Reuniones eficaces: las 3 mejores prácticas

Las reuniones eficaces suponen maximizar la productividad de los equipos y la comunicación, evitando pérdidas de tiempo. De este modo, se trata de un elemento crucial en el trabajo, ya que permiten compartir información, resolver problemas y poner en común ideas para proyectos presentes y futuros.

No obstante, lo cierto es que la puesta en marcha de reuniones eficaces siempre ha sido todo un reto para muchas organizaciones, y con la implantación de métodos de trabajo remotos, los factores que pueden hacer que una reunión sea improductiva se han multiplicado. Sin ir más lejos, un estudio de Doodle halló que, en 2021, las reuniones virtuales de dos personas aumentaron en un 1.230% y las de tres y cuatro participantes lo hicieron en un 613% respecto al año anterior.

Sin duda, se trata de una tendencia que se vio impulsada por la pandemia sanitaria por la Covid-19, pero que ha llegado para quedarse. De hecho, hoy resulta común que parte de los participantes de una reunión estén trabajando de forma remota. Y es que el 98% de los líderes de negocio están repensando el uso de sus acciones y espacios físicos e invirtiendo en tecnología de trabajo que promueve un modelo híbrido, esto es, entre remoto y on-site, según un informe elaborado por Economist Impact.

Por fortuna, hay una serie de teorías que dan pautas sobre cómo organizar reuniones eficaces. A continuación, analizamos algunas de las claves para mejorar la comunicación en las reuniones y lograr que sean productivas.

¿Cuál es la importancia de las reuniones eficaces?

Para comprender esta pregunta, es importante comenzar por definir qué es exactamente una reunión eficaz. Esta puede definirse como una asamblea de personas implicadas en un asunto que, a través de los canales de comunicación adecuados para la ocasión, debaten o comentan temas, con el objetivo de finalizar con una visión común y, a menudo, con un plan de trabajo por delante.

La importancia de las reuniones eficaces reside en que son esenciales para el buen funcionamiento de los proyectos y de las organizaciones. Por un lado, mantienen la atención de los participantes hasta el punto de que suelen cumplir con su cometido. Por otro lado, las reuniones improductivas son percibidas como una pérdida de tiempo, pueden llegar a causar burnout en los participantes y, probablemente, terminan sin llegar a un punto en común.

Sin ir más lejos, el estudio Useless meetings waste time and $100 million a year for big companies de la consultora Bloomberg calcula que los trabajadores pasan un mínimo de 18 horas reunidos a la semana, y las reuniones ineficaces cuestan alrededor de $25.000 por empleado.

En otras palabras, una reunión ineficaz no aprovecha todo el potencial de agrupar a las personas adecuadas en busca de feedback y de una mejora de procesos.

Características de las reuniones eficaces

Ahora que ya sabes la importancia de las reuniones eficaces, ¿sabrías decir qué requisitos deben cumplir para considerarse productivas?

• Los temas de discusión deben predefinirse con antelación a la celebración de la reunión, y todos los involucrados deben conocerlos.
• Los participantes se corresponden con las personas implicadas en el asunto a tratar y que, por tanto, pueden aportar valor. Es decir, no participan personas cuya área de trabajo es irrelevante para la cuestión.
• Se fomenta la participación a través de canales de comunicación eficaces. 
• No existen problemas técnicos o tecnológicos que impidan el flujo normal de la reunión.

¿Cuánto debe durar una reunión efectiva?

Si bien no hay una duración óptima predeterminada, ya que existen diferentes casuísticas y opiniones sobre este tema, la mayoría de los expertos coinciden en dos puntos:

• Las reuniones eficaces no duran más de una hora. Aquellas reuniones que sobrepasen este tiempo abren la puerta a que se produzcan redundancias o a que incremente el cansancio de los participantes.
• Autores como Donna McGeorge, del libro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, o teorías como la de Francesco Cirillo’s Pomodoro coinciden en la marca de los 25 minutos. Esta plantea que esa es la franja de tiempo media en la que los humanos pueden mantener su atención en una tarea.
  

3 claves para crear reuniones eficaces

Además de tener en cuenta la duración, hay otros elementos que debes considerar para llevar a cabo reuniones eficaces. Te presentamos tres claves que no puedes pasar por alto:

1. ¿Es realmente necesario convocar una reunión?

La primera pregunta a resolver es si es realmente necesario convocar una reunión “al uso” o si es posible resolver el asunto mediante otros tipos de comunicación.
En este sentido, se pueden distinguir dos tipos de comunicación:

• Comunicación sincronizada: son las reuniones al uso. La comunicación se produce a tiempo real entre todos los participantes, de manera que se abren canales para responder en ese mismo momento. La principal ventaja de esta opción es que ofrece la posibilidad de responder de forma espontánea, lo que abre la puerta a soluciones que, en un principio, no estaban sobre la mesa.
• Comunicación asincrónica: se abre un canal de comunicación para resolver un asunto, pero las respuestas pueden tener lugar en momentos diferentes del día. A diferencia del caso anterior, este tipo de comunicación permite una reflexión pausada de los temas que están sobre la mesa.

Teniendo en cuenta que, como destaca el artículo de Bloomberg que hemos citado más arriba, las reuniones resultan en una forma de colaboración entre equipos especialmente costosa en el ámbito económico, debes sopesar cuál es la mejor manera de resolver el asunto.

2. Cronometraje realista y abierto

Otro punto a considerar tiene que ver con establecer una duración óptima para la reunión. Como hemos visto, algunos expertos establecen en 25 minutos el tiempo ideal para una reunión y, en cualquier caso, desaconsejan que estas sean más largas de una hora.

En este cronometraje, no obstante, es importante incluir tiempo también para la distensión. Por ejemplo, se debe tener en cuenta que los primeros minutos se suelen dedicar a saludarse y a hablar de manera informal. Asimismo, puede costar que todos los participantes se centren en un mismo asunto.

3. Flexibilidad y espontaneidad

El uso de plataformas de software para facilitar las reuniones está abriendo la puerta a nuevos tipos de interacciones más flexibles y, como resultado, a reuniones eficaces.

Un ejemplo de esto es Huddles, una funcionalidad de Slack que logra imitar la espontaneidad y eficacia de la comunicación informal en la esfera virtual. Esta permite organizar reuniones cortas y altamente dinámicas para las que no hace falta esperar días hasta encontrar un hueco en el calendario. Además, puedes compartir tu pantalla, reaccionar con emoticonos, dibujar y crear un archivo de mensajes de forma automática.

Uso de software de comunicación adecuado como valor añadido

Como puedes ver, las empresas pueden aprovechar los avances tecnológicos para generar reuniones eficaces “al uso”. Para ello, plataformas como Slack Connect permiten alejarte de los hilos de correos que terminan convirtiéndose en “silos” aislados y resultan en un canal de comunicación asincrónica ineficaz.

Se trata así de compartir un espacio virtual que facilite las colaboraciones a tiempo real, junto con la posibilidad de compartir mensajes y archivos multimedia, aunque con la máxima seguridad frente a intrusiones y hackeos. Con Slack es hora de eliminar las reuniones ineficientes y sustituirlas por alternativas más flexibles, como canales, huddles o flujos de trabajo, que aumentan tu productividad.