Vidéo asynchrone : optimiser la communication asynchrone

Le télétravail est appelé à durer. D’après une enquête menée par PwC, plus de 80 % des actifs souhaitent travailler de chez eux au moins un jour par semaine. Mais pour que le télétravail soit productif, vous devez pouvoir communiquer efficacement avec votre équipe, et chacun doit savoir qui fait quoi. Cela étant dit, la communication au sein de l’équipe ne doit pas devenir chronophage et freiner la productivité.

Les réunions vidéo sont très pratiques pour le télétravail, mais elles peuvent aussi devenir un fléau. Un rapport d’Atlassian a montré que nous passions 31 heures par mois dans des réunions inutiles. Quel est le coût de tout ce temps perdu ? Une étude réalisée par Doodle estime que le coût total des réunions mal organisées atteignait la somme impressionnante de 399 milliards de dollars en 2019.

Ainsi, comment éviter ces réunions superflues tout en veillant à ce que vos équipes se sentent connectées et sur la même longueur d’onde ? En adoptant de meilleures méthodes de travail, comme la vidéo asynchrone.

La vidéo asynchrone, qu’est-ce que c’est ?

La vidéo asynchrone désigne du contenu vidéo enregistré qui n’est pas partagé en direct. Ce format ressemble à une messagerie professionnelle vocale, mais sous forme de vidéo. Vous enregistrez une vidéo ou votre écran pour l’envoyer à vos collègues. Ces derniers regardent ensuite la vidéo en fonction de leur disponibilité.

Comment utiliser la vidéo asynchrone au travail

Les possibilités d’utilisation des enregistrements asynchrones sont nombreuses. Voici quelques exemples :

• Actualités de l’entreprise. Résumez les mises à jour importantes de l’entreprise ou un message du président dans une vidéo que les salariés peuvent regarder quand ils le souhaitent.
• Illustration de vos propos. Expliquez comment réaliser une tâche ou suivre un nouvel ensemble de politiques à l’aide d’une courte vidéo explicative.
• Mises à jour clés. Enregistrez les principales mises à jour d’un projet ou résumez les rapports dans une vidéo que les participants pourront visionner avant une réunion en temps réel. Mettez la réunion à profit pour échanger à ce sujet.
• Lancement de projet. Enregistrez-vous en train d’expliquer votre diaporama ou d’effectuer votre présentation, puis envoyez la vidéo pour vérification avant une réunion. Profitez de la vraie réunion pour poser des questions et écouter les avis et retours.
• Briefing pour les sessions de réflexion. Celles-ci nécessitent des réunions en temps réel. Toutefois, vous pouvez faire en sorte que les participants soient sur la même longueur d’onde avant la réunion grâce à une vidéo qui explique le sujet et les objectifs de la séance.
• Vidéo individuelle. Partagez une idée, des commentaires, ou réglez un problème en envoyant une courte vidéo à un collègue.
• Déjeuner de formation virtuel. Envoyez à votre équipe des vidéos amusantes, intéressantes ou pédagogiques. Ils pourront choisir de les regarder pendant leur pause déjeuner, comme lors d’un déjeuner de formation en personne.
• Liens étroits. Remerciez vos collègues, félicitez-les ou offrez-leur votre soutien grâce à des messages vidéo personnalisés.

Les avantages de la vidéo asynchrone

Les enregistrements asynchrones vous offrent les avantages de la communication en face à face sans avoir à vous réunir en personne.

Avantage n° 1 : fini la planification

La planification est la première difficulté des réunions en temps réel, en particulier si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires. La vidéo asynchrone résout ce problème : vos collaborateurs ont la possibilité de la regarder quand bon leur semble. C’est donc une solution flexible qui respecte les disponibilités de chacun.

Avantage n° 2 : la communication non-verbale

Vous est-il déjà arrivé d’hésiter sur le ton à adopter dans un e-mail ? L’un des principaux avantages des réunions en face à face est de conserver les signes non-verbaux, qui sont importants pour une communication efficace. La vidéo asynchrone vous permet d’envoyer des commentaires, des notes ou d’autres communications plus personnalisées.

Avantage n° 3 : moins de problèmes techniques

Une connexion trop faible peut compromettre l’utilité des réunions vidéo en temps réel. Il suffit de quelques instants de latence pour créer des malentendus, des pauses gênantes ou une situation ou plusieurs personnes parlent en même temps. La vidéo asynchrone permet de surmonter ces problèmes techniques.

Avantage n° 4 : moins de fatigue liée aux réunions virtuelles

Les réunions virtuelles peuvent être épuisantes. Des recherches menées par l’Université de Stanford en 2021 ont prouvé que 13,8 % des femmes et 5,5 % des hommes se sentent « très » ou « extrêmement » fatigués après des appels en visioconférence. La vidéo asynchrone réduit la fatigue liée aux visioconférences, afin que les salariés puissent la regarder quand ils se sentent le plus en forme et impliqués.

Quand ne pas utiliser la vidéo asynchrone

Parfois, il est indispensable que vos équipes se réunissent pour échanger. La vidéo asynchrone n’est donc pas adaptée à certaines situations. Par exemple :

• Les sessions de réflexion. Lors des conversations en temps réel entre plusieurs personnes, la créativité se développe. Pour que ces sessions soient une véritable réussite, rassemblez vos équipes au même moment.
• La prise de décision. Les décisions impliquent souvent des discussions en temps réel, ce qui facilite les échanges avec les participants.
• Les conversations difficiles. Pour des conversations délicates, comme s’occuper de la médiation d’un conflit, faire des commentaires constructifs ou partager des nouvelles désagréables, il est souvent préférable de privilégier la communication en temps réel.

Comment faire ses premiers pas avec la vidéo asynchrone

La vidéo asynchrone constitue un ajout utile à votre panel d’outils pour le travail à distance. Elle représente la solution idéale lorsque vous souhaitez préserver l’intimité et l’efficacité de la communication en face à face sans empiéter sur l’emploi du temps de chacun. Bien entendu, les réunions vidéo seront parfois indispensables. Chaque équipe est différente et vous connaissez vos besoins mieux que personne.

Envie d’essayer la vidéo asynchrone ? C’est facile de vous lancer dans Slack. Utilisez la fonctionnalité de clips vidéo. Enregistrez et partagez du contenu vidéo pour fournir des mises à jour, échanger des idées ou tout simplement dire bonjour ! Aucune réunion n’est nécessaire.