Comunicazione esterna: cos’è e perché è importante?

Cos’è la comunicazione esterna?

La comunicazione esterna è uno dei canali di comunicazione aziendale che fa riferimento a tutte le attività e i processi di scambio di informazioni che un’organizzazione svolge verso l’esterno, cioè con persone, entità o gruppi esterni a essa. Ciò include clienti, fornitori, mezzi di comunicazione, comunità, investitori, partner e, in generale, qualsiasi parte esterna interessata.

L’obiettivo della comunicazione esterna è solitamente quello di costruire una buona immagine pubblica, rafforzare le relazioni con il pubblico, promuovere prodotti o servizi e gestire la reputazione dell’organizzazione. È essenziale per il successo di qualsiasi azienda, poiché influenza il modo in cui viene percepita dal suo pubblico esterno.

Strumenti di comunicazione esterna

Esistono diversi strumenti di comunicazione esterna che le aziende utilizzano per interagire con il proprio ambiente. Di seguito sono riportati quelli più comuni:

1. Pubblicità

La pubblicità è una forma di comunicazione a pagamento in cui l’azienda promuove i propri prodotti o servizi attraverso mezzi di comunicazione come televisione, radio, stampa, internet, cartelloni pubblicitari, tra gli altri. Il suo obiettivo è catturare l’attenzione del pubblico e persuadere i potenziali clienti.

2. Relazioni pubbliche (RR.PP.)

Le relazioni pubbliche mirano a gestire l’immagine e la reputazione dell’azienda davanti al pubblico, ai mezzi di comunicazione e alle altre parti interessate. Implicano l’organizzazione di eventi, conferenze stampa, dichiarazioni ufficiali e altre attività che generano una percezione positiva dell’azienda.

3. Comunicati stampa

Sono dichiarazioni ufficiali inviate ai mezzi di comunicazione per annunciare importanti novità aziendali, come lanci di prodotti, risultati raggiunti, cambiamenti organizzativi o campagne di responsabilità sociale.

4. Social network

I social network sono oggi una piattaforma fondamentale per la comunicazione esterna. Le aziende utilizzano piattaforme come Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e YouTube per interagire direttamente con il pubblico, rispondere a domande, condividere contenuti pertinenti e promuovere i propri prodotti o servizi.

5. Marketing digitale

Questo tipo di comunicazione include l’uso di strategie digitali come content marketing, pubblicità sui motori di ricerca (SEM), ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO), email marketing e social media marketing. Cerca di generare traffico e vendite attraverso i media digitali.

6. Marketing diretto

Si tratta di una comunicazione diretta con clienti o potenziali clienti tramite e-mail, telefonate, posta ordinaria, messaggi di testo o qualsiasi altro mezzo che raggiunga direttamente il destinatario. L’obiettivo è generare una risposta diretta o immediata.

7. Patrocini ed eventi

La partecipazione o la sponsorizzazione di eventi (come fiere, convegni, eventi sportivi o culturali) è una forma di comunicazione esterna che consente all’azienda di associarsi a cause o attività che rafforzano l’immagine del marchio e gli danno visibilità.

8. Newsletters

Le aziende spesso inviano newsletter via e-mail o posta fisica ai propri clienti, partner e altre parti interessate. Queste newsletter contengono aggiornamenti, notizie rilevanti, promozioni o contenuti formativi sull’azienda e sul suo settore.

9. Responsabilità sociale delle imprese (RSC)

Le aziende comunicano il proprio impegno verso l’ambiente, la comunità e l’etica anche attraverso iniziative di responsabilità sociale. Ciò include rapporti sulla sostenibilità, campagne di sensibilizzazione e sostegno a cause di beneficenza.

10. Partecipazione a forum e conferenze

Attraverso la partecipazione a conferenze o forum di settore, l’azienda può condividere la propria visione, l’esperienza e la conoscenza, migliorando la propria reputazione di leader di pensiero e connettendosi con altri attori chiave del settore.

Ciascuno di questi tipi di comunicazione esterna è adattato a obiettivi e destinatari diversi e spesso viene combinato in una strategia di comunicazione più ampia per massimizzarne l’efficacia.

Principali obiettivi della comunicazione esterna

Gli obiettivi principali della comunicazione esterna in un’azienda sono diversi e mirano a rafforzare l’immagine e il rapporto dell’organizzazione con il suo ambiente. Alcuni dei più importanti sono:

• Migliorare l’immagine e la reputazione dell’azienda: la comunicazione esterna cerca di proiettare un’immagine positiva e coerente dell’azienda, rafforzandone il prestigio e differenziandola dalla concorrenza.
• Promuovere prodotti o servizi: uno degli obiettivi chiave è pubblicizzare l’offerta aziendale, che include il lancio di prodotti, la promozione di servizi o la comunicazione di offerte speciali per attirare e fidelizzare i clienti.
• Rafforzare le relazioni con clienti e partner: mantenere una comunicazione costante e chiara con clienti, fornitori, investitori e altre parti interessate è fondamentale per costruire fiducia e lealtà.
• Gestire le crisi: in tempi di crisi, come problemi di prodotto, controversie o cattiva stampa, la comunicazione esterna è essenziale per ridurre al minimo i danni e controllare la narrativa pubblica, agendo in modo proattivo.
• Attrarre nuovi clienti o mercati: attraverso strategie di marketing e pubblicitarie, l’azienda può espandere la propria base di clienti e addentrarsi in nuovi mercati, aumentando così le vendite e la portata.
• Trasparenza e responsabilità sociale: le aziende utilizzano la comunicazione esterna anche per dimostrare il proprio impegno verso pratiche etiche, sostenibilità e responsabilità sociale d’impresa, consentendo loro di acquisire credibilità e fiducia.
• Migliorare il rapporto con i mezzi di comunicazione: mantenere un buon rapporto con i mezzi di comunicazione è fondamentale per ottenere una copertura positiva e diffondere i messaggi chiave dell’azienda.

Questi obiettivi lavorano insieme per mantenere l’azienda collegata al suo ambiente, ottimizzare la sua crescita e mantenere la sua competitività sul mercato.

Perché è importante la comunicazione esterna in azienda?

La comunicazione esterna è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda, poiché collega l’organizzazione con il suo ambiente e i diversi pubblici esterni. Attraverso messaggi chiari e coerenti, un’azienda può rafforzare la percezione positiva che ha presso i propri clienti, partner, fornitori e mezzi di comunicazione.

Inoltre, una comunicazione esterna efficace crea fiducia e credibilità. Quando un’azienda comunica in modo trasparente e coerente, soprattutto nei momenti critici, riesce a rafforzare la fidelizzazione dei propri clienti e partner. Ciò è essenziale per mantenere relazioni durature e generare un ambiente di sicurezza attorno a prodotti o servizi.

A sua volta, una buona comunicazione esterna contribuisce alla gestione della crisi. In situazioni complicate, come problemi di prodotto o controversie pubbliche, una risposta rapida e adeguata può ridurre l’impatto negativo e proteggere la reputazione aziendale.

D’altro canto, la comunicazione esterna consente alle aziende di promuovere i propri sforzi di responsabilità sociale, che possono migliorare la percezione pubblica e generare una maggiore lealtà tra i consumatori impegnati in cause sociali o ambientali. Infine, facilita anche l’attrazione dei talenti, poiché una buona reputazione esterna è una calamita per potenziali dipendenti che desiderano lavorare in un’azienda prestigiosa.

In sintesi, la comunicazione esterna è uno strumento strategico essenziale per qualsiasi azienda che voglia crescere, rimanere competitiva e rafforzare la propria reputazione.