Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Travail collaboratif : voilà un terme souvent employé, mais rarement expliqué. Si ce concept a le vent en poupe, c’est qu’il a tout pour plaire. Moteur pour l’implication, la cohésion et l’innovation, ses avantages profitent à toute l’entreprise.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Adopter un mode de travail collaboratif, c’est se départir de l’organisation hiérarchisée traditionnelle de l’entreprise pour instaurer une structure ouverte qui privilégie la communication, le partage du savoir et la mise en commun des compétences. Si ce mode de travail se démocratise aujourd’hui, c’est qu’il va de pair avec les nouvelles technologies de l’information, notamment les plateformes collaboratives en ligne.

Les valeurs du travail collaboratif ? Partage, coopération, communication, horizontalité, égalité.

Ce que le travail collaboratif vise à remplacer :

Cloisonnement du savoir	⇒ Intelligence collective
Structure hiérarchique	⇒ Structure horizontale
Décisions verticales	⇒ Décisions collégiales
Isolement des services	⇒ Coopération des services
Reconnaissance limitée	⇒ Reconnaissance généralisée

Les avantages du travail collaboratif

L’intelligence collective

Dans une entreprise hiérarchisée et cloisonnée, l’information a beaucoup de mal à circuler. Les discussions restent souvent enfermées dans un cercle restreint et les documents utiles se transmettent de façon confidentielle, de responsable en responsable, sans transparence ni traçabilité. À l’inverse, le travail collaboratif est un moteur pour l’intelligence collective, qui permet d’encourager la créativité, l’innovation et la productivité.

Prenons un exemple concret : la gestion des incidents informatiques. En optant pour une consignation systématique de chaque requête résolue dans un système d’archives unique et partagé, la société berlinoise Solarisbank a pu réduire son temps de réponse aux incidents, car les équipes informatiques disposent maintenant d’un accès immédiat aux post-mortem des cas similaires résolus par le passé.

La mutualisation des savoirs permet de résoudre les problèmes plus rapidement, voire de les anticiper. Quand une entreprise fonctionne de façon collaborative, elle fédère ses équipes autour d’objectifs clairs et associe les compétences, le savoir-faire et les expériences de chacun pour trouver des solutions plus rapidement. Ensemble, les collaborateurs sont plus productifs que si chacun reste strictement limité à sa fonction.

La productivité

Le travail collaboratif fait gagner un temps précieux. La mutualisation des savoirs, des ressources et des échanges permet de réduire considérablement l’envoi d’e-mails, un vrai fléau en entreprise. Selon Publicom, un salarié français reçoit en moyenne 58 courriels par jour (soit 1 toutes les 8 minutes), ce qui perturbe sa concentration. Pire encore, des études suggèrent que 60 % des e-mails ne sont pas lus. Lorsque les courriers intempestifs sont remplacés par des discussions communes où chacun peut participer quand il le souhaite, la concentration est au beau fixe.

Grâce à la mise en commun des connaissances, il est aussi beaucoup plus facile de passer le relais à une nouvelle recrue. Lorsqu’un collaborateur quitte ses fonctions, il ne passe au mieux que quelques jours avec son successeur. Ce laps de temps est insuffisant pour poser toutes les questions relatives au poste, qui viendront au cours des premières semaines. Les outils collaboratifs lui fourniront une base de données extrêmement utile pour trouver réponse à ses interrogations, mais aussi assurer une transition cohérente.

 

La réactivité

Le mille-feuille hiérarchique, c’est la recette idéale pour faire du surplace : impossible pour une entreprise d’être agile et réactive lorsque chaque problème doit remonter (puis redescendre !) plusieurs niveaux. À l’inverse, quand tout le monde est impliqué dans la discussion, les collaborateurs ne sont plus freinés par les intermédiaires. Ils peuvent immédiatement trouver les bonnes personnes et réfléchir ensemble à des solutions.

Dans ce domaine, l’exemple de Figaro Classifieds est un cas d’école. En passant au travail collaboratif, le leader du marché des annonces classées sur Internet a pu centraliser les communications de ses différents services et filiales. Aujourd’hui, les échanges sont placés sous le signe du partage de connaissances et de la coopération.

