Come aumentare la produttività grazie al workflow automation

Nonostante possa sembrare uno strumento di ultima tecnologia, il workflow automation (o automazione del flusso di lavoro) aiuta l’essere umano sin dai suoi primi passi su questo pianeta. Gli antichi Egizi utilizzavano sistemi di pulegge e leve per spostare gli enormi blocchi di pietra che servivano per costruire le piramidi. Millenni dopo, la macchina a vapore e le linee di produzione rivoluzionarono l’industria, portando l’efficienza e la produttività a livelli mai visti prima

Al giorno d’oggi, l’automazione digitale ha portato l’ennesima rivoluzione, permettendo alle imprese di ottimizzare tutti i processi e di liberare così il potenziale creativo di ogni dipendente. Centinaia di strumenti alimentati dall’IA ci permettono non solo di fare di più in meno tempo, ma anche di delegare parte del nostro lavoro alle macchine, offrendoci così più tempo prezioso per pensare, creare, innovare e dedicarci alle nostre priorità.

Qui di seguito ti spieghiamo cos’è e come funziona il Workflow automation. Andremo anche ad analizzare tutti i suoi vantaggi, gli esempi di automazione e gli strumenti che puoi utilizzare per gestire in maniera autonoma i tuoi flussi di lavoro.

Che cos’è il Workflow automation?

L’automazione del flusso di lavoro o workflow automation consiste nell’utilizzo della tecnologia per trasformare un processo manuale in uno automatico, in maniera totale o parziale. L’obiettivo è ottenere un risultato di qualità maggiore o uguale, nello stesso o in minor tempo, e senza l’intervento umano.

Tendiamo ad associare l’automazione ai processi digitali, ma in realtà è un concetto molto più esteso. Infatti ogni mansione ripetitiva che segue uno schema logico e prevedibile è una buona candidata all’automazione. Seguendo una serie di passaggi logici all’interno di un contesto dove prevalgono le stesse regole, possiamo programmare una macchina o un software in grado di svolgere queste mansioni in maniera totalmente autonoma.

Come funziona il Workflow automation?

Prima di automatizzare ogni singola mansione, il primo passo è quello di chiederci se il processo che desideriamo rendere automatico è adatto a tale operazione. Bisognerà valutare se si tratta di un lavoro ripetitivo, se segue uno schema prevedibile e se può essere eseguito senza interventi di un umano. Una volta identificato un processo adatto, il passo successivo sarà quello di progettare il flusso di lavoro, definendo chiaramente tutti i passaggi, le regole e le condizioni che il sistema deve seguire. Occorrerà:

1. Comprendere: il flusso di lavoro del processo, individuando tutti i passaggi dall’inizio alla fine per una corretta esecuzione, identificando fattori scatenanti, inefficienze o criteri di qualità e finalizzazione.
2. Visualizzare: possiamo progettare un flusso di lavoro anche solo in maniera visiva, per esempio attraverso diagrammi o mappe concettuali. Ci aiuterà ad avere una visione più chiara del processo e a identificare possibili parti da migliorare o semplificare.
3. Dati esterni: dovremo capire se il processo interagisce con dati provenienti da attori o processi esterni, poiché potrebbe influire sulla forma della nostra automazione. Se ci servono dati di un sistema esterno, dobbiamo assicurarci che la nostra automazione sia in grado di accedervi in maniera efficace.
4. Tecnologia: una volta ottenuta una visione chiara del processo, possiamo cominciare a capire quali parti possono essere automatizzate e quali sono gli strumenti tecnologici più adatti a questo compito.
5. Implementare: Dopo aver progettato il flusso di lavoro, è il momento di implementare l’automazione utilizzando gli strumenti tecnologici scelti. Tra questi può esserci la programmazione degli script, la configurazione di un software specializzato o l’integrazione di diversi sistemi.
6. Provare e ottimizzare: prima di avviare l’automazione, occorre svolgere delle prove per assicurarsi che tutto funzioni correttamente generando i risultati sperati. In base ai risultati di queste prove potremo effettuare correzioni e perfezionamenti per ottimizzare il processo.

