Sostituire lunghe videochiamate e e-mail con video asincroni

Il lavoro da remoto è una realtà destinata a perdurare. Secondo uno studio di PwC, oltre l’80% dei dipendenti desidera lavorare da casa almeno un giorno alla settimana. Ma il lavoro da remoto è efficace solo se riesci a comunicare efficientemente con il tuo team e se tutti sanno chi sono i responsabili. Detto questo, la comunicazione tra i membri del team non dovrebbe essere un ostacolo alla produttività.

Le videochiamate sono state estremamente utili per la produttività del lavoro a distanza, ma possono anche diventare un ostacolo. Un report di Atlassian ha rilevato che passiamo 31 ore al mese in riunioni improduttive. Qual è il costo di tutto questo tempo sprecato? Uno studio di Doodle stima che il costo globale delle riunioni mal organizzate è stato di ben 399 miliardi di dollari nel 2019.

Quindi come evitiamo queste riunioni inutili, assicurandoci che il team sia connesso e sulla stessa lunghezza d’onda? Scegliendo soluzioni migliori per lavorare, come i video asincroni.

Qual è la differenza tra le videochiamate e i video asincroni?

Il video asincrono, a differenza delle videochiamate, è un contenuto video registrato e non in tempo reale. È come un messaggio vocale, ma in formato video. Basta registrare un video o lo schermo e inviare la registrazione ai colleghi, che guarderanno il video in base ai loro impegni.

Come utilizzare i video asincroni sul posto di lavoro

Le registrazioni asincrone hanno molti utilizzi. Di seguito riportiamo alcuni esempi:

• Novità dell’azienda. Riassumi gli aggiornamenti aziendali importanti o un messaggio del presidente in un video che i dipendenti possono guardare nel tempo libero.
• Mostrare e dimostrare. Spiega come svolgere un’attività o applicare una nuova serie di criteri con un breve video esplicativo.
• Aggiornamenti chiave. Registra gli aggiornamenti chiave del progetto o riassumi i report in un video che i partecipanti devono visionare prima delle videochiamate. Utilizza la riunione per la discussione.
• Avvio dei progetti. Registrati mentre esponi una presentazione e invia il video per la revisione prima di una riunione. Utilizza la riunione vera e propria per le domande e il feedback.
• Brief di brainstorming. Fare brainstorming implica riunioni sincrone, ma puoi dare ai partecipanti una spiegazione preventiva con un video che illustra l’argomento e gli obiettivi della sessione.
• Video rapidi. Condividi un’idea, lascia un feedback o risolvi un problema inviando un rapido video a un collega.
• Sessione virtuale “pranza e impara”. Invia al tuo team video divertenti, interessanti o educativi da guardare durante la pausa pranzo, proprio come un incontro “pranza e impara” di persona.
• Crea legami. Ringrazia i tuoi colleghi, condividi apprezzamenti positivi o offri supporto con messaggi video personalizzati.

Vantaggi dei video asincroni rispetto alle videochiamate

La registrazione asincrona offre i vantaggi della comunicazione faccia a faccia senza doversi incontrare.

1º vantaggio: programmazione non necessaria

La programmazione è la sfida numero uno delle riunioni sincrone, soprattutto se il team è composto da persone che lavorano in diversi fusi orari. Il video asincrono risolve questo problema, dato che i membri del team possono guardarlo quando preferiscono. È una soluzione flessibile e rispetta gli orari di tutti.

2º vantaggio: comunicazione non verbale

Sei mai in dubbio sul tono di un’e-mail? Uno dei principali vantaggi degli incontri faccia a faccia è proprio ciò che non viene detto: i segnali non verbali sono fondamentali per una comunicazione efficace. Il video asincrono consente di inviare feedback, note o altre comunicazioni più personalizzate.

3º vantaggio: meno problemi tecnici

La scarsa connettività può compromettere l’utilità delle riunioni video sincrone. Anche pochi istanti di latenza possono portare a incomprensioni, pause imbarazzanti o persone che si parlano addosso. Il video asincrono aiuta a superare questi problemi tecnici.

4º vantaggio: meno stanchezza rispetto alle videochiamate

Le riunioni virtuali possono rivelarsi stancanti. Una ricerca della Stanford University del 2021 ha rilevato che il 13,8% delle donne e il 5,5% degli uomini hanno dichiarato di sentirsi “molto” o “estremamente” affaticati dopo le videochiamate. I video asincroni riducono l’affaticamento causato da videoconferenza, permettendo ai dipendenti di guardare il video quando sono più attenti e concentrati.

Quando non usare video asincroni e optare per le videochiamate

A volte è davvero necessario riunire i team per parlare. I video asincroni non sono adatti a questo tipo di attività:

• Fare brainstorming. Le conversazioni in tempo reale tra le persone stimolano la creatività. Per far sì che il brainstorming abbia successo, è meglio far incontrare le persone allo stesso tempo, tramite videochiamate.
• Prendere decisioni. Le decisioni spesso richiedono una discussione in tempo reale, che è più facile quando tutti sono nella stessa stanza.
• Conversazioni difficili. Le conversazioni complicate, come quelle che si svolgono durante la mediazione di un conflitto, la condivisione di un feedback costruttivo o la comunicazione di notizie spiacevoli, spesso si svolgono meglio in modo sincrono.

Come iniziare a usare i video asincroni

Il video asincrono è un’altra aggiunta utile al tuo set di strumenti per il lavoro da remoto. È la soluzione ideale quando vuoi preservare l’intimità e l’efficienza della comunicazione faccia a faccia, senza interferire con gli impegni altrui. Naturalmente, a volte le videochiamate sono necessarie. Ogni team è diverso e nessuno conosce il tuo meglio di te.

Vuoi provare i video asincroni? Su Slack iniziare è semplice grazie alla funzione videoclip. Registra e condividi contenuti video per fornire aggiornamenti e idee o semplicemente salutare i colleghi, tutto senza bisogno di riunioni.