Comment passer de l’e-mail à Slack pour gagner en productivité

Moyen de communication principal depuis plus de 20 ans en entreprise, l’e-mail est encore très utilisé dans la sphère professionnelle. Dans le monde, 3,9 milliards de personnes envoient et reçoivent 306 milliards d’e-mails chaque jour. Ce chiffre devrait atteindre 347 milliards à l’horizon 2023.

 

En France en particulier, 42,2 millions de personnes envoyaient déjà  1,4 milliards d’e-mails quotidiennement en 2019. 

 

La moitié de ces e-mails envoyés chaque jour est de nature professionnelle. Mais combien de ces e-mails sont vraiment utiles ? L’e-mail est notamment plébiscité pour l’envoi de newsletters ou encore pour certaines communications commerciales. Cependant, il n’est plus le meilleur format pour la collaboration en entreprise, ni pour favoriser l’efficacité au travail.

 

L’e-mail : des usages qui ne répondent plus à la transformation du travail

Jusqu’ici, les e-mails en entreprise étaient le moyen le plus pratique de communiquer avec une personne et d’obtenir une réponse, immédiate ou non, tout en gardant et en conservant les informations échangées. L’ajout de pièce jointe ou de lien hypertexte permettait de renvoyer l’interlocuteur vers toutes les informations importantes à consulter.

Mais avec l’accélération des transformations du monde du travail, l’e-mail connaît désormais ses limites. Et pour les communications des équipes qui ont besoin de collaborer très régulièrement, par exemple en gestion de projets, il peut même devenir un ennemi de la productivité. 

Autre problème avec l’utilisation des e-mails : aujourd’hui, cet usage est souvent complété par d’autres outils, plus interactifs, comme les outils de messagerie professionnelle instantanée. Mais cette multiplication des outils finit par créer des silos, ce qui disperse les messages, au détriment de la qualité de transmission de l’information.

Slack évite ce phénomène de silos : en remplaçant tous les autres outils utilisés dès son adoption, la plateforme devient alors le lieu central d’échange. 

Chez Doctolib par exemple, Slack a eu un impact assez fort sur la réduction des e-mails et a permis de casser les silos. Les équipes ont en effet basculé de l’e-mail, jusqu’alors complété par avec Google Meet et Hangouts, à Slack.  La plateforme collaborative a ainsi permis de centraliser toutes les communications :

« Slack nous a permis de réduire nos e-mails », explique Camille Nalin, Employee Engagement manager chez Doctolib. « Par exemple, nous avions  tendance à envoyer des e-mails  dès qu’il y avait des petits updates à partager. Slack nous a permis de basculer ces updates de l’e-mail sur sa plateforme, de centraliser tout au même endroit et d’avoir un engagement en direct des collaborateurs. Préférer Slack aux e-mails au quotidien nous a aussi permis aussi de supprimer les « reply all », qui devenaient très problématiques… surtout quand 1500 personnes reçoivent un mail qui ne leur est pas destiné ! » 

 

L’e-mail présente donc certains inconvénients qui lui valent d’être remplacé aujourd’hui par des moyens de communication plus transversaux, plus opérationnels et plus collaboratifs, permettant une meilleure interaction entre les interlocuteurs.

Avec un mode de travail hybride associant souvent télétravail et présence au sein de l’entreprise avec ses collègues, il faut instaurer une communication fluide, avec des informations accessibles à tous et tout le temps. Sans pour autant que cela force les interlocuteurs d’un même projet à se connecter systématiquement en même temps.

Le tout premier confinement a appris aux entreprises à s’adapter en accéléré en télétravail. Aujourd’hui, les attentes sont fortes envers les outils, qui doivent s’adapter aux entreprises et à ces modes de travail repensés. 

Il reste essentiel de communiquer avec tous ses interlocuteurs internes et externes. Il est possible d’arrêter l’e-mail sans pour autant interrompre le flux des communications les plus essentielles à l’entreprise, surtout avec le recours au télétravail, qui doit préserver la cohésion d’équipe. A l’heure du travail collaboratif, l’outil collaboratif Slack répond typiquement à cet enjeu stratégique.

