3 buone pratiche per una riunione di lavoro efficace

Una riunione di lavoro efficace massimizza la produttività e la comunicazione del team, evitando perdite di tempo. È un elemento cruciale sul posto di lavoro, che consente la condivisione di informazioni, la risoluzione di problemi e la raccolta di idee per progetti attuali e futuri.

Tuttavia, la verità è che gestire riunioni efficaci è sempre stata una sfida per molte aziende e, con la diffusione dello smart working, il rischio di tenere una riunione di lavoro infruttuosa è sempre dietro l’angolo. Da uno studio di Doodle è emerso che nel 2021 le riunioni online tra due persone sono aumentate del 1.230% e quelle tra tre e quattro persone del 613% rispetto all’anno precedente.

È certamente una tendenza stimolata dalla pandemia da Covid-19, ma è destinata a rimanere. In effetti, è ormai consuetudine che alcuni dei presenti a una riunione partecipino da remoto. Secondo Osservatori.net, infatti, il 52% delle grandi imprese, il 30% delle PMI e il 25% delle PA in Italia ha già modificato o sta modificando gli ambienti di lavoro per favorire un modello ibrido, cioè a metà tra remoto e in loco.

Fortunatamente, esistono diverse teorie che forniscono indicazioni su come organizzare una riunione di lavoro efficace. Qui di seguito analizziamo alcuni dei punti chiave per migliorare la comunicazione nei meeting e renderli più produttivi.

Perché è importante che una riunione di lavoro sia efficace?

Per comprendere questa domanda è importante iniziare a definire cosa si intende esattamente con “riunione di lavoro efficace”: si può definire come un incontro tra persone impegnate su un tema che, attraverso canali di comunicazione appropriati per l’occasione, discutono o commentano i vari punti, con l’obiettivo di arrivare a una visione comune e, spesso, a un piano di lavoro.

L’importanza di riunioni efficaci risiede nel fatto che sono essenziali per il buon funzionamento di progetti e aziende. Da un lato, tengono desta l’attenzione dei partecipanti, tanto che spesso portano a dei risultati. Dall’altro, le riunioni improduttive sono percepite come una perdita di tempo, possono causare burnout tra i partecipanti e rischiano di concludersi senza raggiungere alcun obiettivo.
Ad esempio, lo studio di Bloomberg Useless meetings waste time and $100 million a year for big companies stima che i lavoratori trascorrono un minimo di 18 ore a settimana in riunione e che le riunioni inefficaci costano circa 25.000 dollari a dipendente.

In altre parole, una riunione di lavoro inefficace non sfrutta appieno il potenziale che sta nel raggruppare le persone giuste per ottenere feedback e migliorare i processi.

Riunione di lavoro efficace: ecco le caratteristiche

Ora che si è compresa l’importanza di una riunione di lavoro efficace, è possibile sapere quali sono i requisiti che devono essere soddisfatti per essere considerata tale.

• Gli argomenti di discussione devono essere definiti prima dell’incontro e tutti i partecipanti devono esserne informati.
• I partecipanti sono coloro che sono direttamente coinvolti nella tematica da discutere e che possono quindi apportare un valore aggiunto. In altre parole, non partecipano le persone la cui area di lavoro è irrilevante per la questione.
• La partecipazione è incoraggiata attraverso canali di comunicazione efficaci. 
• Non esistono problemi tecnici o tecnologici che impediscano il normale svolgimento della riunione.

Quanto deve durare una riunione di lavoro efficace?

Sebbene non esista una durata ottimale prestabilita, poiché esistono diverse casistiche e opinioni in merito, la maggior parte degli esperti concorda su due punti:

• Le riunioni efficaci non durano più di un’ora. Una riunione di lavoro che supera i sessanta minuti porta a ridondanze o a un maggiore affaticamento dei partecipanti.
• Autori come Donna McGeorge, del libro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact, o teorie come quella del Pomodoro di Francesco Cirillo concordano sulla soglia dei 25 minuti. Si tratta del tempo medio in cui le persone riescono a mantenere l’attenzione su un compito.

3 elementi chiave per creare una riunione di lavoro efficace

Oltre alla durata, ci sono altri elementi da non trascurare per tenere una riunione di lavoro efficace. Eccone tre:

1. È davvero necessario convocare una riunione?

Il primo punto da capire è se sia davvero necessario convocare una riunione di lavoro o se sia possibile risolvere la questione attraverso altri sistemi di comunicazione.

A questo proposito, si possono distinguere due tipi di comunicazione:

• Comunicazione sincrona, tipica delle riunioni abituali: la comunicazione avviene in tempo reale tra tutti i partecipanti, in modo che i canali siano aperti per rispondere contestualmente. Il vantaggio principale di questa opzione è che offre la possibilità di rispondere in modo spontaneo, consentendo di trovare soluzioni che inizialmente non erano sul tavolo.
• Comunicazione asincrona: viene aperto un canale di comunicazione per risolvere un problema, ma le risposte possono arrivare in momenti diversi della giornata. A differenza del caso precedente, questo tipo di comunicazione consente una lenta riflessione sulle questioni in esame.

Dato che, come sottolinea l’articolo di Bloomberg citato in precedenza, le riunioni sono una forma di collaborazione tra team particolarmente costosa, è necessario valutare il modo migliore per risolvere il problema dibattuto.

2. Tempistiche realistiche e aperte

Un altro aspetto da considerare riguarda la definizione della durata ottimale della riunione di lavoro. Come abbiamo visto, alcuni esperti stabiliscono 25 minuti come tempo ideale e, in ogni caso, sconsigliano riunioni di durata superiore a un’ora.

In questa tempistica, tuttavia, è importante includere anche un momento di distensione. Ad esempio, occorre tenere presente che i primi minuti sono solitamente dedicati a saluti e chiacchiere informali. Può anche essere difficile far concentrare tutti i partecipanti sullo stesso argomento.

3. Flessibilità e spontaneità

L’uso di piattaforme software per facilitare le riunioni sta creando nuovi tipi di interazioni più flessibili e, di conseguenza, riunioni efficaci.

Un esempio è la funzione “incontri” di Slack che imita la spontaneità e l’efficienza della comunicazione informale nella sfera virtuale. Permette di organizzare riunioni brevi ed estremamente dinamiche per le quali non è necessario attendere giorni per trovare un momento disponibile nel calendario. Inoltre, è possibile condividere lo schermo, reagire con emoticon, disegnare e creare un archivio automatico dei messaggi.

Utilizzare un software di comunicazione appropriato come valore aggiunto

Come si evince, le aziende possono sfruttare i progressi tecnologici per tenere una riunione di lavoro efficace. A tal fine, piattaforme come Slack Connect consentono di abbandonare le discussioni via e-mail che finiscono per diventare stringhe infinite di messaggi e si traducono in un canale di comunicazione asincrono inefficace.

L’idea è quella di condividere uno spazio virtuale che faciliti la collaborazione in tempo reale, insieme alla possibilità di condividere messaggi e file multimediali, ma con la massima sicurezza contro intrusioni e hackeraggi. Con Slack è possibile eliminare le riunioni inefficienti e sostituirle con alternative più flessibili, come canali, incontri o flussi di lavoro, che aumentano la produttività.