Interface de Slack sur mobile avec une main représentant les cinq moyens d’optimiser l’utilisation de Slack
Formation

Les 5 conseils clés pour bien débuter dans Slack

Progressez en toute confiance à l’aide de ce petit guide

Nous avons créé ce guide pour les personnes qui débutent sur Slack (bienvenue !), alors n’hésitez pas à le transmettre également aux membres de votre équipe. Nous allons commencer par quelques généralités, puis nous passerons à nos 5 conseils clés. 

Principes de base

Avant de commencer à travailler dans Slack, prenez quelques minutes pour mettre toutes les chances de votre côté pour réussir.

  1. Invitez toute votre équipe à télécharger l’application Slack pour ordinateur de bureau et pour smartphone. Cela permettra de mettre tout le monde en relation et d’ouvrir la voie à la communication facile, en temps réel, qui caractérise Slack. 
  2. Aidez vos collègues de travail à vous trouver en important une photo de profil bien nette et en complétant votre profil.
Interface de Slack qui montre comment modifier le profil et notamment la photo de profil, le nom, le poste, le fuseau horaire et le numéro de téléphone

Premiers pas

Téléchargez votre appli Slack dès maintenant. Une fois connecté(e), cliquez sur votre nom dans Slack afin de modifier votre profil et votre photo de profil. Obtenez des conseils supplémentaires en vous rendant sur notre page Premiers pas.

1. Essayez de passer à Slack pendant 72 heures pour toutes vos conversations en lien avec un projet important

L’importance de ce conseil

Slack fonctionne mieux lorsque toute l’équipe s’engage à partager des mises à jour, des fichiers et d’autres informations importantes dans des canaux Slack prévus à cet effet. Les canaux correspondent à la façon dont le travail est organisé dans Slack. Au lieu de disperser les conversations d’équipe relatives à un projet ou sujet sur de nombreux fils d’e-mails, les canaux offrent un endroit unique pour le travail d’équipe. Des recherches peuvent y être effectuées, et quiconque peut les rejoindre ou les quitter au besoin. Lorsque toute l’équipe travaille dans des canaux : 

  • Tout le monde a accès aux dernières informations, ce qui vous permet de gagner du temps sur la gestion des communications et de vous concentrer sur la résolution des problèmes et sur la prise de décisions.
  • Vous obtenez des réponses plus rapidement et vous n’avez plus à attendre pendant longtemps une réponse à un e-mail. 
  • Les fichiers, les décisions et les personnes sont faciles à trouver grâce aux canaux organisés et aux fonctionnalités de recherche avancées.
  • Les historiques de projet et de conversation sont conservés dans des canaux, ce qui permet aux nouvelles recrues de se mettre à la page rapidement dès leur arrivée.

La vidéo suivante s’intéresse de plus près aux raisons pour lesquelles les canaux constituent une meilleure manière de travailler :

Comment transférer votre travail sur Slack comme un pro

Passer à un canal pour un projet est simple comme bonjour :

  1. Créez un canal pour votre projet, en utilisant de préférence une convention de nommage, par exemple #proj-lancement-site-web (« proj » = projet), de sorte que les conversations soient faciles à trouver à mesure qu’elles progressent. 
  2. Ajoutez tous les fichiers importants dont votre équipe a besoin pour le projet ou sujet.
  3. Ajoutez tous les collègues de travail concernés.
  4. Partagez (ou demandez !) la dernière mise à jour concernant le projet ou le sujet en utilisant des @mentions (cf. conseil suivant) afin d’attirer l’attention des collègues que vous souhaitez notifier ou auxquels vous voulez poser une question.  

Engagez-vous à communiquer seulement via Slack pour les jours qui viennent de façon à vous habituer réellement à la collaboration fondée sur les canaux.  

À vous de jouer

Créez un canal pour un projet ou sujet important dans votre espace de travail le plus récent. Pour en savoir plus sur les canaux, explorez notre nouveau programme de formation Slack, qui couvre les principes de base des canaux, tout en offrant des moyens ludiques et interactifs de les utiliser en vue de renforcer la cohésion d’équipe.

2. Attirez l’attention de vos collègues avec des @mentions

L’importance de ce conseil

Le travail implique souvent que vous attendiez la révision d’un travail par une autre personne ou son feu vert pour pouvoir avancer. Lorsque le temps presse ou lorsque vous souhaitez contacter une personne en particulier dans Slack, vous pouvez attirer son attention dans un canal en mentionnant son nom d’utilisateur précédé du symbole @. Cette dernière recevra alors une notification. 

