Autodesk es una empresa de software fundada en 1982, con más de 140 productos que se utilizan para arquitectura, ingeniería, construcción, fabricación, medios de comunicación y entretenimiento. Piensa en ese rascacielos en construcción en el centro de tu ciudad. Es bastante probable que se haya usado el potente software de Autodesk para crearlo. ¿Has visto alguna película nominada a los Óscar por Mejores Efectos Visuales en los últimos veinte años? Autodesk también ha contribuido a darle vida (en 2017, las cinco nominadas utilizaron sus herramientas).
Para seguir ampliando su llegada a nuevos sectores, la empresa quiere dirigirse a un nuevo perfil de usuario: las empresas que no siempre saben con exactitud cuál de los más de cien productos de Autodesk necesitan. "Nuestra forma de crear productos solía ser muy vertical", explica Guy Martin, director de la iniciativa de código abierto de Autodesk, denominada Open@ADSK. "Pero esa perspectiva no nos va a ayudar a aumentar los ingresos de la empresa en otros 5000 millones de dólares".
Los futuros clientes de Autodesk quieren acceder a su software y a sus datos desde la nube, no solo desde la computadora. Esto ha llevado a la empresa a replantearse su método de venta de productos y, por ello, está adoptando un modelo de empresa de tipo plataforma. Esto también significa que Autodesk está integrando y unificando su experiencia del producto. "Pedir a los equipos que creen software para la nube, en vez de hacer que los datos de los clientes estén únicamente en un formato de archivo en una computadora individual, implica un cambio monumental en nuestra forma de desarrollar software", asegura Martin.
Estas variaciones en el desarrollo han implicado cambios muy sustanciales en la forma de hacer negocios de Autodesk. Con más de 8500 empleados en todo el mundo, es fundamental que la empresa haga lo mismo. Allí es donde entra en juego Slack.
”La transparencia y la colaboración nos resultan esenciales, ya que son el reflejo de nuestro enfoque a la hora de diseñar productos para nuestros clientes. Si internamente no predicamos con el ejemplo, es muy difícil desarrollar software de esa manera”.
Eliminación de silos y aumento de la colaboración gracias a Slack
Para transformar un flujo de trabajo tan bien establecido, Autodesk necesitaba desmantelar el enfoque de silos propio de un negocio de orientación vertical. En 2015, Martin se ocupó de la tarea de seleccionar una herramienta de colaboración para toda la empresa que ayudase a los empleados. "Necesitábamos mejorar la colaboración y la transparencia, y que las personas pudieran trabajar en equipo de manera eficaz", detalla Martin.
A medida que exploraba diferentes soluciones de software, descubrió que en Autodesk había 85 grupos diferentes que ya utilizaban Slack. Como cada grupo lo había configurado de manera independiente, en la práctica estos grupos funcionaban como 85 islas, sin transparencia ni convenciones para nombrar canales o flujos de trabajo comunes. Aun así, esos 85 casos representaban un estupendo punto de partida, por lo que Martin se puso manos a la obra para fusionarlos en un solo grupo de Slack.
Decenas de equipos lograron ver proyectos y tomar decisiones como nunca antes, lo que llevó a una funcionalidad y unos parámetros nuevos y muy valiosos. Mediante la colaboración con el equipo de la plataforma en la nube, los equipos de productos contribuyen a la administración de datos de alta frecuencia, un modo de administrar datos de ingeniería que cambia a un ritmo vertiginoso. En otro canal, equipos multidisciplinarios pueden conversar en tiempo real sobre el diseño inmediato y a largo plazo de un producto aún no lanzado al mercado.
Como resultado, Autodesk está redefiniendo el modo en que evalúa el compromiso y la colaboración. "Medimos, por ejemplo, cuántas personas contribuyen con segmentos de código específicos desde fuera del equipo más inmediato", explica Martin.
El desarrollo de una cultura de ingeniería basada en compartir y reutilizar código común permite a los ingenieros centrar más esfuerzos en funciones que diferencien los productos. También ofrece más seguridad a los clientes, ya que los componentes conocidos y probados reducen la superficie de ataque de los productos.
”Cuatro meses después de haber comenzado a usar Slack, alguien dijo, 'en este tiempo, he interactuado más con el resto de la empresa que en los últimos seis años que llevo trabajando aquí'”.
Triaje en tiempo real gracias a Slack
Antes de Slack, algunos temas urgentes se administraban mediante una combinación de comunicación telefónica y por correo electrónico. Sencillamente, no era un proceso lo suficientemente rápido.