I vantaggi dell’automazione dei flussi di lavoro

• Aumento dell’efficienza e della qualità: l’automazione permette di svolgere mansioni ripetitive in maniera più rapida e precisa, riducendo il tempo e l’energia richiesti per completarle.
• Riduzione degli errori: eliminando l’intervento umano, si riduce al minimo la possibilità di svista ed errori causati da fatica o distrazione.
• Maggiore produttività: è possibile ottenere gli stessi risultati in molto meno tempo, portando dunque un aumento della produttività
• Risparmio dei costi: a lungo termine, l’automazione può ridurre i costi di manodopera per lavori ripetitivi.
• Innovazione e creatività: non dovendo più dedicare tempo a operazioni ripetitive, i dipendenti possono dare sfogo alle loro risorse mentali per creare e innovare.
• Miglior processo decisionale: l’automazione può fornire dati più precisi e in tempo reale, permettendo alle imprese di prendere decisioni più consapevoli e strategiche.
• Maggior soddisfazione dei dipendenti: il personale, esonerato da compiti ripetitivi e monotoni, può dedicarsi ad attività più importanti, per una maggiore soddisfazione sul lavoro.
• Scalabilità: grazie all’automazione, le imprese possono ridimensionare la propria attività e adattarsi ai cambiamenti del mercato in maniera sostenibile.

Strumenti per automatizzare i flussi di lavoro

Il progresso tecnologico attuale permette anche alle persone poco ferrate in materia di automatizzare i flussi di lavoro digitali in assoluta semplicità. Al giorno d’oggi esistono molti software che offrono interfacce intuitive e la funzione drag-and-drop per creare automazioni senza dover scrivere dei codici.

Da una parte possiamo optare per un programma che offra le funzionalità che ci servono per automatizzare i nostri processi. Esempio, se vogliamo automatizzare l’invio di e-mail, potremmo servirci di strumenti come MailChimp o SendGrid. Se invece desideriamo rendere automatici la creazione e l’invio di fatture, e altre operazioni legate alla contabilità, potremmo indirizzarci su software come Quipu o Holded.

Dall’altra invece esistono anche piattaforme di automazione che ci permettono di creare flussi di lavoro personalizzati che collegano varie applicazione e servizi. Tra le più popolari troviamo, Zapier, FTTT o Microsoft Power Automate. E anche qui entra in gioco Slack, che inizialmente nacque come piattaforma di comunicazione aziendale, per poi trasformarsi gradualmente in un hub di produttività e automazione.

Esempi di automazione di flussi di lavoro con Slack Workflows

Grazie all’integrazione con numerose app e servizi, Slack permette di generare flussi di lavoro automatizzati in grado di accedere a tutte le info di cui abbiamo bisogno in un’unica piattaforma, rendendo più agile i processi e migliorando la produttività del team.

Oltre alle opzioni predefinite offerte dalla piattaforma, Slack permette agli utenti di creare i propri flussi di lavoro personalizzati attraverso il Creatore di flussi di lavoro. Si può cominciare da zero o utilizzare uno dei template offerti da Slack. Questi modelli coprono un’ampia gamma di casi di uso comune, come la gestione di richieste, l’approvazione di spese o l’organizzazione di riunioni.

Simile a un puzzle, Slack permette agli utenti di costruire i propri flussi di lavoro personalizzati unendo diversi pezzi o azioni. I pezzi possono comprendere trigger (come ricevere un messaggio o una menzione), azioni (come inviare un messaggio o aggiornare un database) e condizioni (come verificare se un utente appartiene a un canale specifico). Per esempio:

• Inviare promemoria: puoi configurare un flusso di lavoro che invii automaticamente un promemoria a un canale specifico o a un utente in particolare a un’ora determinata.
• Gestire le richieste: crea un flusso di lavoro che permetta ai dipendenti di inviare richieste (per esempio di ferie o di tutto il personale) attraverso un modulo su Slack. Il sistema può notificare automaticamente il responsabile e seguire il processo di approvazione.
• Reclutamento di nuovi dipendenti: automatizza il processo di reclutamento di nuovi membri del personale. Quando aggiungi un nuovo utente a Slack il flusso di lavoro può inviare messaggi di benvenuto, link o risorse importanti e avvisare altri dipartimenti.

Inoltre, con l’arrivo dell’IA generativa, gli utenti possono creare flussi di lavoro automatizzati semplicemente inserendo una descrizione in lingua naturale. Ovvero, un utente potrà scrivere “Voglio creare un flusso di lavoro che invii una notifica al dipartimento vendite ogni volta che si chiude un affare importante”. L’IA interpreterà la richiesta e genererà automaticamente il flusso di lavoro corrispondente, facendo risparmiare tempo ed energia nella configurazione manuale.

In questo modo Slack è diventato uno strumento potente destinato non solo alla comunicazione, ma anche all’automazione dei processi aziendali. Unendo facilità d’uso, potenza dell’IA e flessibilità delle integrazioni, Slack permette a ogni impresa di ottimizzare i flussi di lavoro, aumentando la produttività e dispensando da operazioni ripetitive, dedicando il tempo avanzato a compiti di maggiore impatto.