Slack: efficienza e sicurezza nella condivisione dei file

Diresti che la protezione delle informazioni condivise online sia una delle principali preoccupazioni del settore imprenditoriale? Lontano dalle questioni economiche e finanziarie, dalla sicurezza fisica o dall’acquisizione e fidelizzazione dei clienti, che sono questioni fondamentali per qualsiasi organizzazione, anche la garanzia della riservatezza nella condivisione di file è diventata una questione fondamentale.

E nel momento in cui ci troviamo, in cui il lavoro a distanza tra team è sempre più diffuso e in cui difficilmente esistono documenti fisici, la condivisione di file governa lo sviluppo di innumerevoli progetti in qualsiasi azienda. Ma come possiamo rendere questo processo sicuro ed efficiente allo stesso tempo?

Che cos’è la condivisione di file o il filesharing?

La condivisione di file, nota anche con il concetto anglosassone di filesharing, consiste nel condividere elementi in tutti i tipi di formati attraverso una rete. In questo modo alcuni utenti offriranno contenuti che altri potranno scaricare e viceversa; in breve, si tratta di rendere i propri file disponibili in formato digitale ad altre persone.

Principali sistemi di condivisione file

Da quando esiste la possibilità di scambiare file attraverso la rete, sono stati sviluppati diversi sistemi che permettono a questo processo di funzionare. Alcuni di essi sono già diventati obsoleti, altri restano attuali, superando comunque gli strumenti e i marchi che li offrono. A tal riguardo, elenchiamo di seguito le principali opzioni:

Archiviazione nel cloud

Negli ultimi anni l’archiviazione nel cloud è probabilmente diventata la metodologia più comune per condividere documenti tra utenti. Fin dalla loro comparsa, queste piattaforme sono note per essere il modo più sicuro per la condivisione di file: questo è uno dei motivi principali del loro successo.

Sistema peer to peer

Tradizionalmente, le cosiddette reti peer to peer, conosciute anche come P2P, erano l’opzione più utilizzata per la condivisione di file. Si tratta di una rete composta da diversi team connessi tra loro, usata per condividere documenti internamente.

Sistema peer to peer decentralizzato

Il sistema P2P decentralizzato è simile al precedente, ma l’accesso alla rete è più aperto, quindi più computer partecipano alla condivisione dei file. Anche se è vero che parliamo di una possibilità più sviluppata e potente, che permette di accedere a una maggiore varietà di documenti, il fatto di aprire la connessione implica anche una diminuzione della sicurezza.

Sistema da client a server

I sistemi da client a server sono anche uno dei modelli più tradizionali per la condivisione di file: un server archivia tutti i documenti in modo che gli utenti possano accedervi e scaricarli sui propri dispositivi. Questa alternativa è più sicura delle opzioni aperte, sebbene presenti anche alcune vulnerabilità.

Sistemi filehoster

Quest’ultima soluzione è molto simile alla precedente, con la differenza che la fonte dello scambio è un server condiviso dove qualsiasi utente con accesso può depositare i propri file affinché altri possano scaricarli. Questi sistemi, noti anche come sharehoster, aumentano i rischi per la sicurezza poiché rappresentano un’alternativa più aperta.

Rischi legati alla condivisione di file

Quando si condividono i file è consigliabile tenere conto di alcuni rischi. Non solo quelli più evidenti, legati alla sicurezza dei dispositivi e alla riservatezza delle informazioni, ma anche quelli che ruotano attorno alla veridicità dei documenti e alla loro legalità, come descritto di seguito:

La sicurezza come elemento fondamentale

Come abbiamo già detto, indipendentemente dal sistema utilizzato per la gestione di file, ciò comporterà sempre alcuni rischi. L’esperienza ci dice che esistono metodologie più sicure di altre, ma è anche probabile che vengano scaricati virus o avvengano fughe di dati, tra gli altri pericoli.

Legalità, qualcosa di cui tenere conto

È necessario notare che stiamo parlando in ogni caso di un processo che, di per sé, è perfettamente legale. Ora, è altrettanto vero che esistono alcuni aspetti a cui bisogna prestare attenzione, poiché un file deve sempre rispettare le normative vigenti negli Stati in cui viene condiviso, sia a livello di diritti d’autore sia a livello di caratteristiche del contenuto stesso.

La veridicità dei contenuti come handicap

Un altro rischio da tenere in considerazione quando si condividono file è la loro veridicità, ossia, al di là della legalità, non possiamo sempre dare per scontato che il contenuto sia reale; non è nemmeno possibile garantire che l’interno di un file corrisponda a quanto scritto nel titolo.

Come rendere la condivisione di file un processo sicuro

Come abbiamo accennato, la sicurezza non sarà mai garantita al 100% in un processo di condivisione di file. Esistono comunque alcune alternative che proteggono utenti e documenti quasi completamente. Ci riferiamo ad alcune piattaforme o alcuni strumenti, al cloud e alla possibilità data dalle reti private:

Il cloud

Al giorno d’oggi il cloud è probabilmente lo spazio per eccellenza quando si tratta di condividere e scambiare file. Anche se è vero che non può essere garantito al 100%, si può parlare di un ambiente solitamente sicuro, soprattutto quando si tratta di spazi condivisi esclusivamente tra utenti che si conoscono, come i membri di un team di lavoro.

Reti private

Una rete privata segue un sistema simile al P2P di cui abbiamo parlato in precedenza. In fin dei conti si tratta di condividere privatamente documenti tra due dispositivi, il che garantisce la riservatezza dei contenuti e la ricezione da parte del destinatario corretto. Naturalmente, per mantenere la sicurezza del processo è importante utilizzare strumenti consolidati e affidabili per questo scopo.

Piattaforme di condivisione file online

Esistono piattaforme progettate appositamente per la condivisione di file, che consentono agli utenti di accedere al documento con un link o una password esclusiva, o addirittura unica. Trattandosi di uno spazio che ruota attorno a questo processo, i suoi fornitori tengono conto della sua sicurezza e investono in esso.

Strumenti specifici per la condivisione di file

Al di fuori di queste piattaforme, che generalmente funzionano in formato web, esistono anche software, strumenti o applicazioni che lavorano in modo simile. Sono molto utili in ambienti professionali perché danno la possibilità di condividere file tra i membri di un team, in modo che solo gli utenti autorizzati dal proprietario del documento possano accedervi.

Slack, comunicazione e condivisione di file diventano semplici

Slack è uno strumento che non solo permette la condivisione di file, ma offre molto di più ai team di lavoro affinché possano lavorare in modo efficiente: comunicazione, unificazione dei principali software che i dipendenti utilizzano quotidianamente e connessione con le piattaforme cloud che ospitano i documenti principali.

Riassumendo, Slack offre uno spazio di lavoro da cui è possibile gestire interi progetti, in un momento in cui la condivisione di file è essenziale a questo scopo. Oltre a proporre opzioni per migliorare la produttività, è una soluzione efficiente che riunisce tutto ciò di cui un team di lavoro ha bisogno per lavorare alle migliori condizioni.