Les Focus Fridays et Maker Weeks chez Slack

Les réunions d’équipe. Les entretiens individuels. Les points quotidiens. Les réunions hebdomadaires. Les réunions mensuelles. Même les sacro-saintes « sessions de brainstorming ». Les réunions se cumulent dans nos emplois du temps, à tel point qu’elles prennent parfois le pas sur le travail en lui-même.

Au cours de ces deux dernières années, nous avons expérimenté chez Slack de nouvelles approches collaboratives innovantes et centrées sur le numérique. Elles intègrent les outils que nous utilisons ainsi que nos habitudes de travail en équipe. Notre objectif est de concevoir une méthode de travail plus efficace, qui soit flexible, inclusive et connectée, et qui permette à nos collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes pour satisfaire nos clients.

Nous avons échangé avec des salariés à propos de leur vie professionnelle. L’une des préoccupations majeures dont ils nous ont fait part, quel que soit leur rôle et leur fonction, c’est le nombre excessif de réunions et la façon dont elles limitent leur capacité de concentration et entravent leur gestion des autres tâches au cours de leur journée. Il s’agit d’un problème très répandu : les recherches du Future Forum indiquent que plus de 9 personnes sur 10 souhaitent bénéficier de flexibilité quant à leurs horaires de travail. C’est un chiffre encore plus élevé que le nombre de salariés qui souhaitent bénéficier de flexibilité par rapport à leur lieu de travail.

L’un des problèmes que posent les journées de 9 h à 17 h et les semaines de 5 jours, c’est que certaines heures (voire même n’importe laquelle de ces heures) peuvent être consacrées aux réunions. Nos calendriers ressemblent de plus en plus au jeu vidéo Tetris : un empilement de réunions avec une pause d’une demi-heure ou d’une heure ici et là, ce qui est insuffisant pour se concentrer sur une tâche importante. Par conséquent, le travail empiète sur les heures de vie privée, avant le petit-déjeuner ou après le dîner.

Chez Slack, au cours de ces deux dernières années, nous avons accéléré nos innovations pour réinventer le travail, du développement de nouveaux produits (comme les appels d’équipe et les clips) au lancement de programmes internes qui font évoluer la manière dont nous travaillons au sein de notre entreprise. Aujourd’hui, nous allons vous faire découvrir quelques-uns des nouveaux programmes chez Slack. Nous les avons officiellement adoptés après une période de test, et ils redéfinissent notre semaine de travail. En effet, ils réduisent les réunions internes de l’entreprise dans son ensemble et permettent aux collaborateurs de mieux contrôler leur emploi du temps : Les Focus Fridays (les vendredis pour se concentrer) et les Maker Weeks (les semaines consacrées à la création).

 

 

 

Des vendredis pour se concentrer

Lors des Focus Fridays, les équipes annulent toutes les réunions internes et les collaborateurs sont encouragés à désactiver leurs notifications pour pouvoir travailler sans être interrompus. D’ailleurs, vous pouvez désactiver les notifications à tout moment si vous souhaitez vous concentrer ! Certaines équipes organisent des réunions externes le vendredi (nous avons des clients qui ne sont disponibles que ces jours-là), mais une pause en interne est déjà un grand pas en avant. À partir de notre programme pilote, nous avons découvert que les Focus Friday sont bénéfiques pour 84 % des salariés de Slack.

De plus, près de la moitié des managers des équipes Slack affirment que les Focus Fridays ont été « largement bénéfiques » pour eux. Ce résultat est important car lorsque nous avons commencé à mener des enquêtes internes auprès des collaborateurs en décembre 2021 à propos du temps de concentration et des réunions, nous avons constaté que les managers étaient deux fois plus susceptibles que les collaborateurs individuels (CI) de déclarer qu’ils n’avaient pas suffisamment de temps dans leur emploi du temps pour se concentrer sur leur travail. Et les auto-évaluations sur la surcharge du nombre de réunions en entreprise aboutissent quasiment au même résultat : 48 % des managers ont déclaré passer trop de temps dans les réunions, contre 22 % des CI. Coïncidence ? Certainement pas.

