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Slack チャンネルで仕事を整理する方法

ワークスペースのチャンネル設定に関するベストプラクティス

執筆者 : Matt Haughey2021年4月15日イラスト: Pete Ryan

チャンネルは Slack の中心的な機能のひとつで、共通の目標に取り組むチームを整理するのにぴったりです。

チャンネルで整理することで、メンバーそれぞれの役割や責任が明確になり、見える化され、仕事のスピードや効率がぐっとアップします。 

ここでは、チャンネルの始め方についてご紹介します。

チーム、プロジェクト、部署のチャンネルを追加する

本題に入る前に、Slack で会話を始める方法にはいくつか選択肢があることを確認しておきましょう。次の方法を選べます。

  • 1 人のメンバーだけにダイレクトメッセージを送信する
  • 最大 9 人までのグループダイレクトメッセージを作成する
  • パブリックチャンネルを作成する
  • プライベートチャンネルを作成する

ダイレクトメッセージやプライベートチャンネルでの非公開のコミュニケーションがふさわしい場合もありますが、パブリックチャンネルをデフォルトにしておくとオーガナイゼーションの誰もが必要な情報をあとから検索して見つけられるようになります。

Slack には、#general#random というデフォルトのチャンネルがあります。毎日の仕事を整理するための第一歩は、新規のチャンネルを作ることです。といっても、いきなり何十個もチャンネルを作る必要はありません。実際にニーズのあるチャンネルから始めましょう。例えば、次のようなチャンネルです。

  • チームでの会話や情報共有のためのチャンネル(#team-マーケティングなど)
  • 何人もの人が関わる新たなプロジェクトのチャンネル(#project-ブログリニューアル
  • 会社で使っているアプリやサービスが集めたデータを共有する自動化チャンネルや機械生成チャンネル#slack-twitter など)

チャンネルやメッセージをわかりやすく管理することもできます。

Slack を初めて使う人に役立つ機能として、重要なメッセージにスターをつけると、サイドバーでそのメッセージを見つけやすくなります。チャンネルや DM にスターをつけて整理し、自分の仕事のトップに表示しておくこともできます。

チャンネルの命名ルールを使って仕事を整理

チャンネル名に一貫性のあるプレフィックス(#nyc-オフィスなど)をつけると、チャンネルの目的が誰にとってもわかりやすくなります。さらに、プレフィックスを広い範囲で使うと、自分に必要なチャンネルを誰でも予測しやすくなります。例えば、ニューヨークに拠点を置く営業チームをまとめるには、#nyc-営業というチャンネルを作るとよいでしょう。

進行中のプロジェクトのチャンネル名は #project- というプレフィックスで始め、#project-新ウェブサイト#project-2019-カンファレンス#project-アルファのようにします。これらのチャンネルはサイドバーでまとめて表示されます。

#team-マーケティング#team-営業#team-デザインなどのチャンネルにも同じことが言えます。これらのチャンネルは、それぞれのチームのメンバーが進捗を共有したり、重要な予定のリマインダーを投稿したり、各自の担当業務について話し合うのに使います。

他社との仕事が多い会社であれば、#client-#accounts- というプレフィックスと相手の組織名を組み合わせて、#client-abc商事#accounts-メガ社のようにチャンネル名をつけるとよいでしょう。

チャンネルに「どのように」名前をつけるか決まったら、メインの社内通知チャンネルにガイドラインを投稿してピン留めし、誰もがわかるようにしておきます。

デスクトップ版では、次のようにしてメッセージをピン留めできます。

  1. ピン留めしたいメッセージにマウスポインターを重ねます。
  2. 3 つのドットアイコンをクリックします。
  3. 「チャンネルへピン留めする」を選択するか、ダイレクトメッセージでは「この会話にピン留めする」を選択します。

ピン留めはさまざまな場面で活躍しますが、ここでは大きなキックオフミーティングを例に挙げてみましょう。戦略資料を関連するチャンネル(1 つでも複数でも)にピン留めします。こうすることで、誰かがまたプランを参照することになっても、いつでもすぐに見つけられます。

