7 Wege, um mit Technologie deine Arbeitsabläufe zu optimieren

Eine wirksame IT-Strategie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um langfristige Ziele zu erreichen, die Kundschaft zufriedenzustellen und ein skalierbares Wachstum voranzutreiben. Und viele Unternehmen haben das bereits erkannt: Laut Statista werden die IT-Ausgaben im Jahr 2024 weltweit 5,1 Billionen US-Dollar erreichen.

Globale Herausforderungen wie der Klimawandel und seine Folgen, unterbrochene Lieferketten und Ressourcenknappheit haben digitale Transformation in nahezu jeder Branche beschleunigt. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen ihre IT-Strategie und somit ihre Arbeitsabläufe optimieren, damit sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. 7 Wege, mit denen du dein Unternehmen zukunftssicher aufstellst, findest du hier.

1. Mehr Ressourcen dank Workflow-Automatisierung

Menschen machen Fehler, das ist leider so. Glücklicherweise können Unternehmen das Risiko menschlicher Fehler verringern und die Effizienz steigern, indem sie wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren. Durch die Workflow-Automatisierung wird die Gesamtproduktivität gesteigert, sodass die Mitarbeitenden ihre Zeit auf wichtigere Aufgaben oder Ideen konzentrieren können.

2. Arbeitsabläufe optimieren mittels Echtzeit-Datenanalyse

In den meisten modernen Unternehmen werden laufend Unmengen von Kundendaten gesammelt. Wenn diese jedoch nicht sinnvoll und logisch miteinander verknüpft werden, ist das alles vergeudete Arbeit. Schließlich könnten Führungskräfte aus diesen Big Data wichtige Erkenntnisse ableiten.

Es gibt zahlreiche digitale Tools, mit denen der Analyse-Prozess automatisiert werden kann, sodass Führungskräfte leichter datengestützte Entscheidungen treffen können. E-Commerce-Unternehmen sind beispielsweise in der Lage, mithilfe von künstlicher Intelligenz ihrer Kundschaft passgenaue Angebote basierend auf dem Nutzerverhalten und individuellen Präferenzen zu unterbreiten. Das verbessert im Idealfall das Einkaufserlebnis und langfristig die Kundenbindung.

3. Verbesserte Cybersicherheit

Laut einer Studie des Verbands Bitkom aus dem Jahr 2022 verlieren deutsche Unternehmen jährlich rund 203 Milliarden Euro durch Cyberangriffe. Kein Wunder also, dass Cyberkriminalität heute eine der größten Bedrohungen für die Wirtschaft ist.

Die gute Nachricht: Die IT-Sicherheit hat sich in den letzten Jahren immens weiterentwickelt, um wichtige Business-Tools, Anwendungen für die Zusammenarbeit und Kundendaten zu schützen. Dazu gehören Firewalls, Anti-Malware-Software, zuverlässige VPNs und Passwort-Manager. Sie erhöhen die Sicherheit und helfen dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren.

4. Cloud-Migration für flexibles Arbeiten – jederzeit und an jedem Ort

Durch die Migration von mobilen, web- oder desktopbasierten Anwendungen in die Cloud können Mitarbeitende jederzeit und überall auf diese Anwendungen zugreifen. Dafür benötigen sie nur eine Internetverbindung. Die Migration in die Cloud fördert nicht nur eine bessere Zusammenarbeit und erleichtert den Zugang zu wichtigen Geschäftsanwendungen. Sie ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Kapazitäten schnell und einfach an die sich ändernden Anforderungen anzupassen. So lässt sich beispielsweise das Speicherkontingent der Cloud jederzeit erweitern oder reduzieren.

5. Datenvisualisierung für fundierte Entscheidungen

Datensätze wirken oft wie eine Fremdsprache. Glücklicherweise verarbeiten moderne Tools zur Datenvisualisierung Unmengen von Rohdaten und extrahieren Muster mit verwertbaren Erkenntnissen. Ein landesweit tätiges Einzelhandelsunternehmen könnte so beispielsweise eine Heatmap seiner Kundschaft im Hinblick auf ihren geografischen Standort erstellen und feststellen, dass es in einem bestimmten Markt nie genug T-Shirts bestellt, aber immer Hosen übrigbleiben. Daraus ableitend kann das Unternehmen anschließend mehr T-Shirts und weniger Hosen in die betreffende Region schicken, um den Umsatz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.

6. Arbeitsabläufe im Projektmanagement vereinfachen

Mithilfe von Projektmanagementsoftware können alle Beteiligten eines Projektes jederzeit dessen Fortschritt überblicken – ganz egal, ob es sich dabei um ganze Projekt-Teams oder Einzelpersonen handelt. Wenn ein Projekt-Team zum Beispiel an einer vierteljährlichen Kampagne für ein Kundenunternehmen arbeitet, hilft ein Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagrammen dabei, sowohl den Zeitplan für das Gesamtprojekt als auch die einzelnen Aufgaben zu sehen. Auf diese Weise lassen sich große Projekte einfacher vorantreiben sowie Fristen einhalten. Außerdem wissen die Mitarbeitenden jederzeit, was noch zu tun ist.

7. Apps für die Zusammenarbeit, die Arbeitsprozesse optimieren

Da viele Mitarbeitende heutzutage im Home-Office oder remote arbeiten, brauchen sie Möglichkeiten, um mit Führungskräften, anderen Teammitgliedern und Partnerunternehmen in Kontakt zu bleiben. Andernfalls fällt es ihnen mitunter schwer, sich zu engagieren, zu motivieren und auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten. Mit Kollaborationstools wie Slack lässt sich die gesamte Unternehmenskommunikation auf einer einzigen Plattform zusammenführen. In Slack Channels können interne Projekt-Teams strukturiert Unterhaltungen führen und Dateien einfach austauschen. Slack Connect ermöglicht die Zusammenarbeit mit Projekt-Teams in anderen Unternehmen und vereinfacht so die Kommunikation mit externen Geschäftskontakten.

Die richtigen Business-Tools für einfachere Arbeitsabläufe implementieren

Es gibt eine überwältigende Anzahl an digitalen Tools, die Arbeitsabläufe vereinfachen. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Auswahl der richtigen Software für die individuellen Anforderungen im Unternehmen.

Wenn beispielsweise die Kundenbindung erhöht werden soll, sind Tools empfehlenswert, mit denen die Teammitglieder einen besseren und schnelleren Kundenservice sowie hochwertigere Produkte bereitstellen können. Die Investition in die neueste und beste Software für die Kundenakquise kann einem Unternehmen zwar in anderer Hinsicht helfen, aber in Sachen Kundenbindung ist sie nicht zielführend. Daher ist es immens wichtig, sich für eine Technologie zu entscheiden, die auf die spezifischen Vorstellungen und Ziele des Unternehmens oder der Abteilung abgestimmt ist. Dann steht optimierten Arbeitsprozessen nichts mehr im Wege.