Cinco consejos clave para comenzar a usar Slack

Hemos creado esta guía para los nuevos usuarios de Slack (¡bienvenidos!), así que no dudes en compartirla con tus compañeros de equipo también. Comenzaremos con algunos puntos básicos y, luego, describiremos nuestros cinco consejos clave. 

Aspectos básicos

Antes de empezar a trabajar en Slack con tu equipo, tomaos unos minutos para organizaros y así alcanzar vuestros objetivos.

1. Asegúrate de que todo el equipo tenga instaladas las aplicaciones de Slack para ordenador y móvil. Esto garantiza que todos los miembros puedan comunicarse entre sí, además de aprovechar la comunicación sencilla y en tiempo real que ofrece Slack. 
2. Ayuda a tus compañeros a encontrarte. Para ello, sube una foto de perfil nítida y completa los datos de tu perfil de Slack.

Primeros pasos

Descarga las aplicaciones de Slack ahora. Una vez que te registres, haz clic en tu nombre en Slack para editar tu perfil e imagen. Puedes encontrar más ayuda en nuestra página Primeros pasos.

1. Intentar llevar todas las conversaciones de un proyecto importante a Slack durante 72 horas

Por qué es importante

Slack funciona mejor cuando todo el equipo se compromete a compartir novedades, archivos y otra información importante en los canales específicos de Slack. En Slack, el trabajo se organiza en canales. En lugar de desperdigar las conversaciones del equipo sobre un proyecto o un tema en muchos hilos de correo electrónico diferentes, los canales ofrecen un entorno único donde trabajar en equipo. Además, permiten buscar contenido con facilidad, y cualquier persona puede unirse a ellos o abandonarlos según sea necesario. Cuando el equipo completo trabaja en canales: 

• Todo el mundo puede acceder a la información más reciente, así necesitas menos tiempo para administrar las comunicaciones y puedes centrarte en resolver problemas y tomar decisiones.
• Las respuestas se reciben más rápido, lo que elimina las largas esperas de una respuesta por correo electrónico. 
• Los archivos, las decisiones y los miembros se pueden encontrar fácilmente, gracias a los canales que mantienen todo organizado y a la eficaz funcionalidad de búsqueda.
• Los historiales de proyectos y conversaciones se conservan en los canales, de modo que los miembros que se incorporan pueden ponerse al día rápidamente.

A continuación se incluye un vídeo donde se explica más detalladamente por qué los canales permiten trabajar mejor:

Cómo trasladar tu trabajo a Slack como un profesional

Organizar un proyecto en canales es sencillo:

1. Crea un canal para el proyecto, lo ideal sería que uses alguna convención de nomenclatura; por ejemplo, #proy-lanzamiento-sitio-web (“proy” = proyecto). Así, resultará sencillo encontrar las conversaciones a medida que aumentan. 
2. Añade todos los archivos clave que tu equipo necesita para el proyecto o el tema concreto.
3. Añade todos los compañeros de equipo que participan.
4. Comparte (o solicita) las novedades más recientes sobre el proyecto o el tema a través de @menciones (ver siguiente consejo) para comunicarte con aquellos compañeros de equipo a los que quieres plantearles alguna pregunta o informarles de algo.  

Utiliza Slack como única vía de comunicación durante los próximos días para que todos podáis acostumbraros a trabajar juntos en los canales.  

Pruébalo

Crea un canal para un proyecto o un tema importante en tu espacio de trabajo más reciente. Para obtener más información sobre los canales, consulta nuestro nuevo programa de estudio de Slack, en el que se describen los aspectos básicos de los canales, además de algunas formas sociales divertidas de usarlos para fortalecer los vínculos entre equipos.

2. Comunicarse entre sí mediante las @menciones

Por qué es importante

A menudo, el trabajo supone esperar aprobaciones o revisiones para poder continuar con tus tareas. Cuando los temas son urgentes o quieres dirigirte a una determinada persona en Slack, puedes captar su atención en cualquier canal si mencionas su nombre de usuario precedido del símbolo “@”. De este modo, esa persona recibirá una notificación. 

