Guide de création d’organigramme des tâches

L’organigramme des tâches est un outil indispensable pour gérer les projets complexes. Grâce à lui, vous allez pouvoir décomposer votre projet en sous-projets puis en simples tâches, plus faciles à appréhender. De plus, il est aussi très utile pour préciser la portée d’un projet et garder toujours en vue les livrables et les objectifs. Avec notre guide, vous allez saisir l’intérêt de l’outil de gestion des tâches et apprendre les bonnes pratiques à mettre en place pour déployer un organigramme de qualité.

Qu’est-ce qu’un organigramme des tâches en gestion de projet ?

L’organigramme des tâches, ou Work Breakdown Structure (WBS), a été développé dans les années 1950 par le département américain de la Défense, puis décrit avec plus de précision dans un article publié en 1962 par la NASA. L’objectif était (et c’est toujours le cas aujourd’hui) de décomposer un projet en éléments pour assurer la livraison des livrables attendus.

Quelle que soit la méthode de conduite de projet utilisée, l’organigramme WBS est pertinent. En effet, il est idéal dans le cadre de projets ambitieux. En divisant un grand projet en de plus petites tâches, il devient plus facile de gérer le travail des équipes. D’autant que différentes équipes peuvent prendre en charge plusieurs tâches simultanément. Cela est rendu possible grâce à la mise en évidence des relations de dépendance entre les tâches.

Les livrables peuvent être décomposés en sous-livrables pour accéder à une vision d’ensemble du projet. L’organigramme des tâches permet d’avoir in fine un plan de projet hiérarchisé et présenté sous un format visuellement agréable. L’équipe a alors la capacité d’identifier aisément les risques potentiels ainsi que les difficultés qu’elle pourrait rencontrer au cours de la réalisation du projet.

Cet organigramme est constitué de plusieurs éléments incontournables :

• Le référentiel du projet qui comprend le plan ;
• Les participants à ce projet ;
• Le planning complet du projet ;
• Les livrables et les tâches associées.

Il est également important de ne pas confondre plusieurs termes couramment utilisés dans la gestion de projet. Les termes organigramme des tâches, calendrier de projet et plan de projet ne désignent pas la même chose.

Pour bien les différencier, rappelons brièvement leur objet :

• Le calendrier de projet désigne l’ensemble des tâches à accomplir avec des dates de début et de fin.
• L’organigramme des tâches WBS permet une décomposition du projet via une représentation visuelle facilement compréhensible et hiérarchisée.
• Le plan de projet quant à lui regroupe les différents plans de projet, dont l’organigramme des tâches, mais aussi le budget, le plan de ressources et le calendrier de projet.

Quel est l’intérêt de créer un organigramme des tâches ?

L’organigramme des tâches présente de nombreux avantages pour un chef de projet. En premier lieu, la dimension visuelle est idéale pour comprendre la portée du projet et se le représenter de manière claire et précise. C’est un point d’autant plus incontournable si l’envergure du projet est importante. Avec des informations correctement visualisées, il devient alors plus simple de dimensionner l’équipe et fixer un budget pour la réalisation du projet.

Les projets complexes nécessitent une décomposition en sous-tâches. C’est un point important pour que le projet arrive à son terme. L’organigramme des tâches du projet permet ainsi de n’oublier aucune tâche essentielle et de ne pas sous-estimer le temps nécessaire pour les mener à bien. Tout ceci contribue à orienter le projet dans la bonne direction et à sécuriser les actions de l’équipe.

De plus, étant donné que chaque participant est intégré à l’organigramme, les collaborateurs se sentent plus impliqués. Ces derniers sont plus engagés et plus motivés pour atteindre leurs objectifs. Ils visualisent clairement les tâches à réaliser et les enjeux du projet. De même, le plan facilite aussi la communication avec l’ensemble des parties prenantes. En effet, la description précise de l’ensemble du projet favorise la transparence et permet d’éviter toute incompréhension. Ainsi, chaque acteur peut échanger sur une base rationnelle et visuellement explicite.

Enfin, ce découpage des tâches est indispensable pour identifier le besoin — ou l’absence de besoin — de créer des plans plus détaillés. De cette manière, l’entreprise réduit certains risques inhérents à la gestion de projet tels que l’augmentation des coûts ou le non-respect des délais.

Les règles clés indispensables pour créer un organigramme des tâches

Pour assurer une organisation optimale du projet, l’organigramme des tâches doit être clair et rassembler toutes les informations nécessaires. Ce dernier doit en effet être présenté aux parties prenantes. La réalisation d’un tel plan nécessite de suivre quelques règles fondamentales.

Décomposer le projet

La première étape est la décomposition du projet. Il est nécessaire de partir de l’objectif attendu et de décomposer le projet en sous-projets. Ces derniers doivent gagner en précision à mesure qu’ils sont décomposés en structures plus petites. Enfin, lorsque vous ne pouvez plus créer de sous-projets, il faut créer des groupes de tâches, puis des tâches. En suivant ce procédé, le projet initial devrait être beaucoup plus simple à appréhender.

