preziose.
• Telelavoro: se parliamo di conciliazione, produttività, benessere e felicità, è necessario parlare di telelavoro. Gli strumenti di comunicazione permettono di lavorare con team decentrati, produttivi e organizzati.
• Riunioni efficaci: porre fine alle riunioni improduttive e che non portano da nessuna parte. Come abbiamo già detto, il tempo è la risorsa più importante, quindi non va sprecata.
• Strumenti: calendari, task manager, comunicazione interna, gestione dei documenti, CRM, lavoro in cloud… Implementa gli strumenti digitali che ti permettono di migliorare l’organizzazione del lavoro.

Non c’è dubbio che l’organizzazione del lavoro sia una questione trasversale a tutti gli aspetti di un’azienda. Stabilire una metodologia di lavoro e perfezionarla costantemente è l’unico modo per raggiungere gli obiettivi in modo produttivo ed efficiente.

Sotto questo aspetto, Slack si posiziona come uno dei migliori strumenti per migliorare la comunicazione interna. I team possono comunicare in tempo reale o in modalità asincrono, condividere le informazioni di cui hanno bisogno e lavorare in modo cooperativo e collaborativo. Tutto questo, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.