Funcionamiento

Tras una reunión sobre algún proyecto, ve al canal específico de ese proyecto en Slack y publica las novedades para que el equipo esté al tanto de todo. Asegúrate de aplicar formato de lista con viñetas a la información clave, por ejemplo: 

• Decisiones que se tomaron. 
• Próximos pasos con fechas límite. Para cada paso siguiente, recuerda @mencionar a los compañeros que aceptaron cada tarea. Así, recibirán el mensaje y podrán confirmar que se harán cargo de ellas. 
• Cualquier pregunta pendiente que quieras debatir en el canal con el equipo general.

¿Qué más puedes hacer en Slack?

Puedes descubrir muchas ventajas más en nuestra guía para comprender tus acciones en Slack.

3. Respuestas y aprobaciones con tan solo un clic: utilizar emojis

Por qué es importante

Los emojis pueden ser muy divertidos, pero en Slack son muy importantes también. Intenta buscar oportunidades para usar reacciones en lugar de mensajes breves que podrían saturar las conversaciones de un canal. A continuación te mostramos algunas reacciones prácticas y su significado para comenzar:

• 👀 = “Vi tu mensaje”
• ✅ o ✔ = “Aprobado” o “He completado la formación”
• ➕= “De acuerdo”
• 👏 = “¡Buen trabajo!” o “¡Bien hecho!”

Funcionamiento

En Slack, usamos las reacciones emoji todo el tiempo para agilizar el trabajo. En el siguiente ejemplo, puedes ver cómo:

• Un diseñador compartió una maqueta de un diseño en un canal y quiere saber la opinión de sus compañeros. 
• Seis compañeros de equipo usaron el emoji 👀 para que el diseñador sepa que han revisado el diseño, así este sabe que no tendrá que hacer un seguimiento (simplemente puede colocar el puntero sobre el emoji 👀 para ver quién ha respondido).
• El aprobador usó el emoji ✅ para indicar que el trabajo está aprobado. 

Trabajar con reacciones emoji y emojis personalizados

Consulta más consejos sobre usar y quitar reacciones emoji. También puedes explorar cómo añadir tu propio emoji personalizado para adaptar las reacciones a las necesidades de tu equipo. 

4. Mantenerte al tanto de todo

Por qué es importante

Slack está pensado para ayudarte a mantenerte centrado en tus proyectos y prioridades más importantes. Para ello, te ofrece controles eficaces sobre las notificaciones que recibes y el momento en que las recibes. Personaliza las notificaciones para:

• Definir las horas de trabajo con tu equipo. Fuera de estas horas, tu estado se establece como No molestar. Los mensajes que se envíen durante el periodo de este estado, se recibirán a la mañana siguiente, a menos que el remitente decida que es urgente que recibas la notificación.
• Establecer las palabras clave para las que quieres recibir un aviso cuando se mencionen (por ejemplo, el nombre de un cliente o “pizza gratis”).
• Elegir las conversaciones cuyas notificaciones quieres recibir y las que prefieres desactivar o silenciar.

Pruébalo

Ve a Slack y configura tus notificaciones para mantenerte al tanto de las conversaciones y los proyectos que son importantes para ti.

5. Añadir las herramientas que usas a diario

Por qué es importante

Con las aplicaciones e integraciones de Slack, puedes convertir Slack en un centro para todas tus herramientas de trabajo, evitando así el tiempo que pierdes cambiando entre varias pestañas o aplicaciones cada día.

Funcionamiento

No cabe duda de que cada organización es diferente, pero en Slack hemos observado que algunos tipos de aplicaciones aportan un gran valor para todos los miembros:

• Añade tu servicio de almacenamiento de archivos (Dropbox, Box, Google Drive) para compartir archivos sin necesidad de salir de Slack.
• Sincroniza los servicios de correo electrónico y calendario, como G Suite y Office 365 

¿Listo para añadir aplicaciones e integraciones?

Esta es nuestra lista de aplicaciones esenciales para Slack (sugerencia: la aplicación Giphy suele ser una de las favoritas de los equipos). 

¡Listo! Te dejamos volver al trabajo. (es decir, a Slack).