Videochat dal vivo: gli effetti sulla comunicazione

Le videochat fanno parte ormai della routine di molti di noi. Con l’aumento dello smart working, tante persone effettuano fino a 3 videochiamate al giorno, e anche se facilitano e migliorano la comunicazione, in molti altri casi possono risultare sfiancanti, improduttive e a volte persino inutili.

L’affaticamento  digitale causato dal numero eccessivo di videochat è un fenomeno che interessa già molte persone, a tal punto che gli è stato già dato un nome, ovvero la Zoom fatigue. È dunque necessario organizzarsi per trarre il massimo da questo strumento ed evitare che diventi estenuante.

In questo articolo analizzeremo tutto ciò che occorre per mantenere produttive le videochat, strutturare meglio le videoconferenze e quali pratiche adottare per ridurre la stanchezza digitale e comunicare in maniera efficace con colleghi o clienti.

Troppo tempo per le videochat, i dati parlano chiaro

Poco tempo fa su Slack abbiamo realizzato uno studio globale chiamato Workflow Index per capire meglio come lavorano e comunicano le persone in questa era digitale. I risultati hanno dimostrato che l’abuso delle videochat impatta negativamente sulla produttività dei lavoratori.

Per lo studio in questione abbiamo intervistato più di 10.000 lavoratori di uffici di tutto il mondo, che hanno offerto dati interessanti. 1 lavoratore su 4, compreso il 55% dei dirigenti, afferma di trascorrere troppo tempo in videochat che potevano essere tranquillamente sostituite da una semplice email o messaggio.

Abbiamo scoperto anche che più di 2 ore al giorno in videochat risulta essere un tempo per molti eccessivo e che può avere un effetto negativo sul rendimento e la concentrazione. Tale tendenza ha portato molte aziende a rivedere la propria politica sulle videochiamate  e a cercare alternative online più efficienti.

Quali sono i principali effetti negativi delle eccessive videochat?

Anche se non tutti li subiscono allo stesso modo, diversi studi hanno rivelato che ci sono certi effetti negativi comuni:

• Stanchezza mentale: uno studio dell’Università di Yale ha scoperto che le videochiamate richiedono un maggiore sforzo cognitivo rispetto a quelle in presenza. Questo si traduce in maggiore stanchezza al termine della giornata ed effetti negativi sulla capacità di concentrazione e il processo decisionale.
• Stanchezza visiva: lunghi periodi di tempo passati davanti allo schermo in videochat possono causare tensione oculare, mal di testa e disturbi visivi, soprattutto quando si partecipa a diverse videoconferenze consecutive senza pause, tendenza abbastanza diffusa. Lo Slack Workflow Index ha infatti scoperto che il 50% dei lavoratori non va mai in pausa durante tutta la giornata lavorativa.
• Sovraccarico di informazioni: dover processare simultaneamente segnali verbali e non verbali dei diversi partecipanti della videochat, insieme alla gestione degli aspetti tecnici, può essere sfiancante per il cervello.
• Perdita di produttività: le interruzioni costanti causate dalle videoconferenze spezzettano la giornata lavorativa, rendendo difficile mantenere periodi prolungati di concentrazione profonda necessari per i compiti più complessi. Secondo uno studio dell’Università della California, ci possono volere fino a 23 minuti per recuperare l’attenzione totale in seguito a un’interruzione.
• Stress lavorativo: la pressione di essere costantemente disponibile per ricevere videochat e la sensazione di avere sempre gli occhi addosso può aumentare i livelli di stress e ansia. Secondo diversi studi, più del 40% dei lavoratori ha segnalato di sentire maggiore tensione a causa del numero di videoconferenze da affrontare ogni giorno.

Come migliorare la comunicazione nelle videochat

Non c’è alcun dubbio, le videochat hanno rivoluzionato la comunicazione lavorativa, grazie alla loro flessibilità e connettività. Tuttavia, per sfruttare al massimo questo strumento e ridurre al minimo i suoi effetti negativi è fondamentale adottare strategie di comunicazione efficaci.

