Gestione risorse: cos’è e come ottimizzarla

Ritardi nelle consegne, mancanza di personale, mancato controllo dell’inventario… Tutto questo ti suona familiare? Sono solo alcuni dei problemi che spesso derivano da una cattiva gestione delle risorse.

Per questo motivo, la gestione delle risorse è una capacità essenziale per le aziende, non solo per la loro sopravvivenza, ma anche per il loro successo.

Non sai esattamente di cosa si tratta? Te lo spieghiamo qui e ti diamo alcuni suggerimenti e consigli su come realizzarla.

Gestione risorse: di cosa si tratta?

La gestione delle risorse si riferisce all’insieme di azioni volte a gestire e utilizzare efficacemente i mezzi disponibili in un’azienda.

In tal senso, il concetto di “risorsa” è inteso, da una prospettiva ampia, come ciò che è necessario per svolgere un compito. Pertanto, si va dalle risorse finanziarie a quelle materiali e tecnologiche, nonché al tempo come asset e alle risorse umane.

Vantaggi di una gestione risorse ottimizzata

Evita imprevisti

La gestione delle risorse permette di conoscere in anticipo i mezzi disponibili, per evitare carenze o problemi prima che si presentino.

Crea team equilibrati

Un’ottima gestione delle risorse permette di adattare i mezzi a disposizione ai punti di forza e di debolezza dei team. In questo modo si evitano scenari con carichi di lavoro eccessivi o non realistici. Ciò si traduce anche in una maggiore motivazione.

Aumenta la trasparenza

La gestione delle risorse offre anche una maggiore visibilità dei mezzi a disposizione di un’azienda e della loro allocazione. Ciò può essere utile per determinare, ad esempio, se un team può accettare nuovi progetti. A sua volta, fornisce una maggiore chiarezza sulle responsabilità all’interno del gruppo di lavoro.

Visione globale

Determinare e specificare quali risorse saranno necessarie e come saranno allocate consente di avere una visione a 360° dell’azienda. È possibile individuare eventuali dipendenze o la necessità di potenziali adeguamenti. Può essere utile anche per migliorare le fasi successive dei progetti.

3 tecniche per una migliore gestione risorse

Un’efficace gestione delle risorse è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto o azienda. Ecco quindi tre tecniche per realizzare una gestione più efficiente e strategica delle risorse disponibili, al fine di massimizzare la produttività:

• Allocazione: questa tecnica si basa sull’analisi delle risorse disponibili sulla base di rapporti specifici, al fine di allocarle in modo appropriato, sia dove sono più necessarie sia dove sono meglio utilizzate. A tal fine, è necessario pianificare e allocare attrezzature, materiali e budget in modo ottimale.
• Livellamento: in questo caso si tratta di scoprire quali risorse sono sottoutilizzate o utilizzate in modo inefficiente. L’obiettivo è ottimizzare i mezzi senza compromettere la qualità o il raggiungimento degli obiettivi. Ciò è possibile bilanciando il carico di lavoro tra le risorse disponibili.
• Previsione: si tratta di prevedere le esigenze future di un progetto per allocare in tempo le risorse necessarie. Ciò è possibile analizzando i modelli di domanda o i cambiamenti e gli aggiornamenti che possono verificarsi in un ambiente aziendale.

Come ottimizzare la gestione risorse in un’azienda

La gestione delle risorse offre alle aziende un notevole margine di manovra per anticipare e risolvere i problemi.

Quindi, se sono stati rilevati disallineamenti o incertezze sul modo in cui viene utilizzato il potenziale delle risorse a disposizione dei team, i seguenti suggerimenti possono essere molto utili per l’ottimizzazione della gestione di tali risorse:

1. Definire le esigenze e le priorità in base a un quadro realistico dell’azienda

Si inizia valutando in modo oggettivo (cioè basandosi su dati affidabili) quali sono le esigenze prioritarie dell’azienda in relazione alle risorse disponibili. Si consideri il personale, il budget, i diversi beni disponibili (sia materiali che immateriali) e il tempo necessario per soddisfare queste esigenze e raggiungere gli obiettivi.
È a questo punto, ad esempio, che possono emergere i gap di risorse, ovvero le differenze tra le risorse disponibili e quelle necessarie per raggiungere gli obiettivi strategici.

2. Pianificare con approccio strategico

Successivamente, è necessario analizzare come queste risorse possano essere allocate in modo efficiente ed efficace. A tal fine, è necessario creare un piano dettagliato che specifichi le modalità di allocazione delle risorse identificate e le azioni da intraprendere per colmare le lacune individuate. Il piano deve includere gli obiettivi da raggiungere, le scadenze, le responsabilità e le metriche di monitoraggio.

In ogni caso, l’approccio strategico alla gestione delle risorse non deve essere trascurato. Si tratta di tenere presente e allineare il piano con gli obiettivi a lungo termine, massimizzare l’uso dei mezzi disponibili e adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente.

3. Garantire l’utilizzo delle capacità e delle risorse già presenti in azienda

approfondita dei mezzi a disposizione dell’azienda, per individuare tutte le capacità e le risorse esistenti. Oltre a questa mappatura, bisogna assicurarsi che ogni persona abbia una serie di responsabilità ben definite e che faccia il miglior uso delle capacità disponibili.

È anche il momento di mettere in atto opportunità di formazione volte a migliorare le capacità dei dipendenti e ad aprire le porte a un uso più efficace delle risorse esistenti.

A questo proposito è utile l’uso di metodologie di gestione dei progetti che mirano ad allocare efficacemente le risorse disponibili.

4. Valorizzare l’outsourcing

Se la gestione delle risorse sta diventando un ostacolo, molte aziende scelgono l’outsourcing come soluzione, ovvero ricorrere a professionisti specializzati ed esperti in questo settore per aprire la porta a miglioramenti dell’efficienza e a risultati in tempi più brevi.

5. Utilizzare la tecnologia per la gestione delle risorse

un’azienda è approdato anche nella gestione delle risorse.
In questo ambito, spiccano strumenti come la soluzione di gestione dei progetti Slack. Questa piattaforma di lavoro in team è finalizzata alla gestione di tutti i dettagli dei progetti, dalla pianificazione al monitoraggio delle prestazioni. Si concentra inoltre sulla collaborazione e sulla fluidità della comunicazione, rendendo le conversazioni più flessibili e riducendo al minimo la rigidità dei canali tradizionali.

In effetti, questa comunicazione più flessibile si traduce anche in un 32% in meno di e-mail e in un 23% in meno di riunioni. Con Slack, i team si incontrano in spazi virtuali più efficaci che si adattano alle diverse esigenze di comunicazione. Per farlo, moltiplica le possibilità degli strumenti già presenti in azienda attraverso un triplice approccio:

• Facilita la discussione e la gestione dei compiti da un’unica piattaforma centralizzata. 
• Garantisce l’organizzazione dei progetti, compresi gli aggiornamenti e i promemoria delle scadenze.
• Si concentra sulla facilità di condivisione e collaborazione, integrando una moltitudine di servizi di gestione dei file come Box, Dropbox, Google Drive o OneDrive.

In definitiva, la gestione delle risorse è un processo ad alto valore aggiunto per il conseguimento degli obiettivi aziendali. Tuttavia, è necessario adottare un approccio di ottimizzazione continua e solo attraverso un monitoraggio costante è possibile controllare le risorse per garantire il rispetto delle scadenze e degli obiettivi.
Vuoi gestire le tue risorse in modo più efficace? Scopri in prima persona come lo strumento di gestione dei progetti di Slack fornisce una visibilità continua sul raggiungimento degli obiettivi.