Come aumentare la produttività grazie al workflow automation

Nonostante sia spesso percepito come una tecnologia emergente, il workflow automation (o automazione del flusso di lavoro) è oggi uno dei principali motori di trasformazione digitale per le imprese. Il mercato globale dell’automazione dei workflow ha già superato i 18 miliardi di dollari e secondo le stime entro il 2025 l’80% delle organizzazioni avrebbe adottatosoluzioni di automazione per migliorare efficienza e competitività.

Grazie all’evoluzione dell’automazione digitale e all’integrazione dell’intelligenza artificiale, le aziende possono ottimizzare i processi operativi, ridurre le attività ripetitive e liberare tempo e risorse da dedicare ad attività strategiche e ad alto valore aggiunto. Gli strumenti moderni permettono di lavorare più velocemente e di delegare alle macchine intere fasi operative, migliorando qualità e continuità dei risultati.

In questo articolo vedremo cos’è il workflow automation e come funziona, analizzeremo i principali vantaggi ed esploreremo strumenti ed esempi pratici per automatizzare i workflow in modo semplice e autonomo.

Che cos’è il Workflow automation?

L’automazione del flusso di lavoro o workflow automation consiste nell’utilizzo della tecnologia per trasformare un processo manuale in uno automatico, in maniera totale o parziale. L’obiettivo è ottenere un risultato di qualità maggiore o uguale, nello stesso o in minor tempo, e senza l’intervento umano.

Tendiamo ad associare l’automazione ai processi digitali, ma in realtà è un concetto molto più esteso. Infatti ogni mansione ripetitiva che segue uno schema logico e prevedibile è una buona candidata all’automazione. Seguendo una serie di passaggi logici all’interno di un contesto dove prevalgono le stesse regole, possiamo programmare una macchina o un software in grado di svolgere queste mansioni in maniera totalmente autonoma.

Come funziona il Workflow automation?

Prima di automatizzare ogni singola mansione, il primo passo è chiederci se il processo che desideriamo rendere automatico è adatto a tale operazione. Bisognerà valutare se si tratta di un lavoro ripetitivo, se segue uno schema prevedibile e se può essere eseguito senza intervento umano. 

Una volta identificato un processo adatto, il passo successivo sarà quello di progettare il flusso di lavoro, definendo chiaramente tutti i passaggi, le regole e le condizioni che il sistema deve seguire. Occorrerà:

1. Comprendere: il flusso di lavoro del processo, individuando tutti i passaggi dall’inizio alla fine per una corretta esecuzione, identificando fattori scatenanti, inefficienze o criteri di qualità e finalizzazione. 
2. Visualizzare: possiamo progettare un flusso di lavoro anche solo in maniera visiva, per esempio attraverso diagrammi o mappe concettuali. Ci aiuterà ad avere una visione più chiara del processo e a identificare possibili parti da migliorare o semplificare. 
3. Dati esterni: dovremo capire se il processo interagisce con dati provenienti da attori o processi esterni, poiché potrebbe influire sulla forma della nostra automazione. Se ci servono dati di un sistema esterno, dobbiamo assicurarci che la nostra automazione sia in grado di accedervi in maniera efficace. 
4. Tecnologia: una volta ottenuta una visione chiara del processo, possiamo cominciare a capire quali parti possono essere automatizzate e quali sono gli strumenti tecnologici più adatti a questo compito. 
5. Implementare: dopo aver progettato il flusso di lavoro, è il momento di implementare l’automazione utilizzando gli strumenti tecnologici scelti. Tra questi può esserci la programmazione degli script, la configurazione di un software specializzato o l’integrazione di diversi sistemi. 
6. Provare e ottimizzare: prima di avviare l’automazione, occorre svolgere delle prove per assicurarsi che tutto funzioni correttamente generando i risultati sperati. In base ai risultati di queste prove potremo effettuare correzioni e perfezionamenti per ottimizzare il processo.

Perché automatizzare i workflow conviene

I benefici del workflow automation sono supportati da dati concreti. Il 90% dei lavoratori che utilizza soluzioni di automazione riporta un aumento della produttività, mentre la riduzione degli errori raggiunge il 37%. Inoltre, l’automazione consente di risparmiare fino al 77% del tempo dedicato ad attività ripetitive, con un impatto diretto sull’efficienza operativa e sulla qualità del lavoro. Ma più nello specifico, quali sono i vantaggi?

• Aumento dell’efficienza e della qualità: l’automazione permette di svolgere mansioni ripetitive in maniera più rapida e precisa, riducendo il tempo e l’energia richiesti per completarle.
• Riduzione degli errori: eliminando l’intervento umano, si riduce al minimo la possibilità di svista ed errori causati da fatica o distrazione.
• Maggiore produttività: è possibile ottenere gli stessi risultati in molto meno tempo, portando dunque un aumento della produttività
• Risparmio dei costi: a lungo termine, l’automazione può ridurre i costi di manodopera per lavori ripetitivi.
• Innovazione e creatività: non dovendo più dedicare tempo a operazioni ripetitive, i dipendenti possono dare sfogo alle loro risorse mentali per creare e innovare.
• Miglior processo decisionale: l’automazione può fornire dati più precisi e in tempo reale, permettendo alle imprese di prendere decisioni più consapevoli e strategiche.
• Maggior soddisfazione dei dipendenti: il personale, esonerato da compiti ripetitivi e monotoni, può dedicarsi ad attività più importanti, per una maggiore soddisfazione sul lavoro.
• Scalabilità: grazie all’automazione, le imprese possono ridimensionare la propria attività e adattarsi ai cambiamenti del mercato in maniera sostenibile.