Slack : garder le meilleur de l’e-mail et en supprimer les inconvénients 

 

Il est tout à fait possible de se passer des emails !  « Un email ne bénéficie à personne d’autre qu’à l’expéditeur et au(x) destinataire(s) » comme en témoigne cette entreprise qui a définitivement abandonné les mails au profit de Slack depuis quelques années.

 

Slack explique pas à pas dans ce guide comment procéder pour passer de l’e-mail à un nouveau mode d’échange collaboratif, pour gagner en performance et en productivité. 

 

• Ne rien perdre de ses e-mails en assurant la transition vers Slack

L’adoption de Slack permet de remplacer le mail pour la majorité des échanges. Mais pour continuer à pouvoir recevoir certaines communications qui ne passent que par e-mail et n’en rater aucune, Slack permet de connecter son application e-mail à son espace de travail. 

A l’inverse, il est aussi possible d’ajouter un lien vers son profil Slack dans sa signature de mail pour retrouver ses interlocuteurs dans la plateforme collaborative.

 

• Avoir des interactions plus dynamiques et plus qualitatives 

Dès l’adoption de Slack, plusieurs canaux de conversation peuvent être créés. 

L’avantage de Slack est qu’il permet des échanges asynchrones, comme l’e-mail, sans que les messages soient pour autant figés dans le temps. Chacun peut rejoindre une discussion et y contribuer en y apportant des éléments nouveaux, à tout moment ! Aucun contributeur n’est laissé sur le côté. Et il est possible de taguer les destinataires dont attend une réponse en particulier. 

Avec la possibilité de se répondre au sein d’un fil de discussion, les interlocuteurs d’un même canal peuvent dérouler un sujet précis au même endroit, sans risquer de perdre une information (ou un interlocuteur en cours de route) dans une boucle d’e-mails. 

Lorsque quelqu’un poste un message dans un canal Slack, tous les membres du canal peuvent voir ce message avec le même niveau de visibilité. Il n’y a pas de descente progressive de l’information. 

 

• Réagir, approuver, informer… avec les reacjis  

 

Les emojis qui permettent de réagir aux publications, appelés les reacjis, sont vraiment l’irremplaçable « Slack touch» qui favorise les interactions. ✅ 👍🙏🏻🚀🎉😉👀💡

Ces reacjis permettent des échanges moins denses et souvent plus efficaces, sans pour autant que la communication soit dénaturée ni le message moins précis. Ils maintiennent la continuité de la communication et permettent aussi des échanges un peu plus chaleureux, peuvent apporter de la nuance. Si un collaborateur envoie par exemple à l’un de ses collègues un article intéressant à lire, il sera non seulement plus facile de le retrouver que dans une boîte mail, mais en plus, les reacjis permettront de réagir plus rapidement (et avec plus d’enthousiasme !) que dans un e-mail. 

 

• Définir son statut pour mieux gérer son temps 

 

Le mail ne permet pas vraiment de limites à la connexion. Sur Slack, les utilisateurs peuvent indiquer s’ils sont disponibles ou non. 

Cette fonctionnalité est très compatible avec les nouveaux rythmes de travail qui se dessinent depuis quelques années. Notamment le modèle hybride, mêlant présence au bureau et travail à distance, et dans lequel le flex office et le télétravail sont très représentés. 

La présence au bureau n’est plus la norme, et l’espace de travail physique fait place à un espace connecté. 

Cette possibilité de connexion choisie est fondamentale : « Se libérer des emails, c’est aussi clairement réinventer nos habitudes de travail, explique David Richard, directeur des comptes stratégiques chez Slack en France.  Les emails et les technologies que nous connaissons aujourd’hui sont vraiment ce qu’on utilisait majoritairement dans le cadre d’un bureau « classique », ce qui aujourd’hui manque clairement de dynamisme. » 

Un dynamisme pourtant essentiel pour gagner en productivité et contribuer à la performance d’entreprise.

Améliorer la collaboration et gagner en productivité

Communiquer dans Slack permet d’avoir une meilleure réactivité et une meilleure productivité.

