Leitfaden für einen modernen Führungsstil durch organisatorische Transparenz

Das ist der zweite Teil einer fortlaufenden Reihe mit dem Titel Channeling Change (auf Deutsch: Veränderung lenken). In unserem ersten Beitrag hat Allen Shim, CFO von Slack, erläutert, wie Unternehmen auf diese einzigartige Zeit in der Geschichte reagieren können, indem sie die Chance zur Umgestaltung ihres Unternehmens ergreifen. In diesem Beitrag erklärt Amanda Atkins, Head of Internal Communications bei Slack, warum Transparenz der Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist.

Die Kommunikation hat sich gegenüber der vor 20 Jahren, vor 10 Jahren – oder sogar vor sechs Monaten – weltweit dramatisch verändert. Wichtige Ereignisse werden über Gruppennachrichten kommuniziert. Einladungen in Papierform per Post sind eine Seltenheit. Mit Apps können wir unangenehme Gespräche über Geld vermeiden und direkt die Kosten für Restaurants oder Ausflüge aufteilen. Wir tauschen Details über unser Leben, unsere Gedanken und Ideen mit dem gesamten Internet aus und lesen ständig die Erkenntnisse anderer. Eilmeldungen werden sofort bekannt gegeben – man muss nicht auf die Zeitung des nächsten Tages warten.

Da wir in unserem Privatleben inzwischen ganz selbstverständlich transparent und in Echtzeit kommunizieren, sind die Auswirkungen – und die Vorteile – dieser neuen Art der Kommunikation im Job deutlich zu erkennen.

Ich war fast 20 Jahre lang im Bereich der internen Kommunikation für große und kleine Unternehmen in verschiedenen Branchen tätig, und zwei Regeln sind dabei immer gleich geblieben:

1. So wie sich die Kommunikation in der Welt weiterentwickelt, so entwickeln sich auch die Erwartungen der Menschen an die Kommunikation bei der Arbeit.
2. Wenn Unternehmen nicht mit den neuen Kommunikationsstandards Schritt halten, bricht das Gespräch nicht ab – es findet einfach ohne dich statt.

Wenn ein Unternehmen allerdings diese neue Realität akzeptiert, sie annimmt und aktiv daran arbeitet, intern moderne Kommunikationspraktiken zu ermöglichen, profitieren alle davon:

• Die Führungskräfte des Unternehmens geben dabei den Ton an und bestimmen das Narrativ.
• Die Mitarbeitenden fühlen sich gehört, wertgeschätzt und unterstützt.
• Probleme und Konflikte werden schnell und offen behandelt.
• Entscheidungen sind klar.
• Heimliches Gerede, Bedenken und Unzufriedenheit nehmen drastisch ab – so werden Gerüchte vermieden und Ablenkungen reduziert.

Klingt gut, oder? Und die beste Nachricht ist, dass auch dein Unternehmen diesen Wandel schaffen kann.

Bevor wir uns jedoch mit Lösungen befassen, ist es wichtig, die Realitäten der Unternehmenskultur und ihre Rolle bei der Gestaltung des Arbeitsumfelds zu erkennen und zu verstehen.

Die Realität der Unternehmenskultur

In jedem Unternehmen haben die Mitarbeitenden Bedenken, Ideen und Unstimmigkeiten. Sie hören Gerüchte und erzählen sie weiter. Sie stellen Entscheidungen und Prioritäten in Frage. Neuigkeiten, die für die Mitarbeitenden in einer Region spannend sind, können die Mitarbeitenden in einer anderen Region verwirren. Das war schon immer so.

Jetzt lies den letzten Absatz noch einmal, aber ersetze „Unternehmen“ durch „Gesellschaft“ und „Mitarbeitende“ durch „Menschen“. So funktionieren Menschen einfach. Menschen verändern sich nicht auf magische Weise, wenn sie als Mitarbeitende in ein Unternehmen eintreten, sodass dort die gleichen Kommunikationsmuster zum Tragen kommen.

Wird diese Realität ignoriert, kann das zu Problemen und Störungen führen: Gerüchte halten sich hartnäckig und es kommt Frust auf. Führungskräfte wirken unnahbar und verlieren an Glaubwürdigkeit. Das Engagement, die Loyalität und die Produktivität leiden.

Es ist viel Vorarbeit nötig, um Transparenz zu schaffen und intern selbst den schwierigsten Diskurs zu führen.