Quali strumenti usare per automatizzare i workflow

Il progresso tecnologico attuale permette anche alle persone poco ferrate in materia di automatizzare i workflow digitali in assoluta semplicità. Al giorno d’oggi esistono molti software che offrono interfacce intuitive e la funzione drag-and-drop per creare automazioni senza dover scrivere codice.

Da una parte possiamo optare per un programma che offra le funzionalità che ci servono per automatizzare i nostri processi. Per esempio, se vogliamo automatizzare l’invio di e-mail, potremmo servirci di strumenti come MailChimp o SendGrid. Se invece desideriamo rendere automatici la creazione e l’invio di fatture, e altre operazioni legate alla contabilità, potremmo indirizzarci su software come Quipu o Holded.

Dall’altra invece esistono anche piattaforme di automazione che ci permettono di creare flussi di lavoro personalizzati che collegano varie applicazione e servizi. Tra le più popolari troviamo, Zapier, IFTTT o Microsoft Power Automate. 

In questo contesto si inserisce anche Slack, che da semplice strumento di comunicazione si è evoluto in un vero e proprio centro di produttività. Grazie a oltre 70 integrazioni disponibili, Slack consente di centralizzare informazioni, automatizzare processi e collegare strumenti diversi all’interno di un’unica piattaforma.

Come creare workflow automatizzati con Slack

Grazie all’integrazione con numerose app e servizi, Slack permette di generare workflow in grado di accedere a tutte le info di cui abbiamo bisogno in un’unica piattaforma, rendendo i processi più agili e migliorando la produttività del team.

Oltre alle opzioni predefinite offerte dalla piattaforma, Slack consente agli utenti di creare workflow personalizzati tramite Workflow Builder. È possibile partire da zero oppure utilizzare i modelli messi a disposizione da Slack, che coprono un’ampia gamma di casi d’uso comuni, come la gestione delle richieste interne, l’approvazione delle spese o l’organizzazione delle riunioni. L’adozione di Workflow Builder è già significativa: Rivian ha creato oltre 3.000 workflow nel corso del 2024, a dimostrazione della scalabilità dello strumento anche in contesti aziendali complessi.

Simile a un puzzle, Slack permette agli utenti di costruire i propri flussi di lavoro personalizzati unendo diversi pezzi o azioni. I pezzi possono comprendere trigger (come ricevere un messaggio o una menzione), azioni (come inviare un messaggio o aggiornare un database) e condizioni (come verificare se un utente appartiene a un canale specifico). Per esempio:

• Inviare promemoria: puoi configurare un flusso di lavoro che invii automaticamente un promemoria a un canale specifico o a un utente in particolare a un’ora determinata.
• Gestire le richieste: crea un flusso di lavoro che permetta ai dipendenti di inviare richieste (per esempio di ferie o di attrezzature) attraverso un modulo su Slack. Il sistema può notificare automaticamente il responsabile e seguire il processo di approvazione.
• Onboarding dei nuovi dipendenti: automatizza il processo di reclutamento di nuovi membri del personale. Quando aggiungi un nuovo utente a Slack il flusso di lavoro può inviare messaggi di benvenuto, link o risorse importanti e avvisare altri dipartimenti.

Con l’arrivo dell’IA generativa, la creazione dei workflow è diventata ancora più immediata. Gli utenti possono descrivere in linguaggio naturale ciò che desiderano automatizzare (ad esempio “Voglio creare un flusso di lavoro che invii una notifica al dipartimento vendite ogni volta che si chiude un affare importante” ) e l’IA di Slack interpreta la richiesta trasformandola automaticamente in un flusso di lavoro funzionante. Questo approccio riduce drasticamente il tempo e l’energia necessari alla configurazione manuale, abbassando la soglia di accesso all’automazione.

L’IA in Slack, infatti, lavora dove lavorano già i team ed è progettata per supportare l’azione, non per aggiungere complessità. Può riassumere canali e conversazioni, generare sintesi quotidiane per rimanere aggiornati, cercare informazioni tra messaggi, PDF, immagini e documenti provenienti da strumenti integrati come Google Drive o Salesforce. Inoltre, assiste nella preparazione di riunioni, nell’analisi dei report e nella creazione di sintesi di progetto, senza mai uscire dalla conversazione.

Slack integra anche Slackbot, un assistente IA personalizzato che comprende il contesto dell’area di lavoro e con cui è possibile interagire come con un collega. Slackbot supporta attività operative e decisionali, aiutando i team a concentrarsi sui prossimi passi invece che sulla ricerca manuale delle informazioni. Secondo analisi interne condotte durante l’anteprima delle funzionalità IA, gli utenti possono risparmiare in media 97 minuti a settimana grazie a strumenti come le sintesi dei canali, i riepiloghi delle conversazioni e la ricerca assistita dall’IA.

In questo modo Slack si è evoluto da semplice strumento di comunicazione a piattaforma per l’automazione dei processi aziendali, capace di adattarsi ai flussi di lavoro di team diversi, dall’assistenza clienti al marketing, dalle vendite alla progettazione. Tutte le funzionalità di IA rispettano gli standard di sicurezza della piattaforma: i dati dei clienti restano all’interno di Slack e non vengono utilizzati per l’addestramento dei modelli linguistici, garantendo protezione e conformità.

Per iniziare a ottimizzare i workflow e ridurre le attività ripetitive, è possibile creare le prime automazioni direttamente con Workflow Builder, lo strumento no-code di Slack pensato per trasformare i processi quotidiani in workflow automatizzati in pochi passaggi.

Un modo migliore di lavorare, l’IA di Slack

Lavora in modo intelligente e risparmia tempo con la nostra soluzione.

Che cos'è l'IA di Slack?