1. Pensa prima di chiamare

Prima di fissare una videochat è importante chiedersi se sia veramente necessaria o se basti un’email o un messaggio. Risulta davvero imprescindibile l’interazione in tempo reale per raggiungere l’obiettivo desiderato? Questa riflessione preliminare può aiutare o ridurre il numero di riunioni online e ottimizzare il tempo di tutti i partecipanti.

2. Comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è senza dubbio un’ottima alternativa alle videochat. Permette di comunicare in una maniera più efficace e meno invasiva, senza la pressione di dover rispondere immediatamente. Ogni persona può processare le informazioni al proprio ritmo e rispondere quando ha il tempo e la capacità mentale richiesti per una comunicazione efficace.

Slack dispone di una serie di strumenti per facilitare la comunicazione asincrona, come canali tematici, argomenti di conversazione o messaggi audio e video registrati. Tali funzionalità permettono di mantenere una struttura e una documentazione delle discussioni, facilitando il monitoraggio delle decisioni e degli accordi senza il bisogno di partecipare a videochat.

3. Limita la durata delle videochat

Stabilire un tempo massimo per le riunioni (idealmente non più di 45 minuti) e rispettarlo rigorosamente aiuta a mantenere la concentrazione. Inoltre, è consigliato programmare pause di almeno 5-10 minuti tra le chiamate per permettere al cervello di recuperare ed evitare l’affaticamento digitale.

4. Struttura chiara e agenda definita

Ogni videoconferenza deve avere una struttura chiara e un’agenda definita in anticipo. Ciò aiuta a rimanere concentrati, evita divagazioni e assicura di coprire tutti i punti importanti. È consigliabile condividere l’agenda con anticipo in modo che i partecipanti possano prepararsi in maniera opportuna.

5. Cura gli aspetti tecnici

Molte videochat durano più del previsto per problemi tecnici che potrebbero essere evitati con una preparazione adeguata. Assicurati di disporre di una connessione internet stabile, un microfono, un’immagine di qualità e un’illuminazione appropriata. È importante anche prendere dimestichezza con le funzionalità base della piattaforma di videochat utilizzata per evitare contrattempi durante la riunione.

6. Affidati all’IA

L’intelligenza artificiale sta diventando un fedele alleato delle videochat. 

Gli assistenti IA si possono sfruttare per prendere appunti automaticamente durante le riunioni, trascrivere conversazioni o persino per creare riassunti esecutivi. Non solo ci fanno risparmiare tempo, ma permettono anche ai partecipanti di concentrarsi maggiormente sulla conversazione piuttosto che sul prendere appunti.

Slack: una piattaforma per migliorare la comunicazione online

Slack offre tutto il necessario per migliorare la comunicazione interna. Con funzionalità come canali tematici, messaggi diretti, integrazione con altri strumenti e la capacità di alternare tra comunicazione sincrona e asincrona, la piattaforma è diventata una soluzione integrale per team alla ricerca di ottimizzare il lavoro e ridurre la dipendenza dalle videochat.

Funzioni come Incontri di Slack permettono di programmare e gestire le riunioni in maniera più efficace, grazie alla sincronizzazione dei calendari,  i promemoria automatici e la condivisione di documenti importanti prima della riunione. Secondo uno studio recente, i team che le utilizzano aumentano del 37% la produttività.

Altre funzioni come Clip che permettono di registrare e condividere messaggi video brevi facilitano la comunicazione asincrona. Risulta particolarmente utile per spiegare concetti complessi o dare un aggiornamento rapido senza la necessità di fissare una videochat. I team che la utilizzano ogni giorno hanno ridotto le video riunioni del 51%.

E ora, grazie all’IA di Slack puoi risparmiare fino a 97 minuti a settimana grazie al riassunto delle conversazioni o alle risposte rapide alle domande frequenti. L’assistente offre risposte basandosi sulla documentazione presente sulla piattaforma, che sicuramente eviterà molte riunioni inutili.