Focus Fridays und Maker Weeks bei Slack

Team-Meetings. Einzelgespräche. Tägliche Check-ins. Wöchentliche Updates. Zweiwöchentliche Abstimmungen. Das berühmt berüchtigte „Brainstorming“. In unseren Terminkalendern sind so viele Meetings untergebracht, dass wir manchmal das Gefühl haben, dass die Meetings über die Arbeit der eigentlichen Arbeit im Weg stehen.

In den vergangenen zwei Jahren hat Slack mit neuen, digitalen Arbeitsweisen experimentiert, und zwar direkt in unserem eigenen Unternehmen – von den Tools, die wir verwenden, bis hin zu den Gewohnheiten, die unsere Zusammenarbeit bestimmen. Wir möchten eine bessere Arbeitsweise schaffen, die flexibel, inklusiv und vernetzt ist und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei unterstützen, für unsere Kunden ihr Bestes zu geben.

Wenn wir mit Menschen über ihr Arbeitsleben sprechen, ist eine der größten Sorgen, die wir über alle Rollen und Funktionen hinweg gehört haben, die Überlastung durch Meetings und wie diese alle daran hindern, konzentriert zu arbeiten oder andere Verpflichtungen in den Tag zu integrieren. Und das ist ein globales Problem: Die Untersuchungen des Future Forum zeigen, dass sich mehr als 90 Prozent der Menschen bei den Arbeitszeiten Flexibilität wünschen – sogar noch mehr als bei der Wahl des Arbeitsortes.

Eines der Probleme der typischen Fünf-Tage-Woche von 9 bis 5 ist, dass in jeder dieser Stunden (oder schlimmer noch: in allen) ein Meeting stattfinden kann. Unsere Terminkalender sehen zunehmend aus wie eine unlösbare Partie Tetris und sind geradezu mit Meetings vollgestopft, die als höchstes der Gefühle von 30-minütigen oder einstündigen Pausen unterbrochen werden. Und jene reichen dann nur für genau das: eine Pause, aber nicht für tiefgehende Arbeit. Dadurch fällt die eigentliche Arbeit in die Stunden, in denen eigentlich das Leben stattfinden soll – bevor das Frühstück beginnt oder wenn das Abendessen vorbei ist.

Wir bei Slack haben in den letzten zwei Jahren intensiv an Innovationen gearbeitet, um die Arbeit neu zu erfinden – von der Entwicklung neuer Produkte wie Huddles und Video- und Sprachnachrichten bis hin zu internen Programmen, die die Arbeitsweise in unserem Unternehmen verändern. Heute möchten wir über einige neue Programme bei Slack mehr erzählen. Jene haben wir nach einer Pilotphase offiziell eingeführt und sie haben uns geholfen, die Arbeitswoche neu zu gestalten, interne Meetings im Unternehmen zu reduzieren und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Terminkalender zu geben: Focus Fridays (Fokus-Freitage) und Maker Weeks (Produktive Wochen).

 

 

 

Freitage sind zum Fokussieren da

An Focus Fridays halten die Projekt-Teams keine internen Meetings ab, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden ermutigt, ihre Benachrichtigungen auszuschalten, damit sie ungestört arbeiten können. (Übrigens kannst du die Benachrichtigungen immer ausschalten, wenn du mehr Zeit für dich brauchst!) Einige Projekt-Teams halten freitags vielleicht weiterhin externe Meetings ab – manche Kunden haben nur dann Zeit oder Bedarf. Aber es kann schon viel bewirken, wenn wir wenigstens intern eine Pause einlegen. In unserem Pilotprogramm haben wir festgestellt, dass insgesamt 84 % der Slack-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter die Focus Fridays als nützlich empfinden.

Darüber hinaus gibt fast die Hälfte aller Führungskräfte bei Slack an, dass die Focus Fridays für sie von erheblichem Nutzen waren. Das ist deshalb wichtig, weil wir bei unseren ersten internen Mitarbeiterbefragungen im Dezember 2021 zum Thema „Zeit für Fokus vs. Meetings“ feststellen mussten, dass Führungskräfte mehr als doppelt so häufig wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angeben, dass in ihrer Planung nicht genügend Zeit ist, um sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Die Selbsteinschätzung der Überlastung durch Meetings stimmte fast genau mit diesen Daten überein: 48 % der Führungskräfte gaben an, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen, im Vergleich zu 22 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Purer Zufall? Das glauben wir nicht.

Das Ziel der Focus Fridays ist es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern flexiblere Zeitpläne zu ermöglichen. Allerdings gelingt das nicht, wenn die Projekt-Teams einfach alle für Freitag angesetzten Meetings auf die ersten vier Tage der Woche legen. Deshalb ist dieses Programm Teil eines ganzheitlichen Überdenkens von Meetings bei Slack und Teil der Unternehmenskultur und Praktiken, die wir in diesem Zusammenhang aufbauen. Wir haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin geschult, mehr Arbeit asynchron zu erledigen, z. B. wöchentliche Team-Check-ins in einem Channel abzuhalten, damit alle (unabhängig von der Arbeitszeit) von dem zusätzlichen Kontext profitieren können, oder einen spontanen Huddle mit ein paar Teammitgliedern zu veranstalten, um eine Frage schnell zu klären, anstatt ein weiteres 30-minütiges Meeting in den Kalender zu quetschen. Seit der Einführung der Focus Fridays haben wir, was den Zeitpunkt und die Art der Meetings angeht, ermutigende Verbesserungen beobachtet. Und wir arbeiten auch weiterhin direkt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Projekt-Teams zusammen, um bewährte Methoden zu entwickeln und auszutauschen.