Les Focus Friday ont pour but de donner aux salariés plus de flexibilité dans leur planning, mais cela ne fonctionne pas si les équipes se contentent de décaler dans la semaine les réunions qui étaient prévues le vendredi. Ce programme s’inscrit dans le cadre d’une refonte globale des réunions chez Slack, et d’une transformation des mentalités et des pratiques que nous mettons en place à ce sujet. Nous avons appris aux collaborateurs à travailler davantage de manière asynchrone, en organisant par exemple des réunions hebdomadaires dans un canal afin que chacun (quels que soient ses horaires de travail) puisse bénéficier de contexte supplémentaire, ou en organisant un appel d’équipe spontané avec quelques coéquipiers pour résoudre rapidement une question, au lieu d’organiser une réunion d’une demi-heure. Nous avons constaté des améliorations encourageantes en ce qui concerne le moment et la manière dont nous organisons les réunions depuis que nous avons mis en place les Focus Fridays, et nous continuons à travailler directement avec les salariés et les équipes pour développer et partager nos meilleures pratiques.

Deux semaines par trimestre consacrées pleinement à nos clients et la création

Une journée hebdomadaire ne suffit pas pour trouver son rythme sur un gros projet. Pendant les Maker Weeks, qui ont lieu 2 fois par trimestre chez Slack, nos équipes suppriment toutes les réunions internes récurrentes. Certaines ont lieu de manière asynchrone, comme les mises à jour de statut des projets en cours, tandis que d’autres sont reportées.

Les Maker Weeks permettent de se concentrer davantage et de se remettre à jour. Elles ont pour objectif de libérer des créneaux plus longs pour les salariés afin qu’ils puissent « créer » : un projet de design, une présentation pour un client, des tâches de développement intensives ou encore le traitement de dossiers administratifs.

Le concept à l’origine des Maker Weeks vient de l’univers des produits (merci, Paul Graham), et il s’est développé chez Slack au sein de notre service de produits il y a plusieurs années. Aujourd’hui, nous adaptons cette idée dans toute l’entreprise et nous la personnalisons pour qu’elle réponde aux besoins de chaque service. Par exemple, deux fois par trimestre, notre équipe commerciale interrompt ses réunions internes pour l’ensemble du service pendant une semaine. Elle la consacre alors au client, et l’appelle, sans surprise, la Semaine du client.

Outre le fait d’octroyer aux collaborateurs plus de temps pour se concentrer, l’autre objectif de la Maker Week est de les encourager à réfléchir aux réunions de leur emploi du temps et à décider si elles contribuent vraiment à atteindre l’objectif visé. On peut facilement se focaliser sur nos emplois du temps : nous enchaînons les réunions, semaine après semaine, sans nous arrêter pour vérifier si tout cela a un sens. Les Maker Weeks nous aident à prendre du recul et à nous demander :

• Quel est l’objectif de cette réunion ? Est-on ici pour débattre, discuter, prendre des décisions, ou pour s’améliorer ou aider un collègue ? Si ce n’est pas le cas, pourrait-on participer à cette réunion de manière asynchrone ?
• Quelle devrait-être la fréquence de cette réunion ? Doit-on vraiment y prendre part chaque semaine ?
• Qui peut participer ? Est-il nécessaire que tous les participants soient présents ?

Bien sûr, il est impossible de changer d’un seul coup l’état d’esprit par rapport aux réunions. Il faut insister pour réussir. C’est pourquoi, au lieu de simplement mettre en place une nouvelle politique, nous avons lancé des programmes pilotes pour les Focus Fridays et les Maker Weeks en début d’année. Nous avons également commencé à mener des enquêtes mensuelles pour évaluer l’impact de ces programmes sur le bien-être et la productivité des collaborateurs. Lorsque nous avons constaté que ces programmes ne convenaient pas complètement à certaines équipes, compte tenu du rythme des projets et de leurs responsabilités, nous avons développé un soutien au niveau fonctionnel et procédé à des ajustements pour répondre à leurs besoins.

Est-ce une réussite ?

Les données récoltées dans le cadre de nos enquêtes internes indiquent que les collaborateurs de tous les services se sentent plus productifs grâce aux Maker Weeks. La grande majorité des salariés Slack (84 %) a également indiqué que les Focus Fridays étaient bénéfiques. Pour certains, les Focus Fridays représentent même une révolution : certains collaborateurs nous ont indiqué qu’ils n’envisageraient plus de travailler pour une entreprise qui ne les a pas mis en place.

Et nous n’allons pas nous arrêter là. Nous continuons de mesurer l’impact de ces programmes pour les salariés et à partager les meilleures pratiques et les exemples de réussite entre les services. Nous nous sommes mis d’accord sur un point fondamental lorsque nous avons annoncé que nous allions devenir une équipe qui donne la priorité au numérique : notre objectif n’est pas la perfection, c’est le progrès. Et cela reste notre priorité.