組織の拡大に合わせてチャンネルを増やす

チャンネルのトピックが広がりメンバーが増えていくと、話す内容が重複し、トピックを追うのも難しくなるかもしれません。そんな状況なら、同じような命名ルールに沿って、トピックごとのチャンネルを作ることを考えましょう。

Slack の社内では、たいていはプロジェクトを 3 つ以上のチャンネルに分けて、それぞれにメンバーと内容を割り振っています。例えば、最新の Slack デスクトップアプリ(社内では Sonic と呼んでいました)をリリースする時に、#devel-sonic#feedback-sonic#gtm-sonic というチャンネルを使っていました。

  • #devel-sonic は、開発者がコードの共有とレビュー、最新アプリのベータバージョンのテストを行う場でした。
  • #feedback-sonic チャンネルでは、テスターや社員からのフィードバックを受けて、プロダクトマネージャーがアプリの特徴や機能、デザインについて話し合いました。
  • #gtm-sonic では、マーケティングチームと PR チームが「市場投入」プランを進め、リリース日に向けてアセットを集めてブラッシュアップしていました。

 

ちょうどいいチャンネル数は?

一言で言えば、組織の規模によって変わります。

組織内のさまざまなチームで Slack を使っている場合は、Slack を利用している従業員数の 2 倍から 3 倍のチャンネルがあるのが一般的です。でも、Slack ワークスペース内のチャンネル数が多いからといって、全員の負担が増えるわけではありません。チャンネルごとに対象をきちんと設定して整理すればいいのです。

「何千人もの従業員を抱える大企業に勤めていても、チャンネル上でいい仕事を一緒に進めるのは十数人」

トピックやプロジェクト専用のチャンネルをいくつか作ると、より少人数でディスカッションに集中できるため、全員が目指す方向を揃えてスピーディに仕事を進められるようになります。また、専用のチャンネルがたくさんあれば、1 人 1 人が参加するチャンネルが少なくて済みます。毎日の仕事に必要なチャンネルはほんの一握りだからです。

大規模なチームなのにチャンネル数が「少なすぎる」と、かえって危険です。例えば、500 人のメンバーに対して 40 件のチャンネルしかないと、あらゆるチャンネルに、幅広いグループに関係する色んなトピックやプロジェクトが入ってくるでしょう。そうなるとほしい情報を追うことも大変です。そのため、焦点がずれないようにトピックを絞り込んだチャンネルを作ることをおすすめします。

Slack コネクト : 社外の組織とコラボレーション

Slack コネクトでは、自社の Slack ワークスペースを代理店やベンダー、フリーランスのコンサルタントなど他社のワークスペースとつなげることができます。双方向でモックアップやドラフト、納品物を共有できるので、何度もメールや電話でやり取りする必要がなく、仕事のスピードが上がります。プロジェクトを進めるなかでチームメンバーの追加や削除が必要になったら、どちら側でも行うことが可能です。

Slack コネクトで共有されたチャンネルを作成する時には両方の会社の名前を入れようと考えるかもしれませんが(#abc商事-beaconデザインなど)、どちらの会社でもそれぞれの命名ルールに沿って独自の名前をつけることができます。チャンネル名だけでなく、共有されたチャンネルをパブリックにするかプライベートにするかも個別に設定可能です。両社ともパブリックまたはプライベートにできるのはもちろん、一方ではパブリック、もう一方ではプライベートというふうにも設定できます。

ソーシャルチャンネルを活用する

部門の垣根を越えて同じプロジェクトを進めるチームのチャンネルのほかに、気軽でソーシャル要素の強いチャンネル、例えば #音楽#ポッドキャスト#ランニングなどもよく使われています。

仕事に関係のない話は無駄だという人もいますが、ソーシャルチャンネルでは互いをよく知り、さまざまなナレッジや専門知識を共有できて、広い意味でチームの仲間意識を高め結束を強めることができます。

このようなチャンネルがどういう場なのかわかりやすくするために、命名ルールに #social-#fun- というプレフィックスを用意しておくのもおすすめです。

すべてをチャンネルにまとめる

事前にちょっと考えて計画することで、組織の誰もが必要な情報を見つけやすいチャンネルになります。さらに、誰もが必要なメンバーや情報にアクセスできるようになれば、可能性は無限に広がります!

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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