Cambia las largas videollamadas y los correos electrónicos por el vídeo asíncrono

El trabajo a distancia ha llegado para quedarse. De acuerdo con un estudio de PwC, más del 80 % de los empleados quiere trabajar desde casa al menos un día a la semana. Pero el trabajo a distancia solo sale bien si puedes comunicarte de manera eficiente con tu equipo y todos saben quién tiene la responsabilidad de cada cosa. Dicho esto, la comunicación del equipo no debería influir negativamente en la productividad.

Las reuniones de vídeo han favorecido la productividad del trabajo, pero a veces también pueden ser una pesadilla. Un informe de Atlassian dice que pasamos 31 horas al mes en reuniones que no son productivas. ¿Cuál es el coste real de todo ese tiempo perdido? Un estudio realizado por Doodle estima que el coste global de las reuniones poco organizadas es enorme: 399 mil millones de dólares en 2019.

¿Cómo puedes evitar estas reuniones innecesarias pero a la vez asegurarte de que tu equipo esté conectado y en el mismo punto? Adoptando mejores métodos de trabajo, como el vídeo asíncrono.

¿Qué es el vídeo asíncrono?

El vídeo asíncrono es un vídeo grabado que no ocurre en tiempo real. Es como un mensaje de voz, pero en vídeo. Consiste en grabar un vídeo o una pantalla y enviarlo a los compañeros. Luego, ellos lo verán cuando mejor se adapte a sus horarios.

Cómo utilizar el vídeo asíncrono en el lugar de trabajo

Hay varias formas diferentes en las que puedes usar grabaciones asíncronas. Algunos ejemplos son:

• Novedades de la empresa. Resume las actualizaciones importantes de la empresa o mensajes del presidente en un vídeo que los empleados puedan ver cuando prefieran.
• Enseñar tu trabajo. Explica cómo realizar una tarea o seguir un nuevo conjunto de políticas mediante un vídeo corto explicativo.
• Actualizaciones importantes. Graba actualizaciones importantes o resume informes en un vídeo para que los participantes puedan verlo antes de una reunión síncrona. Así, podréis discutir el asunto durante la reunión.
• Inicio del proyecto. Grábate presentando tus diapositivas y envía el vídeo para que lo vean antes de la reunión. Utiliza la reunión para las preguntas y los comentarios.
• Compartir ideas. Las lluvias de ideas necesitan realizarse en reuniones síncronas, pero puedes hacer que los participantes estén en el mismo punto antes de empezar mediante un vídeo que explique el tema y los objetivos de la sesión.
• Vídeo rápido. Comparte una idea, manda comentarios o resuelve un problema mandándole un breve vídeo a un compañero.
• Almuerzo con aprendizaje virtual. Envía vídeos divertidos, interesantes o educativos a tu equipo que podrán ver durante el almuerzo, como si fuera un almuerzo con aprendizaje en persona.
• Crea conexiones. Da las gracias a tus compañeros, felicítales por su trabajo u ofréceles ayuda mediante mensajes de vídeo personalizados.

Ventajas de los vídeos asíncronos

Las grabaciones asíncronas tienen todas las ventajas de la comunicación cara a cara sin necesidad de reunirse realmente.

Ventaja 1: No necesitas programarlo

La programación es uno de los mayores problemas de las reuniones síncronas, sobre todo si tienes un equipo distribuido por varias zonas horarias. Los vídeos asíncronos evitan este problema: tu equipo puede verlos cuando mejor les venga. Es un método flexible y respeta los horarios de todos.

Ventaja 2: Comunicación no verbal

¿Alguna vez te has sentido inseguro con el tono de un correo electrónico? Una de las principales ventajas de las reuniones cara a cara es lo que no se dice; la comunicación no verbal es importante para mantener una comunicación eficiente. El vídeo asíncrono permite enviar comentarios, notas u otro tipo de comunicaciones más personalizados.

Ventaja 3: Menos problemas técnicos

Una conexión pobre puede comprometer la utilidad de las reuniones de vídeo síncronas. Incluso un pequeño retraso en la latencia puede crear malentendidos, pausas incómodas o gente hablando a la vez. El vídeo asíncrono evita estos problemas técnicos.

Ventaja 4: Reduce la fatiga de las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales pueden pasar factura. Una investigación realizada por la Universidad de Stanford en 2021 mostró que el 13,8 % de las mujeres y el 5,5 % de los hombres afirmaron sentirse “muy” o “extremadamente” cansados después de las videollamadas online. El vídeo asíncrono reduce la fatiga provocada por las videoconferencias, los empleados pueden verlos cuando están más atentos y activos.

Cuándo no utilizar el vídeo asíncrono

A veces es inevitable tener que reunir a tu equipo para hablar. El vídeo asíncrono no se recomienda para cosas como:

• Lluvia de ideas. La creatividad surge en conversaciones en tiempo real. Para que las lluvias de ideas funcionen, lo mejor es reunir a la gente al mismo tiempo.
• Toma de decisiones. Las decisiones a menudo requieren discutirlas en tiempo real, facilitando la comunicación con todos en la misma sala.
• Conversaciones delicadas. Las conversaciones difíciles, como mediar en un conflicto, dar comentarios constructivos o compartir noticias incómodas, se suelen llevar a cabo mejor de manera síncrona.

Por dónde empezar con el vídeo asíncrono

El vídeo asíncrono es una herramienta útil para añadir a tus recursos para el trabajo a distancia. Es la mejor opción cuando quieres mantener la intimidad y la eficiencia de la comunicación cara a cara, pero no quieres interferir en los horarios de los demás. Aunque, a veces es necesario realizar reuniones por vídeo. Cada equipo es diferente y tú eres el que mejor conoce al tuyo.

¿Quieres probar el vídeo asíncrono? Es fácil comenzar a usarlo en Slack mediante la función de clips de vídeo. Graba y comparte vídeos para informar, compartir ideas o simplemente para saludar. Sin necesidad de organizar una reunión.