チャンネル名のガイドラインを作成する
Slack でのチームワークとコミュニケーションの舞台となるのがチャンネルです。ここでチームが業務について話し合い、メッセージ、ツール、ファイルを共有します。Slack での会話を基本的にパブリックチャンネルで行うようにすれば、ワークスペースのメンバーは、業務を最高の形で完了させるために必要となる情報や背景について詳しく知ることができます。
会社の構造に合わせて Slack チャンネルを作成し、明確かつ予測しやすい命名ガイドラインを設定することで、ワークスペースが整理され、利用しやすくなります。こうすることで、ユーザーが適切な場所で質問をし、すばやく情報を見つけ、効率的に作業できるようになります。
チャンネル作成に関するベストプラクティス
- 幅広いテーマのチャンネルからスタートし、そこから詳細なトピック専用のチャンネルを増やしていきましょう。
- メンバー全員が簡単に必要なチャンネルを見つけられるよう、標準のチャンネルプレフィックスを作成します。
- パブリックチャンネルの使用を奨励しましょう。
チャンネルの構造を確立する
一般的なテーマのチャンネルからスタートする
チームがすでに知っているカテゴリーに沿ってワークスペースを整理すると、Slack に参加するメンバーがどこに何があるのかを把握しやすくなります。ほとんどのメンバーにとってなじみのあるトピックをもとにした名前で新しいチャンネルを追加します。
- 部署単位（例 : #デザイン、#マーケティング、#財務）
- オフィス単位（例 : #東京、#名古屋、#東京-亀戸支店）
- 全社向けの通知（例 : #社内通知-グローバル、#通知-エンジニアリング）
必要な時に、必要なチャンネルを作って展開する
ワークスペースの規模が成長し、Slack ユーザーが増えるにつれて、具体的なチャンネルへのニーズが出てきます。スタートは小規模にとどめ、会話が次第に分岐し始めたところで、新しいチャンネルを追加します。
例えば、#sales チャンネルにさまざまなテーマの会話が多数出てきた場合は、新入社員用の #sales-トレーニング、顧客とのやり取りを追跡するための #sales-リードなどの新しいチャンネルを追加します。
Tip : チャンネルの用途が誰にでもわかるように、チャンネルにトピックと目的を追加しておきましょう。
チャンネル名のプレフィックスを作成する
おすすめの方法の 1 つに、カテゴリーごとに標準のプレフィックスを決めておいて、それを名前に組み込むことで、チャンネル名をわかりやすく整理していく方法があります。以下に具体的な例をあげます。
| help- / ヘルプ- | 他のチームや部署からの質問や情報の検索などに使います。 例 : #help-総務、#help-財務、#help-システム |
| team- / チーム- | 特定のチームに関連する業務や活動について話し合います。 例 : #team-デザイン、#team-サポート、#team-営業 |
| プロジェクト- |
複数の部署のメンバーが連携するために使います。 例 : #proj-再設計、#proj-オフィス移転、#proj-支出レポート |
| triage- / トリアージ- | 効率的に問題やタスクに優先順位をつけるのに使います。 例 : #triage-営業、#triage-ヘルプセンター、#triage-ウェブサイト |
| event- / イベント- | 大小のイベントの計画や実行に使います。 例 : #event-取締役会、#event-会社-ピクニック、#event-人事-オフサイト |
注意 : サイドバーの並びをアルファベット順に設定していれば、プレフィックスを活用してチャンネルリストを見やすくできます。
ガイドラインを文書化して共有する
チャンネル作成のプロセスが完成したら、メンバーと共有しましょう！メンバー間で一貫性と効率性を維持できます。
メンバー全員がアクセスできる社内通知パブリックチャンネルで Slack ポストを作成して、ガイドラインを共有できます。また、以下の方法もおすすめです。
- メンバーがいつでも簡単に確認できるように、該当するチャンネルにファイルをピン留めしておきましょう。
- 新しいメンバーがワークスペースを簡単に使い始められるよう、新入社員向けの研修資料にも含めましょう。
- Slack の管理をサポートするほかの管理者などに編集権限を付与すれば、新しいプレフィックスやガイドラインを追加してもらうことができます。
既存のチャンネルを管理する
仕事に変化はつきものです。その優先順位も時に変化します。プロジェクトも、名前が変更されたり、別の日まで一時停止されたり、完全にキャンセルされたりする場合があります。そこで、変更があった際にもチャンネルをきちんと整理する方法を以下にご紹介します。
- チャンネルの名前をより適切な名前に変更します。
- アクティブなチャンネルのリストからチャンネルを外す場合は、チャンネルをアーカイブします。
- チャンネルとその内容すべてをワークスペースから消したい場合は、チャンネルを削除します。
Tip : スレッド機能を使えば、チャンネルに投稿されたメッセージに対して直接コメントし、すべての返信、画像、ファイルを 1 つの会話にまとめて整理できます。チャンネルのメンバーがほかのユーザーを邪魔することなく、一度に複数の会話を進めるのに役立ちます。
さて次は？
Slack では大半のやり取りはすべてチャンネルで行われるため、一貫性を保つことでワークスペース全体が整理されます。ワークスペースの拡大に合わせ、より一貫した管理が行えるよう、以下もぜひ参考にしてみてください。
- 新しいメンバーがデフォルトで参加するチャンネルを設定すれば、参加初日からワークスペースでとても重要な情報にアクセスできるようになります。
- 有料プランでは、ユーザーグループを作成してそれぞれに異なるデフォルトのチャンネルを設定できます。
- メンバーに、特定のチャンネルにスターをつけて、アプリのサイドバーの上部に表示できることを教えましょう。