Asynchrones Arbeiten: So werden virtuelle Meetings effizienter

Remote-Arbeit ist auf dem Vormarsch. Laut einer PwC-Studie wollen über 80 % der Beschäftigten mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten. Remote-Arbeit ist jedoch nur dann erfolgreich, wenn du effektiv mit deinem Team kommunizieren kannst und alle wissen, wer für was zuständig ist. Allerdings sollte die Kommunikation im Team selbst nicht zu Lasten der Produktivität gehen.

Video-Meetings sind ein Segen für die Produktivität bei Remote-Arbeit, aber sie können auch ein Fluch sein. Einem Bericht von Atlassian zufolge verbringen wir jeden Monat 31 Stunden in unproduktiven Meetings. Wie hoch sind die Kosten für all diese verschwendete Zeit? Eine Studie von Doodle schätzt, dass sich die weltweiten Kosten für schlecht organisierte Meetings im Jahr 2019 auf 399 Milliarden US-Dollar beliefen.

Wie kannst du unnötige Besprechungen vermeiden und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich dein Team vernetzt und auf demselben Stand ist? Indem du bessere Arbeitsmethoden wie asynchrones Arbeiten via asynchrone Videos einführst.

Was sind asynchrone Videos?

Asynchrone Videos sind aufgezeichnete Videoinhalte, die nicht in Echtzeit ablaufen. Das funktioniert wie ein Anrufbeantworter, nur eben mit Video. Du nimmst ein Video auf oder machst eine Bildschirmaufnahme und schickst es an deine Mitarbeitenden. Diese können sich das Video dann ansehen, wenn es in ihren Zeitplan passt.

Wie du asynchrone Videos bei der Arbeit einsetzt

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, asynchrone Aufnahmen zu verwenden. Hier einige Beispiele:

• Unternehmensnachrichten: Fasse wichtige Unternehmensnachrichten oder eine Botschaft der Unternehmensleitung in einem Video zusammen, das sich die Mitarbeitenden in Ruhe ansehen können.
• Zeigen und erklären: Erläutere mit einem kurzen Erklärvideo, wie eine Aufgabe zu erledigen oder eine neue Richtlinie zu befolgen ist.
• Wichtige Updates: Zeichne wichtige Projekt-Updates auf oder fasse Berichte in einem Video zusammen, das die Teilnehmenden vor einem gemeinsamen Meeting ansehen können. Nutze das Meeting für Diskussionen.
• Projektstart: Nimm deine Präsentation auf und sende sie vor dem Meeting zur Begutachtung an deine Mitarbeitenden. Im eigentlichen Meeting sollten Fragen gestellt und Feedback gegeben werden.
• Kurzes Brainstorming: Für Brainstormings sind synchrone Meetings nötig, aber du kannst die Teilnehmenden schon vorher mit einem Video, das das Thema und die Ziele des Meetings erklärt, auf den gleichen Stand bringen.
• Video-Check-in: Tausche mit deinen Mitarbeitenden Ideen aus, gib Feedback oder kläre ein Problem in einem kurzen Video.
• Virtuelles Lernen in der Mittagspause: Schicke deinem Team lustige, interessante oder lehrreiche Videos, die sie sich in ihrer Mittagspause ansehen können, genau wie bei einem persönlichen Treffen zum gemeinsamen Lernen.
• Beziehungen aufbauen: Mit personalisierten Videobotschaften kannst du dich bei deinen Kolleg:innen bedanken, Lob verteilen oder Unterstützung anbieten.

Vorteile asynchroner Videos

Asynchrone Aufzeichnungen bieten dir die Vorteile der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, ohne dass ein tatsächliches Treffen erforderlich ist.

Vorteil 1: Keine Terminplanung erforderlich

Die Terminplanung ist die erste Herausforderung bei synchronen Besprechungen, vor allem, wenn dein Team über mehrere Zeitzonen verteilt arbeitet. Asynchrone Videos lösen dieses Problem: Deine Teammitglieder können sich das Video ansehen, wann es ihnen passt. Es ist flexibel und schont die Zeit aller Beteiligten.

Vorteil 2: Nonverbale Kommunikation

Warst du dir jemals unsicher, welchen Ton du in einer E-Mail anschlagen sollst? Ein großer Vorteil von persönlichen Treffen ist das, was nicht gesagt wird: Nonverbale Hinweise sind entscheidend für eine effektive Kommunikation. Mit asynchronen Videos kannst du mehr persönliches Feedback, Anmerkungen oder andere Botschaften senden.

Vorteil 3: Weniger technische Probleme

Schlechte Verbindungsqualität kann den Nutzen von synchronen Videokonferenzen beeinträchtigen. Schon eine geringe Latenz kann zu Missverständnissen, unangenehmen Pausen oder Überschneidungen führen. Asynchrone Videos helfen, diese technischen Probleme zu überwinden.

Vorteil 4: Weniger Ermüdung bei virtuellen Meetings

Virtuelle Meetings können anstrengend sein. Untersuchungen der Stanford University aus dem Jahr 2021 haben ergeben, dass 13,8 % der Frauen und 5,5 % der Männer nach Videokonferenzen „sehr“ oder „extrem“ ermüdet sind. Asynchrone Videos verringern die Ermüdung bei Videokonferenzen, so dass Mitarbeitende sich Videos genau dann ansehen können, wenn sie am aufmerksamsten und konzentriertesten sind.

Wann asynchrone Videos nicht verwendet werden sollten

Manchmal solltest du dein Team wirklich an einen Tisch bringen, um zu reden. Asynchrone Videos sind für folgende Zwecke weniger gut geeignet:

• Brainstorming: Kreativität lebt von Echtzeitgesprächen zwischen Menschen. Für ein erfolgreiches Brainstorming ist es am besten, wenn die Leute gleichzeitig zusammenkommen.
• Entscheidungen treffen: Entscheidungen erfordern oft eine Diskussion in Echtzeit, was es einfacher macht, wenn sich alle im selben Raum befinden.
• Schwierige Gespräche: Schwierige Gespräche, wie die Schlichtung von Konflikten, das Geben von konstruktivem Feedback oder das Mitteilen unangenehmer Nachrichten, lassen sich oft am besten synchron führen.

Erste Schritte mit asynchronen Videos

Asynchrone Videos sind eine weitere nützliche Ergänzung zu deinen Tools für die Remote-Arbeit. Sie eignen sich am besten, wenn du die Vertrautheit und Effizienz der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht beibehalten, aber die Zeitpläne deiner Mitarbeitenden nicht einschränken willst. Natürlich sind manchmal auch Videokonferenzen erforderlich. Jedes Team ist anders, und du kennst deines am besten.

Du möchtest asynchrone Videos ausprobieren? Mit der Videonachrichten-Funktion ist der Einstieg in Slack ganz einfach. Zeichne Videoinhalte auf und teile sie mit anderen, um Updates zu geben, Ideen auszutauschen oder um einfach nur „Hallo!“ zu sagen. Ganz ohne Meeting.