 

Avec l’adoption de Slack, petit à petit le volume d’e-mails diminue et redescend dans les bons canaux internes ou externes de Slack. Pour chaque sujet, on peut créer un canal, et dans chaque canal, un nouveau thread (ou fil de discussion) peut être créé pour générer de nouvelles conversations. 

Les notifications permettent de consulter les bons messages au bon moment et de ne rater aucune information importante.

Et plus de spam ! Seules les personnes qui sont dans les canaux peuvent y publier quelque chose.

 

• Un niveau d’information plus fin et plus détaillé, sans déperdition

 

La communication dans Slack permet de générer une base de connaissances nourrie par les échanges et les documents échangés. Toute la donnée générée par les threads (fils de discussion) constitue la mémoire des projets et process, pour une meilleure performance d’entreprise.

Chacun peut se mettre à niveau et retrouver une information de qualité sur un sujet, même en cours de route. Dans les canaux, les conversations et les fichiers partagés deviennent en effet une archive qui peut être facilement retrouvée. Un nouveau membre ajouté a ainsi accès à tout l’historique de conversation du canal qu’il rejoint. 

La recherche par mots-clés permet d’effectuer des recherches dans les conversations des équipes et de trouver des réponses rapidement. Dans ce guide, Slack explique aussi comment « définir des mots-clés qui seront mis en surbrillance et qui déclencheront l’envoi d’une notification à chaque fois qu’ils seront mentionnés ».

La possibilité d’épingler les messages les plus importants permet de les retrouver immédiatement dans le canal dès que nécessaire. Il est aussi possible de marquer un message comme non lu, afin de pouvoir revenir dessus, ou d’activer un rappel automatique pour les tâches à traiter.

Au-delà des communications : mieux gérer son travail au quotidien

Slack permet aussi de réunir ses outils de travail, pour en tirer le meilleur en fonction de l’utilisation recherchée.

• Mieux organiser son quotidien professionnel

En effet, Slack permet de centraliser sur sa plateforme tous les outils utilisés au quotidien : le gestionnaire de projet, la boîte mail, le calendrier… Tout peut s’ouvrir depuis Slack. Le travail est facilité au-delà de la communication, avec plus de 2000 applications qui interagissent avec les canaux. 

 

Envoyer un message informel à quelqu’un, communiquer une information professionnelle, envoyer la dernière version d’un document ou donner son approbation, rechercher un ancien fichier, solliciter l’avis de son équipe avec un mini sondage, suivre l’évolution d’un portefeuille clients ou célébrer les victoires… Tout cela est possible en un seul et même endroit au sein de la plateforme Slack !

Les entreprises l’adoptent ainsi rapidement comme l’outil de communication central. Au-delà, la possibilité de créer des flux de travail pour automatiser certaines tâches en fait rapidement une plateforme collaborative complète et qui simplifie le quotidien professionnel.

 

• Slack Connect : communiquer au-delà de l’entreprise 

Plateforme collaborative dédiée à la simplification du quotidien au travail, Slack est bien plus qu’une boîte à outils ou un outil de communication.  

L’outil collaboratif permet aux entreprises de communiquer efficacement et de façon tout aussi fluide vers l’extérieur, avec leur écosystème complet : clients, fournisseurs, partenaires, futurs employés… Pour cela, Slack Connect permet de se connecter jusqu’à 20 entreprises extérieures et d’échanger dans des canaux sécurisés, sans quitter son profil. 

 

« Slack Connect permet d’interfacer des canaux d’échanges avec un écosystème externe : partenaires, des clients, fournisseurs…. Les gains aujourd’hui sont significatifs pour l’ensemble de nos clients ! » constate David Richard.

 

Le choix d’un outil collaboratif est souvent fait pour fluidifier les communications en interne et susciter des échanges plus productifs en vue d’un mode de travail plus transversal. Slack ne se contente pas de remplacer l’e-mail : il devient le partenaire incontournable d’une journée de travail fluide et plus productive, que l’on peut faire évoluer en permanence avec des applications et intégrations personnalisées.