Zwei Wochen pro Quartal für Produktivität und ungestörten Fokus auf unsere Kunden

Ein Tag pro Woche reicht nicht immer aus, um bei einem großen Projekt in den Flow zu kommen. Während der Maker Weeks, die bei Slack zweimal im Quartal stattfinden, sagen unsere Projekt-Teams alle internen, regelmäßigen Meetings ab. Einige, z. B. Status-Updates zu aktiven Projekten, werden asynchron durchgeführt, andere setzen einfach eine Woche aus.

Maker Weeks sind eine gute Gelegenheit, sich mehr auf die eigene Arbeit zu konzentrieren und den Kopf frei zu bekommen. Ziel ist es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit zur Verfügung zu stellen, um bestimmte Dinge einfach zu „machen“ – sei es ein Designprojekt, eine Kundenpräsentation, Entwicklung oder auch nur das Abarbeiten des Papierkrams.

Die Idee dahinter kommt aus der Produktwelt (danke, Paul Graham) und sie hat bei Slack vor einigen Jahren innerhalb unserer Produktabteilung ihren Anfang genommen. Jetzt passen wir diese Idee an das gesamte Unternehmen an und gestalten sie so, dass sie den Bedürfnissen der Projekt-Teams aller Abteilungen bestmöglich gerecht wird. Unser Vertriebsteam nimmt beispielsweise zweimal im Jahr eine Woche lang eine abteilungsweite Auszeit von internen Meetings, um sich ganz auf die Kunden zu konzentrieren: in der so genannten Kundenwoche.

Die Maker Week soll nicht nur mehr Zeit für das Wesentliche bieten, sondern auch alle dazu ermutigen, die Termine in ihrem Kalender zu überprüfen und zu entscheiden, ob sie immer noch ihren Zweck erfüllen. Wir alle machen uns nur allzu leicht von unseren Kalendern abhängig – wir schleppen uns von Meeting zu Meeting, von Woche zu Woche, ohne zu überlegen, ob das alles überhaupt sinnvoll ist. Die Maker Week bietet uns dagegen die Möglichkeit, etwas Abstand zu gewinnen und zu fragen:

• Welchen Zweck hat das Meeting? Sind wir hier, um über ein Thema zu debattieren, zu diskutieren oder zu entscheiden, oder um uns selbst oder ein Teammitglied weiterzuentwickeln? Wenn nein, kann das Meeting asynchron durchgeführt werden?
• In welchen Abständen sollte dieses Meeting stattfinden? Muss es jede Woche sein?
• Für wen ist das Meeting gedacht? Müssen alle Personen, die das Meeting derzeit in ihrem Kalender stehen haben, tatsächlich teilnehmen?

Wir sind uns darüber im Klaren, dass eine Veränderung der Meeting-Kultur nicht von heute auf morgen möglich ist und dass es sich um einen schrittweisen Prozess handelt. Aus diesem Grund haben wir Anfang des Jahres Pilotprojekte für Focus Fridays und Maker Weeks gestartet und monatliche Umfragen durchgeführt, um die Auswirkungen dieser Programme auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beurteilen. Wenn wir sahen, dass diese Programme für bestimmte Projekt-Teams aufgrund der Rhythmen ihrer spezifischen Projekte und Zuständigkeiten nicht passend waren, haben wir uns für eine Unterstützung auf Funktionsebene entschieden und Anpassungen vorgenommen, damit ihre Bedürfnisse besser erfüllt werden.

Funktioniert das?

Daten aus unseren internen Umfragen zeigen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Abteilungen das Gefühl haben, mit jeder Maker Week besser zu werden. Auch die große Mehrheit der Slack-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter, nämlich 84 %, gibt an, dass sie von den Focus Fridays profitiert hat. Und für einige haben die Focus Fridays einen echten Wandel mit sich gebracht – wir haben gehört, dass sie nie wieder für ein Unternehmen arbeiten würden, das diese Möglichkeiten nicht bietet.

Aber wir sind noch nicht am Ende angelangt. Wir werden auch in Zukunft prüfen, wie diese beiden Programme bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ankommen und tauschen abteilungsübergreifend bewährte Methoden und Erfolgsgeschichten aus. Einer der Grundsätze, auf die wir uns geeinigt haben, als wir ankündigten, dass wir ein digitales Projekt-Team werden wollen, ist, dass wir „Fortschritt statt Perfektion“ anstreben – und das ist auch heute noch unser Leitmotiv.