Du hörst und siehst und nimmst an Unterhaltungen teil, die sich vielleicht nicht richtig anfühlen oder sehr emotional sind. Manchmal musst du auch unpopuläre Entscheidungen treffen oder dich sogar angreifbar machen und den Kurs ändern. Es wird manchmal unangenehm, anstrengend und frustrierend sein.

Aber du ersparst dir viel Ärger und mühsame Korrekturen und schaffst eine solide Grundlage für die Stabilität und Abstimmung deines Unternehmens. Laut der MIT Sloan Management Review wird sich der Trend zu Transparenz durchsetzen. Und das liegt nicht nur an den Millennials und den Mitarbeitenden aus der Generation Z.

Die Erwartungen steigen in allen Bereichen. Mitarbeitenden ist es wichtig, wie das Unternehmen arbeitet. Sie wollen mehr über die Produkte und Services des Unternehmens erfahren. Sie erwarten von Führungskräften, dass sie in der Lage sind, Fragen zu all diesen Themen zu beantworten.

Die Unterhaltungen in deinem Unternehmen grundlegend verändern

Jedes Unternehmen ist anders: jedes setzt verschiedene Prioritäten, arbeitet mit anderen Kommunikations- und Kollaborationstools und die Mitarbeitenden setzen sich anders zusammen. Dennoch kann jedes Unternehmen seine Kommunikationsstrategie auf fünf gängigen Grundsätzen aufbauen:

1. Verdeutliche, dass Transparenz wichtig ist

Bei Transparenz geht es nicht darum, alle Mitarbeitenden in jedes einzelne Detail einzuweihen. Im Wesentlichen geht es um vier Punkte:

• Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden verstehen, wie dein Unternehmen funktioniert. Sie sollen das Gesamtbild deines Unternehmens, deiner Branche und deiner Mitbewerber verstehen – und deine Mitarbeitenden wollen das auch. Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeitenden möchte mehr über die Faktoren erfahren, die das Geschäft ihres Unternehmens bestimmen. Der Austausch dieser Details schafft eine starke Grundlage für alle Beteiligten: Sie ermöglicht in schwierigen Zeiten Flexibilität und Resilienz, verringert Ablenkungen und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden erkennen können, welchen Beitrag ihre Arbeit leistet und was sie bewirkt. Baue das vom ersten Tag des Onboardings an ein und bekräftige es regelmäßig.
• Informiere deine Mitarbeitenden zuerst über wichtige Neuigkeiten – oder zumindest innerhalb weniger Minuten nach der öffentlichen Bekanntgabe. Mit „Heute kündigen wir X an (oder haben es gerade angekündigt) – und das bedeutet es für uns“ baust du eine größere Glaubwürdigkeit und ein stärkeres Engagement bei deinen Mitarbeitenden auf, als wenn sie Unternehmensnachrichten über Twitter oder Google News erfahren. Wird eine brisante Pressemitteilung um 9:00 Uhr veröffentlicht? Dann sollte die Ankündigung für dein Unternehmen um 9:01 Uhr bereit sein.
• Sprich offen über Dinge, die du nicht öffentlich preisgeben kannst, von denen du aber weißt, dass deine Mitarbeitenden danach fragen werden. Es ist besser, sich darüber im Klaren zu sein, worüber man reden kann und worüber nicht (und warum), als gar nichts zu sagen. Andernfalls werden alle natürlich ihre eigenen Darstellungen einbringen, und du wirst am Ende unnötige Energie darauf verwenden müssen, die Gerüchteküche aufzuräumen.
• Sprich potenziell kontroverse Themen proaktiv an. Es wird eine neue Richtlinie eingeführt, von der du weißt, dass sie zu Spannungen führen wird? Gehe darauf bei der Ankündigung ein, anstatt darauf zu warten, dass sich ein Problem ergibt, auf das du reagieren musst. Sage: „Ich weiß, dass diese Veränderung möglicherweise unangenehm klingt. Aber aus folgenden Gründen ist sie wichtig.“ So zeigst du, dass du mit deinen Mitarbeitenden in Kontakt bist und Entscheidungen nicht im stillen Kämmerlein triffst.

2. Erschaffe eine Infrastruktur für den Umgang mit Fragen und Anliegen der Mitarbeitenden

Auch eine transparente Organisation muss sich mit Fragen und Bedenken auseinandersetzen. Mit einem skalierbaren Rahmen können alle Unternehmen erfolgreich sein, unabhängig davon, wie groß sie sind oder wie schnell sie wachsen.