Slack ha optimizado la administración de incidencias para los equipos de ingeniería de Autodesk. Estos cuentan con aplicaciones internas de Jira y PagerDuty en Slack para acelerar el proceso lo máximo posible.
Cuando se envía una alerta desde la aplicación interna de PagerDuty, se crea un canal de Slack con el número de la incidencia, y los ingenieros que lo ven en seguida entran en el canal. Luego, prueban diferentes soluciones y pasan los resultados de nuevo al grupo hasta resolver la incidencia. "Poder contar con esta herramienta en tiempo real supone un impacto enorme", afirma Martin. Además, es posible archivar los resultados de las interrupciones, lo que ha ayudado a los ingenieros a solucionar con rapidez futuros problemas.
"Por cierto, —agrega Martin— opino que Slack influye mucho en el tiempo medio del que disponemos para las reparaciones y en nuestra capacidad de resolver problemas".
”Antes de Slack, los problemas se abordaban por correo electrónico y por teléfono. Necesitábamos una forma más eficiente y escalable de hacerlo”.
Respuestas más rápidas
"Las colaboraciones pueden resultar desordenadas, pero existe una gran diferencia entre el desorden y el caos", observa Martin. Autodesk ha establecido dos políticas para reducir el caos.
Al crear un canal, la empresa tiene una fuerte filosofía de "apertura por defecto", es decir, que los canales de Slack sean públicos siempre que sea posible. Martin reconoce que esta política contribuye a crear un sentimiento de comunidad y una cultura de transparencia. Cuando se contesta a preguntas comunes en los canales para toda la empresa #ADSK-slack-help y #ADSK-announcements, se agregan a una lista de preguntas frecuentes que se fija con un pin al canal para tenerla a mano. A su vez, cuando un nuevo miembro pregunta algo en Slack, sus compañeros pueden indicarle el camino a seguir. Esto no solo ayuda a los empleados a obtener respuestas de forma más rápida, sino que fomenta una cultura de búsqueda de respuestas. "Haber construido una comunidad autosuficiente es una señal inequívoca del éxito", se enorgullece Martin.
Hihere. Reminder that our company all hands meeting is tomorrow morning at 10 am. There will be coffee and breakfast ready for you!
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Matías Avilés will there be time at the end for Q&A with leadership?
36Absolutely, Carmen Vega! We’ll have at least 15 minutes at the end. Feel free to submit questions via adsk-all-hands throughout the meeting.
17Autodesk también ha estandarizado su forma de nombrar canales, de modo que los empleados sepan la finalidad de cada canal desde el primer momento. Cualquier cosa con el prefijo #ADSK- se aplica a toda la empresa. Todo lo que tenga el prefijo #Tech- tiene que ver con tecnología y lo que incluya #Project- se refiere a un proyecto o un equipo en concreto. Martin atribuye a esta forma de nombrar canales el aumento tanto de la capacidad para descubrirlos como de la colaboración entre distintos equipos.
"Un equipo estaba intentando abordar un problema técnico de un cliente con uno de nuestros productos, así que lo publicó en nuestro canal #ADSK-general", explica Martin. "Otras personas conocían un canal mejor para plantear esa pregunta, así que se unieron al hilo de inmediato. Media hora después, el equipo sabía cómo solucionar el problema del cliente. En el pasado esto no habría sido posible".
”Al tener a buena parte de nuestra gente en Slack, nos resulta más fácil corregir cualquier problema apenas surge. Las cosas que antes llevaban días ahora se pueden hacer en minutos”.
Integración de equipos y herramientas
A medida que Autodesk continúa su evolución como empresa plataforma, Slack contribuye a la eficiencia del proceso. Tanto para buscar cómo resolver sobre la marcha una interrupción en un canal de triaje o para colaborar estrechamente con diferentes organizaciones, Autodesk aprovecha la transparencia para solucionar nuevos problemas. "Hay bastante masa crítica para que cuando alguien diga '¿cómo arreglo esto?', ahora obtengamos una respuesta casi en tiempo real", afirma Martin.
Autodesk siempre ha defendido las ideas de código abierto. Desde la adopción de Slack, su forma de trabajar como organización se ajusta más a esos principios. Los resultados han sido tan beneficiosos como perceptibles. "Es importante comprender cuál es tu filosofía y cómo quieres que sea, pues esto te permite elegir una herramienta que la potencie", señala Martin. "Muchas veces, las empresas se dejan vender o escogen una herramienta en función de otros factores, como el costo o cómo se integra con su proyecto existente, sin pensar de verdad en la experiencia ni en la aceptación por parte de los usuarios. Para nosotros, la filosofía es lo primero y las herramientas, lo último".