La créativité et l’innovation

Le travail collaboratif fait tomber les silos et sert de plateforme à des discussions qui n’auraient jamais pu avoir lieu auparavant, car chacun peut partager son avis. Autrement dit, plus besoin d’être expert dans un domaine pour avoir voix au chapitre. Contrairement aux idées reçues, c’est bien souvent en portant un regard neuf et extérieur sur un problème que l’on peut trouver des solutions inédites et innovantes. La coopération devient un brainstorming de tous les instants !

Chez Hubspot par exemple, société américaine de logiciels, tous les salariés peuvent contacter directement le co-fondateur de l’entreprise sur la plateforme collaborative de l’entreprise. Un exemple à méditer !

La transparence

Une communication ouverte, c’est aussi la promesse d’une plus grande transparence. Chaque collaborateur peut facilement suivre l’avancée de projets, mesurer les accomplissements collectifs, tirer les leçons des échecs enregistrés, mais aussi prêter main-forte (à son échelle) dès qu’une mission pressante se présente. À long terme, le travail collaboratif est vecteur de clarté et de cohérence, car il devient beaucoup facile d’expliquer la vision de l’entreprise et ses objectifs clés. Résultat ? Toutes les équipes peuvent avancer dans la bonne direction et construire ensemble son avenir !

Attention, il n’est pas ici question d’offrir à chacun un accès illimité aux informations de l’entreprise, mais simplement d’envisager chaque discussion et réflexion entre collaborateurs comme une nouvelle pierre apportée au savoir collectif. Pour ne pas noyer les équipes sous un flot d’informations, l’idéal est de créer des groupes de discussion distincts pour les sujets sensibles et complexes.

Le bien-être au travail

En une génération, les attentes des salariés ont beaucoup changé. Le bien-être au travail est aujourd’hui une priorité et cela passe notamment par une meilleure reconnaissance, une plus forte implication dans les décisions de l’entreprise et des journées moins austères.

Le travail collaboratif, qui fédère tous les effectifs, va dans ce sens. Il devient très facile de saluer les réussites de chaque collaborateur (et chacun peut y aller de son petit message !). De la même façon, décloisonner la conversation permet de tisser des liens plus forts avec les collègues et d’encourager chacun à partager son avis sur tous les sujets. C’est un vrai cercle vertueux, car les salariés heureux sont en moyenne neuf fois plus attachés à leur entreprise, 31 % plus productifs et 55 % plus créatifs.

Les coûts réduits

La réduction des coûts est un autre effet vertueux du travail collaboratif. Elle découle en partie du gain de temps généré par la mise en commun du savoir. Dans une entreprise « classique », les salariés consacrent en moyenne 7h30 par semaine à la recherche d’informations internes.

Pour gagner un maximum de temps, l’idéal est d’opter pour une plateforme collaborative capable de rassembler l’ensemble des outils utilisés quotidiennement par vos équipes. Les utilisateurs pourront réaliser toutes leurs tâches sans avoir à jongler entre des dizaines d’onglets et fenêtres. Éviter le « context switching » fait largement ses preuves en termes de concentration et de productivité.

Autre point très positif, l’impact sur les réunions. Le travail collaboratif permet de réduire le volume de réunions. Résultat ? Plus de temps à consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée et moins de déplacements professionnels.

L’organisation optimisée

Le travail collaboratif crée des synergies et favorise une coordination renforcée à tous les niveaux. Chacun bénéficie d’un meilleur suivi de l’avancement des projets et peut s’articuler plus efficacement avec ses collègues pour atteindre les objectifs communs. Les tâches sont réparties de façon claire et le savoir est accessible à tout moment. De leur côté, les responsables disposent d’une meilleure visibilité sur l’activité des équipes. Le travail se fait plus rapidement, mais il est aussi mieux géré grâce aux échanges constants qui font circuler l’information. L’entreprise est plus agile et peut facilement adapter ses méthodes en fonction des projets.

Pour encore plus d’agilité…

Avez-vous entendu parler des méthodes agiles ? Elles placent les besoins du client au centre des priorités et privilégient le dialogue entre toutes les parties prenantes. Sur chaque projet, les collaborateurs doivent avancer ensemble et avec souplesse : l’idée est de pouvoir se réorienter au besoin tout long du processus. Ces nouvelles approches font largement leurs preuves et révolutionnent le travail d’équipe. Comme point de départ, nous vous conseillons cet article.