• Entwickle ein wiederkehrendes Format für alltägliche Fragen. Alle Mitarbeitenden haben Fragen zu den alltäglichen Abläufen, z. B. zu Spesenabrechnungen, Gesundheitsleistungen oder Reisebuchungen. Die flexibelste und zuverlässigste Art, mit diesen Fragen umzugehen, besteht darin, Möglichkeiten zu schaffen, bei denen die richtigen Fachleute die Anfragen im Blick behalten und antworten können, z. B. über einen speziellen Channel oder einen E-Mail-Alias des Projekt-Teams. Hier bei Slack folgt jedes Projekt-Team einer Standard-Namenskonvention und erstellt eigene Channels für wiederkehrende Anfragen, wie z. B. #help-finances (#hilfe-finanzen), #help-benefits (#hilfe-zusatzleistungen) oder #help-travel (#hilfe-reise). Im Laufe der Zeit werden diese Channels zu unschätzbaren, nachvollziehbaren Ressourcen für Unternehmenswissen.
• Biete verlässliche Anlaufstellen für Fragen und Anliegen, die nicht zum Tagesgeschäft gehören. Die Mitarbeitenden werden Fragen zu der großen organisatorischen Veränderung haben, die du gerade angekündigt hast, oder zu den Gründen, warum eine Entscheidung zur Mittelbeschaffung getroffen wurde, oder warum du dich entschieden hast, dich für diesen einen wohltätigen Zweck einzusetzen statt für all die anderen. Lasse diese Fragen nicht in irgendwelchen Hinterzimmern oder Gesprächen auf dem Flur vor sich hin schwelen. Biete ein öffentliches Forum, in dem diese Fragen schnell und direkt von einer kompetenten Person beantwortet werden können. Dies könnte ein spezieller „Frag mich irgendwas“-Channel sein, wie wir ihn bei Slack haben, ein regelmäßig stattfindendes Live-Q&A-Forum, zeitlich begrenzte virtuelle Fragerunden zu bestimmten Themen oder – im Idealfall – alle der oben genannten Möglichkeiten.
• Biete deinen Mitarbeitenden einen zentralen Ort, an dem sie sich austauschen können. Manchmal möchten die Leute keine offizielle Antwort auf etwas, das sie beschäftigt – sie möchten einfach nur mit ihren Kolleg:innen darüber sprechen. Toll! Ein eigener Channel oder ein anderer Ort, an dem das möglich ist, ist produktiv. Lege fest, wo die Mitarbeitenden Antworten des Unternehmens erhalten (z. B. einen Slack-Channel #unternehmen-fragen oder eine wöchentliche virtuelle Versammlung), und wo sie ein Thema ganz unter sich besprechen können (z. B. einen Channel #company-culture (#unternehmen-kultur), wie wir ihn bei Slack verwenden, oder spezielle soziale Veranstaltungen). Manchmal wechseln die Themen von einem Ort zum anderen. Das ist auch völlig in Ordnung.
• Schaffe Raum für Gespräche zu Themen außerhalb der Arbeit. Die Mitarbeitenden sind auch nach dem Beginn ihres Arbeitstages noch Menschen. Sie wünschen sich einen Ort, um über die Ereignisse in ihrer Umgebung zu sprechen und sich mit anderen Mitarbeitenden über Themen auszutauschen, die ihnen wichtig sind. Wenn du diesen Diskurs in Teambesprechungen, Versammlungen oder sogar über von den Mitarbeitenden selbst eingerichtete Channels wie #politik, #soziale-gerechtigkeit oder #tech-kultur ermöglichst, weißt du immer, was deine Mitarbeitenden bewegt, und zeigst, dass du dich für die gesellschaftlichen Themen interessierst, die sie betreffen.

