Die umsichtige Einarbeitung neuer Mitarbeitender mit Slack

„Man muss erst gehen, bevor man laufen kann“, heißt es oft in unserem Büro. Bei mehr als 1.000 Mitarbeitenden dauert es seine Zeit, bis alle mit dem Unternehmen, der Kultur und der Art und Weise, wie wir Slack bei Slack einsetzen, vertraut sind.

Zum Glück haben wir bei so vielen Mitarbeitenden schon viele Einführungskurse absolviert, um das Onboarding zu verbessern. Ganz gleich, ob dein Projekt-Team aus zehn oder tausenden Mitgliedern besteht – hier sind ein paar praxiserprobte Möglichkeiten, wie wir Slack verwenden, um unsere neuen Mitarbeitenden auf Erfolgskurs zu bringen – vor und nach ihrem Einstieg.

Richte von Beginn an einen Bereich für neue Mitarbeitende ein

Wenn Menschen ein Jobangebot bei Slack annehmen, erhalten sie frühzeitig (zwei Wochen vor ihrem Arbeitsbeginn) Zugang zu einem speziellen Slack-Workspace, der nur für neue Mitarbeitende eingerichtet wurde und in dem sie dazu ermutigt werden, für die gesamte Kommunikation und für Fragen anstelle von E-Mails Slack zu verwenden.

Sie beginnen in einem Channel, der nach dem Datum ihres Einstiegs benannt ist, z. B. #new-hires-08-20-18 (#neue-mitarbeitende-08-20-18). Dort werden sie begrüßt und erhalten eine Liste mit anderen hilfreichen Channels und Dokumenten, die sie durchsehen können. Wir haben Channels, in denen die Leute Hilfe zu IT-Themen und Informationen zu Sozialleistungen bekommen. Anschließend werden sie per Direktnachricht daran erinnert, dass sie ihre Registrierung in unserem HR-System abschließen, ein Foto in ihr Profil hochladen und einen Abschnitt über sich selbst in einem Vorstellungs-Channel veröffentlichen können.

Einige Tage vor ihrem ersten Arbeitstag erhalten sie eine Anleitung, wie sie zum Büro kommen, einen Reiseführer über San Francisco und einige Hinweise, wo sie am besten essen können, sowie einen Channel, um Fragen zu stellen. Die Wissensdatenbank-App Guru ist auch in diesem Fall hilfreich, da wir den neuen Teammitgliedern vor ihrem Arbeitsantritt Leselisten zur Verfügung stellen, damit sie sich schnell einen Überblick über das Unternehmen verschaffen können.

Sie befinden sich sofort an einem Ort, an dem sie jede Frage stellen können, ohne sich von zu vielen Leuten eingeschüchtert zu fühlen, an dem sie Fragen von anderen neuen Mitarbeitenden lesen können und an dem sie persönliche Unterstützung von der Personalabteilung erhalten. Außerdem können sie das Produkt bedenkenlos ausprobieren und damit experimentieren, ohne andere Mitarbeitende bei ihrer Arbeit zu unterbrechen.

Wir übertragen diesen Prozess auch auf unsere Praktikant:innen, oft schon Monate, bevor sie für eine bestimmte Zeit in unser Unternehmen kommen, und wir haben schnell festgestellt, dass Unterhaltungen auf Slack automatisch dazu beitragen, dass sich die Leute zu Gruppen zusammenfinden – manchmal sogar, um gemeinsam eine Wohnung zu suchen – und so den Übergang zu einer neuen Stelle erleichtern.

Alle Mitarbeitenden erhalten bei ihrem Einstieg Zugang zum zentralen Slack-Workspace, und in der ersten Onboarding-Woche werden sie darin geschult, wie sie Slack am besten mit dem gesamten Projekt-Team nutzen können. Aber dank der zweiwöchigen Einarbeitung in den Workspace für neue Mitarbeitende muss niemand bei Null anfangen (und die neuen Mitarbeitenden können noch bis zu zwei Monate in ihrem speziellen Workspace bleiben, um alle offenen Fragen zu klären).

Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden ist es eine gute Idee, einen weiteren Workspace einzurichten, um neuen Mitarbeitenden einen sicheren, separaten Ort zum Kennenlernen zu bieten. Bei kleineren Unternehmen kannst du dies in kleinerem Maßstab nachahmen, indem du alle neuen Mitarbeitenden als Reguläre Channel-Gäste in einem Channel #neue-mitarbeitende einlädst, der die gleichen Möglichkeiten bietet, sich vorzustellen, Sozialleistungen zu besprechen und Informationen auszutauschen, die den Einstieg erleichtern, bevor sie an ihrem ersten Tag in den restlichen Slack-Workspace eingeführt werden.

Das effektivste Onboarding erfolgt kontinuierlich

Die erste Woche in einem großen neuen Unternehmen kann sehr turbulent sein, und du willst deine neuen Mitarbeitenden nicht von Anfang an mit zu viel Arbeit überfordern. Bei Slack stellen wir in der ersten Woche einmal täglich eine Erinnerung ein, und danach für den Rest des ersten Monats einmal alle paar Tage. So müssen sich neue Mitarbeitende nicht gleich am ersten Tag mit einem Haufen Papierkram herumschlagen, sondern bekommen eine Aufgabe nach der anderen, die sie in ihrem eigenen Tempo erledigen können.

Wir bieten darüber hinaus zusätzliche Onboarding-Kurse an, die auf bestimmte Projekt-Teams wie Vertrieb, Entwicklung und Customer Experience zugeschnitten sind. Ab der zweiten Woche werden alle neuen Mitarbeitenden in Schulungen mit den speziellen Aufgaben, Tools und Informationen vertraut gemacht, die für die Ausführung dieser Aufgaben erforderlich sind.

Wir setzen voll und ganz auf den Onboarding-Bot von Donut, um all diese Prozesse in Slack zu automatisieren. Mit Donut kann unser People Operations-Team bestimmte Nachrichten für bestimmte Tage planen, und wir können Umfragen durchführen, um die Meinung der neuen Mitarbeitenden zu den erhaltenen Lektionen und deren Effektivität zu ermitteln.

Nicht jede Entscheidung muss gleich am ersten Tag getroffen werden; es ist gut, wenn die Neuankömmlinge im Laufe eines Monats herausfinden, welche Vorteile und Möglichkeiten sie haben, anstatt sie in den ersten acht Stunden damit zu überhäufen.

Zu den Vorteilen eines solchen Onboarding-Plans gehören:

• Neue Mitarbeitende können den Umgang mit Slack erlernen, bevor sie ins „große Geschäft“ einsteigen
• Die Möglichkeit, Leute schon Wochen vor ihrem Einstieg einzuladen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sensible Unternehmensdaten im zentralen Slack-Workspace an sie weitergegeben werden
• Da in diesen ersten Channels sehr viele Personen sind, mussdie Personalabteilung nicht mehrmals auf dieselbe Frage antworten; alle neuen Mitarbeitenden können die Antwort von ihren neuen Kolleg:innen im Channel sehen
• Durch die Beteiligung an einem Channel für ihren Einstiegstermin können sich neue Mitarbeitende sofort mit anderen zusammenschließen, sich über ihre gemeinsamen Erfahrungen austauschen und sich gegenseitig kennenlernen, bevor sie ihre neue Stelle antreten

Bei größeren Unternehmen empfiehlt sich ein separater Workspace für neue Mitarbeitende, damit diese sich an das Unternehmen gewöhnen können. Kleinere Unternehmen können die Gästefunktionen in Slack verwenden, um spezielle Channels für neue Mitarbeitende zu erstellen. Ganz egal, für welchen Weg du dich entscheidest: wir sind überzeugt, dass deine neuen Teammitglieder schnell tolle Ergebnisse liefern werden, wenn sie sich schnell mit Slack vertraut machen können.

Matt Haughey hat ein Spiel für Slack geschrieben, das alle neuen Mitarbeitenden spielen können (und in dem sie ganz nebenbei eine Reihe von erweiterten Suchtechniken lernen).