Interface de Slack qui illustre comment utiliser la mention « arobase » afin d’organiser les tâches et les propriétaires

Fonctionnement

À la fin d’une réunion concernant un projet, accédez au canal Slack dédié à ce projet et publiez une mise à jour pour l’équipe. Veillez à mettre en forme les informations clés avec des listes à puces, notamment : 

  • les décisions qui ont été prises ; 
  • les prochaines étapes et les délais. Pour chaque étape, veillez à @mentionner les collègues qui se sont engagés à assurer une tâche pour qu’ils reçoivent le message et qu’ils puissent confirmer leur prise en charge ; 
  • toute question clé que vous souhaiteriez aborder dans le canal à l’échelle de l’équipe dans son ensemble.

Que pouvez-vous faire de plus dans Slack ?

Découvrez-en plus dans notre guide pour comprendre vos actions dans Slack.

3. Des réponses et des approbations en un clic : dites-le avec des émojis

L’importance de ce conseil

Aussi amusants soient-ils, les émojis sont également pris très au sérieux dans Slack. Cherchez des occasions pour utiliser des réactions à la place des courts messages, susceptibles d’embrouiller les conversations dans un canal. Pour commencer, voici quelques réactions utiles et leur signification :

  • 👀 = « J’ai vu ton message »
  • ✅ ou ✔ = « Approuvé » ou « J’ai terminé la formation »
  • = « Je suis d’accord »
  • 👏= « Bravo ! » ou « Bien joué ! »

Fonctionnement

Nous utilisons toujours les réactions émojis en vue d’accélérer le travail. Voici un exemple de la façon dont nous les utilisons :

  • Dans le but de recueillir des avis, un concepteur a partagé la maquette d’une conception dans un canal. 
  • Six collègues ont utilisé l’émoji 👀 pour informer le concepteur qu’ils ont examiné le visuel. Ce dernier sait donc qu’il n’a pas besoin de communiquer davantage (il peut survoler l’émoji 👀 pour voir qui a répondu).
  • L’émoji ✅ est utilisé par l’approbateur pour indiquer que le travail est approuvé. 
Interface de produit Slack qui montre comment partager un fichier et donner son avis

Mettez-vous au travail avec les réactions émojis et les émojis personnalisés

Obtenez des conseils supplémentaires sur l’utilisation et la suppression des réactions émojis. Vous pouvez également explorer comment ajouter vos propres émojis personnalisés de façon à adapter vos réactions aux besoins de votre équipe. 

4. Restez au fait

L’importance de ce conseil

L’objectif de Slack est de vous aider à rester concentré(e) sur les projets et les priorités de base en vous offrant un contrôle précis sur les éléments pour lesquels vous êtes notifié(e) et sur les moments où vous l’êtes. Personnalisez vos notifications pour les cas de figure suivants :

  • Fixer des horaires de travail avec votre équipe. En dehors de ces horaires, vous êtes en mode Ne pas déranger et les messages envoyés pendant cette période arriveront le lendemain matin, sauf si l’émetteur estime que l’urgence est suffisamment grande pour vous notifier.
  • Définir des mots-clés pour lesquels vous souhaitez être alerté(e) en toutes circonstances (par exemple, le nom d’un client ou le mot-clé « pizza gratuite »).
  • Choisir les conversations pour lesquelles vous souhaitez activer les notifications et celles pour lesquelles vous souhaitez les désactiver.

À vous de jouer

Rendez-vous sur Slack et définissez vos préférences de notification afin de garder un œil sur les conversations et les projets qui comptent le plus pour vous.

5. Intégrez les outils que vous utilisez au quotidien

L’importance de ce conseil

Avec les applications et les intégrations Slack, vous pouvez faire de Slack une plateforme centrale pour tous vos outils de travail, et ainsi, gagner du temps sans avoir à passer d’un onglet ou d’une appli à l’autre à longueur de journée.

Fonctionnement

Bien sûr, chaque organisation est différente. Néanmoins, chez Slack, nous avons découvert que certains types d’applications pouvaient être très bénéfiques pour chacun :

Image d’une interface Slack avec des icônes d’applications partenaires telles que Google, Zoom, Jira et Salesforce

Prêt(e) pour ajouter des applications et des intégrations ?

Voici notre liste d’applications incontournables pour Slack (Remarque : l’application Giphy fait souvent l’unanimité au sein des équipes). 

Bon, on vous laisse vous remettre au travail. (Sur Slack, par contre !)

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