3. Schaffe einen Prozess, um schwierige Themen zu klassifizieren und eine Lösung zu entwickeln

Wenn du schwierige Themen zur Sprache bringst, brauchst du einen Prozess, um sie anzupacken. Lege deinen Prozess fest und informiere alle darüber, damit sie wissen, was sie erwarten können. Das könnte ungefähr so aussehen:

• Sobald eine Frage gestellt wird, bestätige den Empfang. Den Eingang einer Frage nicht zu bestätigen, sendet eine eigene Botschaft. Und eine Bestätigung ist ganz einfach. Das kann eine :eyes:-Emoji-Reaktion auf einen Slack-Beitrag sein oder eine Antwort mit dem Wortlaut: „Danke für deine Frage, wir arbeiten daran und werden voraussichtlich bis Ende der Woche hier eine Antwort veröffentlichen.“
  Lege eine Zeitspanne für die Antwort fest. Die Zeitspanne hängt von der Komplexität einer Frage ab, und das ist auch in Ordnung so – gib es einfach entsprechend an. Brauchst du eine Stunde? Eine Woche? Beides ist okay solange du das offen sagst, damit die Leute wissen, was sie erwarten können. Und wenn du mehr Zeit brauchst, als du ursprünglich gedacht hast um eine Antwort zu formulieren, sage es.
• Besprich die Antwort mit den richtigen Leute. Ganz egal, ob du die Diskussion in einem bestehenden Geschlossenen Channel mit anderen Führungskräften des Unternehmens oder in einem kurzen Telefongespräch führst – stelle sicher, dass du weißt, wie die Antwort lauten und wer sie veröffentlichen soll. So wird gewährleistet, dass alle die Antwort akzeptieren und unterstützen, bevor sie an die Mitarbeitenden weitergegeben wird.
• Du musst wissen, wann du dich einschalten musst. Geht es in einer Unterhaltung zu hitzig zu? Entsteht dadurch eine Ablenkung, von der du weißt, dass du sie nicht sofort beseitigen kannst? Dann ist es an der Zeit, dich einzuschalten, und diese Energie in einen produktiveren Bereich umzuleiten. Du könntest in einem Slack-Thread so antworten: „Ich verstehe, dass dies ein wichtiges Thema für viele Leute ist, und wir wollen es angehen, aber es wird nicht in diesem Thread gelöst werden. Wir werden morgen um 10 Uhr ein Live-Diskussionsforum veranstalten, in dem Fachleute zu diesem Thema Fragen beantworten werden. Ich werde für alle, die nicht dabei sein können, eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Diskussion veröffentlichen.“ Oder sage ganz einfach: „Wir werden diese Frage im nächsten Q&A-Forum behandeln“. Das funktioniert besonders gut, wenn du bereits regelmäßig solche Foren veranstaltest.

4. Lege erwartete Verhaltensweisen fest

Der Slack-Workspace deines Unternehmens und andere virtuelle Räume sind Teil deines Unternehmens, und das Verhalten der Mitarbeitenden sollte sich daran orientieren.

• Du brauchst keine neuen Verhaltensrichtlinien für neue Kommunikationskanäle, aber es ist wichtig, die Richtung vorzugeben. Egal, ob der Diskurs in einem Live-Meeting, in einem Slack-Channel, per E-Mail, an der Kaffeemaschine, auf einer vom Unternehmen gesponserten Weihnachtsfeier oder an einem anderen arbeitsbezogenen Ort stattfindet – die Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeitenden sollten klar kommuniziert werden und einheitlich sein: Der Verhaltenskodex und die Werte der Organisation müssen eingehalten werden.
• Anonymität ist nur selten die richtige Wahl. Aussagen sollten fast immer mit der Person in Verbindung gebracht werden können, von der sie stammen, und die Person sollte sich für ihre Worte am Arbeitsplatz verantworten müssen. Das verleiht der Kommunikation zwischen den Menschen und der Art und Weise, wie sie ihre Anfragen formulieren, zusätzliche Ernsthaftigkeit und Sorgfalt. Tools wie Slack können dabei helfen: Laut einer aktuellen Studie von Productiv ist die Wahrscheinlichkeit, dass Slack-Benutzer:innen Geschlossenen Channels für die Nachrichtenübermittlung verwenden, mehr als doppelt so hoch wie bei vergleichbaren Messaging-Produkten. Bei Slack ermutigen wir unsere Projekt-Teams, standardmäßig in Offenen Channels zu arbeiten, damit ihre Kolleg:innen über ihre Arbeit auf dem Laufenden bleiben. Es gibt Ausnahmen, und du wirst sie erkennen, wenn du darauf stößt. Aber in den meisten Fällen sind Transparenz und Verantwortlichkeit Standard.
• Führungskräfte spielen dabei eine wichtige Rolle. Wenn Transparenz gewünscht wird, muss der daraus resultierende Diskurs ernst genommen und mit Respekt behandelt werden. Das bedeutet, dass du so klar wie möglich reagierst, dass du bei deinen Äußerungen ehrlich bist und dass es dir nichts ausmacht, wenn eine Antwort nicht bei allen gut ankommt. Und manchmal heißt es auch, dass man zugibt, dass man etwas gelernt hat und sein Verhalten ändert. Das kann selbst der selbstbewusstesten Führungskraft schwerfallen. Damit du glaubwürdig bleibst, ist es jedoch unerlässlich, sich schwierigen oder sogar unpopulären Themen zu stellen.

