Conseils pour une intégration d'un nouveau collaborateur réussie

Chez Slack, nous utilisons régulièrement le proverbe « avant d’apprendre à courir, il faut apprendre à marcher ». Nous avons plus de 1000 collaborateurs. Autant dire que cela a pris du temps de les mettre tous au fait des tenants et des aboutissants de Slack, de la culture de l’entreprise et de notre façon d’utiliser nous-mêmes la plateforme.

Heureusement, ce nombre important de collaborateurs signifie que nous avons largement expérimenté et affiné notre processus d’intégration. Que votre équipe soit constituée d’une dizaine ou de milliers de personnes, voici quelques méthodes qui ont fait leurs preuves. Découvrez comment nous utilisons Slack pour mener nos nouveaux collaborateurs vers le succès, avant et après leur prise de poste.

Créez un espace pour les nouvelles recrues dès le début du processus

Lorsque des personnes acceptent une offre d’emploi chez Slack, elles reçoivent un accès anticipé (deux semaines avant leur prise de poste) à un espace de travail Slack créé spécialement pour les nouvelles recrues. Elles sont encouragées à utiliser Slack, au lieu des e-mails, pour toute communication ou question.

Les nouvelles recrues débutent dans un canal nommé en fonction de leur date de prise de poste. Par exemple, #nouvelles-recrues-20-08-18. C’est l’endroit idéal pour les accueillir et leur fournir une liste d’autres canaux utiles et de documents à consulter. Nous avons par exemple des canaux dédiés à l’assistance informatique et aux avantages. Très vite, une série de messages programmés leur est envoyée par message direct afin de leur rappeler de terminer leur inscription dans notre système de RH, de charger une photo de profil, et de publier un paragraphe à leur sujet dans un canal de présentations.

Quelques jours avant leur arrivée au travail, les collaborateurs reçoivent une série d’instructions pour se rendre au bureau, ainsi qu’un guide de San Francisco et quelques conseils sur les bonnes adresses où manger, sans oublier un canal pour poser des questions. Guru, l’application de base de connaissances, est très pratique ici : elle nous permet de partager des listes de lecture avant la date de prise de poste, afin d’aider les nouvelles recrues à se familiariser avec l’entreprise.

D’emblée, elles se trouvent donc dans un endroit où elles peuvent poser n’importe quelle question sans se sentir intimidées par une foule de personnes. Elles ont également la possibilité de consulter les questions des autres nouveaux collaborateurs, et d’obtenir une assistance individuelle des ressources humaines. En outre, elles peuvent tester et découvrir le produit en toute sécurité, sans interrompre les équipes déjà bien occupées.

Nous avons étendu ce processus à nos stagiaires, souvent plusieurs mois avant leur arrivée dans l’entreprise pour une période saisonnière. Nous avons rapidement constaté que les conversations dans Slack aident systématiquement les personnes à constituer des groupes (il arrive même qu’elles trouvent un logement ensemble), ce qui facilite la transition vers un nouveau poste.

Le jour de la prise de poste, tout le monde a accès à l’espace de travail principal de Slack. La première semaine d’intégration comprend des sessions sur la meilleure façon d’utiliser Slack avec toute l’équipe. Grâce aux deux semaines passées à se familiariser avec le produit dans l’espace de travail consacré aux nouvelles recrues, personne ne part de zéro. Les nouveaux collaborateurs peuvent même rester dans leur espace de travail spécifique jusqu’à deux mois après leur prise de poste, afin de répondre aux questions qui subsistent.

Votre entreprise compte plus de 1 000 collaborateurs ? Il est judicieux de créer un autre espace de travail pour offrir aux nouvelles personnes un endroit sûr et séparé pour faire connaissance. Les entreprises plus petites peuvent adapter cette idée à leur échelle, en donnant à leurs nouvelles recrues le statut d’invité simple dans un canal #nouvelles-recrues, qui reproduit le même type d’espace pour les présentations, les discussions sur les avantages, et le partage d’informations. Vous les aiderez à se lancer avant de les laisser découvrir le reste de leur espace de travail Slack lors de leur premier jour de travail.

L’intégration continue est le processus le plus efficace

La première semaine de travail dans une nouvelle entreprise de grande taille donne souvent l’impression d’un véritable tourbillon. Mais vous n’avez pas envie de submerger vos nouvelles recrues avec un flot d’informations dès le début. Chez Slack, nous définissons des rappels une fois par jour lors de la première semaine, puis une fois tous les 3-4 jours jusqu’à la fin du premier mois. De cette façon, les nouveaux arrivants n’ont pas à s’attaquer à une pile de paperasse dès le premier jour. Ils reçoivent une tâche à la fois, et peuvent la terminer à leur rythme.

Nous proposons aussi des processus d’intégration supplémentaires adaptés à des équipes spécifiques, comme l’équipe commerciale, l’équipe d’ingénierie, et celle responsable de l’expérience client. Dès la deuxième semaine qui suit la prise de poste, des séances de formation permettent à chacun d’apprendre les tâches spécialisées, ainsi que les outils et les informations nécessaires pour les effectuer.

Le bot d’intégration Donut est un outil clé, qui nous aide à tout automatiser dans Slack. Donut permet à notre équipe responsable des relations humaines de programmer l’envoi de messages spécifiques à des jours précis. Nous pouvons donc mener des sondages pour évaluer l’état d’esprit et l’efficacité des enseignements reçus.

Inutile de prendre toutes les décisions dès le premier jour. Laissez vos salariés apprendre à maîtriser leurs avantages et options au cours du mois, au lieu de tout caler le premier jour.

Voici les avantages de cette stratégie d’intégration  :

• La possibilité de proposer aux nouvelles recrues un endroit où apprendre et utiliser Slack avant de faire « le grand saut »
• La capacité à inviter des personnes des semaines avant leur date de prise de poste, sans s’inquiéter d’une fuite de données sensibles de l’entreprise dans l’espace de travail principal de Slack
• La nature diverse et variée de ces premiers canaux signifie qu’une personne des RH n’est pas tenue de répondre à la même question des dizaines de fois : les nouveaux salariés peuvent tous voir la réponse dans le canal consacré aux nouveaux collègues
• La participation à un canal avant leur date de prise de poste leur permet de rencontrer immédiatement un groupe de personnes avec qui tisser des liens autour de leur expérience commune : leurs discussions peuvent permettre à tous d’apprendre à se connaître avant de commencer leur nouveau travail

Pour les plus grandes entreprises, envisagez de créer un espace de travail séparé pour que les nouveaux collaborateurs se familiarisent avec la société. Les petites entreprises peuvent utiliser les fonctionnalités d’invités dans Slack pour créer des canaux spécifiques pour les nouvelles recrues. Quelle que soit votre méthode, nous sommes convaincus que plus vite vos nouveaux collègues seront opérationnels dans Slack, plus vite ils auront un impact dans leur travail.

Matt Haughey a conçu un jeu à l’intérieur de Slack, afin que chaque nouvelle recrue puisse participer (il leur apprend en secret de nombreuses techniques de recherche avancées).