En outre, la tâche étant un élément très important de l’organigramme, vous devez lui porter une attention particulière. Chaque tâche doit posséder un court descriptif pour permettre de comprendre sa finalité. Plus elles seront décrites avec soin, moins il y aura de malentendus. C’est notamment un point essentiel pour ne pas faire perdre de temps au management d’équipe avec des tâches qui seraient mal réalisées par les collaborateurs.

Identifier les responsables des tâches

Pour chaque tâche qui a été ainsi définie, vous devez nommer un responsable de la tâche. De cette manière, les rôles et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe sont clairement annoncés. Tous les collaborateurs savent quelles tâches ils doivent accomplir, dans quels délais et pourquoi.

En attribuant les tâches aux bonnes personnes, le travail sera mieux coordonné et l’ensemble de l’équipe gagnera en efficacité. De plus, cela permet d’assurer un déroulement fluide des étapes du projet, car il n’y a pas de conflit de ressources ou de chevauchement de tâches.

En définissant bien l’ensemble de ces éléments, le cadre est posé pour une communication interne performante et agréable. Par ailleurs, si tous les membres du groupe ont accès aux informations dont ils ont besoin, ils sont en mesure de réaliser les tâches rapidement et de travailler ensemble de manière collaborative.

Définir le budget nécessaire pour la réalisation des tâches

La question de la gestion des ressources est un point incontournable, surtout si le projet est complexe et possède un budget important. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises en cours de route, le chef de projet doit définir pour chaque tâche le budget nécessaire à sa réalisation.. Il doit également nécessairement suivre l’évolution du budget pour éviter tout dépassement de celui-ci. Cette surveillance s’opère aussi bien au niveau de chaque collaborateur qu’au niveau de l’équipe.

Un tel suivi financier est essentiel pour préserver la marge de l’entreprise et sa rentabilité.

Éviter les organigrammes des tâches trop longs

Si la décomposition des tâches est au cœur même de l’organigramme des tâches, il convient toutefois de ne pas l’allonger inutilement. Par souci de clarté, nous vous conseillons de rester dans la mesure du possible concis et efficace.

Proposez un organigramme à la fois court et précis pour que le plan soit toujours agréable à consulter pour les différentes parties prenantes. Décomposez donc le projet, mais veillez à ce que cet organigramme ne dépasse pas une page ou deux pour les projets d’une certaine ampleur.

La clarté et la transparence des informations auront un impact significatif sur la qualité des échanges que vous aurez avec les différents acteurs du projet.

Définir la date d’achèvement des tâches

Avant de vous lancer dans la réalisation des différentes tâches, il convient de définir avec précision leur date d’achèvement. Bien entendu, ces dates peuvent fluctuer en fonction des circonstances. Toutefois, chaque tâche devrait avoir sa date limite de réalisation.

Les brefs écarts de planning ne doivent pas avoir d’impact majeur sur l’échéance globale du projet. Chacune des tâches du projet doit donc en quelque sorte posséder son propre calendrier pour éviter tout dépassement excessif de la date finale de rendu et pour faciliter la gestion de planning.

Assurez un suivi régulier des échéances de chaque tâche pour garantir le bon déroulement du projet.

Comment construire un organigramme des tâches ?

Un organigramme des tâches est une représentation visuelle et hiérarchisée des tâches. Pour cette raison, vous pouvez le construire en utilisant un outil de visualisation. Différents logiciels peuvent vous aider à créer un organigramme agréable à l’œil et comportant tous les éléments nécessaires.

Notez qu’il est pertinent d’opter pour un organigramme des tâches en ligne. En effet, il est alors accessible à tout instant pour l’ensemble des acteurs du projet. Vous pouvez le partager rapidement avec les collaborateurs et ces derniers peuvent le consulter ce qui favorise le bon suivi du projet.

Les trois méthodes les plus utilisées pour construire un organigramme sont les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et les calendriers.

Les diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus plébiscités. On ne compte plus les projets de conception de produit où ce dernier est mis à contribution. L’une de ses forces est la qualité de la représentation visuelle qu’il permet.

Les chronologies disposent de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour construire un organigramme des tâches fonctionnel et esthétique. Nous pouvons notamment citer le suivi de la progression des tâches, le filtrage des tâches, le lien d’interdépendance entre celles-ci ou bien encore la modification des échéances.

Les tableaux Kanban

Autre incontournable de la représentation visuelle : le tableau Kanban, qui permet de décrire les tâches de manière précise. De plus, souvent utilisé pour gérer les ressources de manière optimale, le tableau Kanban peut être mis à profit pour optimiser l’utilisation des ressources humaines, financières et techniques.

Les calendriers

Vous pouvez aussi opter pour un calendrier. Garantissant une expérience visuelle convaincante, ils peuvent vous aider à concevoir un organigramme des tâches performant. Toutefois, il sera nécessaire d’alterner entre les vues journalières, hebdomadaires et mensuelles.