5. Experimentiere und verbessere dich kontinuierlich

Vielleicht setzt du alle diese Ideen konsequent um und stellst fest, dass sie wunderbar funktionieren, oder du erkennst, dass einige funktionieren und andere nicht. Kein Problem!

• Biete deinen Mitarbeitenden eine Vielzahl von Möglichkeiten, Probleme anzusprechen. Manchen Menschen fällt es leichter, schriftlich zu kommunizieren. Manche möchten lieber das Wort ergreifen und in einer Live-Sitzung sprechen. Andere sind vielleicht sehr an einem Problem und seiner Lösung interessiert, wollen sich aber nicht zu Wort melden – weder virtuell noch anderweitig. Indem du eine einheitliche, verlässliche Kombination aus öffentlichen Räumen für transparente Diskussionen anbietest, die virtuelle und Live-Optionen umfasst, wirst du den Bedürfnissen aller gerecht.
• Bitte um Feedback. Ganz egal, ob du regelmäßig Befragungen unter deinen Mitarbeitenden durchführst, Erfahrungsberichte einholst, dich an verschiedenen Netzwerken deiner Mitarbeitenden beteiligst oder idealerweise eine Mischung aus all dem verwendest – du musst sicherstellen, dass du Feedback darüber bekommst, was funktioniert und was nicht.
• Probiere einfach Neues aus! Hast du Lust, eine Fokusgruppenserie auszuprobieren? Sprechzeiten für die Geschäftsführung? Eine neue App-Integration in Slack? Toll! Nichts, was du mal ausprobierst, muss ewig funktionieren. Gib einer Sache ein oder zwei Monate Zeit, hole dir Feedback und entscheide dann, ob du weitermachen willst oder nicht. Bei Slack teilen wir dafür manchmal nur eine kurze Umfrage in einem Channel. Experimente und Anpassungen verbessern die Transparenz in deinem Unternehmen und demonstrieren gleichzeitig dein Engagement für einen offenen, kontinuierlichen Dialog mit den Mitarbeitenden.

Eine neue Arbeitsweise, eine neuer Führungsstil

Die Förderung von Transparenz und offener Kommunikation am Arbeitsplatz kann unangenehm sein, aber auch große Vorteile mit sich bringen: echte organisatorische Abstimmung, weniger Ablenkungen, mehr Tempo, gemeinsames Verständnis und ein höheres Maß an Vertrauen, Glaubwürdigkeit und Zuversicht bei den Führungskräften. Diese Vorteile tragen dazu bei, dass dein Unternehmen mit weniger Spannungen arbeitet und eine Kultur fördert, die für talentierte Mitarbeitende, die sich bei der Arbeit aktiv einbringen wollen, attraktiv ist und sie ans Unternehmen bindet.

Wenn du die alten Mauern einreißt und anfängst, dich mit mehr Meinungen auseinanderzusetzen, erschließt sich dir eine neue Ebene von Erkenntnissen über dein Unternehmen. Du siehst, wie die Möglichkeit der Mitarbeitenden, bei der Arbeit ganz sie selbst zu sein, zu einer größeren Verbundenheit mit dem Unternehmen und untereinander führt, und du erkennst die Vorteile eines organisatorischen Diskurses, der auf gegenseitigem Vertrauen beruht.

Es lohnt sich, Zeit und Energie zu investieren, um die modernen Kommunikationsformen in deine Unternehmenskultur zu integrieren. Der Lernprozess wird sich auszahlen. Du wirst eine bessere Führungskraft und deine Mitarbeitenden (und dein Unternehmen!) werden davon profitieren.

Was kannst du heute in diese Richtung tun? Und, was vielleicht noch wichtiger ist, was riskierst du, wenn du es nicht tust?